Crear un Diagrama de Gantt en Excel

Los diagramas de Gantt, inventados por Henry Gantt en la década de 1910, se utilizan habitualmente en la gestión de proyectos. Le permiten planificar, gestionar y realizar un seguimiento visual de sus proyectos, liberándole de complejas tablas repletas de datos sobre tareas. Este tutorial le mostrará cómo crear un diagrama de Gantt en Excel.

El siguiente diagrama de Gantt muestra las tareas desde dos perspectivas. Al seleccionar **Plan** en la lista desplegable, el diagrama solo muestra la duración prevista de las tareas. Al cambiar el valor a **Real**, aparecerá una barra verde dentro de la barra gris, que representa el progreso real de la tarea. Además, si la tarea finaliza antes de lo previsto o sufre retrasos, la longitud de la barra gris se ajustará automáticamente para reflejarlo.

Crear un Diagrama de Gantt sencillo en Excel
Crear un Diagrama de Gantt dinámico que muestre el progreso de las tareas
Crear una plantilla online de Diagrama de Gantt en Excel
Crear fácilmente un Diagrama de Gantt con una función sorprendente
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Vídeo: Crear Diagrama de Gantt en Excel

Crear un Diagrama de Gantt sencillo en Excel

Preparar los datos

Supongamos que tiene una tabla de tareas con las columnas Nombre de tarea, Fecha de inicio y Fecha de fin, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Para crear un diagrama de Gantt sencillo, también necesitará añadir una columna de duración.

Seleccione una celda vacía (en este caso, D2 para mostrar la primera duración), introduzca la fórmula =C2-B2 y pulse la tecla Intro. A continuación, seleccione la celda con la fórmula y arrastre el controlador de relleno hacia abajo hasta que aparezcan todas las duraciones.

Crear Diagrama de Gantt

1. Seleccione la columna Fecha de inicio (sin incluir la cabecera), vaya a la pestaña Insertar y haga clic en Insertar columna o gráfico de barras > Barra apilada. Vea la captura de pantalla:

2. A continuación, el gráfico se inserta en la hoja de cálculo. Haz clic con el botón derecho en el gráfico y selecciona Seleccionar Datos en el menú contextual.

3. En el cuadro de diálogo Origen de datos, haga clic en el botón Agregar.

4. A continuación, aparece el cuadro de diálogo Editar serie. Escriba el nombre de la serie, seleccione el rango de la columna Duración (excluyendo la cabecera) en el campo Valores de la serie y haga clic en el botón Aceptar.

5. Al volver al cuadro de diálogo Origen de datos, seleccione Serie1 en el campo Rango de nombres de la serie y, a continuación, haga clic en el botón Editar en el campo Etiquetas del eje horizontal (categoría).

6. En el cuadro de diálogo Rango de etiquetas del eje, seleccione el rango correspondiente a la columna de descripción de tareas (sin incluir la cabecera) y haga clic en el botón Aceptar.

7. Al regresar nuevamente al cuadro de diálogo Origen de datos, observará que los números originales de la serie han sido reemplazados por las descripciones de las tareas. Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Como puede observar, las descripciones de las tareas en el gráfico aparecen en orden inverso. Reorganícelas para que coincidan con el orden de los datos originales.

8. Seleccione la etiqueta del eje, haga clic con el botón derecho y elija la opción Formato del eje en el menú contextual.

9. En el panel Formato del eje, marque la casilla Categorías en orden inverso en la pestaña Opciones del eje.

Ahora las descripciones de las tareas se muestran en orden cronológico.

10. Haga clic en cualquiera de las barras azules para seleccionarlas todas, haga clic con el botón derecho y elija la opción Formato de serie de datos en el menú contextual.

11. En el panel Formato de serie de datos, vaya a la pestaña Relleno y línea y seleccione las opciones Sin relleno y Sin línea en las secciones Relleno y Borde, respectivamente.

Ahora todas las barras azules están ocultas en el diagrama de Gantt.

12. Vaya a la primera fecha de inicio de su rango, haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Establecer formato de celda en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Establecer formato de celda, haga clic en General en el cuadro de lista Categoría, anote o recuerde el número que aparece a la derecha y, a continuación, haga clic en el botón Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo.

13. Haga clic para seleccionar todo el eje de fechas y, a continuación, pulse con el botón derecho y elija la opción Formato del eje.

14. En el panel Formato del eje, introduzca el número que anotó en el paso 12 en el campo Mínimo y ajuste las unidades Principal y Secundaria según sus necesidades.

Ahora, el diagrama de Gantt se muestra tal como aparece en la siguiente captura de pantalla.

Puede aplicar otro formato para personalizar el diagrama de Gantt según sus preferencias.

Por último, el diagrama de Gantt se muestra tal como aparece en la siguiente captura de pantalla.

Crear un Diagrama de Gantt dinámico que muestre el progreso de las tareas

Pero en muchos casos, las tareas pueden finalizar antes de lo previsto o sufrir retrasos. En esta sección, crearemos un diagrama de Gantt completo que muestre no solo los días reales dedicados a cada tarea, sino también su progreso.

Primero, prepare sus datos

1. Calcule la duración prevista para cada tarea. Tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla, cree manualmente una columna de duración (si ya existe una columna de duración en su tabla, omita este paso).

Seleccione una celda para mostrar la duración de la primera tarea, introduzca la siguiente fórmula y pulse la tecla Intro. Luego, arrastre el controlador de relleno de dicha celda con fórmula hacia abajo para obtener todas las duraciones.

=D4-C4

2. Cree una nueva tabla que incluya los días reales dedicados a las tareas (las fechas de finalización pueden diferir de las originales). Calcule las duraciones reales mediante la siguiente fórmula y añada, además, una columna con el porcentaje de finalización.

=D16-C16

3. En la celda I4, inserte una lista desplegable de validación de datos con los valores de origen “Duración prevista” y “Duración real”.

4. Por último, cree la tercera tabla del cronograma del proyecto, ya que el Diagrama de Gantt se generará a partir de los datos que contenga.

Notas:

Crear un Diagrama de Gantt dinámico con los datos de la tabla de cronograma del proyecto

1. En primer lugar, realice la misma operación descrita anteriormente desde el paso 1 hasta el 1 para crear un diagrama de Gantt normal basado en los datos de la tabla de cronograma del proyecto.

Cuando el diagrama de Gantt se muestre como en la siguiente captura de pantalla, continúe añadiendo el progreso de la tarea.

2. Seleccione las barras invisibles, haga clic en el botón Elementos del gráfico y marque la casilla Barras de error. Vea la captura de pantalla:

3. Haga clic con el botón derecho en una de las barras de error y seleccione Formato de barras de error en el menú contextual.

4. En el panel Formato de barras de error, debe realizar lo siguiente:

5. En el cuadro de diálogo Barras de error personalizadas, seleccione la columna Progreso en el campo Valor de error positivo y haga clic en el botón Aceptar.

6. Ahora que las barras de error siguen seleccionadas, vaya a la pestaña Relleno y línea en el panel Formato de barras de error y especifique un color y un grosor para ellas.

Consejo: Para mostrar el progreso de la tarea en el diagrama de Gantt, debe seleccionar «Duración real» en la lista desplegable.

Ahora se ha creado el diagrama de Gantt con el progreso de la tarea, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Consejos: Puede aplicar otro formato para personalizar su Diagrama de Gantt según sus preferencias. Por ejemplo:

Este es el diagrama de Gantt dinámico que muestra el progreso de la tarea.

Crear una plantilla online de Excel Diagrama de Gantt

Además, Excel ofrece plantillas online gratuitas de diagramas de Gantt. En esta sección le mostraremos cómo crear una plantilla de diagrama de Gantt en Excel desde internet.

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

2. Escriba «Gantt» en el cuadro de búsqueda y pulse la tecla Entrar.

3. Ahora se muestran todas las plantillas online de Excel Diagrama de Gantt. Haga clic en una de las plantillas para crearla según sus necesidades.

4. A continuación, aparecerá una ventana con la vista previa y la descripción del diagrama de Gantt seleccionado. Haga clic en el botón Crear.

5. Así se creará la Diagrama de Gantt específica en un nuevo libro de trabajo. Solo tendrá que reemplazar los datos existentes por los que necesite para que la Diagrama de Gantt resulte útil.

Cree fácilmente un Diagrama de Gantt en Excel

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Vídeo: Crear Diagrama de Gantt en Excel