Crear un diagrama de Gantt en Excel

Los diagramas de Gantt, inventados por Henry Gantt en la década de 1910, se utilizan generalmente en la gestión de proyectos. Pueden ayudarte a planificar, gestionar y hacer un seguimiento visual de tus proyectos, liberándote de grandes tablas de datos de tareas. Este tutorial te mostrará cómo crear un diagrama de Gantt en Excel.

El siguiente diagrama de Gantt muestra las tareas desde dos perspectivas. Al seleccionar Plan en la lista desplegable, el diagrama de Gantt solo muestra la duración planificada para las tareas. Después de cambiar el valor a Actual, puedes ver una barra verde dentro de la barra gris, que representa el progreso de la tarea. Y si la tarea se completa con anticipación o se retrasa, los cambios afectarán la longitud de la barra gris.

Crear un diagrama de Gantt simple en Excel
Crear un diagrama de Gantt dinámico que muestre el progreso de las tareas
Crear una plantilla de diagrama de Gantt en línea para Excel
Crear fácilmente un diagrama de Gantt con una característica sorprendente
Descargar el archivo de ejemplo
Video: Crear un diagrama de Gantt en Excel

Crear un diagrama de Gantt simple en Excel

Preparar los datos

Supongamos que tienes una tabla de tareas que contiene las columnas de nombre de tarea, fecha de inicio y fecha de finalización como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Para crear un diagrama de Gantt simple, también necesitas crear una columna de duración.

Selecciona una celda en blanco (en este caso, selecciono D2 para obtener la primera duración), introduce la fórmula =C2-B2 y presiona la tecla Entrar. Selecciona la celda con la fórmula y luego arrastra el controlador de relleno hacia abajo hasta que se muestren todas las duraciones.

Crear diagrama de Gantt

1. Selecciona la columna de fechas de inicio (sin el encabezado), ve a la pestaña Insertar y luego haz clic en Insertar gráfico de columnas o barras > Barra apilada. Ver captura de pantalla:

2. Luego, el gráfico se inserta en la hoja de trabajo, haz clic derecho sobre el gráfico y selecciona Seleccionar datos del menú contextual.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haz clic en el botón Agregar.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar serie. Por favor, escribe el nombre de la serie, selecciona el rango de la columna Duración (excluyendo el encabezado) en el cuadro Valores de la serie y luego haz clic en el botón Aceptar.

5. Cuando regrese al cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, selecciona Series1 en el cuadro Entradas de leyenda (Series) y luego haz clic en el botón Editar en el cuadro Etiquetas del eje horizontal (categoría).

6. En el cuadro de diálogo Etiquetas del eje, selecciona el rango de la columna de descripción de la tarea (sin el encabezado) y luego haz clic en el botón Aceptar.

7. Cuando regrese nuevamente al cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, puedes ver que los números originales de las series han sido reemplazados por las descripciones de las tareas. Haz clic en el botón Aceptar para guardar el cambio y cerrar el cuadro de diálogo.

Como puedes ver, las descripciones de las tareas en el gráfico están listadas en orden inverso. Necesitas reorganizarlas para que coincidan con el orden de los datos originales.

8. Selecciona la etiqueta del eje, haz clic derecho y selecciona Formato de eje del menú contextual.

9. En el panel Formato de eje, marca la casilla Categorías en orden inverso bajo la pestaña Opciones del eje.

Ahora las descripciones de las tareas están listadas en un orden normal.

10. Haz clic en cualquiera de las barras azules para seleccionarlas todas, haz clic derecho y selecciona Formato de serie de datos del menú contextual.

11. En el panel Formato de serie de datos, ve a la pestaña Relleno y línea, y luego selecciona Sin relleno y Sin línea por separado en las secciones Relleno y Borde.

Ahora todas las barras azules están ocultas en el diagrama de Gantt.

12. Ve a seleccionar la primera fecha de inicio en tu rango, haz clic derecho y selecciona la opción Formato de celdas del menú contextual. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haz clic en General en la lista de categorías, recuerda o anota el número en el lado derecho, y luego haz clic en el botón Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo.

13. Haz clic para seleccionar todo el eje de fecha. Haz clic derecho y selecciona Formato de eje.

14. En el panel Formato de eje, ingresa el número que anotaste en el paso 12 en el cuadro Mínimo, y luego ajusta las unidades Principales y Secundarias según sea necesario.

Ahora el diagrama de Gantt se muestra como se ve en la captura de pantalla a continuación.

Puedes aplicar otros formatos para decorar el diagrama de Gantt según lo desees.

Finalmente, el diagrama de Gantt se muestra como se ve en la captura de pantalla a continuación.

Crear un diagrama de Gantt dinámico que muestre el progreso de las tareas

Pero en muchos casos, las tareas pueden completarse antes de tiempo o retrasarse. En esta sección, vamos a crear un diagrama de Gantt completo que no solo muestre los días reales que dedicaste a las tareas, sino que también muestre el progreso de las mismas.

Primero, prepara tus datos

1. Calcula la duración planificada para cada tarea. Como se muestra en la captura de pantalla a continuación, necesitarás crear manualmente una columna de duración (si ya hay una columna de duración en tu tabla, ignora este paso).

Selecciona una celda para obtener la duración de la primera tarea, introduce la siguiente fórmula en ella y presiona la tecla Entrar. Luego arrastra el controlador de relleno de esta celda de fórmula hacia abajo para obtener todas las duraciones.

=D4-C4

2. Crea una nueva tabla que contenga los días reales que dedicaste a las tareas (las fechas de finalización pueden ser diferentes de las originales). Calcula las duraciones reales con la siguiente fórmula. Además, añade una columna de porcentaje de finalización.

=D16-C16

3. En la celda I4, inserta una lista desplegable de validación de datos con los valores de fuente “Duración planificada” y “Duración real”.

4. Finalmente, crea la tercera tabla de cronograma del proyecto. Crearemos el diagrama de Gantt basado en los datos de esta tabla.

Notas:

Crear un diagrama de Gantt dinámico con los datos de la tabla de cronograma del proyecto

1. Primero, realiza la misma operación que arriba desde el paso 1 al 1 para crear un diagrama de Gantt normal basado en los datos de la tabla de cronograma del proyecto.

Cuando el diagrama de Gantt se muestre como en la captura de pantalla a continuación, continúa para agregar el progreso de las tareas.

2. Selecciona las barras invisibles, haz clic en el botón Elementos del gráfico y luego marca la casilla Barras de error. Ver captura de pantalla:

3. Haz clic derecho en una de las barras de error y luego selecciona Formato de barras de error del menú contextual.

4. En el panel Formato de barras de error, necesitas:

5. En el cuadro de diálogo Barras de error personalizadas, selecciona la columna Progreso en el cuadro Valor de error positivo y luego haz clic en el botón Aceptar.

6. Ahora las barras de error aún están seleccionadas, ve a la pestaña Relleno y línea en el panel Formato de barras de error, especifica un color y un ancho para ellas.

Consejos: Necesitas seleccionar “Duración real” en la lista desplegable para mostrar el progreso de las tareas en el diagrama de Gantt.

Ahora se ha creado el diagrama de Gantt con el progreso de las tareas como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Consejos: Puedes aplicar otros formatos para decorar el diagrama de Gantt según lo desees. Tales como:

Aquí está el diagrama de Gantt dinámico con el progreso de las tareas.

Crear una plantilla de diagrama de Gantt en línea para Excel

Además, Excel proporciona plantillas de diagrama de Gantt en línea gratuitas. En esta sección, te mostraremos cómo crear una plantilla de diagrama de Gantt en línea para Excel.

1. Haz clic en Archivo > Nuevo.

2. Escribe “Gantt” en el cuadro de búsqueda y luego presiona la tecla Entrar.

3. Ahora se han buscado todas las plantillas de diagrama de Gantt en línea de Excel. Haz clic en una de las plantillas para crearla según sea necesario.

4. Luego aparecerá una ventana con la vista previa e introducción del diagrama de Gantt seleccionado. Haz clic en el botón Crear.

5. Luego, el diagrama de Gantt específico se crea en un nuevo libro de trabajo. Solo necesitas reemplazar los datos existentes con los datos que necesites para que el diagrama de Gantt sea útil.

Crear fácilmente un Diagrama de Gantt en Excel

Descargar el archivo de ejemplo

Video: Crear un diagrama de Gantt en Excel