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Domina las listas desplegables en Excel: Guía completa

Author: Sun Last Modified: 2025-06-04

La lista desplegable es una función potente en Excel que permite a los usuarios seleccionar valores de opciones predefinidas en lugar de escribir manualmente, lo que mejora la precisión y eficiencia en la introducción de datos. Tanto si eres principiante como usuario experimentado de Excel, comprender y utilizar las listas desplegables puede aumentar considerablemente tu productividad y capacidad de gestión de datos. En este artículo, te mostraremos paso a paso diferentes formas de crear una lista desplegable en Excel.

Drop-Down Lists

Vídeo: Crear una lista desplegable

 
 

Crear una lista desplegable

 

Vamos a aprender cómo crear una lista desplegable en Excel.

Crear una lista desplegable mediante introducción manual

Paso1: Selecciona la(s) celda(s) donde deseas colocar la lista desplegable

Select cells to place the drop-down list

Paso2: Haz clic en la pestaña Datos y selecciona Validación de datos

click Data > Data Validation

Paso3: Especifica las opciones en el cuadro de diálogo Validación de datos

En la pestaña Opciones , especifica las siguientes configuraciones:

  1. Elige Lista en la lista desplegable Permitir ;
  2. Escribe los elementos que deseas mostrar en la lista desplegable en la sección Fuente, separados por comas;
  3. Haz clic en Aceptar.

Specify settings in the Data Validation dialog

Resultado:

Ahora se ha creado la lista desplegable.

the drop-down list is created

Ventajas de este método: No necesitas una hoja de cálculo ni un rango para colocar la lista de origen.

Desventajas de este método: Si deseas agregar, eliminar o editar los elementos de la lista desplegable, tendrás que ir al cuadro de diálogo Validación de datos y modificar manualmente los elementos en el cuadro Fuente.

Consejo profesional:

Antes de continuar con los métodos siguientes para crear una lista desplegable, debes determinar o crear los elementos que deseas incluir en la lista desplegable. Esto se denomina 'lista de origen', que debe estar organizada dentro de un rango específico.

Asegúrate de que cada elemento de la lista de origen esté en una celda separada. Esta lista puede estar en la misma hoja que la lista desplegable recién creada, en otra hoja o incluso en otro libro de trabajo.

create the items to insert drop down based on

Crear una lista desplegable a partir de un rango

Para crear una lista desplegable basada en un rango de valores de celdas, sigue estos pasos:

Paso1: Selecciona la(s) celda(s) donde deseas colocar la lista desplegable
Paso2: Haz clic en la pestaña Datos y selecciona Validación de datos

click Data > Data Validation

Paso3: Especifica las opciones en el cuadro de diálogo Validación de datos

En la pestaña Opciones , especifica las siguientes configuraciones:

  1. Elige Lista en la lista desplegable Permitir ;
  2. Haz clic en el icono de selección select icon para seleccionar la lista de origen en la Fuente sección;
  3. Haz clic en Aceptar.

Specify settings in the Data Validation dialog

Resultado:

Ahora se ha creado la lista desplegable.

the drop-down list is created

Ventajas de este método: Puedes modificar tu lista desplegable realizando cambios en el rango referenciado (lista de origen) sin tener que editar los elementos uno a uno en la sección Fuente del cuadro de diálogo Validación de datos.

Desventajas de este método: Si deseas agregar elementos debajo o eliminar elementos de la lista desplegable, necesitas actualizar el rango referenciado en la sección Fuente del cuadro de diálogo Validación de datos. Para actualizar automáticamente los elementos según la lista de origen, deberías convertir la lista de origen en una tabla.

 

Consejos:

  • Si prefieres no convertir la lista de origen en una tabla ni actualizar manualmente el rango referenciado en el cuadro de diálogo Validación de datos al agregar nuevos elementos, aquí tienes dos consejos para actualizar automáticamente la lista desplegable al añadir nuevos elementos en la lista de origen.

    • Cuando selecciones la lista de origen en la Validación de datos, incluye algunas celdas vacías al final de los datos de origen; así podrás agregar nuevos elementos escribiéndolos en las celdas vacías.

      select the source list, include a few empty cells at the bottom of the source data

    • Inserta nuevas filas dentro de la lista de origen y escribe los nuevos elementos en la lista de origen; la lista desplegable se actualizará automáticamente.

Crear una lista desplegable con Kutools

Aquí tienes una función práctica: la función Crear lista desplegable simple de Kutools para Excel te permite crear una lista desplegable de forma rápida y sencilla con menos clics. Así es como se hace:

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  1. Selecciona la(s) celda(s) donde deseas colocar la lista desplegable;
  2. Haz clic en la pestaña Kutools y selecciona Lista desplegable > Crear lista desplegable simple;
  3. Selecciona el rango de celdas (o escribe directamente los elementos separados por comas) que deseas mostrar en la lista desplegable y haz clic en Aceptar.
    specify the options in the dialog box

Notas:

  1. Antes de utilizar esta función, instala primero Kutools para Excel. Haz clic para descargar y obtener una prueba gratuita de30 días.
  2. Además de esta función, existen otras herramientas útiles para crear listas desplegables avanzadas fácilmente, como crear una lista desplegable dependiente, crear una lista desplegable con selección múltiple, crear una lista desplegable con casillas de verificación, y mucho más.

    Crear una lista desplegable desde una tabla (dinámica)

    Si deseas crear una lista desplegable dinámica y ampliable que se actualice automáticamente al agregar o eliminar elementos de la lista de origen, debes colocar los datos de origen en una tabla de Excel.

    Paso1: Convierte la lista de origen en una tabla

    Selecciona la lista de origen y haz clic en Insertar > Tabla. En el cuadro de diálogo Crear tabla, si la selección incluye encabezado de columna, marca Mi tabla tiene encabezados y luego haz clic en Aceptar.

    Convert the source list to a table

    Paso2: Selecciona la(s) celda(s) donde deseas colocar la lista desplegable
    Paso3: Haz clic en la pestaña Datos y selecciona Validación de datos

    Go to click Data tab, and click Data Validation

    Paso4: Especifica las opciones en el cuadro de diálogo Validación de datos

    En la pestaña Opciones , especifica las siguientes configuraciones:

    1. Elige Lista en la lista desplegable Permitir ;
    2. Haz clic en el icono de selección select icon para seleccionar el rango de la tabla (excluyendo el encabezado) en la Fuente sección;
    3. Haz clic en Aceptar.

    Specify settings in the Data Validation dialog

    Resultado:

    La lista desplegable ha sido creada.

    drop-down list is created

    Y cuando agregues o elimines elementos de la tabla de origen, la lista desplegable se actualizará al mismo tiempo.

    when adding or removing items from the source table, the drop-down list will be updated

    Ventajas de este método: Puedes modificar tu lista desplegable realizando cambios en la tabla de origen, incluyendo editar elementos existentes, agregar nuevos o eliminar elementos.

    Desventajas de este método: Ninguna.

     

    Consejos:
      • Para habilitar la actualización automática de la lista desplegable al agregar nuevos elementos a una tabla, sigue estos pasos:
        1. Haz clic en el último elemento de la tabla.
        2. Pulsa la tecla Enter para pasar a la siguiente celda.
        3. Introduce el nuevo elemento en la celda y se incluirá automáticamente en la lista desplegable.

     

    • Si la tabla no amplía automáticamente el rango, ve a Archivo > Opciones > Revisión y haz clic en Opciones de Autocorrección. Marca la opción Incluir nuevas filas y columnas en la tabla automáticamente mientras trabajas en la pestaña Autoformato mientras escribe.

    Crear una lista desplegable a partir de un nombre de rango

    Si vas a crear listas desplegables en varias hojas basadas en la misma lista de origen, te recomiendo crear un nombre de rango para la lista de origen para facilitar su referencia.

    Paso1: Crea un nombre de rango para la lista de origen

    Selecciona la lista de origen y ve al cuadro de nombres (junto a la barra de fórmulas), escribe un nombre para ella (el nombre no puede contener espacios ni caracteres especiales) y luego pulsa la tecla Enter para finalizar.

    Create a range name for the source list

    Paso2: Selecciona la(s) celda(s) donde deseas colocar la lista desplegable
    Paso3: Haz clic en la pestaña Datos y selecciona Validación de datos

    Go to click Data tab, and click Data Validation

    Paso4: Especifica las opciones en el cuadro de diálogo Validación de datos

    En la pestaña Opciones, especifica las siguientes configuraciones:

    1. Elige Lista en la lista desplegable Permitir ;
    2. Escribe un signo igual seguido del nombre que estableciste en el paso1 en la Fuente sección, como 
      =SourceList
      También puedes hacer clic en la Fuente caja de texto y pulsar F3 tecla para abrir Pegar nombre cuadro de diálogo, luego elige el nombre de rango que desees de la lista y haz clic en Aceptar para insertarlo en la caja de texto.
    3. Haz clic en Aceptar.

    Specify settings in the Data Validation dialog

    Resultado:

    La lista desplegable ha sido creada.

    drop-down list is created

    Ventajas de este método: Puedes crear listas desplegables fácilmente en varias hojas simplemente escribiendo el nombre en la sección Fuente del cuadro de diálogo Validación de datos.

    Desventajas de este método: Si deseas agregar elementos debajo o eliminar elementos de la lista desplegable, necesitas actualizar el rango nombrado en Nombres.

    Crear una lista desplegable desde otro libro de trabajo

    Si la lista de origen y la lista desplegable a crear están en diferentes libros de trabajo, al seleccionar la lista de origen en la sección Fuente del cuadro de diálogo Validación de datos, aparecerá una alerta que impedirá la creación.

    an alert box will pop out if creating drop down from different workbooks

    En esta sección te explicamos cómo crear una lista desplegable desde otro libro de trabajo.

    Paso1: Crea un nombre de rango para la lista de origen en el libro de trabajo de origen

    En el libro de trabajo de origen, selecciona los elementos de origen que deseas que aparezcan en la lista desplegable. Luego ve al Cuadro de nombres junto a la Barra de fórmulas, escribe un nombre, por ejemplo "SourceList".

    Create a range name for the source list in source workbook

    Paso2: Define un nombre que haga referencia a tu lista de origen en el libro de trabajo donde estará la lista desplegable

    1. Activa el libro de trabajo donde deseas crear la lista desplegable, haz clic en Fórmulas > Definir nombre.

      "click Definir nombre "/>

    2. En el cuadro de diálogo Nuevo nombre que aparece, configura lo siguiente:

      1. Escribe un nombre en el cuadro Nombre, por ejemplo Items;
      2. Escribe un signo igual seguido del nombre del libro de trabajo de origen y el nombre que definiste para la lista de origen en el paso1 en la Hace referencia ala caja, por ejemplo 
        =SourceFile.xlsx!SourceList
      3. Haz clic en Aceptar.

        specify settings in the dialog box 

    Consejos:
    • Normalmente, SourceFile es el nombre del libro de trabajo de origen con la extensión de archivo. Si no tiene extensión, simplemente sigue con un signo de exclamación (!) y el nombre del rango. Si el nombre del libro de trabajo contiene espacios o caracteres no alfabéticos, debes encerrar el nombre del libro entre comillas simples así: 
      ='Source File.xlsx'!SourceList
    • No olvides usar el signo de exclamación entre el nombre del libro de trabajo y el nombre del rango.
    Paso3: Selecciona la(s) celda(s) donde deseas colocar la lista desplegable
    Paso4: Haz clic en la pestaña Datos y selecciona Validación de datos

    dGo to click Data tab, and click Data Validation

    Paso5: Especifica las opciones en el cuadro de diálogo Validación de datos

    En la pestaña Opciones , especifica las siguientes configuraciones:

    1. Elige Lista en la lista desplegable Permitir;
    2. Escribe un signo igual seguido del nombre que definiste en el paso3 en la Fuente sección, como 
      =Items
    3. Haz clic en Aceptar.

      Specify settings in the Data Validation dialog

    Resultado:

    La lista desplegable ha sido creada.

    The drop-down list is created based on another workbbok data

    Desventajas de este método: Si el libro de trabajo de origen está cerrado, la lista desplegable no funcionará. Además, la lista desplegable no se actualizará cuando se agreguen nuevos elementos a la lista de origen.

    Alerta de error (permitir otras entradas)

     

    Por defecto, la lista desplegable solo permite introducir en una celda los valores que contiene la lista. Si introduces un valor que no existe en la lista desplegable y pulsas la tecla Enter, aparecerá una alerta de error como se muestra en la imagen siguiente. Al hacer clic en el botón Reintentar, el valor introducido se selecciona para volver a editarlo. Al hacer clic en el botón Cancelar, se borra el valor introducido.

    Error Alert

    • Si deseas permitir que los usuarios escriban otros valores y evitar que aparezca la alerta de error, puedes hacer lo siguiente:

      1. Selecciona las celdas de la lista desplegable donde deseas desactivar la alerta de error, haz clic en Datos > Validación de datos.

      2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Alerta de error, desmarca la casilla Mostrar alerta de error después de introducir datos no válidos . Haz clic en Aceptar.

        allow users to type other values and stop the error alert showing

      Ahora, cuando los usuarios escriban otros valores, no aparecerá ninguna alerta de error.

    • Si deseas permitir que los usuarios escriban otros valores pero también mostrar una alerta para recordárselo, haz lo siguiente:

      1. Selecciona las celdas de la lista desplegable donde deseas permitir otros valores, haz clic en Datos > Validación de datos.

      2. En el Validación de datos cuadro de diálogo, en la Alerta de error pestaña:
        1. Mantén marcada la casilla Mostrar alerta de error después de introducir datos no válidos ;
        2. Selecciona Información en la lista desplegable Estilo ;
        3. Especifica el Título y el Mensaje de error, haz clic en Aceptar.

        allow users to type other values but also show an alert for reminding them

      A partir de ahora, cuando los usuarios escriban otros valores, aparecerá un cuadro de diálogo para recordarlo; haz clic en Aceptar para mantener el valor escrito, haz clic en Cancelar para borrar el valor introducido.

      when users type other values, a dialog pops out to remind

    Consejos:
    • También puedes seleccionar "Advertencia" en la lista Estilo y proporcionar un Título y un Mensaje de error. Esta opción funciona de manera similar a "Información", pero muestra un icono de advertencia amarillo con un signo de exclamación.
    • Si no estás seguro de qué título o mensaje escribir, puedes dejar los campos vacíos. Excel mostrará la alerta predeterminada.

    Mensaje de entrada

     

    Al crear una lista desplegable, puedes agregar un mensaje de entrada para recordar a los usuarios que seleccionen elementos de la lista desplegable al seleccionar una celda, o mostrar otra información que desees.

    1. Selecciona las celdas de la lista desplegable donde deseas agregar un mensaje de entrada, haz clic en Datos > Validación de datos.

    2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Mensaje de entrada

    1. Mantén marcada la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda;
    2. Especifica el Título y el Mensaje de entrada, haz clic en Aceptar.

    doc drop down list 20

    Ahora, cuando los usuarios seleccionen la celda de la lista desplegable, aparecerá un cuadro de texto amarillo con la información que hayas proporcionado.

    doc drop down list 21

    Otras notas

     

    1. Por defecto, al crear una lista desplegable, la casilla "Omitir blancos" está seleccionada. Esto significa que los usuarios pueden dejar las celdas en blanco sin que aparezca una alerta.

      Si la casilla "Omitir blancos" no está marcada, las celdas en blanco del rango se considerarán entradas no válidas y aparecerá una alerta.

    2. Si deseas cambiar el orden de los elementos en la lista desplegable, puedes reorganizar la lista de origen.

    3. Si la función Validación de datos está deshabilitada, es posible que estés trabajando en una hoja de cálculo protegida. Para habilitar la Validación de datos, simplemente desprotege la hoja y luego aplica la configuración de Validación de datos que desees.

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