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Administrar contactos duplicados en Outlook: eliminar, fusionar, mover, categorizar

Autor: Silvia Última modificación: 2024-06-21

Cuando importa contactos a Outlook desde una hoja de cálculo de Excel u otro software, existe la posibilidad de crear entradas duplicadas en su carpeta de contactos. Estos duplicados pueden saturar sus carpetas de Contactos y consumir espacio innecesario en Outlook. Para una solución simplificada, recomendamos el Contactos duplicados utilidad de Kutools para Outlook. Esta función le permite eliminar, fusionar, mover e incluso categorizar sin esfuerzo contactos duplicados en varias cuentas de correo electrónico dentro de carpetas de Contactos seleccionadas.


Ventajas de Kutools para los contactos duplicados de Outlook

    • 🔄 Opciones flexibles de manejo de duplicados: Kutools para Outlook mejora la gestión de contactos duplicados al ofrecer un conjunto versátil de opciones que se adaptan a diversas necesidades y preferencias de los usuarios:
    • 🗑️ Eliminar duplicados de forma temporal o permanente: Los usuarios pueden optar por mover temporalmente los duplicados a la carpeta "Elementos eliminados", lo que permite la recuperación si es necesario, o eliminarlos permanentemente para optimizar su lista de contactos, equilibrando la protección de los contactos y el mantenimiento de una base de datos limpia.
    • 🔗 Fusionar información de duplicados en un solo contacto: Al fusionar duplicados, Kutools fusiona información de todos los contactos duplicados seleccionados, asegurando que no se pierdan datos.
    • 📂 Mover duplicados con flexibilidad: los usuarios pueden mover selectivamente todos los duplicados, incluida la primera instancia, o solo los duplicados adicionales a una carpeta designada. Esta característica es particularmente útil para los usuarios que desean revisar duplicados más adelante o mantener listas separadas para diferentes propósitos.
    • 🏷️ Categorizar duplicados para identificarlos fácilmente más adelante: Al permitir a los usuarios categorizar duplicados, Kutools facilita una mejor gestión y organización de los contactos. Esta característica es particularmente útil para administrar grandes bases de datos de contactos, donde una categorización eficiente puede ahorrar tiempo y mejorar el flujo de trabajo.
  • 🌐 Gestión de duplicados de carpetas y cuentas cruzadas: Kutools brilla por su capacidad para administrar duplicados en múltiples cuentas de correo electrónico y carpetas de contactos simultáneamente. Esta capacidad agiliza lo que de otro modo sería un proceso engorroso y lento con las herramientas nativas de Outlook, ofreciendo a los usuarios un enfoque unificado para abordar contactos duplicados independientemente de su ubicación dentro de Outlook.
  • 🔍 Detección de duplicados personalizable: A diferencia de la detección básica de duplicados de Outlook, Kutools permite una personalización detallada en la identificación de duplicados al permitir a los usuarios seleccionar campos de contacto específicos para comparar. Esto garantiza una detección más precisa de duplicados basada en los criterios más relevantes para el usuario.
  • 🧭 Refiltrado que ahorra tiempo: Kutools recuerda la configuración anterior de las carpetas y campos de contacto elegidos, lo que permite a los usuarios volver a filtrar rápidamente los duplicados sin reconfigurar la configuración. Esta función reduce significativamente el tiempo dedicado a gestionar duplicados, especialmente para los usuarios que realizan esta tarea con regularidad.
  • 👥 Gestión de grupos de contactos duplicados: La utilidad extiende su administración de duplicados a grupos de contactos, ofreciendo opciones para administrar grupos de contactos duplicados según el nombre del grupo, el nombre del miembro o la dirección de correo electrónico del miembro.

Elimine, combine, mueva o categorice rápidamente contactos duplicados en Outlook

Aquí se explica cómo aplicar el Contactos duplicados función para eliminar, fusionar, mover o categorizar contactos duplicados en Outlook.

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  1. En Kutools Más pestaña, haga clic BorrarContactos duplicados.

  2. En Contactos duplicados: paso 1 (de 5): especifique los archivos de datos asistente, seleccione los archivos de datos donde desea eliminar, fusionar, mover o categorizar contactos duplicados. Una vez seleccionado, haga clic en el Siguiente paso: especifique la carpeta de contactos del botón.

    Nota: Si tiene varias cuentas de correo electrónico en Outlook con carpetas de contactos de tamaño considerable, aparecerá una ventana de carga de carpetas de contactos como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Puede optar por hacer clic en Omitir la cuenta de correo electrónico de carga actual o simplemente espere a que se complete la carga de todas las carpetas de contactos.

  3. Una vez que las carpetas de contactos hayan terminado de cargarse, todas las carpetas de contactos se mostrarán en el cuadro izquierdo de la Contactos duplicados – Paso 2 (de 5) ventana. Seleccione las carpetas de Contactos que contienen los contactos duplicados que desea abordar y luego haga clic en el Siguiente: Seleccione los campos de contactos para compararlos por duplicado del botón.

    Consejos:
    • Para opciones más rápidas como Compruebe todo para seleccionar carpetas, haga clic derecho en la lista de carpetas.
    • Todas las carpetas seleccionadas aparecerán en el cuadro de la derecha. Puede eliminarlos u ordenarlos según sea necesario. Los contactos de las carpetas enumeradas en la parte superior tendrán prioridad para conservarse al administrar duplicados.
    • Si ha utilizado esta herramienta anteriormente y ha establecido criterios de filtro, simplemente puede hacer clic en el Empezar a filtrar para aplicar estos criterios existentes para filtrar contactos duplicados.
  4. En Contactos duplicados – Paso 3 (de 5) asistente, seleccione los campos de contactos para identificar duplicados (los contactos se consideran duplicados si su información en estos campos coincide exactamente) en el Seleccione los campos de Contactos para compararlos por duplicado cuadro, y luego haga clic en el Siguiente: seleccione los campos que se incluirán en los resultados del botón.

    Consejos:
    1. Los campos seleccionados que se muestran en la imagen de arriba representan la configuración predeterminada proporcionada por Kutools. Puede seleccionar fácilmente estos valores predeterminados haciendo clic en el Campos predeterminados del botón.
    2. Si se comprueba la Buscar todos los duplicados en las carpetas de contactos seleccionadas opción, la utilidad buscará contactos duplicados en todas las carpetas que haya elegido. Si no selecciona esta opción, se buscarán duplicados dentro de cada carpeta de contactos individuales por separado.
  5. En Contactos duplicados – Paso 4 (de 5) asistente, seleccione una opción para especificar los campos que se enumerarán en el cuadro de resultados y luego haga clic en el Empezar a filtrar del botón.

    Consejos:
    • Predeterminado: Esta opción selecciona los campos preestablecidos, que son Nombre del grupo de contacto (Grupo de contacto), Nombre del miembro (grupo de contacto), Dirección de correo electrónico del miembro (grupo de contacto)y Nombre completo.
    • Personalizado: Esta opción activa la Contenido autodefinido , que le permite seleccionar los campos que desea mostrar en los resultados.
    • Campos seleccionados: Esta opción selecciona los campos que eligió en el paso anterior.
  6. Todos los contactos duplicados aparecerán en el Lista de contactos/Lista de contactos duplicada (cuadro izquierdo) de la Contactos duplicados – Paso 5 (de 5) asistente, mostrando los campos que optó por mostrar. En este asistente, puedes:
    1. Expanda los duplicados y seleccione o anule la selección de un contacto para decidir si incluirlo o excluirlo del proceso de manejo de duplicados. Consejo: Puedes expandir un grupo haciendo clic en él. Luego, seleccione un contacto duplicado para ver sus detalles en el Vista previa de la información de contacto encajonar.
    2. Desde el ¿Cómo lidiar con los contactos duplicados? lista desplegable, elija una acción para aplicar a los duplicados seleccionados.
      • Eliminar (mover a la carpeta "Elementos eliminados"): Esto moverá los duplicados a la carpeta Elementos eliminados sin eliminarlos permanentemente.
      • Eliminar permanente: Esto eliminará permanentemente todos los duplicados seleccionados.
      • ir: Esto combina todos los contactos duplicados seleccionados, fusionando su información.
      • Mover todos los contactos duplicados (excepto el primero): Esto transfiere duplicados, excluyendo sus primeras instancias, a una carpeta específica.
      • Mover todos los contactos duplicados (incluir el primero): esto mueve todas las instancias de duplicados a una carpeta designada.
      • Añadir categoría: Esto etiqueta todos los contactos duplicados seleccionados con una categoría designada para una identificación más fácil en el futuro.
    3. Haga Clic en Aplique ya para procesar los duplicados según la acción seleccionada.

Una vez completado el proceso, todos los contactos duplicados abordados se mostrarán tachados en el Lista de contactos/Lista de contactos duplicada. Por favor cierre el Contactos duplicados asistente para finalizar el proceso.


Consejos adicionales sobre el uso de Kutools para la función Contactos duplicados de Outlook

  1. Manejar un contacto duplicado específico
    Puede categorizar, mover, eliminar o eliminar permanentemente un único contacto duplicado haciendo clic derecho en el contacto y seleccionando la opción que necesita en el menú contextual.

  2. Manejar todos los duplicados marcados en un grupo
    Puede categorizar, mover, fusionar, eliminar o eliminar permanentemente todos los elementos duplicados marcados en un grupo haciendo clic derecho en el grupo y seleccionando la opción que necesita en el menú contextual.

  3. Refiltrado sin esfuerzo de contactos duplicados
    La Contactos duplicados La utilidad conserva su configuración anterior, incluidas las carpetas elegidas y los campos de contacto. La próxima vez que utilice esta función, simplemente presione el Empezar a filtrar botón en el Contactos duplicados – Paso 2 (de 5) mago. Esto filtrará directamente los duplicados sin necesidad de reconfigurar los campos de contacto.

  4. ¿Qué pasa si no se encuentran contactos duplicados?
    Si no se encontraron contactos duplicados, puede optar por volver a seleccionar campos para identificar duplicados o finalizar el proceso según lo necesite.
  5. Administrar grupos de contactos duplicados
    Si hay grupos de contactos duplicados dentro de las carpetas seleccionadas, puede abordarlos de manera eficiente. En el Contactos duplicados: Paso 3 (de 5) asistente, simplemente seleccione los criterios deseados, ya sea el Nombre del grupo de contacto (Grupo de contacto), Nombre del miembro (grupo de contacto) or Dirección de correo electrónico del miembro (grupo de contacto). Elija según sus necesidades para gestionar estos grupos duplicados.


Demostración: elimine o mueva contactos duplicados en Outlook

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