¿Cómo imprimir cada fila/celda en una página separada en Excel?

Un enfoque sencillo mientras se utilizan las configuraciones integradas de Excel es ajustar manualmente la altura de las filas para que cada fila quepa exactamente en una sola página impresa. Excel siempre imprime tanto contenido como cabe dentro de sus márgenes establecidos y el tamaño del papel; si una fila es lo suficientemente alta, solo esa fila aparecerá en la página. Este método es simple, no requiere fórmulas ni complementos, y es especialmente adecuado cuando solo tienes un número limitado de registros para imprimir individualmente.

Este enfoque funciona mejor para listas cortas o conjuntos de datos pequeños, ya que requiere intervención manual. Ten en cuenta que, para tablas grandes o tareas repetitivas, el proceso puede volverse tedioso y consumir mucho tiempo al configurarse para cada sesión de impresión.

1. Haz clic en Diseño de Página > Márgenes > Márgenes Personalizados.

2. En el cuadro de diálogo Configuración de Página que se abre, ingresa 2.5 en ambos Arriba y Abajo los recuadros de márgenes, luego haz clic en el botón Aceptar .

Nota: Los valores exactos de los márgenes pueden requerir ajustes dependiendo del tamaño del papel (como A4, Carta, etc.). Si notas que tu fila se divide entre dos páginas o deja demasiado espacio en blanco, ajusta los números de los márgenes según sea necesario y verifica la Vista Previa de Impresión después de realizar cambios para obtener el mejor ajuste.

3. Selecciona todas las filas que deseas imprimir por separado. Luego, haz clic derecho en el encabezado de la fila seleccionada y elige Altura de Fila del menú contextual.

4. En el cuadro de diálogo Altura de Fila ingresa 250 en el campo Altura de fila y luego haz clic en Aceptar.

Consejo: Si tu impresión aún incluye más de una fila por página o demasiado espacio en blanco, ajusta gradualmente el valor de la altura de la fila y vuelve a probar utilizando la Vista Previa de Impresión. El valor “250” es una referencia; la configuración ideal puede variar según el contenido de las columnas, el tamaño de fuente y la escala de impresión.

5. Haz clic en Archivo (o el botón de Office), luego en Imprimir. En el panel de Vista Previa de Impresión, verás que cada fila seleccionada ahora cubre una página separada. Revisa los saltos de página antes de imprimir para asegurar resultados correctos, luego haz clic en Imprimir para comenzar a generar las páginas individuales.

Esta técnica es rápida para trabajos pequeños, no requiere habilidades técnicas y no altera los datos de tu hoja de cálculo. Sin embargo, para tablas grandes o si necesitas esta configuración con frecuencia, considera las soluciones automatizadas a continuación para ahorrar tiempo y evitar ajustes repetitivos.

Si necesitas imprimir regularmente cada fila en su propia página, especialmente para tablas largas, usar una macro VBA puede automatizar el proceso. Una macro puede recorrer la hoja de cálculo enviando cada fila (o celda) a la impresora individualmente, controlando con precisión el trabajo de impresión sin necesidad de realizar cambios manuales en el formato de cada fila o en la configuración de la página. Este enfoque es adecuado para usuarios familiarizados con macros y VBA, y evita cambios accidentales en la disposición o formato de los datos de la hoja de cálculo original.

1. Presiona Alt + F11 juntos para abrir la ventana del editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. Haz clic en Insertar > Módulo. En el nuevo módulo que aparece, pega el siguiente código VBA en la ventana.

VBA: Imprime cada fila/celda en una página separada en Excel

Sub PrintOneLine()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
Dim xWs As Worksheet
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set xWs = WorkRng.Parent
For Each Rng In WorkRng
xWs.PageSetup.PrintArea = Rng.EntireRow.Address
xWs.PrintPreview
Next
End Sub

3. Presiona la tecla F5 o haz clic en el botón Ejecutar (el triángulo verde en la parte superior de la ventana de VBA) para ejecutar la macro. Aparecerá un cuadro de diálogo para que selecciones el rango que deseas imprimir. Selecciona las filas o celdas, luego haz clic en Aceptar para continuar.

Nota: Si tu conjunto de datos es grande, este proceso puede abrir múltiples ventanas de Vista Previa de Impresión, una por cada fila. Prepárate para confirmar la impresión para cada vista previa individual; esto te da la oportunidad de asegurarte de que el formato sea correcto antes de continuar. Si el número de vistas previas es abrumador, considera imprimir directamente en lugar de previsualizar, ajustando el código si tienes experiencia en VBA.

4. Cada fila se mostrará en su propia ventana de Vista Previa de Impresión. Necesitarás hacer clic manualmente en el botón Imprimir dentro de cada vista previa para enviar la fila a la impresora. Repite el proceso hasta que todas las filas estén impresas.

Para usuarios avanzados, puedes personalizar aún más la macro, como establecer títulos o ajustar la orientación, para adaptarla mejor a requisitos específicos de informes.

Si tienes instalado Kutools para Excel, su función Dividir Datos proporciona una forma eficiente y fácil de usar para imprimir cada fila o celda en su propia página, permitiéndote además incluir filas de título en cada hoja impresa. Esto es especialmente útil para registros de empleados, listas de pedidos o cualquier escenario de informes donde desees que los encabezados repetidos aparezcan en la parte superior de cada página impresa para mayor claridad.

1. Ve a la pestaña Kutools Plus luego haz clic en Dividir Datos.

2. En el cuadro de diálogo Dividir Datos configura las siguientes opciones para definir cómo se dividirán tus páginas:

(1) En el campo Rango de Títulos selecciona la(s) fila(s) que contienen tus encabezados que deben aparecer en la parte superior de cada página impresa;
(2) En el campo Rango de Datos selecciona las filas específicas que deseas imprimir por separado;
(3) Ingresa 1 en el cuadro Filas por página impresa para asegurarte de que haya una fila por página;
(4) En el cuadro Número de Columnas por Página ingresa 1;
(5) Haz clic en el botón Aceptar para ejecutar la herramienta.

Al confirmar, Kutools creará una nueva hoja de cálculo, dividiendo automáticamente cada fila en su propia página imprimible e insertando la fila de título especificada en la parte superior de cada una. Esto simplifica el proceso y reduce el riesgo de problemas de formato o superposiciones de impresión.

Consejo práctico: Para inspeccionar visualmente los saltos de página y verificar la salida antes de imprimir, cambia la vista a Vista Previa de Saltos de Página haciendo clic en Ver > Vista Previa de Saltos de Página.

Este método es flexible e ideal para tareas regulares, ya que puedes procesar muchas filas en masa y asegurar impresiones consistentes y profesionales con encabezados. Después de dividir, simplemente ve a Archivo (o el botón de Office) > Imprimir para obtener tus páginas como desees.

La herramienta Dividir Datos preserva tu hoja de cálculo original, por lo que puedes reutilizar la tabla de origen o ajustar la configuración para diferentes formatos de salida sin riesgo.

Además de dividir datos con encabezados repetidos, Kutools para Excel ofrece la función Insertar Saltos de Página Cada Fila, lo que facilita insertar automáticamente saltos de página después de cada fila en una selección. Este método es eficiente y fácil de usar para tablas de datos simples y moderadamente complejas, especialmente cuando no se necesitan filas de título en cada página impresa.

1. Resalta el rango a imprimir (puede incluir múltiples columnas y filas), luego haz clic en Kutools Plus > Impresión > Insertar Saltos de Página Cada Fila.

2. En el cuadro de diálogo que aparece, ingresa 1 en el cuadro Intervalo de Esto insertará un salto de página después de cada fila, asegurando que cada fila se imprima en su propia página. Haz clic en Aceptar para aplicar la configuración.

Una vez confirmado, aparecerá un cuadro de notificación indicando cuántos saltos de página se han insertado. Simplemente haz clic en Aceptar para cerrar el mensaje.

3. Navega a Archivo (o el botón de Office) > Imprimir. Ahora cada fila debería mostrarse —y imprimirse— en una página separada como se esperaba.

Consejo: Esta solución mantiene el formato original intacto y no requiere copiar datos a una nueva hoja de cálculo. Si deseas eliminar los saltos de página después de imprimir, ve a Diseño de Página > Saltos de Página > Quitar Saltos de Página.