Descubre el Futuro del Correo: Mejora la eficiencia de Outlook con Kutools AI Assistant

En el acelerado mundo de la comunicación digital, la eficiencia es fundamental y gestionar tus correos electrónicos de forma efectiva puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo. Descubre Kutools AI Assistant para Outlook, una potente herramienta diseñada para mejorar tu experiencia con el correo electrónico, presentando habilidades inteligentes que simplifican tu flujo de trabajo. Ya sea para redactar correos, traducir contenidos o responder emails, Kutools AI ofrece un conjunto de funciones que puede transformar tu manera de interactuar con el correo. En este tutorial, aprenderás qué es Kutools AI Assistant para Outlook, por qué es una herramienta imprescindible, cómo configurarla y cómo integrarla en tu rutina diaria de correo para lograr la máxima productividad.

• Ejemplos de uso de Kutools AI en entrantes correos electrónicos:
  • Resumen de Correo electrónico
  • Respuesta rápida
• Ejemplos de uso de Kutools AI en salientes correos electrónicos:
  • Redacción de Correos
  • Continuar escribiendo

• Personaliza y añade habilidades para un uso personalizado
• Adapta las respuestas utilizando información del historial de correos
• Controla los modos Manual/Auto y personaliza las preferencias de visualización

• Controles rápidos y acceso en el panel de Kutools AI
• Gestión del contenido generado en una caja de habilidades
• Mejores prácticas para utilizar Kutools AI

¿Qué es Kutools AI para Outlook?

Kutools AI para Outlook es una función avanzada desarrollada por ExtendOffice, que integra a la perfección la tecnología AI de modelos líderes como OpenAI y GoogleAI en tu rutina diaria de correo electrónico. Como parte de una completa suite de más de100 herramientas en Kutools for Outlook, transforma la forma de gestionar e interactuar con tus correos. Con su interfaz intuitiva, Kutools AI proporciona potentes capacidades para aumentar tu productividad tanto en la lectura como en la redacción de emails.

Habilidades en el Panel de Lectura (para analizar y responder a correos recibidos)

• Resumen: Obtén resúmenes concisos para comprender rápidamente los puntos principales de emails largos.
• Responder: Utiliza la IA para generar respuestas eficaces y detalladas a correos electrónicos. (Permite extraer información relevante de correos enviados.)
• Respuesta rápida: Presenta distintas opciones de respuesta y genera una respuesta según la dirección que elijas. (Permite extraer información relevante de correos enviados.)
• Respuesta de Agradecimiento: Genera una carta de agradecimiento concisa para expresar tu gratitud rápidamente.
• Traducir: Traduce al instante los correos entrantes a tu idioma preferido, facilitando la comunicación sin barreras.
• Analizar: Analiza la tendencia emocional del contenido del correo para ayudarte a determinar si el sentimiento es positivo, negativo o neutral.
• Extraer: Extrae información estructurada como nombres, lugares, fechas y montos del email para ayudarte a comprender rápidamente los datos clave del contenido.
• Habilidades personalizadas: Crea tus propias habilidades personalizando indicaciones de rol, comandos y añadiendo más opciones para adaptarlas a tus necesidades únicas de gestión de correo electrónico.

Habilidades en el Panel de Redacción (para redactar y mejorar correos salientes)

• Redactar: Utiliza la asistencia de IA para acelerar la redacción de correos con sugerencias personalizadas.
• Pulir: Mejora automáticamente tus borradores de correo en gramática, tono y estilo, asegurando un acabado profesional.
• Continuar escribiendo: Permite que la IA ofrezca sugerencias y terminaciones basadas en el contexto para ayudarte a continuar con tus borradores.
• Traducir: Traduce fácilmente tus borradores de email a otros idiomas, preparándolos para una audiencia global.
• Revisar: Comprueba y corrige errores ortográficos y gramaticales en el correo para garantizar la precisión lingüística.
• Expandir: Amplía la información clave del correo y proporciona explicaciones detalladas para un contenido más completo.
• Sugerir: Proporciona sugerencias para mejoras lógicas o contenido sensible mediante el análisis lógico o la revisión del contenido.
• Habilidades personalizadas: Crea tus propias habilidades personalizando indicaciones de rol, comandos y añadiendo más opciones para adaptarlas a tus necesidades únicas de gestión de correo electrónico.

¿Por qué elegir Kutools AI Assistant para tu Outlook?

En el mundo digital actual, donde todo es veloz, una comunicación efectiva es fundamental. Kutools AI Assistant utiliza tecnología puntera de IA para que tus correos no solo se lean, sino que se comprendan y valoren. Se trata de elevar tu nivel en el correo electrónico, haciendo cada interacción más significativa e impactante. Tanto si gestionas una gran cantidad de emails a diario como si respondes a un mensaje crucial, Kutools AI es tu aliado estratégico, garantizando que siempre vayas un paso adelante. Aquí tienes algunos de los principales beneficios que Kutools AI ofrece:

⏰ Automatización para ahorrar tiempo: Automatiza tareas rutinarias de correo, como el resumen de emails y la respuesta rápida, liberando tu tiempo para asuntos más importantes y aumentando tu productividad.

🌐 Integración versátil de IA: Kutools AI es compatible con diversas plataformas de IA, incluyendo OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI y SenseNovaAI, ofreciéndote flexibilidad para elegir el modelo de IA más adecuado para una gestión eficiente y precisa de tus correos.

🖥️ Interfaz amigable para el usuario: Ofrece una interfaz intuitiva y fácil de navegar que facilita a usuarios de todos los niveles técnicos mejorar la gestión y la comunicación por email.

🌓 Funcionalidad de doble modo: Kutools AI dispone de Modo Manual y Modo Automático. En el Modo Automático, tareas como resumen de correos y respuestas rápidas se generan automáticamente. Cambiar entre modos es sencillo con solo un clic, permitiéndote personalizar la herramienta según tu flujo de trabajo.

💡 Habilidades personalizadas: Adapta Kutools AI a tus necesidades de gestión de correo creando tus propias habilidades. Personaliza las indicaciones de rol, los comandos y otras opciones para que la IA funcione exactamente como lo necesitas, logrando la máxima flexibilidad y eficiencia.

📚 Aprendizaje del historial de correo: Al generar respuestas, Kutools AI utiliza tus interacciones previas (una vez añadidos los emails históricos) para ofrecer respuestas con contexto, dando contestaciones precisas basadas en discusiones previas. Así, con el tiempo, las respuestas se ajustan cada vez más a tu estilo de comunicación para interacciones más personalizadas.

🌍 Capacidades de traducción de idioma: Rompe las barreras lingüísticas con modelos avanzados para traducciones válidas, facilitando la comunicación global.

⚙️ Integración perfecta con Outlook: Diseñado exclusivamente para Outlook, mejora tu experiencia en el entorno que ya conoces, garantizando un flujo de trabajo intuitivo y eficiente.

✏️ Mayor claridad y profesionalidad: Utiliza modelos lingüísticos avanzados para optimizar tus emails, asegurando claridad y profesionalidad en cada mensaje.

🔐 Seguridad y privacidad mejoradas: Utiliza los protocolos más modernos de cifrado y protección, garantizando la seguridad de tus datos y la privacidad de tus comunicaciones.

¿Cómo configurar Kutools AI Assistant para Outlook para mejorar tu eficiencia en el email?

Transformar tu experiencia de correo con Kutools AI Assistant está a tan solo unos pasos. Aquí te mostramos la guía paso a paso para instalar Kutools AI en Outlook.

Paso1: Instala Kutools AI

Accede a la página de descarga para descargar e instalar Kutools for Outlook y obtener Kutools AI.

Paso2: Activa Kutools AI

1. Después de instalar Kutools for Outlook, ve a la pestaña Kutools y haz clic en AI Assistant.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Guía del asistente de correo electrónico AI . Te presenta las habilidades que Kutools AI ofrece. Haz clic en el botón Siguiente para continuar.

3. Aparecerán los Términos de uso . Haz clic en Siguiente.

4. Ahora puedes activar Kutools AI seleccionando el proveedor de IA y escribiendo la clave de API correspondiente. Cuando termines, haz clic en OK.

Después de hacer clic en OK, el panel Kutools AI aparecerá en el lado derecho de la ventana de Outlook, como puedes ver más abajo. Continúa leyendo para ver ejemplos de uso.

Utiliza Kutools AI Assistant en tu flujo de trabajo con ejemplos

Resumen de Correo electrónico: Extrayendo los puntos clave de mensajes largos

Acabas de abrir tu bandeja de entrada y tienes un correo extenso de un cliente detallando actualizaciones y solicitudes de proyecto. En lugar de examinar el texto denso, puedes confiar en la habilidad Resumen de Kutools AI. Al abrir el email, la IA genera rápidamente un resumen conciso resaltando la información crucial. Así puedes entender los puntos principales y priorizar tus siguientes pasos, ahorrando tiempo y asegurando que no pierdas detalles importantes.

1. En el panel Kutools AI, asegúrate de estar en el Panel de Lectura.
2. Selecciona el email que quieres resumir.

El cuadro de Resumen genera automáticamente un resumen conciso de los puntos principales del email, como verás más abajo:

Respuesta rápida: Generar respuestas instantáneas y adaptadas al contexto

En vez de perder tiempo redactando una respuesta desde cero, la habilidad Respuesta rápida de Kutools AI analiza el contexto del mensaje y sugiere varias opciones iniciales para una contestación detallada.

1. En el panel Kutools AI, asegúrate de estar en el Panel de Lectura.
2. Selecciona el email al que deseas responder. La Respuesta rápida habilidad generará automáticamente varias bases de respuesta como verás a continuación.

   

   Consejo:

   • Si seleccionas texto en un correo, responderá sólo a ese contenido. Si no, responderá al email completo.
   • Si ninguna de las bases de respuesta es válida, puedes hacer clic en el enlace "¿No es adecuado?" e introducir la base que desees.

3. Selecciona una de las bases de respuesta para generar la contestación.

4. Haz clic en el botón Responder. La respuesta se insertará en el borrador y podrás revisarla, editarla y enviarla.

   

Redacción de correo: Crear mensajes iniciales con ayuda de la IA

Si necesitas contactar a un cliente tras una reunión y no sabes por dónde empezar, la habilidad de Redactar de Kutools AI te ayuda con sugerencias contextualizadas para crear tu mensaje. Una vez que le indiques a Kutools AI los puntos clave, te sugerirá frases y estructuras personalizadas, permitiéndote redactar rápidamente un email profesional y claro.

1. En el panel Kutools AI, asegúrate de estar en el Panel de Redacción.
2. En el cuadro Redactar, introduce los puntos clave y haz clic en el botón Generar.
3. Haz clic en Insertar para añadir el borrador generado al cuerpo del correo.

Continuar escribiendo el email: Retomando donde lo dejaste

Si estabas redactando un email detallado y tuviste que interrumpirlo antes de terminar, la habilidad Continuar escribiendo de Kutools AI te ayuda a seguir desde el punto donde lo dejaste. La IA revisa el contexto del borrador incompleto y sugiere cómo continuar y finalizar el mensaje.

La habilidad Continuar escribiendo funciona así: cuando comienzas a responder a un correo en tu Bandeja de entrada, el Panel de Lectura cambia automáticamente al Panel de Redacción. Al empezar a escribir tu respuesta, la habilidad Continuar escribiendo continúa automáticamente el borrador por ti. Cuando se genere el contenido, haz clic en Insertar para añadirlo rápidamente al borrador.

Convierte Kutools AI en tu asistente personal

Desde añadir y personalizar habilidades hasta permitir que la IA aprenda de tu historial de correo, puedes optimizar Kutools AI para convertirlo en tu asistente personal. Gracias a estas funciones, recibirás respuestas más precisas y adaptadas al contexto, y tendrás la capacidad de afinar las habilidades de la IA para ajustarlas a tus necesidades.

• Personaliza y añade habilidades para un uso personalizado
• Adapta respuestas con información del historial de correo electrónico
• Controla los modos Manual/Auto y personaliza las preferencias de visualización

Personaliza y añade habilidades para un uso personalizado

En la parte inferior del Kutools AI panel se encuentra el Gestión de Biblioteca de Habilidades botón, que abre el Gestión de Biblioteca de Habilidades cuadro de diálogo al hacer clic.

En el cuadro de diálogo Gestión de Biblioteca de Habilidades puedes configurar habilidades para el Panel de Lectura y el Panel de Redacción:

1. Selecciona Panel de Lectura o Panel de Redacción para gestionar las habilidades de ese panel.
2. Marca la casilla junto a una habilidad para activarla y que aparezca en el panel Kutools AI. Desmárcala para desactivar la habilidad y ocultarla.
3. Selecciona una habilidad para personalizar su configuración, incluyendo:
   • Indicación de rol: Indica a la IA que adopte un comportamiento y estilo específico.
   • Indicación de comando: Indica a la IA que realice una tarea concreta.
   • Opciones adicionales: Permite personalizar aún más, con la opción de agregar ajustes usando el botón Agregar opciones.
4. Agrega una nueva habilidad haciendo clic en el botón Agregar habilidad para crear una adaptada a tus necesidades.

Adapta respuestas con información del historial de correo electrónico

Las habilidades de Responder en Kutools AI permiten aprender de conversaciones previas de correo electrónico. Al crear una base de datos local que guarda correos anteriores, la IA puede analizar comunicaciones previas, mejorando la precisión y relevancia contextual de sus respuestas para contestaciones más precisas y adaptadas.

Puedes añadir manualmente emails históricos a Email Learning. O bien, habilitar la función de añadir automáticamente para que los correos se agreguen de inmediato a Email Learning tras enviarlos, ayudando al sistema de IA a aprender y adaptarse mejor.

Añadir manualmente

1. Haz clic en el botón Email Learning en la caja de Responder o Respuesta rápida del panel Kutools AI.

2. Haz clic en el botón Añadir manualmente.

3. En el diálogo emergente Añadir manualmente, selecciona los emails que quieres aprender y haz clic en OK.

• Para seleccionar todos los correos de una cuenta, marca la casilla antes de la cuenta.
• Para seleccionar correos uno a uno, marca la casilla antes de cada correo.
• Para seleccionar correos del último mes, haz clic en el enlace Emails del mes pasado .
• Para seleccionar correos del último año, haz clic en el enlace Emails del año pasado .

4. Aparecerá un diálogo para recordarte la cantidad de emails que deben aprenderse. Haz clic en Sí.

5. Aparecerá otro diálogo para indicarte cuántos correos se han aprendido correctamente. Haz clic en OK.

Añadir automáticamente

Haz clic en el botón Email Learning en la caja de Responder o Respuesta rápida del panel Kutools AI y sigue estos pasos.

1. Marca la casilla Añadir automáticamente .
2. Selecciona las cuentas de correo marcando la casilla junto a cada dirección, así los correos enviados de ellas se añadirán automáticamente a Email Learning.
3. Haz clic en el botón Guardar.

Controla los modos Manual/Auto y personaliza las preferencias de visualización

Kutools AI te permite personalizar su funcionamiento y aspecto visual para adaptarlos a tus preferencias y forma de trabajar:

• Algunas habilidades vienen configuradas en Modo Automático, mientras que otras funcionan en Modo Manual. Para cambiar entre Modo Manual y Automático en una habilidad concreta, simplemente haz clic en el botón Cambiar en la esquina superior derecha de la caja de habilidad.
  

  Aquí tienes la diferencia entre las funciones automáticas del Panel de Lectura y el Panel de Redacción:

  • Panel de Lectura: Las habilidades en Modo Automático se ejecutarán automáticamente cada vez que selecciones un nuevo correo.
  • Panel de Redacción: Las habilidades en Modo Automático se ejecutarán de forma automática cuando cambie la selección en el borrador, excepto la habilidad "Continuar escribiendo", que solo se ejecutará cuando cambie el propio contenido.
  Consejos:

  Al cambiar una habilidad a Modo Manual, haz clic en el botón Generar para obtener resultados. Si se selecciona texto en el email, la habilidad solo procesará ese contenido; si no, procesará el correo completo. En Modo Automático, las habilidades procesarán el email completo tras seleccionarlo. Si quieres procesar solo una parte, resalta la sección deseada y haz clic en el icono Regenerar en la esquina inferior izquierda.

• Puedes personalizar la visualización eligiendo entre Vista de página única para ver todas las habilidades en el Kutools AI panel a la vez, o Vista con pestañas para organizar las habilidades en pestañas separadas.
  

Consejos para maximizar la eficiencia de Kutools AI

Aquí tienes algunos consejos útiles para usar Kutools AI en Outlook:

Qué puedes controlar y acceder rápidamente en el panel Kutools AI

Para alternar entre Panel de Lectura y Panel de Redacción, utiliza el botón Panel de lectura/redacción. Para cambiar entre Vista de página única y Vista con pestañas, utiliza el botón Página única/Pestañas. Para cambiar fácilmente entre proveedores de IA y modelos en el panel Kutools AI, haz clic en la lista desplegable de modelo de IA usado y selecciona tu opción preferida. Para cambiar entre Modo Manual y Modo Automático en una habilidad concreta, simplemente haz clic en el botón Cambiar en esa caja de habilidad. Si lo necesitas, haz clic en el botón Expandir contenido para ver el resultado completo. El idioma que utiliza una habilidad será, por defecto, el de tu configuración de Outlook. Puedes cambiarlo seleccionando el menú desplegable Idioma en la caja de habilidad. Al expandir el menú Opciones adicionales, puedes seleccionar alguna para que la IA genere resultados más específicos. El contenido generado por IA puede ser incorrecto, por favor verifica la información importante.

Qué puedes hacer con el contenido generado en una caja de habilidades