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Elimine, mueva o categorice rápidamente correos electrónicos duplicados en Outlook

Desafortunadamente, cuando desea eliminar todos sus correos electrónicos duplicados a la vez, Outlook no ofrece una solución integrada. Por lo general, debes eliminarlos manualmente uno por uno o buscar un complemento útil que te ayude en esta tarea. Kutools para Outlook es un valioso complemento diseñado para aumentar su productividad en Outlook. Con Kutools para Outlook's Utilidades duplicadas, administrar correos electrónicos duplicados es muy sencillo, lo que le permite eliminarlos, moverlos o categorizarlos rápidamente por lotes.


Eliminar correos electrónicos duplicados dentro de los correos electrónicos seleccionados

Para eliminar correos electrónicos duplicados dentro de correos electrónicos seleccionados, el Correos electrónicos seleccionados característica de Kutools para Outlook puede ayudarle a hacerlo fácilmente. Por favor haga lo siguiente.

1. Abra una carpeta de correo electrónico y seleccione los correos electrónicos que desea eliminar duplicados dentro de ellos.

  • Sosteniendo el Ctrl , puede seleccionar varios correos electrónicos no adyacentes haciendo clic en ellos uno por uno en la lista de mensajes.
  • Sosteniendo el Shift , puede seleccionar varios correos electrónicos adyacentes haciendo clic en el primer correo electrónico y en el último en la lista de mensajes.

2. Seleccionar Kutools > Duplicar > Correos electrónicos seleccionados.

3. Entonces un Duplicar Aparecerá un cuadro de diálogo que enumera todos los duplicados dentro de los correos electrónicos seleccionados. Luego puedes hacer clic en el Borrar para comenzar a eliminar todos los correos electrónicos duplicados.

Consejo: Todos los correos electrónicos duplicados se verifican de forma predeterminada. Si no desea eliminar todos los duplicados, puede expandir el grupo de duplicados y marcar solo los duplicados que deben eliminarse.

4. Un Correos duplicados – Kutools Luego aparecerá un cuadro de diálogo para recordarle cuántos correos electrónicos duplicados ha eliminado. Hacer clic OK para cerrar este cuadro de diálogo.

5. Ahora, se eliminaron todos los correos electrónicos duplicados, dejando solo una copia (el correo electrónico que muestra el punto rojo en la esquina inferior derecha del ícono de correo electrónico). Puedes hacer clic en el Acabado para cerrar el cuadro de diálogo.

Notas:
  • Para eliminar duplicados específicos, simplemente márquelos en el Lista de correo electrónico duplicada cuadro y luego haga clic en el borrar del botón.
  • Los correos electrónicos se consideran duplicados si el asunto, el cuerpo y los nombres del archivo adjunto son los mismos. Se deben cumplir los tres criterios para que un correo electrónico se clasifique como duplicado.

Eliminar correos electrónicos duplicados de carpetas específicas

En la sección anterior, describí cómo eliminar correos electrónicos duplicados de correos electrónicos seleccionados, aquí describiré cómo eliminar correos electrónicos duplicados de carpetas específicas usando el Eliminar correos electrónicos duplicados en carpetas característica de Kutools para Outlook.

1. Después de instalar Kutools para Outlook, seleccione Kutools > Duplicar > Carpeta de correos electrónicos.

2. En el Correos electrónicos duplicados: seleccionar carpeta cuadro de diálogo, debe configurarlo de la siguiente manera.

2.1) Seleccione las carpetas de correo electrónico de las que desea eliminar duplicados.
2.2) Click OK para continuar.
Tips:
  • Si desea encontrar correos electrónicos duplicados en las carpetas seleccionadas, marque la casilla Filtrado entre archivos caja. De lo contrario, la búsqueda de correos electrónicos duplicados se limitará a carpetas individuales.
  • Hay más operaciones en el menú contextual para ayudarle a seleccionar carpetas rápidamente. Ver captura de pantalla:

3. Entonces un Correos electrónicos duplicados Aparecerá un cuadro de diálogo que enumera todos los duplicados dentro de los correos electrónicos seleccionados. Luego puedes hacer clic en el Borrar para comenzar a eliminar todos los correos electrónicos duplicados.

Tips:
  • Todos los correos electrónicos duplicados se verifican de forma predeterminada. Si no desea eliminar todos los duplicados, puede expandir el grupo de duplicados y marcar solo los duplicados que deben eliminarse.
  • Al hacer clic con el botón derecho en la lista de duplicados, se abrirá el menú contextual donde podrá expandir y contraer fácilmente la lista haciendo clic en la opción adecuada.

4. Entonces un Correos duplicados – Kutools Aparecerá un cuadro de diálogo para recordarle cuántos correos electrónicos duplicados ha eliminado. Hacer clic OK para cerrar este cuadro de diálogo.

5. Ahora, se eliminaron todos los correos electrónicos duplicados, dejando solo una copia (el correo electrónico que muestra el punto rojo en la esquina inferior derecha del ícono de correo electrónico). Después de finalizar la eliminación, cierre el cuadro de diálogo.

Notas:
  • Para eliminar duplicados específicos, simplemente márquelos en el Lista de correo electrónico duplicada cuadro y luego haga clic en el borrar del botón.
  • Los correos electrónicos se consideran duplicados si el asunto, el cuerpo y los nombres del archivo adjunto son los mismos. Se deben cumplir los tres criterios para que un correo electrónico se clasifique como duplicado.

Eliminar, mover o categorizar correos electrónicos duplicados en carpetas específicas

Además de las dos características anteriores, Kutools para Outlook también ofrece una función llamada Duplicados avanzados. Esta función hace más que simplemente eliminar correos electrónicos duplicados en carpetas específicas según los filtros establecidos; también permite mover y categorizar esos duplicados.

1. Después de instalar Kutools para Outlook, seleccione Kutools > Duplicar > Duplicado avanzado.

2. En el Correos electrónicos duplicados – Paso 1 asistente, debe configurarlo de la siguiente manera.

2.1) Seleccione las carpetas de correo electrónico de las que desea eliminar duplicados.
2.2) Haga clic en Siguiente: seleccione campos para filtrar correos electrónicos duplicados botón para continuar.
Tips:
  • Haga clic con el Nombre de la carpeta lista, puede marcar, desmarcar, seleccionar, anular la selección, expandir o contraer fácilmente todas las carpetas según lo necesite con las opciones del botón derecho.
  • Las carpetas seleccionadas se enumeran en el lado derecho del asistente y los mensajes dentro de la carpeta superior tendrán prioridad para conservarse.
  • Puede seleccionar una de las carpetas y luego hacer clic en cualquiera de los íconos de movimiento para reorganizar la carpeta seleccionada según sea necesario.
  • Puede eliminar una carpeta seleccionándola y haciendo clic en el Borrar del botón.

3. Ahora entra en el Correos electrónicos duplicados – Paso 2 mago. En este asistente, debe especificar las condiciones para determinar los correos electrónicos duplicados y hacer clic en el Siguiente: Seleccione los campos que aparecerán en los resultados del botón.

Tips:
  • El Cuerpo, Adjuntar archivo y Asunto Los campos están marcados de forma predeterminada. Los correos electrónicos se considerarán duplicados solo si se cumplen estas tres condiciones. Puede especificar sus propios campos si lo necesita.
  • Si desea encontrar correos electrónicos duplicados en las carpetas seleccionadas, marque la casilla Buscar mensajes duplicados en carpetas caja. De lo contrario, la búsqueda de correos electrónicos duplicados se limitará a carpetas individuales.

4. En el Correos electrónicos duplicados – Paso 3 asistente, elija un modo de visualización de resultados y haga clic en el Empezar a filtrar del botón.

Tips:
  • El Predeterminado La opción está seleccionada de forma predeterminada, lo que significa que ruta de archivo, sujeto y cuerpo Los campos se enumerarán en el resultado del filtro.
  • Puede especificar los campos que necesita mostrar en el resultado del filtro. Simplemente seleccione el Personalizado opción y luego marque los campos que necesita en el Correos duplicados -Configuración cuadro de diálogo y guarde la configuración
  • Si elige la Criterios duplicados seleccionados opción, los resultados del filtro enumerarán los campos de condición que especificó en el paso 3.

5. En el Correos electrónicos duplicados – Paso 4 mago, un Kutools para Outlook En primer lugar, aparecerá un cuadro de diálogo para recordarle que se ha completado el filtro. Haga clic en el botón OK botón. Luego, todos los correos electrónicos duplicados en las carpetas seleccionadas aparecen en el asistente. Luego puede eliminar, mover o clasificar los correos electrónicos duplicados de la siguiente manera.

Eliminar todos los correos electrónicos duplicados

Para eliminar todos los correos electrónicos duplicados, configure de la siguiente manera en el Correos electrónicos duplicados: paso 4 asistente.

  1. Haga clic en el Formas de manejar correos electrónicos duplicados lista desplegable, elija el Eliminar (mover a la carpeta Elementos eliminados) opción, y luego haga clic en la Aplique ya del botón.
  2. Esto traerá una Kutools para Outlook cuadro de diálogo que le indica cuántos correos electrónicos duplicados se han eliminado, haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo. Verá los correos electrónicos duplicados, excepto el correo electrónico reservado (uno con un punto rojo en la esquina inferior derecha del ícono de correo electrónico) que aparece en el asistente con un tachado agregado.
    Consejo: Estos correos electrónicos con un tachado agregado se han eliminado de las carpetas especificadas.
  3. Haga clic en el Terminado para cerrar el asistente.
Mover todos los correos electrónicos duplicados

Si necesita mover todos los correos electrónicos duplicados a una carpeta específica en lugar de eliminarlos, puede hacer lo siguiente:

  1. Haga clic en el Formas de manejar correos electrónicos duplicados lista desplegable, elija el Mover duplicados (excepto reservados) or Mover todos los duplicados (incluidos los reservados) opción, y luego haga clic en la Aplique ya del botón.
    Consejo: El correo electrónico reservado es aquel que tiene un punto rojo en la esquina inferior derecha del icono de correo electrónico.
  2. A Seleccione carpetas Aparece el cuadro de diálogo, debe seleccionar o crear una carpeta para guardar los duplicados y luego hacer clic en OK del botón.
  3. Luego, para Kutools para Outlook Aparece un cuadro de diálogo que le indica cuántos correos electrónicos duplicados se han movido, haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo. Verá los correos electrónicos duplicados enumerados en el asistente con un tachado agregado.
    Consejo: Estos correos electrónicos con un tachado agregado se han movido a la carpeta especificada.
  4. Haga clic en el Terminado para cerrar el asistente.
Categorizar todos los correos electrónicos duplicados

Para categorizar todos los correos electrónicos duplicados, debe hacer lo siguiente:

  1. Haga clic en el Formas de manejar correos electrónicos duplicados lista desplegable, elija el Agregar categorías (incluidas las reservadas) opción, y luego haga clic en la Aplique ya del botón.
    Consejo: El correo electrónico reservado es aquel que tiene un punto rojo en la esquina inferior derecha del icono de correo electrónico.
  2. En la apertura Categorías de colores cuadro de diálogo, marque una o más categorías según sea necesario y luego haga clic en OK.
    Note: Si es la primera vez que utiliza las categorías, aparecerá Cambiar nombre de categoría Se abrirá el cuadro de diálogo, puede elegir si desea cambiar el nombre de la categoría seleccionada o no según sus necesidades.
  3. Luego, para Kutools para Outlook Aparece un cuadro de diálogo que le indica cuántos correos electrónicos duplicados se han categorizado, haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo. Verá los correos electrónicos duplicados enumerados en el asistente con un tachado agregado.
    Consejo: A todos los duplicados enumerados, incluidos los reservados, se les ha agregado la categoría especificada.
  4. Haga clic en el Terminado para cerrar el asistente.
Notas:

Excepto para eliminar, mover o categorizar todos los correos electrónicos duplicados enumerados en el asistente, también puede usar el menú contextual para administrar elementos específicos de su elección.

Eliminar, mover o categorizar todos los duplicados en un grupo de duplicados

Si desea manejar todos los duplicados en un determinado grupo de duplicados, haga clic derecho en el nombre del grupo y luego elija la opción que necesita.

  1. Al seleccionar cualquier opción en el menú contextual aparecerá un cuadro emergente para confirmar la acción, haga clic en Continúar si desea continuar, o haga clic en Cancelar.
  2. A continuación debes tomar nota de lo siguiente.
    • Si decide categorizar todos los elementos marcados en el grupo actual, tras confirmar la acción, un Categorías de colores Luego aparece un cuadro de diálogo para que pueda asignar categorías de color.
    • Si decide mover todos los elementos marcados en el grupo actual, tras confirmar la acción, un Seleccione carpetas Luego aparece un cuadro de diálogo para que pueda elegir una carpeta de destino.
    • Si decide eliminar todos los elementos marcados en el grupo actual, tras confirmar la acción, todos los duplicados excepto el correo electrónico reservado se eliminarán inmediatamente.

Eliminar, mover o categorizar un determinado duplicado en un grupo de duplicados

Si solo desea manejar un determinado correo electrónico duplicado en un grupo de duplicados, haga clic derecho en ese duplicado y luego elija la opción que necesita. Ver captura de pantalla:

  1. Al seleccionar cualquier opción (excepto la opción Establecer como correo electrónico reservado) en el menú contextual, aparecerá un cuadro emergente para confirmar la acción, haga clic en Continúar si desea continuar, o haga clic en Cancelar.
  2. A continuación debes tomar nota de lo siguiente.
    • Si decide mover este elemento, tras confirmar la acción, un Seleccione carpetas Luego aparece un cuadro de diálogo para que pueda elegir una carpeta de destino.
    • Si decide categorizar este artículo, tras confirmar la acción, un Categorías de colores Luego aparece un cuadro de diálogo para que pueda asignar categorías de color.
    • Si decide eliminar este elemento, tras confirmar la acción, todos los duplicados excepto el correo electrónico reservado se eliminarán inmediatamente.

Cambiar el correo electrónico reservado

Si necesita cambiar el correo electrónico reservado, haga clic derecho en el correo electrónico duplicado que desea configurar como el nuevo correo electrónico reservado y seleccione la opción Establecer como correo electrónico reservado en el menú contextual.

Utilice fácilmente la misma configuración la próxima vez que busque correos electrónicos duplicados

Una vez que haya aplicado la función avanzada Duplicar, conservará las últimas configuraciones, lo que le permitirá utilizar fácilmente la misma configuración la próxima vez que busque correos electrónicos duplicados. Para hacer esto, simplemente seleccione Kutools > Duplicar > Duplicado avanzado y en el Correos electrónicos duplicados – Paso 1 asistente, haga clic en el Empezar a filtrar del botón.


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