Cómo usar datos e imágenes de Excel en una combinación de correspondencia de Word

Si tienes una lista de información de estudiantes que contiene nombres, edades, cursos, universidades y rutas de fotos en una hoja de cálculo de Excel, ahora quieres hacer una tarjeta de admisión para cada estudiante en Word como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Para crear este tipo de tarjeta rápidamente y sin complicaciones, la función Combinar Correspondencia en Word puede ayudarte.

Usa datos e imágenes de Excel en una combinación de correspondencia de Word

• Paso 1: Prepara la lista de datos en Excel
• Paso 2: Prepara el documento de Word
• Paso 3: Establece la relación entre el archivo de Excel y el documento de Word

Usa datos e imágenes de Excel en una combinación de correspondencia de Word

Aplica la función Combinar Correspondencia para crear la tarjeta con imagen, sigue los siguientes pasos uno por uno:

Paso 1: Prepara la lista de datos en Excel

1. Escribe la información que necesitas en la hoja de cálculo e introduce la ruta del archivo de imagen como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

2. Luego, necesitas modificar la dirección de la imagen agregando otra barra después de cada barra en la dirección, ver captura de pantalla:

3. Después de ingresar los datos, guarda y cierra el archivo de Excel.

Paso 2: Prepara el documento de Word

4. Puedes preparar y diseñar el formato de la tarjeta en un documento de Word según tus propias necesidades, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Paso 3: Establece la relación entre el archivo de Excel y el documento de Word

5. Después de completar el formato de la información en el archivo de Word, haz clic en "Correos" > "Seleccionar destinatarios" > "Usar una lista existente", ver captura de pantalla:

6. Luego, en la ventana emergente "Seleccionar fuente de datos", selecciona el archivo de Excel que creaste y luego haz clic en el botón "Abrir", ver captura de pantalla:

7. En el cuadro de diálogo "Seleccionar tabla" que aparece a continuación, selecciona la hoja de cálculo que contiene la información del estudiante que deseas utilizar y luego haz clic en "Aceptar", ver captura de pantalla:

8. Luego, coloca el cursor al lado del Nombre y haz clic en "Correos" > "Insertar campo combinado" > "Nombre", y el campo "Nombre" se insertará en el documento de Word como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

9. Luego, debes repetir el paso anterior para insertar otros campos correspondientes para Edad, Curso y Universidad para obtener los siguientes resultados:

10. Después de insertar los campos de datos, a continuación, debes insertar el campo de imagen. Ahora, coloca el cursor en la posición donde deseas mostrar la imagen y luego haz clic en "Insertar" > "Partes rápidas" > "Campo", ver captura de pantalla:

11. En el cuadro de diálogo emergente "Campo", elige "IncludePicture" del panel izquierdo de nombres de "Campo", y luego, en el cuadro de texto de propiedades de "Campo", escribe cualquier cosa, como Imagen, y luego haz clic en el botón "Aceptar" para guardar la configuración. Ver captura de pantalla:

12. Ahora, la imagen está insertada en el documento, pero no puedes verla.

13. Luego, haz clic en la imagen y presiona "Alt" + "F9" para cambiar al código de campo como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

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14. Selecciona la palabra Imagen en el código de imagen resaltado, y luego haz clic en "Correos" > "Insertar campo combinado" > "Foto", ver captura de pantalla:

15. Después de hacer clic en el campo "Foto", el código se convertirá como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

16. Ahora, presiona "Alt" + "F9" nuevamente, pero la imagen aún no es visible.

17. Continúa haciendo clic en la pestaña Correos, y luego haz clic en "Finalizar & Combinar" > "Editar documentos individuales", ver captura de pantalla:

18. En el cuadro de diálogo emergente "Combinar en nuevo documento", selecciona "Todos" en los "Registros de combinación", y luego haz clic en el botón "Aceptar".

19. Se abre un nuevo documento con toda la información de los datos, pero las imágenes pueden seguir sin ser visibles, ver captura de pantalla:

20. Para hacer visibles las imágenes, presiona "Ctrl" + "A" para seleccionar todo el contenido en el archivo de Word, y luego presiona la tecla "F9", en el cuadro de diálogo emergente "Aviso de seguridad de Microsoft Word", haz clic en el botón "Sí", ver captura de pantalla:

21. Después de hacer clic en "Sí", puedes ver que el archivo de Word está lleno de la imagen combinada y la información de datos almacenada en la hoja de cálculo de Excel como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Luego, puedes imprimir y guardar el archivo según sea necesario.

Demostración: Combinar datos e imágenes de Excel a Word