En la era digital actual, podemos acceder a nuestros correos electrónicos cuando y donde queramos. Sin embargo, aunque siempre estemos en línea, hay ocasiones en las que es posible que no podamos responder a los mensajes entrantes de inmediato, como en días festivos o cuando estamos fuera de la oficina. Ahí es donde la función de respuesta automática fuera de la oficina se vuelve invaluable, ya que permite a los remitentes de correo electrónico saber que nuestras respuestas se retrasarán. Ya sea que esté usando Outlook en Windows, Webtracking, Mac, o incluso dispositivos iOS y Android, esta guía lo ayudará a profundizar sobre cómo configurar respuestas automáticas fuera de la oficina en todas estas plataformas. Empecemos.

• Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook en Windows
  • Uso de respuestas automáticas (para cuentas Exchange)
  • Usar Kutools para Outlook fácilmente (para todas las cuentas de correo electrónico, fácil y flexible)
  • Usar reglas (para todas las cuentas de correo electrónico, complejas)
• Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook en Mac
• Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook en la Web
• Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook para iOS y Android

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Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook en Windows

Esta sección muestra tres métodos que le ayudarán a configurar respuestas fuera de la oficina para cuentas de Exchange y todas las cuentas de correo electrónico en Windows.

Configure respuestas fuera de la oficina con la función Respuestas automáticas

Si está utilizando una cuenta Exchange en Outlook, la función integrada Respuestas automáticas La función puede ayudarle a configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook. Por favor haga lo siguiente.

Paso 1: abre la ventana de Respuestas automáticas

En Outlook, vaya a Archive pestaña, seleccione la cuenta de intercambio para la cual necesita habilitar la respuesta automática en la lista desplegable de cuentas y luego haga clic en Respuestas automáticas. Ver captura de pantalla:

Paso 2: habilite las respuestas automáticas y configure los ajustes

En la apertura Respuestas automáticas ventana, debe hacer lo siguiente.

1. Seleccione Enviar respuestas automáticas opción para habilitar esta función.
2. Para enviar las respuestas automáticas solo dentro de un rango de tiempo específico, verifique la Enviar solo durante este rango de tiempo y especifique las horas de inicio y finalización deseadas.
   Consejo: Si no establece un período de tiempo, su respuesta automática permanecerá activada hasta que la desactive seleccionando No enviar respuestas automáticas.
3. Si solo desea enviar respuestas automáticas a los remitentes dentro de su organización, permanezca en el Dentro de mi organización .
4. Escriba el mensaje de respuesta automática en el cuadro de texto.
5. Haga clic en el OK botón para guardar la configuración. Ver captura de pantalla:

   

Resultado

Si establece un período de tiempo para las respuestas automáticas en el Paso 3, la respuesta automática se activará a la hora designada y luego verá una barra de información amarilla debajo de la cinta de Outlook. Si no se especifica ningún período de tiempo, la respuesta automática se activará inmediatamente.

Usted puede ir a la Elementos enviados carpeta para ver los correos electrónicos de respuesta automática (correos electrónicos con el prefijo "Respuesta automática:").

Configure fácilmente respuestas fuera de la oficina con Kutools para Outlook

Dadas las limitaciones del método anterior, aquí me gustaría recomendarle el Respuesta automática característica de Kutools para Outlook, que le ayuda a configurar fácilmente respuestas fuera de la oficina en Outlook, independientemente del tipo de cuenta de correo electrónico. Después descargando e instalando Kutools para Outlook, debes hacer lo siguiente:

Paso 1: configurar los ajustes de respuesta automática

Seleccione Kutools > Responder > Administrador de respuesta automática para abrir el Respuesta automática cuadro de diálogo y luego deberá:

1. Verifique las cuentas de correo electrónico donde desea habilitar la respuesta automática:
   El Consultar cuentas La sección enumera todas las cuentas de correo electrónico en Outlook. Seleccione las cuentas donde desea habilitar la respuesta automática.
2. Modificar el prefijo del asunto para los correos electrónicos de respuesta automática:
   El texto predeterminado en el Prefijo de asunto el cuadro de texto es “Respuesta automática”. Este será el prefijo para los asuntos de correo electrónico de respuesta automática. Puede reemplazar este texto predeterminado según sea necesario.
3. Ingrese el contenido de la respuesta automática:
   Se proporciona una plantilla predeterminada en el cuadro de diálogo, que puede modificar según sea necesario.
4. Guarda los cambios: Haga clic en el OK del botón.
   

Paso 2: habilite la función de respuesta automática

A Kutools para Outlook Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si desea activar la función inmediatamente. Haga clic en el Si para habilitar la función.

Resultado

A partir de ahora, los correos electrónicos entrantes a las cuentas marcadas generarán respuestas automáticas.

Configure respuestas fuera de la oficina creando reglas de Outlook

También puede crear reglas de Outlook para configurar respuestas fuera de la oficina para todas las cuentas de correo electrónico. Sin embargo, este método requiere varios pasos para completarse. Si lo necesita, siga los pasos a continuación.

Paso 1: crea una plantilla de respuesta automática

1. En Outlook, cree un nuevo mensaje de correo electrónico haciendo clic Nuevo Email bajo el Inicio .

   

2. En Mensaje , ingrese un asunto y un cuerpo de mensaje para su plantilla.

   

3. Haz Clic Archive > Guardar como.

   

4. En la apertura Guardar como cuadro de diálogo, asigne un nombre a la plantilla (de forma predeterminada, el asunto del correo electrónico se utilizará como nombre de la plantilla), seleccione Plantilla de Outlook del desplegable Guardar como tipo lista desplegable y luego haga clic en el Guardar del botón.
   Esta plantilla personalizada se guardará en la ubicación predeterminada de plantillas personales.

   

5. Después de guardar la plantilla, cierre el correo electrónico sin guardarlo.

Paso 2: abra la ventana Reglas y alertas

Bajo la Inicio pestaña, clic Reglas > Administrar reglas y alertas para abrir el Reglas y Alertas ventana.

Paso 3: cree una regla de respuesta automática fuera de la oficina

En Reglas y Alertas ventana, haga lo siguiente para crear una regla de respuesta automática fuera de la oficina.

1. Bajo la Normas de correo electrónico , especifique una cuenta de correo electrónico donde desea aplicar la regla de respuesta automática y luego haga clic en el Nueva regla del botón.
   Consejo: Si el Aplicar cambios a esta carpeta La lista desplegable no se muestra en la Reglas y Alertas ventana de Outlook, las reglas que creó se aplicarán a todas las cuentas de correo electrónico.

   

2. En el primero Asistente de reglas, seleccione Aplicar regla sobre los mensajes que recibo existentes en la Comience desde una regla en blanco sección, y luego haga clic en el NEXT del botón.

   

3. En el segundo Asistente de reglas, si desea responder automáticamente a cada mensaje de correo electrónico que reciba, haga clic en NEXT botón sin marcar ninguna condición. en la ventana emergente microsoft Outlook cuadro de diálogo, haga clic en Si del botón.
   Consejo: Si solo deseas responder automáticamente a ciertos correos electrónicos, especifica las condiciones que necesitas.

   

4. En la tercera Asistente de reglas, marque la respuesta usando una casilla de verificación de plantilla específica en el Paso 1 y luego haga clic en el texto subrayado en el Paso 2 encajonar.

   

5. En el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, elija Plantillas de usuario en el sistema de archivos en la lista desplegable Buscar en, seleccione la plantilla que creó en el paso 1 y luego haga clic en el botón Abrir.

   

6. Cuando regrese al tercer Asistente de reglas, haga clic en el botón Siguiente para continuar.

   

7. En el cuarto Asistente de reglas, especifique excepciones para su regla si es necesario. Aquí hago clic en el botón Siguiente sin marcar ninguna excepción.

   

8. En el último Asistente de reglas, especifique un nombre para esta regla en la sección Paso 1, mantenga marcada la casilla Activar esta regla en el Paso 2 y luego haga clic en el botón Finalizar.

   

9. Luego aparecerá un cuadro de aviso de Microsoft Outlook que le recordará que la regla solo se ejecutará cuando Outlook se esté ejecutando. Haga clic en el botón Aceptar.

   

10. Luego regresa a la ventana Reglas y alertas, puede ver la regla creada en la ventana, haga clic en el botón Aceptar para guardar la regla.

    

Resultado

Ahora ha creado una regla de respuesta automática. De ahora en adelante, los correos electrónicos entrantes a la cuenta especificada o a todas las cuentas activarán esta regla de respuesta automática, y la persona que le envió un correo electrónico recibirá un correo electrónico de respuesta automática.

Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook en Mac

Si desea configurar la respuesta automática en Outlook para Mac, el método de esta sección puede resultar útil. Por favor haga lo siguiente.

Paso 1: acceder a la función "Fuera de la oficina"

Inicie Outlook en Mac, abra la cuenta de correo electrónico para la que desea habilitar la función Fuera de la oficina y luego vaya a Herramientas pestaña y seleccione Fuera de la oficina.

Paso 2: Configurar los ajustes de Respuestas automáticas

En Configuración de respuesta automática cuadro de diálogo, debe realizar las siguientes configuraciones.

1. Asegúrate de leer Enviar respuestas automáticas para la cuenta Casilla de verificación “(su cuenta)”.
2. En Responder una vez a cada remitente con En el cuadro de texto, ingrese el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
3. Es opcional:
   • Establecer las fechas de inicio y finalización de la respuesta automática: Verifica la Envíe respuestas únicamente durante este período de tiempo. casilla de verificación e ingrese las fechas y horas de inicio y finalización. Después de la fecha y hora de finalización, las respuestas fuera de la oficina se desactivarán automáticamente.
   • Responder a personas ajenas a su organización: Si es necesario, verifique el Enviar también respuestas a remitentes fuera de mi organización caja. Elija cualquiera de los dos Sólo a remitentes en mi lista de contactos or Enviar a todos los remitentes externos y luego ingrese el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
4. Haz Clic OK para guardar la configuración y aplicar esta función de Respuestas automáticas.

   

Resultado

Se han habilitado respuestas automáticas para ciertas cuentas de correo electrónico en Outlook para Mac. A partir de ahora, los correos electrónicos entrantes a esta cuenta generarán respuestas automáticas.

Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook en la Web

Si utiliza Outlook en la web y desea configurar respuestas fuera de la oficina, el método de esta sección puede hacerle un favor. Siga los pasos a continuación.

Paso 1: Accede a la función “Respuestas automáticas”

1. En la esquina superior derecha de la página, haga clic en Ajustes .

   

2. En la apertura Ajustes ventana, seleccionar Respuestas automáticas existentes en la Correo .

   

Paso 2: Configura los ajustes de “Respuestas automáticas”

1. Haga clic en el Activar respuestas automáticas alternar para encender el Respuestas automáticas .
2. Asegúrate de leer Enviar respuestas solo durante un período de tiempo y especifique las fechas y horas de inicio y finalización de las respuestas automáticas. Puede ignorar esta configuración si no la necesita.
3. En el cuadro de edición de texto, ingrese el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
4. Haga clic en el Guardar botón. Ver captura de pantalla:

   

Resultado

Ahora ha habilitado las respuestas automáticas en Outlook en la web. A partir de ahora, los correos electrónicos entrantes a esta cuenta generarán respuestas automáticas.

Configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook para iOS y Android

Muchos usuarios de Outlook están familiarizados con la configuración de respuestas automáticas en sus escritorios, pero saben poco sobre el programa móvil. En la última sección de este artículo, le explicaré cómo configurar respuestas automáticas desde sus dispositivos iOS o Android, asegurándose de mantener una comunicación clara sin importar dónde se encuentre. Sigamos los pasos a continuación.

Paso 1: inicie Outlook en su dispositivo iOS o Android

Paso 2: Accede a la función "Respuestas automáticas"

1. En la esquina superior izquierda de la página, haga clic en Inicio .

   

2. Luego haz clic en Ajustes del botón.

   

3. En Ajustes cuadro de diálogo y debajo del Cuentas de correo sección, elija una cuenta de correo electrónico donde desee habilitar las respuestas automáticas. En este caso elijo un Intercambie cuenta.

   

4. En Intercambie página (si selecciona otra cuenta en el paso anterior, el título de este cuadro de diálogo mostrará el dominio de la otra cuenta), puede ver que la Respuestas automáticas La función está desactivada. Por favor haga clic en él.

   

Paso 3: configurar los ajustes de Respuestas automáticas

En Respuestas automáticas cuadro de diálogo, debe configurarlo de la siguiente manera.

1. En Respuestas automáticas , active el interruptor.
2. Especifique a quién desea enviar respuestas automáticas: ya sea a todos or sólo a personas dentro de su organización. aqui elijo Responder a todos.
3. Introduzca el mensaje de respuesta en el Responder a todos con caja de texto.
4. Haga clic en la marca de verificación en la esquina superior derecha de la pantalla para guardar la configuración.

   

   Notas:

   • En Responder durante un período de tiempo , active el interruptor y luego podrá establecer las fechas y horas de inicio y finalización para enviar sus respuestas automáticas.
   • En Usa respuestas diferentes , active el interruptor y luego podrá especificar diferentes mensajes de respuesta para las personas dentro o fuera de su organización.
   • Si selecciona un tipo diferente de cuenta en lugar de una cuenta Exchange, el Usar campo de respuestas diferentes no aparece en el Respuestas automáticas caja de diálogo.
   • Cuando regrese al cuadro de diálogo anterior, podrá ver que el Respuestas automáticas se ha activado la función.

     

Resultado

Ahora ha habilitado las Respuestas automáticas en Outlook para iOS o Android.

En resumen, poder configurar respuestas automáticas de fuera de la oficina en Outlook garantiza que las personas que se comunican con usted sepan que está ausente, manteniendo así una comunicación profesional y efectiva. Ya sea que utilice Outlook en Windows, Mac, Web o dispositivos móviles, la flexibilidad y profundidad que brinda esta característica es indispensable. Esperamos que esta guía completa le brinde los conocimientos necesarios para configurar sin problemas estas respuestas en diferentes plataformas, garantizando una experiencia fluida tanto para usted como para sus corresponsales de correo electrónico. Para aquellos deseosos de profundizar en las capacidades de Outlook, nuestro sitio web cuenta con una gran cantidad de tutoriales. Descubra más consejos y trucos de Outlook aquí.

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