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Tutorial de Outlook: plantillas de correo electrónico

Podemos crear y aplicar fácilmente plantillas de documentos en Word. Del mismo modo, ¿podemos crear y aplicar rápidamente plantillas de correo electrónico en Outlook? Sí, este tutorial lo guiará para crear, editar y aplicar plantillas de correo electrónico fácilmente en Outlook.

Tabla de Contenido

Nota:: Los métodos introducidos en esta página se aplican al programa de escritorio Microsoft Outlook 2019 en Windows 10. Y las instrucciones pueden variar significativamente o ligeramente según la versión de Microsoft Outlook y los entornos de Windows.


1. Cree una plantilla de mensaje de correo electrónico

Puede crear fácilmente una nueva plantilla de mensaje de correo electrónico en Outlook de la siguiente manera:

1. En la vista de correo, haga clic en Inicio > Nuevo Email para crear un nuevo correo electrónico.

Consejos: Alternativamente, también puede presionar Ctrl + N claves para crear un nuevo correo electrónico.

2. Ahora se abre una nueva ventana de redacción de mensajes. Agregue destinatarios, escriba el asunto, agregue etiquetas de correo electrónico, adjunte archivos adjuntos y redacte el cuerpo del mensaje según lo necesite.

3. Hacer clic Archivo > Guardar como.

4. En el cuadro de diálogo Guardar como, asigne un nombre a la nueva plantilla en el Nombre de archivo cuadro, seleccionar Plantilla de Outlook (* .oft) from the Guardar como tipo lista desplegable, y haga clic en Ahorra

Consejos: La nueva plantilla de mensaje de correo electrónico se guarda en la carpeta de plantillas de Outlook de forma predeterminada. Si necesita guardar la plantilla en otra carpeta, debe abrir la carpeta en el cuadro de diálogo Guardar como antes de hacer clic en el Ahorra

Esta es la ruta de la carpeta de la plantilla de Outlook predeterminada: % AppData% \ Microsoft \ Templates

5. Ahora se crea la nueva plantilla de mensaje de correo electrónico. Cierre la nueva ventana de redacción del mensaje sin guardar.


2. Cree un nuevo correo electrónico a partir de la plantilla

2.1 Cree un nuevo correo electrónico a partir de la plantilla mediante la función Elegir formulario

Para crear un nuevo correo electrónico a partir de una plantilla existente en Outlook, puede hacer lo siguiente:

1. En la vista de correo, haga clic en Inicio > Nuevos productos > Elija formulario.

2. En el cuadro de diálogo Elegir formulario:
(1) Seleccionar Plantillas de usuario en el sistema de archivos desde Pase a ver la lista desplegable;
(2) Haga clic para seleccionar la plantilla especificada desde la que creará un correo electrónico (Consejos: Si su plantilla de correo electrónico no aparece en el cuadro de diálogo, puede hacer clic en el Búsqueda de para buscarlo y seleccionarlo en otra carpeta.);
(3) Haga clic en el Abre

Luego, se crea un nuevo correo electrónico basado en la plantilla especificada. Continúe para redactar y enviarlo cuando lo necesite.

2.2 Cree un nuevo correo electrónico a partir de la plantilla abriendo el archivo de la plantilla directamente

Podemos abrir la plantilla de correo electrónico para crear un nuevo correo electrónico directamente.

1. Abra la carpeta que contiene la plantilla de correo electrónico.
Consejos: Si la plantilla de correo electrónico está almacenada en la carpeta de plantillas predeterminada, puede abrir la carpeta por esta ruta de carpeta: % AppData% \ Microsoft \ Templates

2. Haga doble clic en la plantilla de correo electrónico para abrirla.

Luego, se crea un nuevo correo electrónico basado en la plantilla especificada. Puede redactar y enviar el nuevo correo electrónico cuando lo necesite.


3. Edite una plantilla de correo electrónico

Como sabemos, la plantilla de correo electrónico no se puede abrir y editar directamente. Sin embargo, podemos resolver este trabajo de una manera indirecta: cree un nuevo correo electrónico a partir de la plantilla y luego guarde el correo electrónico como una plantilla con el mismo nombre para sobrescribir el original.

1. En Outlook, haga clic en Inicio > Nuevos productos > Elija formulario.

2. En el cuadro de diálogo Elegir formulario:
(1) Seleccionar Plantillas de usuario en el sistema de archivos desde Pase a ver la lista desplegable;
(2) Haga clic para seleccionar la plantilla especificada desde la que creará un correo electrónico (Consejos: Si no puede encontrar la plantilla especificada, haga clic en el Búsqueda de botón para buscarlo y seleccionarlo de otra carpeta);
(3) Haga clic en el Abre

3. Ahora se crea un nuevo correo electrónico a partir de la plantilla especificada. Realice los cambios que necesite en el nuevo correo electrónico.

4. En la ventana de redacción del mensaje, haga clic en Archivo > Guardar como.

5. En el cuadro de diálogo Guardar como:
(1) Seleccionar Plantilla de Outlook (* .oft) from the Guardar como tipo la lista desplegable;
(2) Abra la carpeta que contiene la plantilla de correo electrónico original;
(3) En el Nombre de archivo , asegúrese de que el nombre del archivo sea definitivamente el mismo que el de la plantilla de correo electrónico original;
(4) Haga clic en el Ahorra

6. Ahora aparece el cuadro de diálogo Confirmar guardar como. Haga clic en el para sobrescribir la plantilla original.

Hasta ahora, hemos editado la plantilla de correo electrónico de forma indirecta. Y puede cerrar el nuevo correo electrónico sin guardar.


4. (Auto) respuesta con plantilla

Podemos crear fácilmente un nuevo correo electrónico a partir de una plantilla de correo electrónico mediante el Elija formulario característica, pero ¿cómo responder un correo electrónico con una plantilla en Outlook? Podemos crear una regla para resolver este problema.

1. Prepare la plantilla de correo electrónico con la que responderá. (Click para ver cómo crear una plantilla de correo electrónico.)

2. En la vista de correo, haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el Nueva regla butto para crear una nueva regla.

4. En el Asistente de reglas, haga clic para resaltar el Aplicar regla sobre los mensajes que recibo opción, y haga clic en Página siguiente

5. En el segundo cuadro de diálogo del Asistente de reglas, especifique las condiciones por las cuales se responderán los correos electrónicos y haga clic en Página siguiente
En mi caso, marco la enviado solo a mi .

6. En el tercer cuadro de diálogo del Asistente de reglas, marque la casilla responder usando una plantilla específica opción en el Paso 1: sección, y luego haga clic en el texto vinculado "una plantilla especificada"En el Paso 2: .

7. Ahora, en el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, elija Plantillas de usuario en el sistema de archivos from the Pase a ver lista desplegable, haga clic para seleccionar la plantilla especificada y haga clic en el Abre

Consejos: Si no puede encontrar la plantilla especificada en el cuadro de diálogo, haga clic en el Búsqueda de para seleccionarlo de otras carpetas.

8. Ahora vuelve al tercer Asistente de reglas y haga clic en Página siguiente botón para seguir adelante.

9. En el cuarto Asistente para reglas, especifique las excepciones si es necesario y haga clic en el Página siguiente

10. En el último Asistente de reglas, asigne un nombre a la regla en el Paso 1: casilla, marque las opciones que necesite en el Paso 2: sección, y haga clic en Tecnologías

Consejos: Para responder correos electrónicos en la carpeta Bandeja de entrada ahora, marque la casilla Ejecute esta regla ahora en el mensaje que ya está en "Bandeja de entrada" .

11. Vuelve al cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el OK para cerrarlo

Consejos:
(1) Para responder automáticamente todos los correos electrónicos entrantes, debe mantener Outlook en funcionamiento todo el tiempo.
(2) Si desea responder automáticamente los correos electrónicos en una cuenta de Exchange, puede hacer clic en Archivo > Información > Respuestas automáticas para habilitar la función de Respuestas automáticas, y luego especificó la configuración de respuesta automática y el texto como se muestra a continuación:


5. Responder o reenviar con plantilla (de texto sin formato)

Si el contenido de respuesta o reenvío son palabras sencillas solo en la plantilla, puede aplicar un paso rápido para lograr responder o reenviar con la plantilla.

1. En la vista de correo, haga clic en Inicio > Crear nuevo formulario (en el Pasos rápidos grupo).

2En el cuadro de diálogo Editar paso rápido, asigne un nombre al nuevo paso rápido y especifique la acción como Responder or Responder a todos or adelante, haga clic Mostrar opciones para expandir la sección de opciones, escriba el contenido de respuesta o reenvío y haga clic en el Tecnologías

Hasta ahora, se ha creado el nuevo paso rápido. Puede aplicar el paso rápido fácilmente con clics.

3. Si necesita responder un correo electrónico mediante este paso rápido, seleccione el correo electrónico y haga clic en el nuevo paso rápido en el Pasos rápidos grupo.

4. Entonces se abre la ventana del mensaje de respuesta o reenvío con el contenido preestablecido. Realice los cambios que necesite y haga clic en el Enviar


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