Dominar Lista desplegable en Excel: una guía completa

La lista desplegable es una potente función de Excel que permite a los usuarios seleccionar valores de entre opciones predefinidas en lugar de escribirlos manualmente, lo que mejora la precisión y la eficiencia al introducir datos. Tanto si eres principiante como si ya tienes experiencia en Excel, comprender y utilizar listas desplegables puede potenciar notablemente tu productividad y tus capacidades de gestión de datos. En este artículo, te explicaremos paso a paso distintas formas de crear una lista desplegable en Excel.

• Crear una Lista desplegable
• Mediante entrada manual
• Desde un rango
• Con Kutools, con menos clics
• Desde una tabla (dinámica)
• Desde una Nombre de celda
• Desde otro libro
• Alerta de error (permitir otras entradas)
• Mensaje de entrada
• Otras notas

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Vídeo: Crear una lista desplegable

Crear una Lista desplegable

Vamos a aprender cómo crear una lista desplegable en Excel.

Crear una Lista desplegable introduciendo los valores manualmente

Paso 1: Seleccione la(s) celda(s) en la(s) que quiera colocar la Lista desplegable

Paso 2: Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos

Paso 3: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos

En la pestaña Configuración, especifique las siguientes opciones:

1. Elija Listaen PermitirLista desplegable;
2. Escriba los elementos que desea mostrar en el Lista desplegable en la sección Origen, separándolos con comas;
3. Haga clic en Aceptar.

Resultado:

¡Ahora ya se ha creado la lista desplegable!

Crear una Lista desplegable a partir de un rango

Para crear una Lista desplegable basada en un rango de valores de celdas, siga estos pasos:

Paso 1: Seleccione la(s) celda(s) en la(s) que quiera colocar la Lista desplegable

Paso 2: Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos

Paso 3: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos

En la pestaña Configuración, especifique las siguientes opciones:

1. Elija Listaen PermitirLista desplegable;
2. Haga clic en el icono de selección para seleccionar la lista de origen en la sección Origen;
3. Haga clic en Aceptar.

Resultado:

Ahora ya se ha creado la lista desplegable.

Crear una Lista desplegable con Kutools

Aquí tiene una función muy útil: Crear listas desplegables sencillas de Kutools para Excel le permite crear rápidamente una lista desplegable con menos clics. A continuación, le explicamos cómo hacerlo:

1. Seleccione la(s) celda(s) donde colocar el Lista desplegable;
2. Haga clic en la pestaña Kutoolsy, a continuación, en Lista desplegable>Crear lista desplegable sencilla;
3. Seleccione el rango de celdas (o introduzca directamente los elementos separados por comas) que desea incluir en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
   

Crear una Lista desplegable a partir de una tabla (dinámica)

Si desea crear una lista desplegable dinámica y ampliable que se actualice automáticamente al añadir o eliminar elementos de la lista de origen, debe colocar los datos de origen en una tabla de Excel.

Paso 1: Convierta la lista de origen en una tabla

Seleccione la lista de origen y haga clic en Insertar > Tabla. En el cuadro de diálogo Crear tabla, si la selección incluye encabezados de columna, marque la casilla Mi tabla tiene encabezados y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Paso 2: Seleccione la(s) celda(s) en la(s) que quiera colocar la Lista desplegable

Paso 3: Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos

Paso 4: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos

En la pestaña Configuración, especifique las siguientes opciones:

1. Elija Listaen PermitirLista desplegable;
2. Haga clic en el icono de selección para seleccionar el rango de la tabla (excluyendo el encabezado) en la sección Origen;
3. Haga clic en Aceptar.

Resultado:

Se ha creado la lista desplegable.

Y cuando añada o elimine elementos de la tabla de origen, la lista desplegable se actualizará automáticamente.

Crear una Lista desplegable a partir de una Nombre de celda

Si va a crear una lista desplegable en varias hojas basadas en la misma lista de origen, le recomendamos asignar un nombre a dicha lista; así será mucho más sencillo hacer referencia a ella posteriormente.

Paso 1: Cree un Nombre de celda para la lista de origen

Seleccione la lista de origen y vaya al cuadro de nombres (junto a la barra de fórmulas), escriba un nombre para ella (sin espacios ni otros caracteres especiales) y, a continuación, pulse la tecla Entrar para finalizar.

Paso 2: Seleccione la(s) celda(s) en la(s) que quiera colocar la Lista desplegable

Paso 3: Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos

Paso 4: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos

En la pestaña Configuración, especifique las siguientes opciones:

1. Elija Listaen PermitirLista desplegable;
2. Escriba un signo igual seguido del nombre que definió en el paso 1 en la sección Origen, como

   =SourceList

   . También puede hacer clic en el cuadro de texto Origen y pulsar la tecla F3 para abrir el cuadro de diálogo Pegar nombre; luego, seleccione el nombre de celda que desee de la lista y haga clic en Aceptar para insertarlo en el cuadro de texto.
3. Haga clic en Aceptar.

Resultado:

Se ha creado la lista desplegable.

Crear una Lista desplegable desde otro libro

Si la lista de origen y la lista desplegable que deseas crear se encuentran en libros diferentes, al seleccionar la lista de origen en la sección Origen del cuadro de diálogo Validación de datos, aparecerá una alerta que impedirá su creación.

A continuación, te explicamos cómo crear una lista desplegable desde otro libro.

Paso 1: Cree un Nombre de celda para la lista de origen en el libro de origen

En el libro de origen, seleccione los elementos que desee incluir en la lista desplegable. A continuación, vaya al Cuadro de nombres, situado junto a la Barra de fórmulas, y asígneles un nombre, por ejemplo «ListaOrigen».

Paso 2: Defina un nombre que haga referencia a su lista de origen en el libro Lista desplegable

1. Abra el libro en el que desea crear una lista desplegable y haga clic en Fórmulas > Definir nombre.

   Definir nombre "/>

2. En el cuadro de diálogo emergente Nuevo nombre, configure como se indica a continuación:

   1. Escriba un nombre en el cuadro Nombre, por ejemplo Elementos;
   2. Escriba un signo igual seguido del Nombre del libro de trabajo de origen y el nombre que definió para la lista de origen en el paso 1 en el cuadro Hace referencia a, por ejemplo

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Haga clic en Aceptar.

       

Paso 3: Seleccione la(s) celda(s) en la(s) que quiera colocar la Lista desplegable

Paso 4: Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos

Paso 5: Especifique la configuración en el cuadro de diálogo Validación de datos

En la pestaña Configuración, especifique las siguientes opciones:

1. Elija Listaen PermitirLista desplegable;
2. Escriba un signo igual seguido del nombre que definió en el paso 3 en la sección Origen, como

   =Items

3. Haga clic en Aceptar.

   

Resultado:

Se ha creado la lista desplegable.

Alerta de error (permitir otras entradas)

De forma predeterminada, la lista desplegable solo permite introducir en una celda valores incluidos en la lista. Si escribes un valor que no está en la lista y pulsas la tecla Entrar, aparecerá una alerta de error, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Al hacer clic en el botón Reintentar, el valor introducido se seleccionará para su edición. Al hacer clic en el botón Cancelar, se borrará el valor introducido.

• Si desea permitir que los usuarios escriban otros valores y evitar que aparezca la alerta de error, puede hacer lo siguiente:

  1. Seleccione las celdas de la lista desplegable en las que desee desactivar la alerta de error y haga clic en Datos > Validación de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, vaya a la pestaña Alerta de error y desactive la casilla Mostrar alerta de error tras introducir datos no válidos. A continuación, haga clic en Aceptar.

     

  Ahora, cuando los usuarios escriban otros valores, no aparecerá ninguna alerta de error.

• Si desea permitir que los usuarios escriban otros valores pero también mostrar una alerta para recordárselo, haga lo siguiente:

  1. Seleccione las celdas de la lista desplegable en las que desee permitir otros valores y haga clic en Datos > Validación de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Alerta de error:
     1. Mantenga marcada la casilla Mostrar alerta de error tras introducir datos no válidos;
     2. Seleccione Informaciónen EstiloLista desplegable;
     3. Especifique el Título y el Mensaje de error, y haga clic en Aceptar.

     

  A partir de ahora, cuando los usuarios introduzcan otros valores, aparecerá un cuadro de diálogo para recordárselo: haga clic en Aceptar para conservar el valor escrito o en Cancelar para borrar el valor introducido.

  

Mensaje de entrada

Al crear una Lista desplegable, puede añadir un mensaje de entrada para recordar a los usuarios que seleccionen elementos de la Lista desplegable al hacer clic en una celda, o cualquier otra información que desee mostrar.

1. Seleccione las celdas con lista desplegable a las que desea añadir un mensaje de entrada y haga clic en Datos > Validación de datos.

2. En el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Mensaje de entrada

1. Mantenga marcada la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celdaestá seleccionada;
2. Especifique el Título y el Mensaje de entrada, y haga clic en Aceptar.

Ahora, cuando los usuarios seleccionen la Celda, aparecerá un cuadro de texto amarillo con la información que usted proporcionó.

Otras notas

1. De forma predeterminada, al crear una lista desplegable, la casilla de verificación "Ignorar vacíos" está activada. Esto permite a los usuarios dejar celdas vacías sin que se muestre ninguna alerta.

   Si la casilla de verificación «Ignorar vacíos» está desactivada, las celdas vacías del rango se considerarán entradas no válidas y aparecerá una alerta.

2. Si desea cambiar el orden de los elementos en el Lista desplegable, puede reorganizar la lista de origen.

3. Si la función Validación de datos está deshabilitada, es posible que esté trabajando en una hoja protegida. Para habilitarla, quite primero la protección de la hoja y, a continuación, aplique la configuración deseada de Validación de datos.