Administrador de adjuntos: Guardar/Eliminar/Comprimir/Separar todos o los archivos adjuntos buscados en Outlook
Kutools para Outlook
«Kutools para Outlook» ha lanzado una potente función: el «Administrador de adjuntos». Con esta herramienta, puede guardar, eliminar, comprimir o separar fácilmente todos los archivos adjuntos seleccionados de varios correos electrónicos. Además, este gestor permite comprimir automáticamente todos los adjuntos en los correos entrantes y salientes.
- Busque archivos adjuntos específicos según el asunto, Nombre del Adjunto, etc., en Administrador de adjuntos
- Guarde varios o todos los archivos adjuntos de correos electrónicos en una carpeta específica
- Cambie el nombre de un archivo adjunto en el archivo de adjuntos seleccionado
- Elimine varios o todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos
- Comprima varios o todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos
- Automáticamente Comprimir todos los adjuntos antes de enviar correos electrónicos
- Separe varios o todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos
- Opciones de adjuntos – Configure algunas opciones predeterminadas para guardar, separar o comprimir archivos adjuntos
Busque archivos adjuntos específicos según el asunto, Nombre del Adjunto, etc., en Administrador de adjuntos
En la ventana «Administrador de adjuntos», puede buscar y filtrar archivos adjuntos específicos para, posteriormente, guardarlos, eliminarlos o separarlos según sus necesidades.
1. Haga clic en «KUTOOLS PLUS» > «Gestor»; consulte la captura de pantalla:
2. En el siguiente cuadro de diálogo «Kutools para Outlook», seleccione las carpetas cuyos archivos adjuntos desee gestionar; consulte la captura de pantalla:
Consejo: En esta interfaz, disfrute de un menú contextual con varias opciones para seleccionar rápidamente.
3. A continuación, haga clic en el botón «Aceptar»; todos los archivos adjuntos aparecerán en la ventana «Administrador de adjuntos». En esta ventana, podrá buscar y filtrar archivos adjuntos por nombre del archivo, asunto del mensaje, tamaño del adjunto, hora de recepción del correo electrónico y remitente específico. Consulte la captura de pantalla:
Consejos:
1. Para buscar archivos adjuntos según Nombre del Adjunto, Por favor, selecciona «Nombre del Adjunto» en el Lista desplegable «Ámbito de búsqueda», introduzca la palabra clave que desee buscar y pulse la tecla «Intro»; los archivos adjuntos correspondientes aparecerán como se muestra en la captura de pantalla siguiente:
2. Para buscar todos los archivos adjuntos según el asunto del correo electrónico, selecciona «Asunto» en la lista desplegable «Ámbito de búsqueda», introduce la palabra clave que desees buscar y pulsa la tecla «Intro». Los archivos adjuntos coincidentes aparecerán como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
3. Busque archivos adjuntos según el tamaño del adjunto: seleccione «Tamaño» en la lista desplegable «Ámbito de búsqueda», elija una condición en el menú desplegable «Igual a», introduzca el valor del tamaño del adjunto que desee buscar y pulse la tecla «Intro»; consulte la captura de pantalla:
4. Busque archivos adjuntos según la hora de recepción: seleccione «Hora de recepción» en la lista desplegable «Ámbito de búsqueda», elija una condición en el menú desplegable «Igual a», introduzca la fecha y hora del tamaño del adjunto que desee buscar y pulse la tecla «Intro». Consulte la captura de pantalla:
5. Para buscar archivos adjuntos de un remitente específico, Por favor, selecciona «Remitente» en el Lista desplegable «Ámbito de búsqueda», introduzca la palabra clave del Nombre del remitente que desee buscar y pulse la tecla «Intro»; los archivos adjuntos coincidentes aparecerán como se muestra en la captura de pantalla siguiente:
Guarde varios o todos los archivos adjuntos de correos electrónicos en una carpeta específica
En la ventana «Administrador de adjuntos», puede guardar fácilmente varios archivos adjuntos seleccionados de numerosos correos electrónicos en una carpeta específica, todo de una sola vez. Siga estos pasos:
1. En la ventana «Administrador de adjuntos», seleccione los archivos que desee guardar y haga clic en el botón «Guardar». Vea la captura de pantalla:
2. En el cuadro de diálogo emergente «Configuración de guardado»:
(1.) Haga clic en el botón 
para Seleccionar una carpeta y guardar los archivos adjuntos marcados;
(2.) Especifique el estilo de guardado de archivos adjuntos tal como se indica a continuación:
- Marque la casilla «Guardar adjuntos con el siguiente estilo».
Puede guardar los archivos adjuntos en subcarpetas específicas: active la opción «Crear subcarpetas basadas en el siguiente estilo» y elija el estilo que necesite.
También puede cambiar el nombre de los archivos adjuntos guardados: marque «Cambiar el nombre de los adjuntos guardados según el siguiente estilo» y especifique el estilo de nombre que desee utilizar. - Desmarque la casilla de verificación «Guardar adjuntos con el siguiente estilo»; todos los archivos adjuntos seleccionados se guardarán directamente en la carpeta específica que haya configurado.
Nota: Si marca la opción «No mostrar el cuadro de diálogo de configuración de compresión en esta sesión de Outlook», no aparecerá el cuadro de diálogo «Configuración de guardado» al usar la función «Guardar todo» o la opción «Guardar» en el «Administrador de adjuntos» durante la sesión actual de Outlook. La próxima vez que inicie Outlook, esta opción volverá a estar desactivada por defecto.
Consejos: En el cuadro de diálogo «Configuración de guardado», también puede establecer criterios avanzados para guardar archivos adjuntos específicos: haga clic en el botón de opciones «Avanzadas». En el cuadro de diálogo expandido, especifique las condiciones que necesite, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
3. A continuación, haga clic en «Aceptar». Aparecerá un cuadro de diálogo indicándole cuántos archivos adjuntos se han guardado, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Todos los archivos adjuntos marcados o aquellos que cumplan las condiciones establecidas se guardarán en la carpeta especificada. Para acceder directamente a ella, haga clic en el hipervínculo «Abrir esta carpeta».
4. Haga clic en «Aceptar» para cerrar el cuadro de diálogo y, a continuación, pulse el botón «Cerrar» para salir del cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos».
Cambie el nombre de un archivo adjunto en el archivo de adjuntos seleccionado
La función «Administrador de adjuntos» te permite renombrar directamente un archivo adjunto desde el cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos».
1. Vaya al cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos», haga clic en la flecha para expandir el correo electrónico que contiene el archivo adjunto, seleccione el archivo que desea renombrar y, a continuación, haga clic en el botón «Renombrar». Consulte la captura de pantalla:
También puede hacer clic con el botón derecho en el nombre del archivo adjunto que desee renombrar y seleccionar «Cambiar el nombre del adjunto actual» en el menú contextual.
2. Ahora el nombre del adjunto será editable; escriba el nuevo nombre y pulse la tecla «Intro».
3. A continuación, haga clic en el botón «Cerrar» para cerrar el cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos».
Elimine varios o todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos
Si necesita eliminar en bloque los archivos adjuntos filtrados o todos los archivos adjuntos de varios correos electrónicos de Outlook, proceda como sigue:
1. En el cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos», busque o seleccione los archivos adjuntos que desea eliminar y, a continuación, haga clic en el botón «Eliminar». Consulte la captura de pantalla:
2. Aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia solicitando su confirmación. Haga clic en «Sí» para continuar.
3. A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo indicándole cuántos archivos adjuntos se han eliminado, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Haga clic en el botón «Aceptar».
4. A continuación, haga clic en el botón «Cerrar» para cerrar el cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos».
Comprima varios o todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos
Para comprimir varios o todos los archivos adjuntos seleccionados en varios correos electrónicos de Outlook, proceda como sigue:
1. Vaya al cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos», busque o seleccione los archivos adjuntos que desea comprimir y haga clic en el botón «Comprimir». Consulte la captura de pantalla:
2. Aparecerá un cuadro de diálogo titulado «Configuración de compresión»; seleccione la operación que necesite, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
(1.) Seleccione la opción «Comprimir todos los adjuntos»; todos los archivos adjuntos marcados se comprimirán;
(2.) Seleccione la opción «Comprimir los adjuntos que cumplan las siguientes condiciones» y defina las condiciones deseadas; únicamente se comprimirán los archivos adjuntos que coincidan con ellas.
Nota: Si marca la opción «No mostrar el cuadro de diálogo de configuración de compresión en esta sesión de Outlook», el cuadro de diálogo «Configuración de compresión» no aparecerá al aplicar la función «Comprimir todo» ni al usar la opción «Comprimir» en «Administrador de adjuntos» durante la sesión actual de Outlook. La próxima vez que inicie Outlook, esta opción se desmarcará automáticamente.
3. A continuación, haga clic en el botón «Aceptar» y aparecerá un cuadro de diálogo indicando cuántos archivos adjuntos se han comprimido. Haga clic nuevamente en «Aceptar» para cerrar este cuadro.
4. A continuación, haga clic en el botón «Cerrar» para cerrar el cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos».
Comprimir todos los adjuntos automáticamente antes de enviar correos electrónicos
Si necesita Comprimir todos los adjuntos automáticamente al enviar correos electrónicos en Outlook, configúrelo en el cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos» como se indica a continuación:
1. Vaya al cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos» y haga clic en el botón «Opciones». Vea la captura de pantalla:
Consejos: También puede acceder directamente haciendo clic en «Kutools» > «Opciones» (en el grupo «Archivos adjuntos») desde la cinta de opciones de Outlook.
2. En el cuadro de diálogo «Opciones de adjuntos», haga clic en la pestaña «Comprimir», active la opción «Comprimir automáticamente los adjuntos salientes» y, a continuación, haga clic en «Aceptar».
3. Haga clic en el botón «Cerrar» para cerrar el cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos». A partir de ahora, todos los archivos adjuntos se comprimirán automáticamente antes del envío de sus correos electrónicos.
Separe varios o todos los archivos adjuntos de los correos electrónicos
Si desea guardar varios archivos adjuntos de correos electrónicos en una carpeta específica y, al mismo tiempo, eliminarlos dejando hipervínculos a los archivos guardados en los mensajes originales, puede desvincular los archivos adjuntos desde la ventana «Administrador de adjuntos».
1. Vaya al cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos», seleccione los archivos que desea desvincular y haga clic en el botón «Desvincular». Consulte la captura de pantalla:
2. En el cuadro de diálogo «Configuración de desanexado»,
(1.) Haga clic en el botón para Seleccionar una carpeta y guardar los archivos adjuntos desvinculados;
(2.) Especifique el estilo de guardado de los archivos adjuntos desvinculados tal como se indica a continuación:
- Marque la casilla «Desanexar adjuntos con el siguiente estilo».
Puede guardar los archivos adjuntos desanexados en subcarpetas específicas: active la opción «Crear subcarpetas basadas en el siguiente estilo» y seleccione el estilo que necesite.
También puede renombrar los archivos adjuntos desanexados: marque «Renombrar los archivos adjuntos desconectados según el siguiente estilo» y especifique el formato de nombre que desee utilizar. - Desmarque la casilla de verificación «Desanexar adjuntos con el siguiente estilo»; todos los archivos adjuntos separados se guardarán directamente en la carpeta específica que haya configurado.
(3.) Marque la opción «Después de desvincular los archivos adjuntos, el correo electrónico conserva el icono del adjunto» si desea que los mensajes mantengan el icono del archivo adjunto.
Nota: Si marca la opción «No mostrar el cuadro de diálogo de configuración de compresión en esta sesión de Outlook», el cuadro de diálogo «Configuración de desanexado» no aparecerá al usar la función «Desvincular todo» o la opción «Desvincular» en el «Administrador de adjuntos» durante la sesión actual de Outlook. La próxima vez que inicie Outlook, esta opción se desmarcará automáticamente.
3. A continuación, haga clic en «Aceptar». Aparecerá un cuadro de diálogo que le indicará cuántos archivos adjuntos se han desvinculado, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Todos los archivos adjuntos marcados o aquellos que cumplan las condiciones establecidas se eliminarán, y únicamente se mostrarán hipervínculos en los correos electrónicos originales. Puede hacer clic en el texto del hipervínculo «Abrir esta carpeta» para acceder a la carpeta donde se guardaron los archivos adjuntos desvinculados.
4. A continuación, haga clic en el botón «Cerrar» para cerrar el cuadro de diálogo «Administrador de adjuntos».
Opciones de adjuntos – Configure ajustes predeterminados para guardar, desvincular y comprimir archivos adjuntos
En el cuadro de diálogo «Opciones de adjuntos», puede configurar ajustes predeterminados para las Herramientas de archivos adjuntos.
Vaya a «Opciones de adjuntos» haciendo clic en el botón «Opciones» en la ventana «Administrador de adjuntos» o, directamente, haga clic en «Kutools» > «Opciones» (en el grupo «Archivos adjuntos») en la cinta de opciones de Outlook.
1. En el cuadro de diálogo Opciones de adjuntos, en la pestaña General:
A: Si desea procesar los archivos adjuntos que sean imágenes, marque la casilla «Administrar adjuntos de imagen».
Marque la casilla «Desvincular archivos adjuntos del mensaje Texto sin formato» para convertir los correos electrónicos en Texto sin formato a Formato HTML al desvincular los archivos adjuntos.
B: Marque o seleccione de nuevo las carpetas de Outlook que desea gestionar.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de adjuntos, en la pestaña Desvincular:
A: Haga clic en el botón para especificar la carpeta en la que guardará los archivos adjuntos desvinculados;
B: Especifique el estilo de guardado de los archivos adjuntos desvinculados tal como se indica a continuación:
- Marque la casilla «Desanexar adjuntos con el siguiente estilo» Casilla de Verificación.
Puede guardar los archivos adjuntos separados en subcarpetas específicas; active la opción «Crear subcarpetas basadas en el siguiente estilo» y elija el estilo que necesite;
También puede cambiar el nombre de los archivos adjuntos separados; marque «Renombrar los archivos adjuntos desconectados según el siguiente estilo» y especifique el estilo de nombre que desee utilizar. - Desmarque la casilla de verificación «Desanexar adjuntos con el siguiente estilo»; todos los archivos adjuntos se guardarán directamente en la carpeta específica que haya configurado.
C: Marque la opción «Después de desvincular los archivos adjuntos, el correo electrónico conserva el icono del adjunto» si desea que los mensajes mantengan el icono del archivo adjunto.
D: Si marca la opción «No volver a mostrar este cuadro de diálogo Configuración de desanexado en la sesión actual de Outlook», el cuadro de diálogo «Configuración de desanexado» no aparecerá al aplicar la función «Desvincular todo» ni al usar la opción «Desvincular» en el «Administrador de adjuntos» durante la sesión actual de Outlook. La próxima vez que inicie Outlook, esta opción se desmarcará automáticamente.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de adjuntos, en la pestaña Desconectar automáticamente:
Establezca una carpeta específica para buscar los archivos adjuntos separados. Indique si prefiere crear una subcarpeta individual para cada archivo adjunto o una única carpeta para almacenar todos los archivos adjuntos de un mensaje, y defina la regla de nomenclatura de las carpetas según los criterios establecidos.
4. En el cuadro de diálogo Opciones de adjuntos, en la pestaña Guardar:
A: Haga clic en el botón para especificar la carpeta en la que guardará los archivos adjuntos;
B: Especifique el estilo de guardado de los archivos adjuntos tal como se indica a continuación:
- Marque la casilla «Guardar adjuntos con el siguiente estilo».
Puede guardar los archivos adjuntos en subcarpetas específicas: active la opción «Crear subcarpetas basadas en el siguiente estilo» y elija el estilo que necesite.
También puede cambiar el nombre de los archivos adjuntos guardados: marque «Cambiar el nombre de los adjuntos guardados según el siguiente estilo» y especifique el estilo de nombre que desee utilizar. - Desmarque la casilla de verificación «Guardar adjuntos con el siguiente estilo»; todos los archivos adjuntos se guardarán directamente en la carpeta específica que haya configurado.
C: Si marca la opción «No volver a mostrar este cuadro de diálogo Configuración de guardado en la sesión actual de Outlook», el cuadro de diálogo «Configuración de guardado» no aparecerá al utilizar la función «Guardar todo» ni al seleccionar «Guardar» en el «Administrador de adjuntos» durante la sesión actual de Outlook. La próxima vez que inicie Outlook, esta opción se desmarcará automáticamente.
5. En el cuadro de diálogo Opciones de adjuntos, en la pestaña Guardar automáticamente:
Establezca la carpeta específica donde se guardarán los archivos adjuntos. Indique si prefiere crear una subcarpeta independiente para cada archivo adjunto o una única carpeta para todos los archivos adjuntos de un mensaje, y defina la regla de nomenclatura de las carpetas según los criterios establecidos.
6. En el cuadro de diálogo Opciones de adjuntos, en la pestaña Comprimir:
A: Marque la opción «Comprimir automáticamente los adjuntos salientes» para que los archivos adjuntos se compriman de forma automática antes de enviar sus correos electrónicos.
B: Especifique la extensión de archivo para los archivos adjuntos comprimidos;
C: Establezca exclusiones de compresión basadas en extensiones de archivo de adjuntos específicas o en El tamaño del adjunto es;
D: Si marca la opción «No volver a mostrar este cuadro de diálogo Configuración de compresión en la sesión actual de Outlook», el cuadro de diálogo «Configuración de compresión» no aparecerá al usar la función «Comprimir todo» ni al seleccionar «Comprimir» en el «Administrador de adjuntos» durante la sesión actual de Outlook. La próxima vez que inicie Outlook, esta opción se desmarcará automáticamente.
7. En el cuadro de diálogo Opciones de adjuntos, en la pestaña AutoComprimir:
Especifique la extensión de archivo que desee al activar la función «Comprimir automáticamente todos los archivos adjuntos recibidos».
8. En el cuadro de diálogo Opciones de adjuntos, en la pestaña Duplicados:
Si hay archivos adjuntos duplicados o con el mismo nombre al guardar, guardar automáticamente, desvincular o Desconectar automáticamente los archivos adjuntos, puede gestionar los Adjuntos duplicados mediante las siguientes opciones:
Nota: En la ventana «Administrador de adjuntos», también puede gestionar un archivo adjunto individual haciendo clic con el botón derecho sobre él y seleccionando la operación que necesite. Vea la captura de pantalla:
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