Cómo redactar u ocultar información confidencial en Word

Redactar información confidencial en documentos de Word puede resultar una tarea tediosa y propensa a errores, especialmente con documentos extensos. Ya sea que trabaje como profesional legal, responsable de cumplimiento normativo o cualquier persona que gestione datos sensibles, es fundamental asegurar que la información privada quede completamente redactada.

Kutools para Word ofrece una solución eficiente y fácil de usar con su recién incorporada función Ocultar información importante. Este tutorial le guiará paso a paso en el uso de esta potente herramienta para proteger sus documentos de forma efectiva.

Por qué necesita la Ocultar información importante

Active la Ocultar información importante

Marcar textos para redactar

Borrar marcas

Aplicar las redacciones

Cerrar la barra de herramientas de redacción

Por qué necesita la Ocultar información importante

Redactar texto manualmente en Word puede ser arriesgado y llevar mucho tiempo. Podría pasar por alto algunas instancias del texto o cometer errores que dejen expuesta información confidencial. La Ocultar información importante en Kutools para Word simplifica este proceso, permitiéndole marcar, borrar y aplicar redacciones en todo el documento con solo unos pocos clics.

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Active la Ocultar información importante

En la pestaña Kutools, haz clic en el botón Ocultar información importante y aparecerá una barra de herramientas.

Consejo: La primera vez que abra la Ocultar información importante, verá una ventana de ayuda que describe los escenarios de aplicación de la herramienta y ofrece una visión general de sus funciones. Simplemente haga clic en el botón Cerrar.

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Marcar textos para redactar

1. Haga clic en el botón Marcar de la barra de herramientas para abrir el panel «Marcar texto que se ocultará».

2. Seleccione el texto que desea redactar.

3. Todas las oraciones que contengan el texto seleccionado aparecerán en el panel «Marcar texto que se ocultará».

   

4. En el panel, elija dónde desea marcar el texto o haga clic en Seleccionar toda la información sensible para marcar todas las instancias.

   La herramienta detectará y resaltará automáticamente todas las apariciones del texto seleccionado en todo el documento.

   

Para seguir marcando contenido confidencial adicional, coloque el cursor en cualquier lugar de la página y repita los pasos 2 a 4.

✨Nota: Para obtener los mejores resultados, coloque el cursor en un área en blanco de la página (sin seleccionar ningún texto existente) antes de elegir el siguiente fragmento confidencial que desee redactar.

Demostración:

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Borrar marcas

• Borrar todas las marcas del documento:

  Haga clic en Borrar todo en la barra de herramientas para eliminar todas las marcas de texto del documento.

  

• Para eliminar marcas específicas añadidas por error, siga estos pasos:

  ✨Nota: Antes de continuar, asegúrese de colocar el cursor en un área en blanco de la página o de salir del modo Marcar.

  1. Seleccione el texto que desea desmarcar o bien la oración que contiene el texto resaltado.

  2. Haga clic en Borrar en la barra de herramientas para abrir el panel Borrar texto marcado.

  3. En el panel, desactive la casilla del texto que ya no quiera marcar. Para desmarcar todo, basta con desactivar **Seleccionar toda la información sensible**.

     

La herramienta eliminará la marca de todas las instancias de este texto en todo el documento.

Demostración:

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Aplicar las redacciones

1. Una vez que haya seleccionado todo el texto necesario, haga clic en el botón Aplicar.

   

2. Aparecerá un cuadro de diálogo Configuración que le permitirá seleccionar el color de fondo para la redacción. Tras elegir un color, haga clic en Aceptar para continuar.

   

3. A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación:

   • Haga clic en Sí para guardar el documento con el texto marcado y aplicar la redacción.
   • Haga clic en No para cancelar el proceso de redacción.

   

   Si hace clic en Sí, se generará un nuevo documento con todo el texto marcado completamente redactado. Los documentos original y redactado se abrirán uno al lado del otro para facilitar su comparación.

   

✨Nota: Mientras tanto, el nuevo documento con las marcas ya se ha guardado en la misma ubicación que el archivo original, añadiendo «-Redacted» al nombre del archivo.

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Cerrar la barra de herramientas de redacción

Si desea cerrar temporalmente la barra de herramientas de Redacción, haga clic en el botón Cerrar.

Cualquier marca que haya realizado permanecerá en su lugar hasta que utilice los botones Borrar o Borrar todo, lo que le permite ocultar la barra de herramientas sin perder su trabajo.

Lo anterior es todo el contenido relacionado con la función «Ocultar información importante» de Kutools para Word. Esperamos que este tutorial le resulte útil. Si desea explorar más funciones de Word proporcionadas por Kutools, visite la página del producto para acceder a nuestra amplia colección de tutoriales sobre funciones.

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