Outlook: Reenvíe automáticamente correos electrónicos en función del asunto

Imagine que recibe constantemente cierto tipo de mensajes que siempre debe enviar a sus colegas. Reenviarlos uno por uno resulta tedioso e imposible de hacer puntualmente con cada mensaje. La solución: cree una regla para que este tipo de mensajes se reenvíen automáticamente a sus colegas en cuanto lleguen.

Reenvío automático correos electrónicos en función del asunto creando una regla en Outlook

Reenvío automático correos electrónicos en función del asunto con Kutools para Outlook(Facilidad de gestión)

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Reenvío automático correos electrónicos en función del asunto creando una regla en Outlook

La siguiente guía paso a paso le ayudará a crear una regla que reenvíe automáticamente correos electrónicos según su asunto a destinatarios específicos.

Paso 1: Abra el cuadro de diálogo Reglas y alertas:

• En Outlook 2010 y 2013, haga clic en «Reglas» > «Administrar reglas y alertas» dentro del grupo «Mover» de la pestaña «Inicio».
• En Outlook 2007, haga clic en «Herramientas» > «Reglas y alertas».

Paso 2: En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el botón «Nueva regla».

Paso 3: En el cuadro de diálogo Asistente de reglas, selecciona la opción «Aplicar regla a los mensajes que recibo» y haz clic en el botón «Siguiente». Consulta la siguiente captura de pantalla:

Paso 4: Seleccione condiciones para la nueva regla:

• Marque la opción «Con palabras específicas en el asunto» en el cuadro «Paso 1: Seleccione condición(es)».
• En la sección «Paso 2», haga clic en «Palabras específicas».
• En el cuadro **Texto de búsqueda**, introduzca las palabras especificadas en el primer cuadro, haga clic en el botón «Agregar» y, por último, pulse el botón «Aceptar». Vea la siguiente captura de pantalla:
• Haga clic en el botón «Siguiente».

Paso 5: Especifique las acciones para la regla que está creando:

• Marque la opción «reenviarlo a personas o grupo público» en el cuadro «Paso 1»;
• Haga clic en «personas o grupo público» en el cuadro «Paso 2»;
• En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, seleccione o introduzca la dirección de correo electrónico en el campo «Para» y haga clic en «Aceptar».

Paso 6 (opcional): Aplique ahora esta nueva regla a los mensajes ya existentes en la carpeta Bandeja de entrada.

De forma predeterminada, esta nueva regla se aplicará a los mensajes entrantes futuros. Si desea que también afecte a los mensajes ya existentes en la Bandeja de entrada, continúe haciendo clic en los botones «Siguiente» hasta que aparezca el siguiente cuadro de diálogo.

Y marque la opción «Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya existentes en la “Bandeja de entrada”».

Paso 7: Haga clic en el botón «Finalizar».

A partir de ahora, todos los mensajes entrantes cuyo asunto contenga el texto especificado se reenviarán automáticamente a las personas o grupos indicados.

Si ha marcado la opción «Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya existentes en “Bandeja de entrada”», los mensajes ya existentes en la carpeta Bandeja de entrada que contengan el texto especificado en sus asuntos se reenviarán automáticamente.

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Reenvío automático correos electrónicos en función del asunto con Kutools para Outlook (Facilidad de gestión)

Con la función «Reenvío automático» de «Kutools para Outlook», también puede reenviar fácilmente correos electrónicos automáticamente en función del asunto en Outlook. A diferencia de la función nativa de reglas de Outlook, que puede volverse desordenada y dificultar la localización de reglas específicas, Kutools simplifica este proceso. Todas las reglas de reenvío automático se agrupan en un único lugar accesible, lo que facilita encontrarlas y ajustarlas. Este enfoque de gestión centrado ayuda a evitar el desorden y la confusión habitual al navegar por una mezcla de reglas en el sistema nativo de Outlook.

Paso 1. Active la función de reenvío automático y comience a crear una nueva regla.

1. Tras descargar e instalar Kutools para Outlook, vaya a la pestaña «Kutools Plus» y haga clic en «Reenviar» en el grupo Automática.

2. En el cuadro de diálogo Configuración de «Reenvío automático», haga clic en el botón «Nuevo».

Paso 2: Configure las condiciones para la regla

1. En el cuadro de diálogo «Asistente de reglas», seleccione la opción «El asunto contiene palabras específicas» como condición.

2. Haga clic en el texto subrayado «palabras específicas».

3. En el cuadro de diálogo «Contiene texto», haga clic en «Nuevo», introduzca el texto en el campo «Nueva palabra clave de búsqueda» del cuadro de diálogo «Texto de búsqueda», pulse «Agregar» y, a continuación, «Aceptar».

4. Haga clic en «Aceptar» > «Siguiente» > «Siguiente».

Paso 3: Finalizar configuración de regla

1. Introduzca el nombre de la regla en el cuadro de texto «Nombre de la regla».

2. Haga clic en el botón «Destinatario».

3. En el cuadro de diálogo «Seleccionar miembros», introduzca o seleccione una dirección de correo electrónico en el campo «Para» y haga clic en «Aceptar».

4. Haga clic en «Aceptar» > «Aceptar» > «Aceptar» y, finalmente, en «Sí» para activar la función «Reenviar».

Resultado

A partir de ahora, cualquier mensaje entrante que incluya el texto especificado en la línea de asunto se reenviará automáticamente al destinatario o grupo designado. Además, gestionar estas reglas de reenvío automático es muy sencillo, ya que podrá localizarlas fácilmente siempre que las necesite.