Tutorial de Outlook – Plantillas de correo electrónico

Puedes crear fácilmente una nueva plantilla de mensaje de correo electrónico en Outlook de la siguiente manera:

1. En la vista de correo, haz clic en Inicio > Nuevo correo para crear un nuevo correo.

Consejos: Alternativamente, también puedes presionar Ctrl + N para crear un nuevo correo.

2. Ahora se abrirá una nueva ventana de redacción de mensajes. Agrega destinatarios, escribe el asunto, añade etiquetas de correo, adjunta archivos adjuntos y compón el cuerpo del mensaje según sea necesario.

3. Haz clic en Archivo > Guardar como.

4. En el cuadro de diálogo Guardar como, nombra la nueva plantilla en el cuadro Nombre de archivo, selecciona Plantilla de Outlook (*.oft) de la lista desplegable Tipo de archivo y haz clic en el botón Guardar.

Consejos: La nueva plantilla de mensaje de correo electrónico se guarda en la carpeta de plantillas de Outlook por defecto. Si necesitas guardar la plantilla en otra carpeta, debes abrir la carpeta en el cuadro de diálogo Guardar como antes de hacer clic en el Guardar botón.

Esta es la ruta predeterminada de la carpeta de plantillas de Outlook: %AppData%\Microsoft\Templates

5. Ahora se ha creado la nueva plantilla de mensaje de correo electrónico. Por favor, cierra la ventana de redacción de mensajes sin guardar.

2.1 Crear un nuevo correo desde una plantilla mediante la función Elegir formulario

Para crear un nuevo correo a partir de una plantilla existente en Outlook, puedes hacer lo siguiente:

1. En la vista de correo, haz clic en Inicio > Nuevos elementos > Elegir formulario.

2. En el cuadro de diálogo Elegir formulario:
(1) Selecciona Plantillas de usuario en sistema de archivos desde Mirar en lista desplegable;
(2) Haz clic para seleccionar la plantilla específica desde la que crearás un correo (Consejos: Si tu plantilla de correo no aparece en el cuadro de diálogo, puedes hacer clic en el Examinar botón para encontrarla y seleccionarla en otra carpeta.);
(3) Haz clic en el Abrir botón.

Luego se crea un nuevo correo basado en la plantilla especificada. Continúa componiendo y enviándolo según sea necesario.

2.2 Crear un nuevo correo desde una plantilla abriendo directamente el archivo de plantilla

Podemos abrir la plantilla de correo para crear un nuevo correo directamente desde ella.

1. Abre la carpeta que contiene la plantilla de correo.
Consejos: Si la plantilla de correo está almacenada en la carpeta de plantillas predeterminada, puedes abrir la carpeta con esta ruta: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Haz doble clic en la plantilla de correo para abrirla.

Luego se crea un nuevo correo basado en la plantilla especificada. Puedes componer y enviar el nuevo correo según sea necesario.

Como sabemos, la plantilla de correo electrónico no se puede abrir y editar directamente. Sin embargo, podemos resolver este problema de forma indirecta: crear un nuevo correo a partir de la plantilla y luego guardar el correo con el mismo nombre de plantilla para sobrescribir el original.

1. En Outlook, haz clic en Inicio > Nuevos elementos > Elegir formulario.

2. En el cuadro de diálogo Elegir formulario:
(1) Selecciona Plantillas de usuario en sistema de archivos desde Mirar en lista desplegable;
(2) Haz clic para seleccionar la plantilla específica desde la que crearás un correo (Consejos: Si no encuentras la plantilla específica, haz clic en el Examinar botón para encontrarla y seleccionarla desde otra carpeta);
(3) Haz clic en el Abrir botón.

3. Ahora se ha creado un nuevo correo a partir de la plantilla especificada. Realiza los cambios necesarios en el nuevo correo.

4. En la ventana de redacción de mensajes, haz clic en Archivo > Guardar como.

5. En el cuadro de diálogo Guardar como:
(1) Selecciona Plantilla de Outlook (*.oft) desde la Tipo de archivo lista desplegable;
(2) Abre la carpeta que contiene la plantilla de correo original;
(3) En el Nombre de archivo cuadro, asegúrate de que el nombre del archivo sea exactamente igual al nombre del archivo de la plantilla de correo original;
(4) Haz clic en el Guardar botón.

6. Ahora aparecerá el cuadro de diálogo Confirmar Guardar como. Haz clic en el botón Sí para sobrescribir la plantilla original.

Hasta ahora, hemos editado la plantilla de correo electrónico de forma indirecta. Y puedes cerrar el nuevo correo sin guardar.

Podemos crear fácilmente un nuevo correo a partir de una plantilla de correo mediante la función Elegir formulario , pero ¿cómo responder a un correo con una plantilla en Outlook? Podemos crear una regla para resolver este problema.

1. Prepara la plantilla de correo con la que responderás. (Haz clic para ver cómo crear una plantilla de correo.)

2. En la vista de correo, haz clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en el botón Nueva regla para crear una nueva regla.

4. En el Asistente de reglas, haz clic para resaltar la opción Aplicar regla a los mensajes que recibo y haz clic en el botón Siguiente .

5. En el segundo cuadro de diálogo del Asistente de reglas, especifica las condiciones bajo las cuales se responderán los correos y haz clic en el Siguiente botón.
En mi caso, marco la solo enviado a mí opción.

6. En el tercer cuadro de diálogo del Asistente de reglas, marca la opción responder usando una plantilla específica en la sección Paso 1, y luego haz clic en el texto vinculado “una plantilla específica” en la sección Paso 2.

7. Ahora, en el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, elige Plantillas de usuario en sistema de archivos desde la lista desplegable Mirar en, haz clic para seleccionar la plantilla específica y haz clic en el botón Abrir.

Consejos: Si no encuentras la plantilla específica en el cuadro de diálogo, haz clic en el Examinar botón para seleccionarla desde otras carpetas.

8. Ahora regresa al tercer Asistente de reglas, y haz clic en el botón Siguiente para continuar.

9. En el cuarto Asistente de reglas, especifica las excepciones si es necesario y haz clic en el botón Siguiente .

10. En el último Asistente de reglas, nombra la regla en el cuadro Paso 1, marca las opciones que necesites en la sección Paso 2 y haz clic en el botón Finalizar.

Consejos: Para responder correos en la carpeta Bandeja de entrada ahora, marca la Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya en “Bandeja de entrada” opción.

11. Regresa al cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en el botón Aceptar para cerrarlo.

Consejos:
(1) Para responder automáticamente todos los correos entrantes, necesitas mantener Outlook en ejecución todo el tiempo.
(2) Si deseas responder automáticamente correos en una cuenta Exchange, puedes hacer clic en Archivo > Información > Respuestas automáticas para habilitar la función Respuestas automáticas, y luego especificar la configuración y el texto de respuesta automática como se muestra en la captura de pantalla a continuación:

Si el contenido de respuesta o reenvío son solo palabras simples en la plantilla, puedes aplicar un paso rápido para lograr responder o reenviar con la plantilla.

1. En la vista de correo, haz clic en Inicio > Crear nuevo (en el grupo Pasos rápidos).

2. En el cuadro de diálogo Editar paso rápido, nombra el nuevo paso rápido, especifica la acción como Responder, Responder a todos o Reenviar, haz clic en Mostrar opciones para expandir la sección de opciones, escribe el contenido de respuesta o reenvío y haz clic en el botón Finalizar.

Hasta ahora, se ha creado el nuevo paso rápido. Puedes aplicar el paso rápido fácilmente con unos clics.

3. Si necesitas responder a un correo con este paso rápido, selecciona el correo y haz clic en el nuevo paso rápido en el grupo Pasos rápidos.

4. Luego se abrirá la ventana de mensaje de respuesta o reenvío con el contenido preestablecido. Realiza los cambios necesarios y haz clic en el botón Enviar.