Dominar las listas desplegables en Excel: una guía completa
La lista desplegable es una característica poderosa de Excel que permite a los usuarios seleccionar valores de opciones predefinidas en lugar de escribirlos manualmente, lo que proporciona una mayor precisión y eficiencia en la entrada de datos. Ya sea que sea un principiante o un usuario experimentado de Excel, comprender y utilizar las listas desplegables puede mejorar en gran medida su productividad y sus capacidades de gestión de datos. En este artículo, presentaremos paso a paso diferentes formas de crear una lista desplegable en Excel.
Vídeo: Crear una lista desplegable
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Crear una lista desplegable
Comencemos a aprender cómo crear una lista desplegable en Excel.
Cree una lista desplegable ingresando manualmente
Paso 1: seleccione las celdas en las que desea colocar la lista desplegable
Paso 2: vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos
Paso 3: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos
under Ajustes pestaña, especifique la configuración a continuación:
- Elige Lista en Permitir la lista desplegable;
- Escriba los elementos que desea mostrar en la lista desplegable en el Fuente sección, sepárelos con una coma;
- Haga Clic en OK.
Resultado:
Ahora se ha creado la lista desplegable.
Ventajas de este método: No necesita una hoja de trabajo o rango para colocar la lista de origen.
Inconvenientes de este método: si desea agregar, eliminar o editar los elementos de la lista desplegable, debe ir a Validación de datos cuadro de diálogo para volver a editar los elementos en Fuente caja manualmente.
Antes de continuar con los métodos a continuación para crear una lista desplegable, debe determinar o crear los elementos que desea incluir en la lista desplegable. Esto se conoce como la 'lista de fuentes', que debe organizarse dentro de un rango específico.
Asegúrese de que cada elemento de la lista de fuentes esté en una celda separada. Esta lista puede estar en la misma hoja de la lista desplegable recién creada, en otra hoja o en otro libro de trabajo.
Crear una lista desplegable a partir de un rango
Para crear una lista desplegable basada en un rango de valores de celda, siga los pasos a continuación:
Paso 1: seleccione las celdas en las que desea colocar la lista desplegable
Paso 2: vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos
Paso 3: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos
under Ajustes pestaña, especifique la configuración a continuación:
- Elige Lista en Permitir la lista desplegable;
- Haga clic en el icono de selección
para seleccionar la lista de fuentes en el Fuente sección; - Haga Clic en OK.
Resultado:
Ahora se ha creado la lista desplegable.
Ventajas de este método: Puede modificar su lista desplegable haciendo cambios en el rango de referencia (lista de origen) sin tener que editar los elementos uno por uno en el Fuente sección de la Validación de datos diálogo.
Inconvenientes de este método: si desea agregar elementos a continuación o eliminar elementos de la lista desplegable, debe actualizar el rango al que se hace referencia en el Fuente sección de la Validación de datos diálogo. Para actualizar automáticamente los elementos en función de la lista de origen, debe convertir la lista de origen en una tabla.
Tips:
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Si prefiere no convertir la lista de origen en una tabla o actualizar manualmente el rango de referencia en el Validación de datos cuadro de diálogo al agregar nuevos elementos, aquí hay dos consejos que pueden actualizar automáticamente la lista desplegable al agregar nuevos elementos en la lista de origen.
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Cuando seleccione la lista de fuentes en el Validación de datos, incluya algunas celdas vacías en la parte inferior de los datos de origen, puede agregar nuevos elementos a la lista de origen escribiendo en las celdas vacías.
-
Inserte nuevas filas dentro de la lista de origen, luego escriba los nuevos elementos en la lista de origen, luego se actualizará la lista desplegable.
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Crea una lista desplegable con Kutools
Aquí hay una característica útil: Cree una lista desplegable simple of Kutools for Excel puede permitirle crear rápida y fácilmente una lista desplegable con menos clics. Aquí está cómo hacer:
- Seleccione la(s) celda(s) para colocar la lista desplegable;
- Haga Clic en Kutools pestaña y haga clic La lista desplegable > Crear una lista desplegable simple;
- Seleccione el rango de celdas (o escriba directamente los elementos separados por una coma) que desea mostrar en la lista desplegable, haga clic en OK.
Notas:
- Antes de utilizar esta función, primero instale Kutools para Excel. Haga clic para descargar y obtener una prueba gratuita de 30 días.
- Aparte de esta función, hay otras funciones útiles para crear fácilmente listas desplegables avanzadas, como crear una lista desplegable dependiente, crear un lista desplegable con múltiples selecciones, crear un lista desplegable con casillas de verificación, y así.
Crear una lista desplegable a partir de una tabla (dinámica)
Si desea crear una lista desplegable dinámica expandible que se actualice automáticamente a medida que agrega o elimina elementos de la lista de origen, debe colocar los datos de origen en una tabla de Excel.
Paso 1: Convierta la lista de fuentes en una tabla
Seleccione la lista de fuentes y haga clic en recuadro > Mesa, Y en el Crear mesa cuadro de diálogo, si la selección incluye un encabezado de columna, marque Mi mesa tiene encabezadosY, a continuación, haga clic OK.
Paso 2: seleccione las celdas en las que desea colocar la lista desplegable
Paso 3: vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos
Paso 4: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos
under Ajustes pestaña, especifique la configuración a continuación:
- Elige Lista en Permitir la lista desplegable;
- Haga clic en el icono de selección para seleccionar el rango de la tabla (excluyendo el encabezado) en el Fuente sección;
- Haga Clic en OK.
Resultado:
La lista desplegable ha sido creada.
Y cuando agregue o elimine elementos de la tabla de origen, la lista desplegable se actualizará al mismo tiempo.
Ventajas de este método: puede modificar su lista desplegable realizando cambios en la tabla de origen, incluida la edición de elementos existentes, la adición de elementos nuevos o la eliminación de elementos.
Inconvenientes de este método: Ninguno.
- Para habilitar la actualización automática de la lista desplegable cuando se agregan nuevos elementos a una tabla, siga estos pasos:
- Haga clic en el último elemento de la tabla.
- Pulse la tecla Intro para pasar a la siguiente celda.
- Ingrese el nuevo elemento en la celda y se incluirá automáticamente en la lista desplegable.
- Si la tabla no amplía automáticamente el rango, vaya a Archive > Opciones > impermeabilización hacer click Opciones de autocorreccióny verificar Incluya nuevas filas y columnas en la tabla automáticamente mientras trabaja opción bajo Autoformato mientras escribe .
Crear una lista desplegable a partir de un nombre de rango
Si va a crear listas desplegables en varias hojas basadas en una misma lista de origen, le recomiendo que cree un nombre de rango para la lista de origen para que se pueda hacer referencia a ella fácilmente.
Paso 1: Cree un nombre de rango para la lista de origen
Seleccione la lista de origen y vaya al cuadro de nombre (al lado de la barra de fórmulas), y escriba un nombre para él (el nombre no puede contener espacios u otros caracteres especiales), luego presione Participar clave para terminar.
Paso 2: seleccione las celdas en las que desea colocar la lista desplegable
Paso 3: vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos
Paso 4: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos
under Ajustes pestaña, especifique la configuración a continuación:
- Elige Lista en Permitir la lista desplegable;
- Escriba un signo igual seguido del nombre que configuró en el paso 1 en el Fuente sección como
También puede hacer clic en el Fuente caja de texto y prensa F3 llave para abrir Pegar nombre cuadro de diálogo, luego elija el nombre de rango que desea de la lista, haga clic en OK para insertarlo en el cuadro de texto.=SourceList - Haga Clic en OK.
Resultado:
La lista desplegable ha sido creada.
Ventajas de este método: puede crear fácil y rápidamente listas desplegables en varias hojas escribiendo el nombre en el Fuente sección en Validación de datos diálogo.
Inconvenientes de este método: si desea agregar elementos a continuación o eliminar elementos de la lista desplegable, debe actualizar el rango con nombre en el Administrador de nombre.
Crear una lista desplegable a partir de otro libro de trabajo
Si la lista de origen y la lista desplegable por crear están en libros de trabajo diferentes, cuando seleccione la lista de origen en el Fuente sección de Validación de datos cuadro de diálogo, aparecerá una alerta para evitar la creación.
Aquí, esta parte le dirá cómo crear una lista desplegable a partir de otro libro de trabajo.
Paso 1: Cree un nombre de rango para la lista de origen en el libro de trabajo de origen
En el libro de origen, seleccione los elementos de origen que desea que aparezcan en la lista desplegable. Luego ve a la Nombre de buzón que está al lado del Barra de formulas, escriba un nombre, como "Lista de fuentes".
Paso 2: defina un nombre que haga referencia a su lista de origen en el libro de trabajo de la lista desplegable
-
Habilite el libro de trabajo donde desea crear una lista desplegable, haga clic en Fórmula > Definir nombre.
-
En el estallido Nuevo nombre cuadro de diálogo, establecido como se muestra a continuación:
- Escriba un nombre en el Nombre caja, como Objetos;
- Escriba un signo igual seguido del nombre del libro de trabajo de origen y el nombre que definió para la lista de origen en el paso 1 en el se refiere ao caja, como
=SourceFile.xlsx!SourceList - Haga Clic en OK.
- Por lo general, SourceFile es el nombre del libro de origen con la extensión de archivo. Si no hay una extensión de archivo, simplemente sígalo con un signo de exclamación (!) y el nombre del rango. Si el nombre del libro contiene espacios o caracteres no alfabéticos, debe incluir el nombre del libro con comillas simples Me gusta esto:
='Source File.xlsx'!SourceList - No olvide usar un signo de exclamación entre el nombre del libro y el nombre del rango.
Paso 3: seleccione las celdas en las que desea colocar la lista desplegable
Paso 4: vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos
Paso 5: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos
under Ajustes pestaña, especifique la configuración a continuación:
- Elige Lista en Permitir la lista desplegable;
- Escriba un signo igual seguido del nombre que definió en el paso 3 en el Fuente sección, como
=Items - Haga Clic en OK.
Resultado:
La lista desplegable ha sido creada.
Inconvenientes de este método: si el libro de trabajo de origen está cerrado, la lista desplegable no puede funcionar. Y la lista desplegable no puede actualizarse cuando se agregan nuevos elementos en la lista de origen.
Alerta de error (permitir otras entradas)
De forma predeterminada, la lista desplegable solo permite que los valores contenidos en la lista se ingresen en una celda. Cuando ingresa un valor que no existe en la lista desplegable y presiona la tecla Intro, aparecerá una alerta de error, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Cuando haces clic en el Reintente , el valor introducido se selecciona para volver a editarlo. Al hacer clic en el Cancelar El botón borrará el valor ingresado.
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Si desea permitir que los usuarios escriban otros valores y detener la visualización de la alerta de error, puede hacer lo siguiente:
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Seleccione las celdas de la lista desplegable en las que desea detener la alerta de error, haga clic en Datos > Validación de datos.
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En Validación de datos diálogo, bajo Alerta de error pestaña, desmarque la Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos caja. Hacer clic OK.
Ahora, cuando los usuarios escriben otros valores, no aparece ninguna alerta de error.
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Si desea permitir que los usuarios escriban otros valores pero también mostrar una alerta para recordárselos, haga lo siguiente:
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Seleccione las celdas de la lista desplegable en las que desea escribir otros valores, haga clic en Datos > Validación de datos.
- En Validación de datos diálogo, bajo Alerta de error lengüeta:
- Mantenga el Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos casilla de verificación marcada;
- Seleccione Información en Estilo la lista desplegable;
- Especifica el Título y Mensaje de error, haga clic OK.
A partir de ahora, cuando los usuarios escriban otros valores, aparecerá un cuadro de diálogo para recordar, haga clic en OK para seguir siendo el valor escrito, haga clic en Cancelar para borrar el valor introducido.
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- También puede seleccionar "advertencia" desde el Estilo enumere y proporcione un Título y Mensaje de error. Esta opción funciona de manera similar a "Información", pero en su lugar muestra un icono de advertencia amarillo con un signo de exclamación.
- Si no está seguro de qué título o texto de mensaje escribir, puede dejar los campos vacíos. Excel mostrará la alerta predeterminada.
Mensaje de entrada
Al crear una lista desplegable, puede agregar un mensaje de entrada para recordar a los usuarios que seleccionen elementos de la lista desplegable al seleccionar una celda u otra información que desee mostrar.
1. Seleccione las celdas de la lista desplegable que desea agregar un mensaje de entrada, haga clic Datos > Validación de datos.
2. En el Validación de datos diálogo, bajo Mensaje de entrada de la pestaña.
- Mantenga el Mostrar mensaje de entrada cuando la celda se selecciona casilla de verificación marcada;
- Especifica el Título y Entrada de mensaje, haga clic OK.
Ahora, cuando los usuarios seleccionan la celda de la lista desplegable, aparece un cuadro de texto amarillo con la información que proporcionó.
Otras notas
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De forma predeterminada, cuando se crea una lista desplegable, el "Ignorar en blanco"la casilla de verificación es seleccionado. Esto significa que los usuarios pueden dejar las celdas en blanco sin que aparezca una alerta.
Si la casilla de verificación "Ignorar en blanco" está desmarcado, las celdas en blanco del rango se tratarán como entradas no válidas y aparecerá la alerta.
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Si desea cambiar el orden de los elementos en la lista desplegable, puede reorganizar la lista de fuentes.
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Si Validación de datos está deshabilitada, es posible que esté trabajando en una hoja de trabajo protegida. Para habilitar la Validación de datos, simplemente desproteja la hoja de trabajo y luego aplique la configuración deseada de Validación de datos.
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- Crear una lista desplegable
- Por entrada manual
- de un rango
- Por Kutools con menos clics
- Desde una tabla (dinámica)
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