Gestione Contactos duplicados en Outlook: elimine, combine, mueva o clasifique

Al importar contactos en Outlook desde una hoja de cálculo de Excel u otro software, es posible que se creen entradas duplicadas en su carpeta de contactos. Estos duplicados pueden saturar sus carpetas de contacto y ocupar espacio innecesario en Outlook. Para una solución optimizada, recomendamos la utilidad Contactos duplicados de Kutools para Outlook. Esta función le permite eliminar, combinar, mover e incluso clasificar contactos duplicados en distintas cuentas de correo electrónico dentro de las carpetas de contacto seleccionadas.

Elimine, combine, mueva o clasifique rápidamente Contactos duplicados en Outlook

A continuación se explica cómo aplicar la función Contactos duplicados para eliminar, combinar, mover o clasificar contactos duplicados en Outlook.

1. En la pestaña KUTOOLS PLUS , haga clic en Contactos duplicadosen el grupo Eliminar.

   

2. En el asistente Contactos duplicados - Paso 1: Seleccionar archivo de datos, seleccione los archivos de datos en los que desea eliminar, combinar, mover o categorizar contactos duplicados. Una vez seleccionados, haga clic en el botón Siguiente: Seleccionar carpeta de contactos.

   Nota: Si tiene varias cuentas de correo electrónico en Outlook con carpetas de contactos considerables, aparecerá una ventana de carga de carpetas de contactos como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Puede optar por hacer clic en el botón Omitir el buzón que se está cargando actualmente o simplemente esperar a que se complete la carga de todas las carpetas de contactos.

   

3. Una vez que las carpetas de contacto hayan terminado de cargarse, todas aparecerán en el panel izquierdo de la ventana Contactos duplicados – Paso 2 (de 5). Seleccione las carpetas de contacto que contengan los contactos duplicados que desea gestionar y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente: Seleccionar campos para la detección de contactos duplicados.
   Consejos:

   • Para acceder a más opciones rápidas, como Seleccionar todo al elegir carpetas, haga clic con el botón derecho en la lista de carpetas.
   • Todos los archivos seleccionados aparecerá en el cuadro de la derecha. Puede eliminarlos u ordenarlos según sea necesario. Los contactos de las carpetas que aparecen en la parte superior tendrán prioridad para conservarse al gestionar duplicados.
   • Si ya ha utilizado anteriormente esta herramienta y ha establecido condiciones de filtro, simplemente haga clic en el botón Comenzar filtrado para aplicar estos criterios existentes y filtrar contactos duplicados.
4. En el asistente Contactos duplicados – Paso 3 (de 5), seleccione Por favor, selecciona Condiciones de filtrado para Marcar duplicados (los contactos se consideran duplicados si su información coincide exactamente en estos campos) en el cuadro Por favor, seleccione las condiciones de juicio de duplicadosy, a continuación, haga clic en el botón Siguiente: Seleccione los campos que se mostrarán en los resultados.

   

   Consejos:

   1. Las condiciones de selección mostradas en la imagen anterior representan la configuración predeterminada proporcionada por Kutools. Puede seleccionar fácilmente estas opciones predeterminadas haciendo clic en el botón Predeterminado.
   2. Si marca la opción Buscar en todos los archivos seleccionados, la utilidad buscará contactos duplicados en todas las carpetas seleccionadas. Si no selecciona esta opción, los duplicados se buscarán dentro de cada carpeta de contactos de forma individual.
5. En el asistente Contactos duplicados – Paso 4 (de 5), seleccione una opción para especificar los campos que se mostrarán en el cuadro de resultados y, a continuación, haga clic en el botón Comenzar filtrado.

   

   Consejos:

   • Predeterminado: Esta opción selecciona los campos preestablecidos, que son Nombre (Grupo de contactos), Nombre del miembro en el grupo (Grupo de contactos), Dirección de correo electrónico del miembro (Grupo de contactos) y Nombre completo.
   • Personalizado: Esta opción activa el botón Contenido de resultado personalizado, permitiéndole seleccionar los campos que desea mostrar en los resultados.
   • Condiciones de selección seleccionadas: Esta opción elige los campos que seleccionó en el paso anterior.
6. Todos los contactos duplicados aparecerán en el Resultado (cuadro izquierdo) del asistente Contactos duplicados – Paso 5 (de 5), mostrando los campos que decidió visualizar. En este asistente, puede:
   1. Expanda los duplicados y seleccione o deseleccione un contacto para decidir si incluirlo o excluirlo del proceso de gestión de duplicados. Consejo: puede expandir un grupo haciendo clic en él. A continuación, seleccione un contacto duplicado para ver sus detalles en el cuadro Vista previa de la información de contacto.
   2. En el menú ¿Cómo tratar los Contactos duplicados?Lista desplegable, elija una acción para aplicar a los Seleccionar duplicados.
      • Eliminar (mover a la carpeta «Elementos eliminados»): Esto moverá los duplicados a la carpeta Elementos eliminados sin eliminarlos permanentemente.
      • Eliminar permanentemente: Esto eliminará permanentemente todos los duplicados seleccionados.
      • Combinar: combina todos los contactos duplicados seleccionados, fusionando su información.
      • Mover subelementos duplicados: Esta opción transfiere los duplicados —excepto su primera instancia— a una carpeta especificada.
      • Mover contactos duplicados: Traslada todas las instancias de los duplicados a una carpeta designada.
      • Añadir categoría: Etiqueta todos los contactos duplicados seleccionados con una categoría específica para facilitar su identificación posterior.
   3. Haga clic en Aplicar ahorapara procesar los duplicados según la acción seleccionada.

      

Una vez finalizado el proceso, todos los contactos duplicados tratados aparecerán tachados en el Resultado. Cierra el asistente Contactos duplicados para finalizar el proceso.

Consejos adicionales para utilizar la función Contactos duplicados de Kutools para Outlook

1. Gestionar un contacto duplicado específico
   Puede categorizar, mover, eliminar o Eliminar permanentemente un contacto duplicado individual haciendo clic con el botón derecho en el contacto y seleccionando la opción deseada en el menú contextual.

   

2. Gestionar todos los duplicados marcados en un grupo
   Puede categorizar, mover, combinar, eliminar o Eliminar permanentemente todos los elementos duplicados marcados en un grupo haciendo clic con el botón derecho en el grupo y seleccionando la opción deseada en el menú contextual.

   

3. Reaplicación sencilla del filtro de contactos duplicados
   La utilidad Contactos duplicados conserva la configuración anterior, incluidas las carpetas seleccionadas y los campos de contacto. La próxima vez que utilice esta función, simplemente pulse el botón Comenzar filtrado en el asistente Contactos duplicados – Paso 2 (de 5). Así se filtrarán directamente los duplicados sin necesidad de volver a configurar los campos de contacto.
   
4. ¿Y si no se encuentran Contactos duplicados?
   Si no se encuentran Contactos duplicados, puede volver a seleccionar campos para Marcar duplicados o finalizar el proceso según sus necesidades.
5. Gestione contactos duplicados en grupos de contactos
   Si existen contactos duplicados en grupos de contactos dentro de las carpetas seleccionadas, podrá gestionarlos de forma eficaz. En el asistente Contactos duplicados - Paso 3 (de 5), seleccione simplemente los criterios que desee: ya sea el nombre del grupo de contactos, el nombre del miembro en el grupo o la dirección de correo electrónico del miembro. Elija según sus necesidades para gestionar estos grupos duplicados.
   

Demostración: Elimine o mueva Contactos duplicados en Outlook

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