Office Tab: Gestión eficiente de grupos de documentos
Office Tab le permite gestionar varios documentos de forma más eficiente organizándolos en grupos. Ya sea que trabaje con archivos relacionados o con documentos que utiliza frecuentemente, podrá abrirlos, guardarlos y cerrarlos todos a la vez. Esta guía le presenta las funciones clave de la funcionalidad de grupos de documentos.
¿Cuál es la diferencia entre los Favoritos de Word y los Favoritos de Office?
¿Cómo crear grupos de documentos?
- Añadir el documento seleccionado a un grupo
- Añadir Todos los Documentos Abiertos a un grupo
- Añadir documentos específicos de otras carpetas a un grupo
Abrir un grupo completo de documentos
Guardar todos los documentos de un grupo a la vez
Cerrar un grupo completo de documentos
¿Cuál es la diferencia entre un grupo de favoritos de Word y un grupo de favoritos de Office?
Favoritos de Wordy Favoritos de Officecumplen propósitos similares —ayudarle a acceder rápidamente a archivos importantes—, pero se aplican a ámbitos distintos:
Favoritos de Word (o Favoritos de Excel, etc.) te permite marcar archivos individuales para acceder a ellos al instante, pero estos favoritos están limitados a la aplicación específica: solo son visibles y utilizables dentro de Word, Excel o PowerPoint, respectivamente.
Favoritos de Office: Su función principal es guardar y gestionar grupos de documentos. Un «Favorito de Office» es, en esencia, una colección guardada de archivos procedentes de cualquier aplicación de Office (Word, Excel, PowerPoint). Puede agrupar archivos relacionados —por ejemplo, un informe de proyecto, su hoja de cálculo con datos complementarios y una presentación— y guardarlos como un único grupo de favoritos para abrirlos todos con un solo clic.
💡Consejo: Los favoritos de Word están limitados al entorno de Word, pero Favoritos de Office le permiten gestionar documentos de varios programas de Office a la vez.
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¿Cómo crear grupos de documentos?
Los grupos de documentos le permiten organizar varios archivos en un grupo con nombre y volver a abrirlos todos juntos más adelante. A continuación, le explicamos cómo crear distintos tipos de grupos:
Añadir el documento seleccionado a un grupo
- Haga clic en la pestaña del documento que desee añadir.
- Haga clic en Office Tab > Añadir a Favoritos > Añadir a Favoritos de Word o Añadir a Favoritos de Office.
- En las ventanas emergentes, elija el grupo al que desea añadirlo o cree un grupo nuevo para incluirlo.
- Por último, haga clic en Añadir para añadir el archivo seleccionado a un grupo.
💡Consejo: También puede añadir rápidamente el archivo seleccionado a un grupo mediante «Agregar a este grupo» en el menú Favoritos.
Añadir Todos los Documentos Abiertos a un grupo
- Vaya al menú desplegable Favoritos en la barra de herramientas de Office Tab. Haga clic en Agregar todo a este grupo.
- Todos los documentos abiertos actualmente se guardarán en este grupo.
Añadir documentos específicos de otras carpetas a un grupo
Si necesita añadir archivos adicionales a un grupo de Favoritos existente, proceda de la siguiente manera:
- 1. Haga clic en Office Tab > Mis favoritos (o en sus favoritos personalizados) > Agregar archivos a este grupo
- 2. En el cuadro de diálogo emergente Abrir, seleccione los archivos que desea añadir al grupo desde una carpeta y haga clic en Abrir. Tras hacerlo, los archivos seleccionados se habrán añadido al grupo.
Abrir un grupo completo de documentos
Si ya ha añadido varios documentos o archivos a un grupo, podrá abrirlos todos de golpe con un solo clic.
Haga clic en Office Tab > Mis favoritos (o en sus favoritos personalizados) > Abrir este grupo, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Todos los documentos de ese grupo se abrirán en una sola ventana, cada uno en su propia pestaña.
Guardar todos los documentos de un grupo a la vez
Tras realizar modificaciones en varios archivos de un grupo, puede guardarlos todos a la vez sin necesidad de cerrarlos.
Haga clic en Office Tab > Mis favoritos (o en sus favoritos personalizados) > Guardar este grupo, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Esto ejecutará el comando Guardar en todos los documentos del grupo que contengan cambios sin guardar.
Cerrar un grupo completo de documentos
Si ya ha añadido documentos o archivos a un grupo, puede cerrarlos todos rápidamente a la vez de la siguiente manera:
Haga clic en Office Tab > Mis favoritos (o en sus favoritos personalizados) > Cerrar este grupo, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Todos los documentos de ese grupo se cerrarán al mismo tiempo.
💡Consejo: Los cambios sin guardar activarán una alerta, así que no perderá ningún dato.
Organizar Favoritos
Si ha creado varios grupos de favoritos, puede gestionarlos fácilmente de forma flexible. Por ejemplo, puede renombrar archivos o grupos para identificarlos mejor, mover archivos entre grupos para mantenerlos organizados o eliminar aquellos que ya no necesita. Esto le da control total sobre la estructura de sus favoritos, garantizando un espacio de trabajo limpio y eficiente.
Haga clic en Office Tab > Organizar Favoritos > Organizar Favoritos de Word / Organizar Favoritos de Office para abrir el cuadro de diálogo.
En el cuadro de diálogo, puede organizar los archivos de la siguiente manera:
- Nuevo grupo: Cree un nuevo grupo de documentos para organizar y categorizar mejor sus archivos.
- Renombrar: Cambie el nombre del grupo o documento seleccionado para mayor claridad. (Haga clic en el nombre del grupo o archivo y use esta opción para asignarle un título más descriptivo.)
- Mover: Reasigne un documento de un grupo a otro. (Por ejemplo, mueva un archivo de «Mis favoritos» a «Skyyang-nuevo».)
- Eliminar: Quite un documento o grupo de la lista de Favoritos. (Esto no elimina el archivo real de su equipo.)
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