Crear un formulario rellenable en Word: una guía paso a paso fácil

Los formularios rellenables de Microsoft Word son una herramienta esencial para crear documentos que requieren la entrada del usuario, como encuestas, solicitudes o formularios de registro. Esta guía te llevará a través del proceso de creación de un formulario rellenable en Word, desde habilitar las herramientas necesarias hasta bloquear el formulario para su uso.

• Paso 1: Habilitar la pestaña Desarrollador
• Paso 2: Insertar y configurar campos de formulario
• Paso 3: Restringir la edición solo al llenado del formulario

¿Qué es un formulario rellenable en Word?

Los "formularios rellenables" en Word permiten a los creadores de documentos incorporar elementos interactivos en sus documentos, lo que permite a los usuarios ingresar o seleccionar información dentro de un formato estructurado. Estos formularios pueden usarse en varios contextos, como para recopilar datos de manera consistente y organizada, y a menudo se diseñan utilizando campos de formulario, que pueden incluir cuadros de texto, casillas de verificación, listas desplegables y selectores de fecha.

¿Cómo hacer un formulario rellenable en Word?

Crear un formulario rellenable en Word implica varios pasos que transforman un documento estándar en un formulario interactivo diseñado para la entrada de datos. En esta sección, te mostraremos cómo realizar esta tarea.

Office Tab: Añade interfaces con pestañas a Word, Excel, PowerPoint...

Mejora tu flujo de trabajo ahora.Más información sobre Office Tab Descarga gratuita

Paso 1: Habilitar la pestaña Desarrollador

La pestaña Desarrollador contiene las herramientas necesarias para crear formularios rellenables, incluidos controles de formulario y opciones de protección de documentos. Si no ves la pestaña Desarrollador en tu cinta, sigue los pasos a continuación para mostrarla; de lo contrario, procede al Paso 2.

1. Haz clic derecho en la cinta y selecciona "Personalizar la Cinta" desde el menú contextual.
   
2. En la ventana "Opciones de Word", ve al panel derecho, marca la casilla etiquetada "Desarrollador" y luego haz clic en "Aceptar" para guardar los cambios.
   

Esto agregará la pestaña Desarrollador a tu cinta.

Paso 2: Insertar y configurar campos de formulario

Los campos de formulario son los bloques de construcción de los formularios rellenables en Word. Te permiten agregar lugares donde los usuarios pueden ingresar texto, hacer selecciones, elegir fechas, etc. En este caso, demostraré cómo convertir el siguiente documento básico de Word en un formulario rellenable.

Insertar campos de formulario

1. Ve a la pestaña "Desarrollador".
2. Coloca el cursor en la ubicación del documento donde se necesita el control de formulario. En el grupo "Controles", haz clic en el control de formulario que necesitas insertar.
   
   Consejo: Haz clic para saber más sobre los controles de formulario enumerados en el grupo Controles.
   • Insertar un control de contenido de texto
     En este ejemplo, para permitir a los usuarios ingresar sus nombres, haz clic en el área en blanco después de la etiqueta "Nombre:", y luego selecciona "Control de Contenido de Texto Enriquecido" del grupo "Controles".
     
   • Insertar un control de lista desplegable
     Para permitir a los usuarios seleccionar un nombre de departamento de una lista desplegable, haz clic en el área en blanco junto a la etiqueta "Departamento:" y luego elige "Control de Lista Desplegable" del grupo "Controles".
     
     Nota: Para insertar otros controles de formulario como "Casilla de Verificación", "Selector de Fecha", o "Controles de Contenido de Imagen", sigue los mismos pasos descritos anteriormente.

Configurar las propiedades del control de formulario

Después de insertar controles de formulario, necesitas establecer propiedades para cada uno de ellos. Por favor, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el control de formulario que deseas configurar, y luego selecciona "Propiedades" en el grupo "Controles" bajo la pestaña "Desarrollador".
   
2. En el cuadro de diálogo Propiedades del Control de Contenido que aparece, puedes configurar diferentes tipos de controles de formulario de la siguiente manera.
   • Configurar las propiedades del control de lista desplegable
     Agregar elementos es un paso crucial al configurar una lista desplegable. En esta guía, te mostraré cómo configurar las propiedades de una lista desplegable para incluir todos los elementos necesarios.
     1. En la sección "Propiedades de la Lista Desplegable", haz clic en el botón "Agregar".
     2. En el cuadro de diálogo "Modificar Opción" que aparece, ingresa el elemento que necesitas en el cuadro de texto "Nombre para Mostrar" y luego haz clic en "Aceptar".
     3. Repite los dos pasos anteriores hasta que todos los elementos se hayan agregado al cuadro de Propiedades de la Lista Desplegable.
     4. Haz clic en "Aceptar" para guardar la configuración.
        
        Notas: Aquí mantengo la configuración predeterminada para los demás campos en el cuadro de diálogo ya que generalmente satisfacen mis necesidades básicas. Pero entender cómo ajustar estas configuraciones te permite personalizar el control para cumplir con requisitos específicos, mejorando la funcionalidad del formulario y la experiencia del usuario.

        • Título: Dale a tu lista desplegable un título descriptivo. Este título no será visible en el documento pero puede ayudarte a identificar el control durante la edición.
        • Etiqueta: También puedes asignar una etiqueta para una mayor personalización o programación, como vincular el campo a una base de datos o usarlo en scripts.
        • Mostrar como: Te permite ajustar la apariencia del control de formulario de lista desplegable. Puedes dejar esto como el valor predeterminado "Cuadro Delimitador" para mantener la consistencia visual, o elegir "Ninguno" para hacer que el control sea menos notorio.
        • Estilo y formato: Si es necesario, aplica un estilo específico para formatear el texto ingresado en la lista desplegable para mantener la consistencia con el resto de tu documento.
        • Bloqueo: Considera si necesitas bloquear el control para evitar la eliminación o edición del contenido. Estas opciones son particularmente útiles en documentos formales donde las modificaciones no deseadas podrían ser problemáticas.
     Ahora puedes seleccionar un elemento del control de lista desplegable.
     
   • Configurar las propiedades de otros controles de contenido
     Aquí enumeraré una visión general de 4 controles de contenido comunes y cualquier configuración esencial que puedas necesitar configurar.
     1. Control de Texto (Texto Plano y Enriquecido):
        Título y Etiqueta: Útil para la identificación y scripting.
        Bloqueo: Opciones para bloquear el contenido contra edición o eliminación.
        Multilínea: Para controles de texto enriquecido, decide si permitir múltiples líneas.
     2. Control de Casilla de Verificación:
        Título y Etiqueta: Para identificación y scripting.
        Símbolo marcado: Establece un estado predeterminado (marcado/desmarcado).
        Bloqueo: Bloquea la edición o eliminación, si es necesario.
     3. Control de Cuadro Combinado:
        Título y Etiqueta: Ayuda en la identificación y scripting.
        Elementos de la Lista: Agrega, modifica o elimina elementos de la lista del cuadro combinado.
        Bloqueo: Evita cambios en la lista y la eliminación del control.
     4. Control de Selector de Fecha:
        Título y Etiqueta: Para fines de identificación.
        Mostrar la Fecha así: Elige el formato de fecha que se ajuste a las necesidades del documento.
        Bloqueo: Restringe la edición o eliminación del control.

Paso 3: Restringir la edición solo al llenado del formulario

Una vez que tu formulario esté configurado, necesitas restringirlo para evitar que los usuarios modifiquen el propio formulario, permitiéndoles solo llenar las áreas designadas. Por favor, sigue estos pasos.

1. Todavía en la pestaña "Desarrollador", haz clic en "Restringir Edición" en el grupo "Proteger".
   
2. El panel "Restringir Edición" ahora se muestra en el lado derecho de tu documento. Por favor, realiza las siguientes configuraciones.
   1. Marca la casilla "Permitir solo este tipo de edición en el documento".
   2. Selecciona "Llenado de formularios" del menú desplegable.
   3. Haz clic en el botón "Sí, Iniciar Aplicación de Protección".
   4. Establece una contraseña para este formulario o simplemente deja el campo de contraseña en blanco.
   5. Haz clic en el botón "Aceptar". Ver captura de pantalla:
      

Después de habilitar la protección para el llenado de formularios, el formulario rellenable está completo y listo para su uso.

Notas sobre formularios rellenables

• La siguiente tabla proporciona una comprensión clara de la función de cada control enumerado en la cinta.

  Icono	Tipo	Descripción
  	Control de Texto Enriquecido	Permite la entrada de texto formateado. Los usuarios pueden aplicar estilos como negrita, cursiva y subrayado, así como cambiar los tipos y tamaños de fuente dentro de este campo de texto.
  	Control de Texto Plano	Permite la entrada de texto sin formato. No hay opciones de estilo o formato disponibles, asegurando que el texto permanezca simple y consistente.
  	Control de Imagen	Permite la inserción de una sola imagen. Los usuarios pueden agregar una imagen desde su dispositivo, que se incrustará directamente en el documento.
  	Control de Galería de Bloques de Construcción	Muestra una selección de partes de documentos preformateados. Como páginas de portada, cuadros de texto, encabezados y pies de página, de la galería de Partes Rápidas.
  	Control de Casilla de Verificación	Inserta una casilla de verificación que se puede activar y desactivar. Ideal para formularios que requieren opciones binarias como sí/no o verdadero/falso.
  	Control de Cuadro Combinado	Proporciona un menú desplegable que los usuarios pueden editar. Este control permite la adición de nuevos elementos por parte del usuario, haciéndolo flexible para varias entradas.
  	Control de Lista Desplegable	Ofrece una lista fija de opciones que los usuarios pueden seleccionar de un menú desplegable. Este control no permite que los usuarios modifiquen los elementos de la lista.
  	Control de Selector de Fecha	Facilita la entrada de fechas proporcionando una interfaz de calendario. El control formatea automáticamente la fecha de acuerdo con la configuración del documento.
  	Control de Sección Repetida	Permite a los usuarios duplicar una sección específica del formulario tantas veces como sea necesario. Este control es útil para formularios donde se requieren múltiples entradas del mismo tipo de información, como enumerar múltiples experiencias laborales o calificaciones educativas.
  	Herramientas Heredadas	Incluye varios controles de formulario de versiones anteriores de Word, útiles para la compatibilidad con documentos creados en estas versiones.

• Compatibilidad y Compartir:
  Asegúrate de que el formulario sea compatible con la versión de Word que todos los usuarios destinatarios tienen. Los formularios creados en versiones más nuevas de Word podrían no funcionar correctamente en versiones antiguas.

Crear formularios rellenables en Word es un proceso sencillo que puede agilizar enormemente la forma en que se recopila y procesa la información. Siguiendo estos pasos, puedes crear formularios profesionales y funcionales adaptados a tus necesidades específicas, mejorando tanto la productividad como la precisión en la recopilación de datos. Para aquellos interesados en profundizar en las capacidades de Word, nuestro sitio web cuenta con una gran cantidad de tutoriales. Descubre más consejos y trucos de Word aquí.