¿Cómo reducir el tamaño de la bandeja de entrada en Outlook?
Un gran volumen de mensajes de correo electrónico ralentiza el rendimiento de Outlook. En este tutorial se presentan varios métodos para reducir el tamaño de la bandeja de entrada y optimizar la productividad en Outlook.
Nota: antes de aplicar las soluciones indicadas, asegúrese de haber realizado una copia de seguridad completa de sus archivos PST de Outlook.
Todos los métodos descritos en este tutorial se han llevado a cabo en Outlook 2021; es posible que haya ligeras diferencias según la versión de Outlook que utilices.
Buscar y eliminar correos electrónicos y archivos adjuntos grandes
Método 1: Ordenar los correos por tamaño
Método 2: Buscar correos por tamaño
Utilizar la herramienta de limpieza de la bandeja de entrada
Mover correos antiguos al archivo de archivado
Comprimir el archivo de datos de Outlook
Archivar archivos de datos antiguos de Outlook
Buscar y eliminar correos electrónicos y archivos adjuntos grandes
Existen dos métodos que le permiten localizar rápidamente los correos electrónicos y archivos adjuntos de gran tamaño.
Método 1: Ordenar los correos por tamaño
En Outlook, los correos suelen ordenarse por fecha de recepción, pero también puede ordenarlos por tamaño.
A continuación, vaya al menú desplegable «Por fecha» y seleccione «Tamaño».
Ahora todos los correos de la carpeta están ordenados por tamaño, y Outlook los agrupa automáticamente en cuatro categorías según su tamaño.
A continuación, podrá eliminar los correos electrónicos de gran tamaño.
Método 2: Buscar correos por tamaño
En la lista de carpetas de una cuenta, desplácese hasta “Carpeta de búsqueda”, haga clic con el botón derecho y seleccione “Nueva carpeta de búsqueda”.
En el cuadro de diálogo «Nueva carpeta de búsqueda», desplácese hasta la sección «Organizar correo» y haga clic en «Correo grande». A continuación, pulse «Elegir» para abrir el cuadro de diálogo Tamaño del correo y especifique el «tamaño mínimo» a partir del cual desea buscar mensajes. Haga clic en «Aceptar» > «Aceptar» para cerrar los cuadros de diálogo.
Ahora verá que se ha creado una carpeta nueva y que todos los correos con un tamaño superior a 50 KB aparecen listados en ella. Puede revisarlos y eliminar los que ya no necesite.
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Utilizar la herramienta de limpieza de la bandeja de entrada
La herramienta de limpieza de la bandeja de entrada es muy útil para reducir su tamaño: permite «vaciar la carpeta Elementos eliminados» y liberar espacio, además de hacer clic en «Archivado automático» para trasladar correos antiguos al archivo de archivado.
Haga clic en la pestaña «Archivo» y, a continuación, en «Herramientas» > «Limpieza de la bandeja de entrada...».
Vaciar Elementos eliminados
Haga clic en «Ver tamaño de Elementos eliminados» para comprobar el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, regrese y haga clic en «Vaciar» para eliminar permanentemente los elementos de dicha carpeta.
Mover correos antiguos al archivo de archivado
Haga clic en el botón «Archivado automático» para trasladar elementos antiguos a los archivos de archivado del equipo actual.
Comprimir el archivo de datos de Outlook
En Outlook, puede comprimir manualmente su archivo de datos (PST).
Haga clic en la pestaña «Archivo» y, a continuación, en «Configuración de cuentas» > «Configuración de cuentas».
En el cuadro de diálogo Configuración de cuentas, haga clic en la pestaña «Archivos de datos», seleccione la cuenta cuyo archivo de datos desee comprimir y pulse «Configuración».
En el cuadro de diálogo Archivo de datos de Outlook, haga clic en «Compactar ahora» y, a continuación, en «Aceptar».
Archivar archivos de datos antiguos de Outlook
Haga clic en «Archivo» > «Opciones». En la ventana Opciones, seleccione la pestaña «Avanzadas» en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en «Configuración de archivado automático».
En el cuadro de diálogo Archivado automático, active la opción «Ejecutar Archivado automático cada n días» y especifique este valor junto con otras opciones según sus necesidades, como por ejemplo «Eliminar elementos anteriores a». A continuación, haga clic en «Aceptar» > «Aceptar».
Limpiar mensajes redundantes
Utilice el grupo de funciones Limpiar para eliminar mensajes redundantes en conversaciones, carpetas o subcarpetas seleccionadas.
Seleccione las carpetas o conversaciones deseadas, haga clic en la pestaña «Inicio» y, en el grupo «Eliminar», elija una opción del menú desplegable «Limpiar».
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