Cómo imprimir en lote documentos de Word

La impresión en lote de documentos de Word puede ahorrarle mucho tiempo, especialmente cuando trabaja con informes, facturas o grandes conjuntos de archivos. Sin embargo, Microsoft Word no incluye un botón integrado específico para “impresión en lote”. Dependiendo de la frecuencia con la que imprima y del nivel de control que necesite, existen varias formas prácticas de lograrlo.

Este tutorial presenta tres métodos habituales: usar el Explorador de archivos para impresiones rápidas y puntuales, aprovechar Kutools para Word en trabajos por lotes controlados y repetibles, y aplicar una macro de VBA para flujos de trabajo reutilizables o regidos por reglas.

• Método 1: Imprimir en lote documentos de Word desde el Explorador de archivos
• Método 2: Imprimir en lote documentos de Word con Kutools para Word
• Método 3: Imprimir en lote documentos de Word mediante una macro de VBA

Imprimir en lote documentos de Word desde el Explorador de archivos

Esta es la opción integrada más sencilla: selecciona los documentos en el Explorador de archivos y envíalos directamente a la impresora.

1. Coloque en una misma carpeta todos los documentos de Word que desee imprimir.
2. Seleccione los documentos que quiera imprimir.
3. Haga clic con el botón derecho en la selección y elija Imprimir. () Si no ve Imprimir, haga clic en Mostrar más opciones para abrir el menú contextual clásico.)

   

Imprimir en lote documentos de Word con Kutools para Word

Kutools para Word incluye una herramienta específica llamada Impresión en Lote que le ofrece un control mucho mayor sobre sus trabajos de impresión en lote. Puede añadir varios documentos o carpetas completas (incluidas las subcarpetas), definir el rango de impresión y el orden, y ejecutar todo el lote desde una única interfaz sin necesidad de abrir los archivos uno por uno. Además, elimina los límites en el número de archivos que impone la impresión desde el Explorador de archivos.

1. Abra Word. En la Cinta de opciones, haga clic en KUTOOLS PLUS > Impresión en Lote.

   

2. En la ventana Imprimir páginas específicas, realice lo siguiente:
   1. Añadir documentos para imprimir:
      • Haga clic en Agregar Archivos para seleccionar documentos de Word específicos.
      • O haga clic en Agregar Carpeta para incluir todos los documentos de una carpeta (y sus subcarpetas).
   2. Seleccione Todas las páginas en la sección Rango de impresión.
   3. Haga clic en Imprimir.

      

      Consejos:

      • Seleccione Todas las páginas en el Rango de impresión si desea imprimir cada documento completo. Las demás opciones le permiten imprimir únicamente la primera página, la última página, las páginas impares o pares, o un intervalo personalizado de páginas en todos los documentos seleccionados.
      • Activa la opción Imprimir en orden inverso para cambiar el orden de salida de las páginas y mantener así tus impresiones perfectamente organizadas.

Al finalizar el trabajo en lote, Kutools para Word muestra un cuadro de diálogo con los resultados, indicando cuántos documentos se han impreso correctamente.

Imprimir en lote documentos de Word mediante una macro de VBA

El uso de una macro de VBA le permite controlar la Impresión en Lote mediante código. Aunque requiere una configuración inicial, la macro puede reutilizarse para imprimir siempre la misma carpeta o conjunto de archivos, lo que la convierte en la opción ideal para flujos de trabajo repetibles o basados en reglas. Además, VBA no tiene los límites de número de archivos que impone la impresión desde el Explorador de archivos.

1. En un documento nuevo o independiente de Word que no vaya a imprimirse, pulse Alt + F11 para abrir el editor de VBA.
2. Haga clic en Insertar>Módulo.

   

3. Pegue la macro que aparece a continuación y sustituya C:\SuCarpeta\por su propia Ruta del archivo.

   Sub BatchPrintFromFolder()
       Dim folderPath As String
       Dim fileName As String
       Dim doc As Document
   
       ' Set your folder path here (must end with a backslash)
       folderPath = "C:\YourFolder\"
       If Right(folderPath, 1) <> "\" Then folderPath = folderPath & "\"
   
       fileName = Dir(folderPath & "*.doc*")
   
       Application.ScreenUpdating = False
   
       Do While fileName <> ""
           Set doc = Documents.Open( _
               FileName:=folderPath & fileName, _
               ReadOnly:=True, _
               AddToRecentFiles:=False _
           )
   
           doc.PrintOut Background:=False
           doc.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
   
           fileName = Dir()
       Loop
   
       Application.ScreenUpdating = True
   End Sub

4. Pulse F5 para ejecutar la macro.

Se imprimirán todos los documentos de Word de la carpeta especificada de una sola vez. (Los documentos almacenados en subcarpetas no se incluyen.)

Conclusión

Si solo necesita imprimir en lote de forma ocasional, el Explorador de archivos es la opción más sencilla. Si imprime en lotes con frecuencia o gestiona grandes volúmenes de documentos, la Impresión en Lote de Kutools resulta más cómoda y fácil de repetir. VBA no es la opción más sencilla, pero puede reutilizarse cuando se necesitan reglas consistentes o comportamientos repetibles.

Espero que este tutorial le haya resultado útil. Si desea explorar más consejos y soluciones prácticas para Word, haga clic aquí para consultar nuestra colección completa de tutoriales de Word.