Cómo usar datos e imágenes de Excel en una combinación de correspondencia de Word
Si dispone de una lista en una hoja de cálculo de Excel con la información de los estudiantes —incluyendo nombres, edades, cursos, facultades y rutas de las fotos— y desea crear una tarjeta de admisión para el examen de cada uno en Word, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla, la función Combinación de correspondencia de Word le permitirá generar este tipo de tarjetas de forma rápida y sencilla.
Use datos e imágenes de Excel en una combinación de correspondencia de Word
- Paso 1: Prepare la lista de datos en Excel
- Paso 2: Prepare el documento de Word
- Paso 3: Establezca la relación entre el archivo de Excel y el documento de Word
Use datos e imágenes de Excel en una combinación de correspondencia de Word
Aplique la función Combinación de correspondencia para crear la tarjeta con imagen siguiendo los pasos que se indican a continuación uno por uno:
Paso 1: Prepare la lista de datos en Excel
1. Introduzca la información que necesite en la hoja de cálculo e inserte la imagen de la ruta de archivo tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
2. A continuación, modifique la ruta de la imagen añadiendo una barra adicional después de cada barra existente en la dirección, tal como se muestra en la captura de pantalla:
3. Tras introducir los datos, guarde y cierre el archivo de Excel.
Paso 2: Prepare el documento de Word
4. Puede preparar y diseñar el formato de la tarjeta en un documento de Word según sus necesidades, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
Paso 3: Establezca la relación entre el archivo de Excel y el documento de Word
5. Tras finalizar el formato de la información en el documento de Word, haga clic en «Correspondencia» > «Seleccionar destinatarios» > «Usar una lista existente», tal como se muestra en la captura de pantalla:
6. A continuación, en la ventana emergente «Origen de Seleccionar Datos», seleccione el archivo de Excel que ha creado y haga clic en el botón «Abrir», tal como se muestra en la captura de pantalla:
7. En el cuadro de diálogo «Seleccionar tabla» que aparece a continuación, seleccione la hoja de cálculo con la información de los estudiantes que desea utilizar y haga clic en «Aceptar», tal como se muestra en la captura de pantalla:
8. A continuación, coloque el cursor junto al nombre y haga clic en «Correspondencia» > «Insertar campo de combinación» > «Nombre». El campo «Nombre» se insertará en el documento de Word, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
9. A continuación, repita el paso anterior para insertar los campos correspondientes a Edad, Curso y Facultad y obtenga el resultado que se muestra a continuación:
10. Tras insertar los campos de datos, debe agregar el campo de imagen. Coloque el cursor en la posición donde desee que aparezca la imagen y, a continuación, haga clic en «Insertar» > «Elementos rápidos» > «Campo», tal como se muestra en la captura de pantalla:
11. En el cuadro de diálogo emergente «Campo», seleccione «IncludePicture» en el panel izquierdo «Nombres de campo»; a continuación, en el cuadro de texto «Propiedades del campo», escriba cualquier nombre, por ejemplo «Imagen», y haga clic en «Aceptar» para guardar la configuración. Véase la captura de pantalla:
12. Ahora, la imagen se ha insertado en el documento, pero no es visible.
13. A continuación, haga clic en la imagen y pulse «Alt» + «F9» para alternar al código de campo, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
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14. Seleccione la palabra «Imagen» en el código resaltado de la imagen y, a continuación, haga clic en «Correspondencia» > «Insertar campo de combinación» > «Foto», tal como se muestra en la captura de pantalla:
15. Tras hacer clic en el campo «Foto», el código se transformará tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
16. Ahora, pulse de nuevo «Alt» + «F9», pero la imagen todavía no será visible.
17. Haga clic en la pestaña Correspondencia y, a continuación, en «Finalizar y combinar» > «Editar documentos individuales», tal como se muestra en la captura de pantalla:
18. En el cuadro de diálogo emergente «Combinar en un documento nuevo», seleccione «Todo» en «Registros de combinación» y, a continuación, haga clic en el botón «Aceptar».
19. Se abrirá un nuevo documento con toda la información de los datos, aunque es posible que las imágenes aún no aparezcan visibles, tal como se muestra en la captura de pantalla:
20. Para hacer visibles las imágenes, pulse «Ctrl» + «A» para seleccionar todo el contenido del documento de Word y, a continuación, pulse la tecla «F9». En el cuadro de diálogo emergente «Aviso de seguridad de Microsoft Word», haga clic en el botón «Sí», tal como se muestra en la captura de pantalla:
21. Tras hacer clic en «Sí», verá cómo el documento de Word se rellena automáticamente con la imagen combinada y la información de datos almacenada en la hoja de cálculo de Excel, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
A continuación, puede imprimir y guardar el archivo según sus necesidades.
Demostración: Combinación de correspondencia con datos e imágenes desde Excel a Word
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