Configurar respuestas automáticas Fuera de la oficina en Outlook (guía completa)

En la era digital actual, podemos acceder a nuestros correos electrónicos cuando y donde queramos. Sin embargo, aunque estemos siempre conectados, hay momentos en los que no podemos responder inmediatamente a los mensajes entrantes, como durante las vacaciones o al estar fuera de la oficina. Ahí es donde entra en juego la función de ausencia «Respuesta automática», una herramienta invaluable que notifica a los remitentes que nuestras respuestas sufrirán un retraso. Ya utilice Outlook en Windows, en la web, en Mac o incluso en dispositivos iOS y Android, esta guía le mostrará cómo configurar respuestas automáticas de «Fuera de la oficina» en todas estas plataformas. ¡Empecemos!

• Configure respuestas Fuera de la oficina en Outlook en Windows
  • Uso de Respuestas automáticas (para cuentas de Exchange)
  • Uso de Kutools para Outlook de forma sencilla (para Todas las cuentas, fácil y flexible)
  • Uso de reglas (para Todas las cuentas, complejo)
• Configure respuestas Fuera de la oficina en Outlook en Mac
• Configure respuestas Fuera de la oficina en Outlook en la Web
• Configure respuestas Fuera de la oficina en Outlook para iOS y Android

Vídeo

Configurar respuestas Fuera de la oficina en Outlook en Windows

Esta sección presenta tres métodos para configurar respuestas de Fuera de la oficina en cuentas de Exchange y en todas las cuentas en Windows.

Configurar respuestas Fuera de la oficina con la función de Respuestas automáticas

Si utiliza una cuenta de Exchange en Outlook, la función integrada «Respuestas automáticas» le permite configurar respuestas de ausencia (Fuera de la oficina) directamente desde Outlook. Siga estos sencillos pasos:

Paso 1: abrir la ventana de Respuestas automáticas

En Outlook, vaya a la pestaña «Archivo», seleccione en la lista desplegable la cuenta de Exchange para la que desea activar la respuesta automática y haga clic en «Respuestas automáticas». Vea la captura de pantalla:

Paso 2: activar respuestas automáticas y configurar ajustes

En la ventana abierta de «Respuestas automáticas», debe realizar los siguientes pasos.

1. Seleccione la opción «Enviar respuestas automáticas» para activar esta función.
2. Para enviar las respuestas automáticas solo dentro de un Rango de tiempo especificado, marque la casilla de verificación «Enviar únicamente durante este Rango de tiempo» e indique las horas de inicio y fin deseadas.
   Consejo: Si no establece un período de tiempo, su respuesta automática permanecerá activa hasta que la desactive seleccionando «No enviar respuestas automáticas».
3. Si solo desea enviar respuestas automáticas a los remitentes de dentro de su organización, permanezca en la pestaña «Dentro de mi organización».
4. Escriba su mensaje de respuesta automática en el cuadro de texto.
5. Haga clic en el botón «Aceptar» para guardar la configuración.

Resultado

Si estableció un período de tiempo para las respuestas automáticas en el paso 3, estas se activarán en el momento indicado y aparecerá una barra informativa amarilla bajo la Cinta de opciones de Outlook. Si no especificó ningún período, las respuestas automáticas se activarán inmediatamente.

Puede dirigirse a la carpeta «Elementos enviados» para consultar los correos de respuesta automática (aquellos con el prefijo «Respuesta automática:»).

Aspectos destacados

• Si tiene activadas tanto la función «Respuestas automáticas» de una cuenta de Exchange como la «regla de respuesta automática» que haya creado para otras cuentas de correo (por ejemplo, una cuenta POP), al recibir un mensaje de correo electrónico es posible que se activen respuestas tanto desde las «Respuestas automáticas» de Exchange como desde la regla de respuesta automática del cliente. El orden en que se envíen dependerá del procesamiento del servidor y del orden de ejecución de la regla en el cliente.
  • «Respuestas automáticas» para Exchange: es una función del lado del servidor de Exchange y no requiere que Outlook esté en ejecución.
  • Respuestas automáticas mediante reglas creadas: normalmente es una función del lado del cliente que requiere que Outlook esté activo y procesando los correos entrantes.
  Por lo tanto, si ambos métodos están configurados, quien le envíe un correo podría recibir dos mensajes automáticos.
• Para desactivar esta función, basta con hacer clic en el botón «Desactivar» de la barra informativa.

Configurar respuestas Fuera de la oficina con Kutools para Outlook fácilmente

Dadas las limitaciones del método anterior, le recomendamos la función «Respuesta automática» de «Kutools para Outlook», que le permite configurar fácilmente respuestas Fuera de la oficina en Outlook, independientemente del tipo de cuenta de correo. Tras descargar e instalar Kutools para Outlook, siga estos pasos:

Paso 1: configurar los ajustes de Respuesta automática

Seleccione «Kutools» > «Responder» > «Administrar respuesta automática» para abrir el cuadro de diálogo «Respuesta automática» y, a continuación, haga lo siguiente:

1. Marque las cuentas de correo electrónico en las que desea habilitar la respuesta automática:
   La sección «Seleccionar cuentas» muestra todas las cuentas de su Outlook. Seleccione aquellas en las que quiera activar la respuesta automática.
2. Modifique el prefijo que se elimina del asunto en los correos electrónicos de respuesta automática:
   El texto predeterminado en el cuadro de texto «Eliminar prefijo del asunto» es “Respuesta automática”. Este será el prefijo que aparece en el asunto de los correos electrónicos de respuesta automática. Puede reemplazar este texto predeterminado siempre que lo necesite.
3. Introduzca el contenido de la respuesta automática:
   En el cuadro de diálogo se proporciona una plantilla predeterminada que puede modificar según sus necesidades.
4. Guarde los cambios: haga clic en el botón «Aceptar».
   

Paso 2: activar la función Respuesta automática

Aparece un cuadro de diálogo de «Kutools para Outlook» preguntando si desea activar la función de inmediato. Haga clic en «Sí» para habilitarla.

Resultado

A partir de ahora, los correos entrantes a las cuentas seleccionadas activarán respuestas automáticas.

Configurar respuestas Fuera de la oficina creando reglas de Outlook

También puede crear reglas de Outlook para configurar respuestas de Fuera de la oficina en todas las cuentas. Sin embargo, este método requiere varios pasos. Si lo necesita, siga los pasos a continuación.

Paso 1: crear una Plantilla de respuesta automática

1. En Outlook, cree un nuevo mensaje de correo electrónico haciendo clic en «Nuevo correo electrónico» en la pestaña «Inicio».

   

2. En la ventana «Mensaje», introduzca un asunto y el cuerpo del mensaje para su plantilla.

   

3. Haga clic en «Archivo» > «Guardar como».

   

4. En el cuadro de diálogo «Guardar como» que se abre, asigne un nombre a la plantilla (de forma predeterminada, se utilizará el Asunto del correo electrónico como nombre de la plantilla), seleccione «Plantilla de Outlook» en el Lista desplegable «Especificar formato de guardado» y, a continuación, haga clic en el botón «Guardar».
   Esta plantilla personalizada se guardará en la ubicación predeterminada de plantillas personales.

   

5. Tras guardar la plantilla, cierre el correo electrónico sin guardar los cambios.

Paso 2: abrir la ventana Reglas y alertas

En la pestaña «Inicio», haga clic en «Reglas» > «Administrar reglas y alertas» para abrir la ventana «Reglas y alertas».

Paso 3: crear una regla de respuesta automática para Fuera de la oficina

En la ventana «Reglas y alertas», siga estos pasos para crear una regla de respuesta automática de Fuera de la oficina.

1. En la pestaña «Reglas de correo», especifique una cuenta de correo electrónico en la que quiera aplicar la regla de respuesta automática y, a continuación, haga clic en el botón «Nueva regla».
   Consejo: Si el Lista desplegable «Aplicar cambios a esta carpeta» no aparece en la ventana «Reglas y alertas» de su Outlook, las reglas que cree se aplicarán a Todas las cuentas.

   

2. En el primer «Asistente de reglas», seleccione «Aplicar regla a los mensajes que reciba» en la sección «Empezar con una regla en blanco» y, a continuación, haga clic en el botón «Siguiente».

   

3. En el segundo Asistente de reglas, si desea responder automáticamente a todos los mensajes de correo que reciba, haga clic en el botón Siguientesin marcar ninguna condición. A continuación, en el cuadro de diálogo emergente de Microsoft Outlook, haga clic en el botón Sí.
   Consejo: Si solo desea responder automáticamente a ciertos correos electrónicos, especifique las condiciones necesarias.

   

4. En el tercer «Asistente de reglas», marque la casilla de verificación para responder mediante una plantilla específica en el cuadro "Paso 1" y, a continuación, haga clic en el texto subrayado del cuadro "Paso 2".

   

5. En el cuadro de diálogo «Seleccionar una Plantilla de respuesta», elija «Plantillas de usuario en el sistema de archivos» en el Lista desplegable «Buscar en», seleccione la plantilla que creó en el paso 1 y, a continuación, haga clic en el botón «Abrir».

   

6. Al volver al tercer «Asistente de reglas», haga clic en el botón «Siguiente» para continuar.

   

7. En el cuarto «Asistente de reglas», especifique excepciones para su regla si fuera necesario. En este caso, hago clic en el botón «Siguiente» sin marcar ninguna excepción.

   

8. En el último «Asistente de reglas», asigne un nombre a esta regla en la sección Paso 1, mantenga marcada la casilla «Activar esta regla» en el Paso 2 y, a continuación, haga clic en el botón «Finalizar».

   

9. A continuación, aparecerá un cuadro emergente de Microsoft Outlook recordándole que la regla solo se ejecutará cuando Outlook esté en ejecución. Haga clic en «Aceptar».

   

10. A continuación, volverá a la ventana «Reglas y alertas», donde podrá ver la lista de reglas creada; haga clic en el botón «Aceptar» para guardar la regla.

    

Resultado

Ahora ha configurado una regla de respuesta automática. A partir de este momento, los correos entrantes a la cuenta especificada o a todas las cuentas activarán esta regla, y los remitentes recibirán una respuesta automática.

Configurar respuestas Fuera de la oficina en Outlook en Mac

Si desea configurar respuestas automáticas en Outlook para Mac, el método de esta sección es ideal para usted. Siga estos sencillos pasos.

Paso 1: acceder a la función «Fuera de la oficina»

Inicie Outlook en Mac, abra la cuenta de correo para la que desea activar la función Fuera de la oficina, vaya a la pestaña «Herramientas» y seleccione «Fuera de la oficina».

Paso 2: configurar los ajustes de Respuestas automáticas

En el cuadro de diálogo «Ajustes de respuesta automática», realice las siguientes configuraciones.

1. Marque la casilla de verificación «Enviar respuestas automáticas para la cuenta» “(su cuenta)".
2. En el cuadro de texto «Responder una vez a cada remitente con», escriba el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
3. Opcionalmente, puede:
   • Establezca las fechas de inicio y fin de la respuesta automática: marque la casilla «Enviar respuestas únicamente durante este período» e introduzca las fechas y horas de inicio y fin. Tras la fecha y hora de finalización, las respuestas automáticas se desactivarán automáticamente.
   • Para responder a personas externas a su organización, active la casilla «Enviar también respuestas a remitentes externos a mi organización» si es necesario. A continuación, seleccione entre «Solo a remitentes de mi lista de contactos» o «Enviar a todos los remitentes externos» y redacte el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
4. Haga clic en «Aceptar» para guardar la configuración y activar la función de respuestas automáticas.

   

Resultado

Se han activado las respuestas automáticas para ciertas cuentas de correo en su Outlook para Mac. A partir de ahora, los mensajes entrantes a estas cuentas recibirán una respuesta automática.

Configurar respuestas Fuera de la oficina en Outlook en la Web

Si utiliza Outlook en la web y desea configurar respuestas de Fuera de la oficina, el método de esta sección le resultará muy útil. Siga los pasos a continuación.

Paso 1: acceder a la función «Respuestas automáticas»

1. En la esquina superior derecha de la página, haga clic en el botón «Configuración».

   

2. En la ventana «Configuración» que se abre, seleccione «Respuestas automáticas» en la sección «Correo».

   

Paso 2: configurar los ajustes de «Respuestas automáticas»

1. Haga clic en el interruptor «Activar respuestas automáticas» para activar la función de respuestas automáticas.
2. Marque la casilla de verificación «Enviar respuestas únicamente durante un período de tiempo» e indique las fechas y horas de inicio y fin para las respuestas automáticas. Puede omitir esta configuración si no la necesita.
3. En el cuadro de edición de texto, redacte el cuerpo del mensaje de respuesta automática.
4. Haga clic en el botón «Guardar».

   

Resultado

Ya ha activado las respuestas automáticas en Outlook en la web. A partir de ahora, los correos entrantes a esta cuenta activarán respuestas automáticas.

Configurar respuestas Fuera de la oficina en Outlook para iOS y Android

Muchos usuarios de Outlook están familiarizados con la configuración de respuestas automáticas en sus equipos de escritorio, pero desconocen cómo hacerlo en dispositivos móviles. En la última sección de este artículo, le guiaré paso a paso para configurar respuestas automáticas desde sus dispositivos iOS o Android, asegurando una comunicación clara sin importar dónde se encuentre. Siga los pasos a continuación.

Paso 1: inicie Outlook en su dispositivo iOS o Android

Paso 2: acceda a la función «Respuestas automáticas»

1. En la esquina superior izquierda de la página, haga clic en el botón «Inicio».

   

2. A continuación, haga clic en el botón «Configuración».

   

3. En el cuadro de diálogo «Configuración», en la sección «Cuentas de correo», elija una cuenta de correo electrónico en la que quiera habilitar las respuestas automáticas. En este caso, elijo una cuenta «Exchange».

   

4. En la página «Exchange» (si seleccionó otra cuenta en el paso anterior, el título de este cuadro de diálogo mostrará el dominio de dicha cuenta), podrá ver que la función «Respuestas automáticas» está desactivada. Haga clic en ella.

   

Paso 3: configure los ajustes de Respuestas automáticas

En el cuadro de diálogo «Respuestas automáticas», deberá configurar lo siguiente.

1. En el campo «Respuestas automáticas», active el interruptor.
2. Especifique a quién desea enviar respuestas automáticas: «a todos» o «solo a personas dentro de su organización». En este caso, elijo «Responder a todos».
3. Introduzca su mensaje de respuesta en el cuadro de texto «Responder a todos con».
4. Haga clic en la marca de verificación en la esquina superior derecha de la pantalla para guardar la configuración.

   

   Notas:

   • En el campo «Responder durante un período de tiempo», active el interruptor y, a continuación, podrá establecer las fechas de inicio y fin, así como las horas para enviar sus respuestas automáticas.
   • En el campo «Usar respuestas distintas», active el interruptor y a continuación podrá especificar mensajes de respuesta diferentes para las personas de dentro o fuera de su organización.
   • Si selecciona un tipo de cuenta distinto de una cuenta de Exchange, el campo «Usar respuestas distintas» no aparecerá en el cuadro de diálogo «Respuestas automáticas».
   • Al volver al cuadro de diálogo anterior, verá que la función «Respuestas automáticas» se ha activado.

     

Resultado

Ya ha activado las respuestas automáticas en su Outlook para iOS o Android.

En resumen, configurar respuestas automáticas de ausencia en Outlook garantiza que quienes se pongan en contacto con usted sepan que está fuera, manteniendo así una comunicación profesional y eficaz. Ya use Outlook en Windows, Mac, la web o dispositivos móviles, la flexibilidad y profundidad que ofrece esta función resultan indispensables. Esperamos que esta guía completa le haya proporcionado los conocimientos necesarios para configurar estas respuestas sin problemas en distintas plataformas, asegurando una experiencia fluida tanto para usted como para sus contactos por correo electrónico. Si desea explorar más a fondo las capacidades de Outlook, nuestra web ofrece numerosos tutoriales.Descubra más consejos y trucos de Outlook aquí.

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