Configura respuestas automáticas fuera de la oficina en Outlook (guía completa)

En la era digital actual, podemos acceder a nuestros correos electrónicos en cualquier momento y lugar. Sin embargo, aunque estemos siempre conectados, hay ocasiones en las que no podemos responder de inmediato a los mensajes entrantes, como durante las vacaciones o cuando estamos fuera de la oficina. Es en estos casos cuando la función de respuesta automática fuera de la oficina resulta invaluable, ya que informa a los remitentes de que nuestra respuesta se retrasará. Tanto si usas Outlook en "Windows", "Web", "Mac" o incluso en dispositivos "iOS y Android", esta guía te ayudará a configurar en profundidad las respuestas automáticas fuera de la oficina en todas estas plataformas. ¡Comencemos!

• Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook para Windows
  • Usar Respuestas automáticas (para cuentas Exchange)
  • Usar Kutools for Outlook fácilmente (para todas las cuentas de correo, fácil y flexible)
  • Usar reglas (para todas las cuentas de correo, complejo)
• Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook para Mac
• Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook en la Web
• Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook para iOS y Android

Vídeo

Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook para Windows

Esta sección muestra tres métodos para ayudarte a configurar respuestas fuera de la oficina tanto para cuentas Exchange como para todas las cuentas de correo en Windows.

Configurar respuestas fuera de la oficina con la función de Respuestas automáticas

Si utilizas una cuenta Exchange en Outlook, la función integrada "Respuestas automáticas" te permite configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook. Por favor, sigue estos pasos.

Paso1: Abre la ventana de Respuestas automáticas

En Outlook, ve a la pestaña "Archivo", selecciona la cuenta Exchange para la que deseas habilitar la respuesta automática desde la lista desplegable de cuentas y haz clic en "Respuestas automáticas". Consulta la captura de pantalla:

Paso2: Habilita las respuestas automáticas y configura las opciones

En la ventana "Respuestas automáticas" que se abre, realiza lo siguiente.

1. Selecciona la opción "Enviar respuestas automáticas" para activar esta función.
2. Para enviar respuestas automáticas solo durante un periodo de tiempo específico, marca la casilla "Enviar solo durante este intervalo de tiempo" y especifica la fecha y hora de inicio y fin.
   Consejo: Si no estableces un periodo de tiempo, tu respuesta automática permanecerá activa hasta que la desactives seleccionando "No enviar respuestas automáticas".
3. Si solo deseas enviar respuestas automáticas a los remitentes dentro de tu organización, permanece en la pestaña "Dentro de mi organización".
4. Escribe el mensaje de respuesta automática en el cuadro de texto.
5. Haz clic en el botón "Aceptar" para guardar la configuración.

Resultado

Si estableces un periodo de tiempo para las respuestas automáticas en el Paso3, la respuesta automática se activará en el momento indicado y verás una barra de información amarilla debajo de la cinta de Outlook. Si no se especifica un periodo, la respuesta automática se activará de inmediato.

Puedes ir a la carpeta "Elementos enviados" para ver los correos de respuesta automática (correos con el prefijo "Respuesta automática:").

Puntos clave a tener en cuenta

• Si tanto la función "Respuestas automáticas" de una cuenta Exchange como la "regla de respuesta automática" que hayas creado para otras cuentas de correo (como una cuenta POP) están habilitadas y se recibe un correo, un mensaje entrante puede activar respuestas tanto de las "Respuestas automáticas" de Exchange como de la regla de respuesta automática del cliente. El orden de respuesta depende del procesamiento del servidor y de la secuencia de ejecución de las reglas en el cliente.
  • "Respuestas automáticas" para Exchange: Esta es una función del lado del servidor de Exchange y no requiere que Outlook esté en ejecución.
  • Respuestas automáticas mediante reglas creadas: Normalmente es una función del lado del cliente, por lo que requiere que Outlook esté activo y procesando los correos entrantes.
  Por lo tanto, si ambos métodos de respuesta están configurados, la persona que te envíe un correo podría recibir dos respuestas automáticas.
• Para desactivar esta función, simplemente haz clic en el botón "Desactivar" en la barra de información.

Configura respuestas fuera de la oficina fácilmente con Kutools for Outlook

Dadas las limitaciones del método anterior, aquí te recomiendo la función "Respuesta automática" de "Kutools for Outlook", que te permite configurar respuestas fuera de la oficina fácilmente en Outlook, sin importar el tipo de cuenta de correo. Después de descargar e instalar Kutools for Outlook, sigue estos pasos:

Paso1: Configura las opciones de Respuesta automática

Selecciona "Kutools" > "Responder" > "Administrar respuesta automática" para abrir el cuadro de diálogo "Respuesta automática" y luego debes:

1. Marca las cuentas de correo donde deseas habilitar la respuesta automática:
   La sección "Seleccionar cuentas" muestra todas las cuentas de correo en tu Outlook. Selecciona las cuentas donde deseas habilitar la respuesta automática.
2. Modifica el prefijo del asunto para los correos de respuesta automática:
   El texto predeterminado en el cuadro "Eliminar prefijo del asunto" es “Respuesta automática”. Este será el prefijo de los asuntos de los correos de respuesta automática. Puedes reemplazar este texto predeterminado si lo necesitas.
3. Introduce el cuerpo de la respuesta automática:
   En el cuadro de diálogo se proporciona una plantilla predeterminada, que puedes modificar según tus necesidades.
4. Guarda los cambios: haz clic en el botón "Aceptar".
   

Paso2: Habilita la función de Respuesta automática

Aparecerá un cuadro de diálogo de "Kutools for Outlook" preguntando si deseas activar la función de inmediato. Haz clic en "Sí" para habilitar la función.

Resultado

A partir de ahora, los correos entrantes a las cuentas seleccionadas activarán respuestas automáticas.

Configura respuestas fuera de la oficina creando reglas en Outlook

También puedes crear reglas en Outlook para configurar respuestas fuera de la oficina para todas las cuentas de correo. Sin embargo, este método requiere varios pasos. Si lo necesitas, sigue los pasos a continuación.

Paso1: Crea una plantilla de respuesta automática

1. En Outlook, crea un nuevo mensaje de correo haciendo clic en "Nuevo Email" en la pestaña "Inicio".

   

2. En la ventana del mensaje, introduce un asunto y el cuerpo del mensaje para tu plantilla.

   

3. Haz clic en "Archivo" > "Guardar como".

   

4. En el cuadro de diálogo "Guardar como" que se abre, ponle nombre a la plantilla (por defecto, se usará el asunto del correo como nombre de la plantilla), selecciona "Plantilla de Outlook" en la lista desplegable "Especificar formato de guardado" y haz clic en "Guardar".
   Esta plantilla personalizada se guardará en la ubicación predeterminada de plantillas personales.

   

5. Después de guardar la plantilla, cierra el correo sin guardar los cambios.

Paso2: Abre la ventana de Reglas y alertas

En la pestaña "Inicio", haz clic en "Reglas" > "Administrar reglas y alertas" para abrir la ventana "Reglas y alertas".

Paso3: Crea una regla de respuesta automática fuera de la oficina

En la ventana "Reglas y alertas", realiza lo siguiente para crear una regla de respuesta automática fuera de la oficina.

1. En la pestaña "Reglas de correo electrónico", especifica la cuenta de correo donde deseas aplicar la regla de respuesta automática y haz clic en el botón "Nueva regla".
   Consejo: Si la lista desplegable "Aplicar cambios a esta carpeta" no aparece en la ventana "Reglas y alertas" de tu Outlook, las reglas que crees se aplicarán a todas las cuentas de correo.

   

2. En el primer "Asistente de reglas", selecciona "Aplicar regla a los mensajes que reciba" en la sección "Comenzar desde una regla en blanco" y haz clic en el botón "Siguiente".

   

3. En el segundo "Asistente de reglas", si deseas responder automáticamente a todos los mensajes que recibas, haz clic en el botón "Siguiente" sin marcar ninguna condición. En el cuadro de diálogo emergente "Microsoft Outlook", haz clic en el botón "Sí".
   Consejo: Si solo deseas responder automáticamente a ciertos correos, especifica las condiciones que necesites.

   

4. En el tercer "Asistente de reglas", marca la casilla de respuesta usando una plantilla específica en el cuadro "Paso1" y haz clic en el texto subrayado en el cuadro "Paso2".

   

5. En el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, elige "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" en la lista desplegable "Buscar en", selecciona la plantilla que creaste en el paso1 y haz clic en el botón "Abrir".

   

6. Cuando regreses al tercer "Asistente de reglas", haz clic en el botón "Siguiente" para continuar.

   

7. En el cuarto "Asistente de reglas", especifica excepciones para tu regla si es necesario. Aquí hago clic en el botón "Siguiente" sin marcar ninguna excepción.

   

8. En el último "Asistente de reglas", especifica un nombre para esta regla en la sección Paso1, deja marcada la casilla "Activar esta regla" en el Paso2 y haz clic en el botón "Finalizar".

   

9. A continuación, aparecerá un cuadro de aviso de "Microsoft Outlook" recordándote que la regla solo se ejecutará cuando Outlook esté en funcionamiento. Haz clic en el botón "Aceptar".

   

10. Luego volverás a la ventana "Reglas y alertas", donde podrás ver la regla creada en la lista. Haz clic en el botón "Aceptar" para guardar la regla.

    

Resultado

Ahora has creado una regla de respuesta automática. A partir de ahora, los correos entrantes a la cuenta especificada o a todas las cuentas activarán esta regla, y la persona que te envíe un correo recibirá una respuesta automática.

Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook para Mac

Si deseas configurar una respuesta automática en Outlook para Mac, el método de esta sección te será útil. Por favor, sigue estos pasos.

Paso1: Acceder a la función “Fuera de la oficina”

Abre Outlook en Mac, selecciona la cuenta de correo para la que deseas habilitar la función Fuera de la oficina, luego ve a la pestaña "Herramientas" y selecciona "Fuera de la oficina".

Paso2: Configurar las opciones de Respuestas automáticas

En el cuadro de diálogo "Opciones de respuesta automática", realiza las siguientes configuraciones.

1. Marca la casilla "Enviar respuestas automáticas para la cuenta" “(tu cuenta)”.
2. En el cuadro "Responder una vez a cada remitente con", introduce el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
3. Opcionalmente puedes:
   • Establecer las fechas de inicio y fin para la respuesta automática: Marca la casilla "Enviar respuestas solo durante este periodo de tiempo" e introduce las fechas y horas de inicio y fin. Tras la fecha y hora de finalización, las respuestas fuera de la oficina se desactivarán automáticamente.
   • Responder a personas fuera de tu organización: Si lo necesitas, marca la casilla "Enviar también respuestas a remitentes fuera de mi organización". Elige entre "Solo a remitentes de mi lista de contactos" o "Enviar a todos los remitentes externos" y luego introduce el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
4. Haz clic en "Aceptar" para guardar la configuración y aplicar esta función de Respuestas automáticas.

   

Resultado

Las respuestas automáticas se han habilitado para ciertas cuentas de correo en tu Outlook para Mac. A partir de ahora, los correos entrantes a esta cuenta activarán respuestas automáticas.

Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook en la Web

Si utilizas Outlook en la web y deseas configurar respuestas fuera de la oficina, el método de esta sección te será de ayuda. Por favor, sigue los pasos a continuación.

Paso1: Accede a la función “Respuestas automáticas”

1. En la esquina superior derecha de la página, haz clic en el botón "Opciones"

   

2. En la ventana "Opciones" que se abre, selecciona "Respuestas automáticas" en la sección "Correo".

   

Paso2: Configura las opciones de “Respuestas automáticas”

1. Activa la función "Respuestas automáticas" haciendo clic en el interruptor correspondiente.
2. Marca la casilla "Enviar respuestas solo durante un periodo de tiempo" y especifica las fechas y horas de inicio y fin para las respuestas automáticas. Puedes omitir esta configuración si no la necesitas.
3. En el cuadro de edición de texto, introduce el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
4. Haz clic en el botón "Guardar".

   

Resultado

Ahora has habilitado las respuestas automáticas en Outlook en la web. A partir de ahora, los correos entrantes a esta cuenta activarán respuestas automáticas.

Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook para iOS y Android

Muchos usuarios de Outlook están familiarizados con la configuración de respuestas automáticas en el escritorio, pero saben poco sobre la aplicación móvil. En la última sección de este artículo, te guiaré paso a paso para configurar respuestas automáticas desde tus dispositivos iOS o Android, asegurando que mantengas una comunicación clara estés donde estés. Sigue los pasos a continuación.

Paso1: Abre Outlook en tu dispositivo iOS o Android

Paso2: Accede a la función "Respuestas automáticas"

1. En la esquina superior izquierda de la página, haz clic en el botón "Inicio"

   

2. Luego haz clic en el botón "Opciones".

   

3. En el cuadro de diálogo "Opciones" y bajo la sección "Cuentas de correo", elige la cuenta de correo donde deseas habilitar las respuestas automáticas. En este caso, selecciono una cuenta "Exchange".

   

4. En la página de "Exchange" (si seleccionas otra cuenta en el paso anterior, el título de este cuadro mostrará el dominio de la otra cuenta), verás que la función "Respuestas automáticas" está desactivada. Haz clic en ella.

   

Paso3: Configura las opciones de Respuestas automáticas

En el cuadro de diálogo "Respuestas automáticas", configura lo siguiente.

1. En el campo "Respuestas automáticas", activa el interruptor.
2. Especifica a quién deseas enviar respuestas automáticas: "a todos" o "solo a personas dentro de tu organización". Aquí selecciono "Responder a todos".
3. Introduce el mensaje de respuesta en el cuadro "Responder a todos con".
4. Haz clic en la marca de verificación en la esquina superior derecha de la pantalla para guardar la configuración.

   

   Notas:

   • En el campo "Responder durante un periodo de tiempo", activa el interruptor y podrás establecer las fechas y horas de inicio y fin para enviar tus respuestas automáticas.
   • En el campo "Usar respuestas diferentes", activa el interruptor y podrás especificar mensajes de respuesta distintos para personas dentro o fuera de tu organización.
   • Si seleccionas un tipo de cuenta diferente a Exchange, el campo "Usar respuestas diferentes" no aparecerá en el cuadro de diálogo "Respuestas automáticas".
   • Al volver al cuadro de diálogo anterior, verás que la función "Respuestas automáticas" está activada.

     

Resultado

Ahora has habilitado las Respuestas automáticas en tu Outlook para iOS o Android.

En resumen, poder configurar respuestas automáticas fuera de la oficina en Outlook garantiza que quienes te contacten sepan que estás ausente, manteniendo así una comunicación profesional y eficaz. Ya uses Outlook en Windows, Mac, Web o dispositivos móviles, la flexibilidad y profundidad que ofrece esta función es indispensable. Esperamos que esta guía completa te proporcione el conocimiento necesario para configurar estas respuestas en diferentes plataformas, asegurando una experiencia fluida tanto para ti como para tus corresponsales. Si quieres descubrir más sobre las capacidades de Outlook, en nuestro sitio web encontrarás numerosos tutoriales. Descubre más consejos y trucos de Outlook aquí.

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