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Desbloquee el futuro del correo electrónico: aumente la eficiencia de Outlook con el asistente de correo AI de Kutools

Embárcate en un viaje transformador con Kutools' Asistente de correo AI, donde Outlook se convierte no sólo en un cliente de correo electrónico, sino en un modelo de eficiencia, claridad y conocimiento. Esta herramienta pionera trasciende la gestión de correo electrónico tradicional y ofrece una combinación de sofisticación y simplicidad que redefine su comunicación. Al aprovechar el poder de los modelos avanzados de IA como GPT-3.5 y GPT-4, AI Mail Assistant mejora todos los aspectos de su experiencia de correo electrónico. Pone en primer plano cuatro características clave: Responder a los correos electrónicos, con respuestas tan matizadas que se sienten personalmente elaboradas por usted; Optimizar correos electrónicos, refinando su mensaje para lograr el máximo impacto; Resumen de correo electrónico, destilando hilos complejos en resúmenes concisos; y Traducir correos electrónicos, rompiendo las barreras del idioma sin esfuerzo. Esto no es sólo una mejora de su rutina de correo electrónico; es una revisión completa.

¿Qué es el Asistente de correo AI en Kutools para Outlook?

¿Por qué elegir AI Mail Assistant para Outlook?

¿Cómo configurar AI Mail Assistant para mejorar la eficiencia del correo electrónico?

Utilice AI Mail Assistant en su flujo de trabajo con ejemplos

Consejos para maximizar la eficiencia de AI Mail Assistant


¿Qué es el Asistente de correo AI en Kutools para Outlook?

Kutools' Asistente de correo AI, un destacado entre los 100+ características avanzadas de Kutools para Outlook, es una obra maestra elaborada por AmpliarOficina. Representa el pináculo de la innovación en el correo electrónico, fusionando las capacidades de los modelos de IA como GPT-3.5 y GPT-4 con las necesidades diarias de los usuarios de Outlook. El Asistente de correo AI transforma su experiencia de Outlook con cuatro capacidades clave:

  • Responder a los correos electrónicos: Elabore respuestas que reflejen su estilo y tono personal, haciendo que cada respuesta parezca como si viniera directamente de usted, gracias a sus capacidades de aprendizaje profundo.
  • Optimizar correos electrónicos: Mejore sus correos electrónicos para garantizar claridad y profesionalismo, aplicando modelos lingüísticos avanzados para refinar y pulir su mensaje.
  • Resumen de correo electrónico: Ofrezca resúmenes concisos de largos hilos de correo electrónico, empleando procesamiento de lenguaje natural para extraer y presentar los puntos clave, ahorrándole tiempo y esfuerzo.
  • Traducir correos electrónicos: Elimine las barreras del idioma traduciendo correos electrónicos a varios idiomas, utilizando modelos de lenguaje sofisticados para traducciones precisas y contextualmente relevantes.

Al integrar estas funciones en su rutina diaria de correo electrónico, el Asistente de correo AI no solo agiliza su flujo de trabajo sino que también enriquece su comunicación, asegurando que cada correo electrónico que envíe o reciba cumpla con los más altos estándares de eficiencia y eficacia.

Actualice su experiencia de correo electrónico con Kutools para Outlook! Libere el potencial de su bandeja de entrada con más de 100 herramientas convenientes diseñado para simplificar su rutina de correo electrónico, abordando necesidades tanto básicas como avanzadas. Explore todas las funciones sin ningún riesgo para disfrutar de una experiencia de correo electrónico transformadora. ¡Descárgalo hoy y optimiza tus tareas de correo electrónico!

¿Por qué elegir AI Mail Assistant para Outlook?

En el acelerado mundo digital actual, la comunicación efectiva es clave. El Asistente de correo AI aprovecha la tecnología de inteligencia artificial de vanguardia para garantizar que sus correos electrónicos no solo se lean, sino que se sientan, comprendan y aprecien. Se trata de mejorar su juego de correo electrónico y hacer que cada interacción sea más significativa e impactante. Ya sea que esté administrando una avalancha de correos electrónicos diarios o concentrándose en ese mensaje crítico, AI Mail Assistant es su socio estratégico, lo que garantiza que se mantendrá a la vanguardia en el juego de la comunicación. Éstos son algunos de los beneficios clave esta característica ofrece:

⚙️ Integración perfecta con Outlook: Diseñado exclusivamente para Outlook, mejora su experiencia de correo electrónico dentro del entorno familiar, garantizando un flujo de trabajo intuitivo y eficiente.

📧 Respuestas personalizadas por correo electrónico: Aprovechando modelos de IA como GPT-3.5, GPT-4 y Gemini, crea respuestas que reflejan su estilo y tono únicos, asegurando que cada correo electrónico parezca escrito personalmente por usted.

✏️ Mayor claridad y profesionalismo: Utiliza modelos lingüísticos avanzados para optimizar sus correos electrónicos, garantizando claridad y profesionalismo en cada mensaje que envía.

📄 Resumen de correo electrónico eficiente: Emplea procesamiento de lenguaje natural para proporcionar resúmenes concisos de largos hilos de correo electrónico, extrayendo y presentando solo la información esencial.

???? Capacidades de traducción de idiomas: Rompe las barreras del idioma con modelos sofisticados para traducciones precisas, haciendo que la comunicación global sea sencilla.

🔄 Aprendizaje adaptativo: Aprende continuamente de su comportamiento y preferencias de correo electrónico para alinearse mejor con sus necesidades, mejorando su asistencia con el tiempo para brindar un soporte aún más personalizado mientras usa la función Responder a correos electrónicos. Este sistema se adapta para mejorar la precisión de sus respuestas en función de sus patrones de interacción, lo que garantiza que las respuestas sean más precisas y adaptadas a su estilo de comunicación, lo que en última instancia conduce a una experiencia de gestión de correo electrónico más eficiente y eficaz.

Automatización que ahorra tiempo: Automatiza las tareas rutinarias de correo electrónico, como organizar correos electrónicos y programar seguimientos, liberando tu tiempo para tareas más importantes y aumentando tu productividad general.

🖥️ Interfaz amigable: Cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de navegar, lo que facilita a los usuarios de todos los niveles tecnológicos mejorar su gestión y comunicación de correo electrónico.

🔐 Privacidad y seguridad mejoradas: Utiliza los últimos protocolos de encriptación y seguridad para garantizar que sus datos de correo electrónico estén protegidos, brindándole tranquilidad en la seguridad de sus comunicaciones.


¿Cómo configurar AI Mail Assistant para mejorar la eficiencia del correo electrónico?

Transformando su experiencia de correo electrónico con Asistente de correo AI está a sólo unos pasos de distancia. Aquí te mostramos la guía paso a paso sobre cómo configurar el Asistente de correo AI en su Outlook.

Paso 1: instale el Asistente de correo AI

Navegue hasta la Página de descarga para descargar e instalar Kutools para Outlook.


Paso 2: active la función Asistente de correo AI

1. Después de la instalación Kutools para Outlook, Vaya a la Kutools pestaña y haga clic Asistente de correo AI.

2. los Asistente de correo AI El panel aparece a la derecha de la ventana de Outlook.

3. Y al mismo tiempo, el Guía del asistente de correo AI Aparece el cuadro de diálogo. Presenta las cuatro funciones que ofrece AI Mail Assistant. Haga clic en el Siguiente botón para continuar.

Note: Este cuadro de diálogo emergente solo aparecerá cuando active por primera vez AI Mail Assistant. Si desea acceder a esta guía nuevamente en el futuro, simplemente haga clic en el del botón.

4. Otro Guía del asistente de correo AI Aparece el cuadro de diálogo. Introduce el Condiciones de uso de esta herramienta. Hacer clic OK para cerrar el diálogo. O haga clic Atrás para volver al cuadro de diálogo anterior de la Guía de AI Mail Assistant.

Tips:
  • Actualmente, no brindamos servicios de servidor Al intermedio, ni ofrecemos modelos Al personalizados por ExtendOffice. Para utilizar Al Mail Assistant, debe registrar una cuenta y obtener una clave API de nuestros proveedores de Al compatibles.
  • Ofrecemos tres tipos de proveedores de Al:
    OpenAI (Recomendado), GoogleAI (Libre y AzureAI.
    Si no sabe cómo obtener la clave API para cada proveedor de IA, haga clic en Aprender cómo enlace en el cuadro de diálogo anterior para ir a la página del tutorial.
    O si desea obtener una clave API rápidamente, puede hacer clic en el Obtenga su clave API inmediatamente enlace para OpenAI y GoogleAI en el cuadro de diálogo anterior para crear directamente su clave API.
  • Privacidad y seguridad:
    ExtendOffice protege estrictamente su privacidad personal y no recopila sus datos privados. Su información confidencial, como las claves API, está cifrada y almacenada únicamente en su computadora. Todos los intercambios de datos con Al están limitados entre el proveedor de Al y su computadora, y nunca se envían a ExtendOffice.

Paso 3: Configure los ajustes de AI Mail Assistant para un uso personalizado

En el panel AI Mail Assistant, haga clic en Configuración de IA icono para abrir el Configuración de IA caja de diálogo. Puede configurar los ajustes en tres aspectos: Configuración de IA, Tarjetas, flyers, carteles personalizadosy Conocimiento.

Ajustes para la configuración de IA

Visite la Configuración de IA ficha en el Configuración de IA cuadro de diálogo y siga los pasos a continuación:

1. Seleccione el proveedor de IA (OpenAI, GoogleAIo AzureAI) desde el Proveedor de inteligencia artificial la lista desplegable.

2. Copie y pegue su clave API en el Clave API caja de texto.

Notas:
  • De forma predeterminada, la clave API queda oculta una vez pegada. Haga clic y mantenga presionado el icono para revelarlo.
  • Si no sabe cómo crear la clave API, haga clic en el correspondiente Cómo crear una clave API en OpenAI/GoogleAI/AzureAI enlace en el cuadro de diálogo.

3. Seleccione el modelo (gpt-3.5-turbo, vista previa-gpt-4-turboo GPT-4) desde el Modelo la lista desplegable.

Note: Los vista previa-gpt-4-turbo El modelo admite responder correos electrónicos extensos, mientras que gpt-3.5-turbo puede que no.

4. Finalmente, haga clic en el Guardar del botón.

Consejo:
  • Si no configura el Proveedor de inteligencia artificial información, cuando utiliza el Asistente de correo AI utilidad, un cuadro de diálogo de advertencia de Kutools para Outlook aparecerá. Hacer clic para ir a la Configuración de IA interfaz para la configuración del proveedor de IA, para que pueda utilizar la utilidad normalmente. O puedes hacer clic No para no configurar por ahora.
Configuraciones para la acción

Una vez configurada la información del proveedor de IA, vaya a la página Tarjetas, flyers, carteles personalizados para definir el rol del modelo y especificar las tareas que debe realizar dentro de ese rol.

En el Tarjetas, flyers, carteles personalizados sección, hay cuatro pestañas: Responder a los correos electrónicos, Optimizar correos electrónicos, Resumen de correo electrónicoy Traducir correos electrónicos. Navegue a cada pestaña para personalizar el Solicitud de rol y Símbolo del sistema De acuerdo a sus preferencias.

Note: Las configuraciones predeterminadas para el símbolo del rol y el símbolo del sistema se han preconfigurado para su comodidad. Siéntase libre de modificarlos o crear otros nuevos que se adapten mejor a sus necesidades.

Ejemplo de configuración de acción

Por ejemplo, quiero traducir el correo electrónico a Francia. Puedes hacer lo siguiente:

  1. Navegue hasta la Traducir correos electrónicos existentes Tarjetas, flyers, carteles personalizados .
  2. Modificar el Símbolo del sistema en el cuadro de texto
    Aquí, cambia el texto “Por favor traduzca el siguiente contenido al Chino:" al texto "Por favor traduzca el siguiente contenido al Francia:".
  3. Haga clic en el Guardar del botón.

Note: Si desea utilizar el valor predeterminado Solicitud de rol y Símbolo del sistema nuevamente, haga clic en el Reanudar del botón.
Consejo: En caso de que no sepa qué significan el símbolo del rol y el símbolo del sistema, vamos a dividirlos en términos más simples.
  • Solicitud de rol: Es como decirle a la IA qué sombrero usar o qué zapatos usar. Si dices: "Sé un agente de servicio al cliente", la IA se pone su sombrero de servicio al cliente y habla y piensa como tal. Utiliza el tipo de lenguaje y consejos que usaría una persona de servicio al cliente.
  • Símbolo del sistema: Esto es como darle a la IA un trabajo o tarea específica. Por ejemplo, si dices "Escribe una respuesta amistosa a este correo electrónico", le estás diciendo a la IA exactamente lo que necesitas que haga. Luego, la IA se concentra en escribir esa respuesta de manera amigable, tal como usted lo pidió.

En conclusión, el mensaje de rol establece quién pretende ser la IA y el mensaje de comando le dice qué hacer mientras desempeña ese rol.

Configuraciones para el conocimiento

Para mejorar la precisión y la relevancia contextual de las respuestas de AI, vaya a la Conocimiento pestaña para agregar correos electrónicos históricos.

¿Cuál es el papel del Conocimiento?

La Conocimiento Funciona como una base de datos local centralizada, almacenando datos históricos de correo electrónico. Mejora la precisión y la relevancia del contexto de las respuestas de Al analizando y aprendiendo de comunicaciones por correo electrónico anteriores.

Uso del conocimiento

solicite agregar manualmente correos electrónicos históricos al conocimiento. O habilitar la función de adición automática para que los correos electrónicos se agreguen inmediatamente a Knowledge después de enviarlos, lo que ayuda al sistema Al a aprender y adaptarse mejor.

Agregar manualmente

1. Haga clic en el Agregar manualmente del botón.

2. En la ventana emergente Agregar manualmente cuadro de diálogo, seleccione los correos electrónicos que desea conocer y haga clic en OK.

  • Para seleccionar todos los correos electrónicos de una cuenta, marque la casilla de verificación antes de la cuenta
  • Para seleccionar correos electrónicos uno por uno, marque la casilla de verificación antes de un correo electrónico.
  • Para seleccionar correos electrónicos del último mes, haga clic en el Correos electrónicos recientes de un mes enlazar;
    O para seleccionar correos electrónicos del último año, haga clic en el Correos electrónicos recientes de un año .

3. Aparece un cuadro de diálogo para recordarle la cantidad de correos electrónicos que deben aprenderse. Hacer clic .

4. Aparece otro cuadro de diálogo para recordarle la cantidad de correos electrónicos que se han aprendido correctamente. Hacer clic OK.

Note: Si el correo electrónico ya se ha aprendido, hay correos electrónicos duplicados o el contenido del correo electrónico es demasiado largo, el sistema lo omitirá automáticamente.
Agregar automáticamente
  1. Asegúrate de leer Agregar automáticamente casilla de verificación.
  2. Elija las direcciones de correo electrónico cuyos correos electrónicos desea agregar marcando la casilla de verificación junto a cada dirección.
  3. Haga clic en el Guardar del botón.

Tips:
  • Después de agregar los correos electrónicos a Knowledge, podrá ver el número de conversaciones que se aprendieron en total en la esquina superior derecha de la Conocimiento sección en el Configuración de IA diálogo.
  • No importa si eliges Agregar manualmente or Agregar automáticamente correos electrónicos en la base de datos de conocimiento en el Configuración de IA diálogo, los correos electrónicos son sólo del Elementos enviados carpeta.
    Y sólo aprende de aquellos que son parte de una conversación, lo que significa que hay un diálogo de ida y vuelta. Si un correo electrónico se envía simplemente sin formar parte de una cadena de respuesta, no se incluirá en el proceso de aprendizaje.

Utilice AI Mail Assistant en su flujo de trabajo con ejemplos

Después de la configuración del Asistente de correo AI, ahora puede utilizar las cuatro funciones clave de AI Mail Assistant.

Responder a correos electrónicos: elaborar una respuesta analizando comunicaciones por correo electrónico anteriores

Imagine que recibió un correo electrónico de un cliente solicitando información detallada sobre un proyecto que discutió hace semanas. En lugar de revisar sus correos electrónicos manualmente, utiliza el Asistente de correo AI's Responder a los correos electrónicos característica. Al analizar sus comunicaciones pasadas por correo electrónico, la IA elabora una respuesta integral y coherente que captura todos los detalles necesarios sobre el proyecto, reflejando su tono personal y garantizando la continuidad de su comunicación.

1. Después de seleccionar el correo electrónico o el texto del correo electrónico que desea responder, haga clic en Responder a los correos electrónicos ícono en el Asistente de correo AI cristal.

Note: Si selecciona texto en un correo electrónico, responderá al contenido seleccionado. De lo contrario, responderá al correo electrónico completo.

2. Haga clic en el Generar del botón.

Note: Durante el proceso de generación, si no desea que se genere el contenido, puede hacer clic en el Detener del botón.

3. Puede ver que la respuesta generada se inserta automáticamente en el cuerpo del correo electrónico como borrador.

Tips:
  • Puede hacer clic en el Copiar Botón para copiar todo el contenido.
  • Puede hacer clic en el Refrescar botón para volver a generar una nueva respuesta.
  • También le permite copiar partes seleccionadas de texto. Después de resaltar el texto que desea copiar, simplemente presione Ctrl + C teclas o haga clic derecho en la sección resaltada y elija Copiar Ctrl+C desde el menú contextual.
  • El contenido generado por AI puede ser incorrecto; considere verificar información importante antes de enviar la respuesta.
  • Haga clic en el Optión botón para acceder directamente al Configuraciones para la acción para Responder a los correos electrónicos función en el Configuración de IA .
    Haga clic en el Conocimiento botón para acceder directamente al Configuraciones para el conocimiento existentes Configuración de IA .

Optimice los correos electrónicos: reformule un correo electrónico para mayor claridad

Antes de enviar un correo electrónico crucial, decide perfeccionar su contenido para lograr mayor claridad e impacto. Seleccionando su borrador y haciendo clic en el Optimizar correos electrónicos icono, el Asistente de correo AI reformula su mensaje, haciéndolo más conciso, persuasivo y profesional. Esto garantiza que su propuesta no sólo sea bien recibida sino también comprendida en su totalidad, lo que aumenta sus posibilidades de obtener una respuesta positiva.

1. Después de seleccionar el borrador del correo electrónico o el texto del borrador que desea reformular, haga clic en Optimizar correos electrónicos ícono en el Asistente de correo AI cristal.

Note: Si selecciona texto en un correo electrónico, optimizará el contenido seleccionado. De lo contrario, optimizará todo el correo electrónico.

2. Haga clic en el Generar del botón.

Note: Durante el proceso de generación, si no desea que se genere el contenido, puede hacer clic en el Detener del botón.

3. Después de generar el contenido optimizado, haga clic en el recuadro para insertarlo en el cuerpo del correo electrónico.

Tips:
  • Puede hacer clic en el Copiar Botón para copiar el contenido.
  • Puede hacer clic en el Refrescar botón para volver a generar una nueva respuesta.
  • También le permite copiar partes seleccionadas de texto. Después de resaltar el texto que desea copiar, simplemente presione Ctrl + C teclas o haga clic derecho en la sección resaltada y elija Copiar Ctrl+C desde el menú contextual.
  • El contenido generado por AI puede ser incorrecto; considere verificar información importante antes de enviar la respuesta.
  • Haga clic en el Optión botón para acceder directamente al Configuraciones para la acción para Optimizar correos electrónicos función en el Configuración de IA .

Resumen de correo electrónico: resumen de un hilo de correo electrónico extenso para una comprensión rápida

Ante un largo hilo de correo electrónico que incluye varios participantes y puntos discutidos, recurre al Asistente de correo AI's Resumen de correo electrónico característica. Con un solo clic, la herramienta resume el hilo en un resumen conciso, destacando decisiones clave y elementos de acción. Este resumen le permite captar rápidamente la esencia de la discusión sin tener que revisar todo el largo correo electrónico.

1. Después de seleccionar el correo electrónico o el texto del correo electrónico que desea resumir, haga clic en Resumen de correo electrónico ícono en el Asistente de correo AI cristal.

Note: Si selecciona texto en un correo electrónico, resumirá el contenido seleccionado. De lo contrario, resumirá todo el correo electrónico.

2. Haga clic en el Generar del botón.

Note: Durante el proceso de generación, si no desea que se genere el contenido, puede hacer clic en el Detener del botón.

3. Puede ver que el resumen del correo electrónico se generó correctamente.

Tips:
  • Puede hacer clic en el Copiar Botón para copiar el contenido.
  • Puede hacer clic en el Refrescar botón para volver a generar una nueva respuesta.
  • También le permite copiar partes seleccionadas de texto. Después de resaltar el texto que desea copiar, simplemente presione Ctrl + C teclas o haga clic derecho en la sección resaltada y elija Copiar Ctrl+C desde el menú contextual.
  • El contenido generado por AI puede ser incorrecto; considere verificar información importante antes de enviar la respuesta.
  • Haga clic en el Optión botón para acceder directamente al Configuraciones para la acción para Resumen de correo electrónico función en el Configuración de IA .

Traducir correos electrónicos: traducir un correo electrónico de un cliente extranjero a su idioma preferido

Al recibir un correo electrónico importante de un cliente extranjero en un idioma que no comprende completamente, utiliza el Traducir correos electrónicos característica de la Asistente de correo AI. Al seleccionar el texto e iniciar la traducción, la IA proporciona una traducción precisa y contextualmente relevante a su idioma preferido. Esto no sólo rompe las barreras del idioma, sino que también garantiza que pueda responder adecuadamente y mantener una comunicación fluida.

1. Después de seleccionar el correo electrónico o el texto del correo electrónico que desea traducir, haga clic en Traducir correos electrónicos ícono en el Asistente de correo AI cristal.

Note: Si selecciona texto en un correo electrónico, traducirá el contenido seleccionado. De lo contrario, traducirá el correo electrónico completo.

2. Haga clic en el Generar del botón.

Note: Durante el proceso de generación, si no desea que se genere el contenido, puede hacer clic en el Detener del botón.

3. Puede ver que el contenido traducido se generó correctamente.

Tips:
  • Puede hacer clic en el Copiar Botón para copiar el contenido.
  • Puede hacer clic en el Refrescar botón para volver a generar una nueva respuesta.
  • También le permite copiar partes seleccionadas de texto. Después de resaltar el texto que desea copiar, simplemente presione Ctrl + C teclas o haga clic derecho en la sección resaltada y elija Copiar Ctrl+C desde el menú contextual.
  • El contenido generado por AI puede ser incorrecto; considere verificar información importante antes de enviar la respuesta.
  • Haga clic en el Optión botón para acceder directamente al Configuraciones para la acción para Traducir correos electrónicos función en el Configuración de IA .

Consejos para maximizar la eficiencia de AI Mail Assistant

  • Familiarícese con todas las funciones
    Dedique algún tiempo a explorar cada función de AI Mail Assistant para comprender completamente sus capacidades y cómo puede satisfacer mejor sus necesidades.
  • Personalizar la configuración para uso personal
    Adapte la configuración del símbolo del sistema y del símbolo del sistema en cada pestaña de acción para alinearlos con su estilo y preferencias de comunicación. Esta personalización permite que la IA brinde una asistencia más personalizada y efectiva.
  • Actualice periódicamente la base de datos de conocimientos
    Ya sea de forma manual o automática, mantenga actualizada su base de datos de conocimientos para mejorar la comprensión de la IA de su estilo de comunicación y mejorar la relevancia de sus respuestas.
  • Revisar el contenido generado por IA
    Revise siempre y posiblemente modifique las respuestas, resúmenes o traducciones generados por IA antes de enviarlos. Esto garantiza la precisión y mantiene la calidad de sus comunicaciones.
  • Manténgase informado sobre las actualizaciones
    Esté atento a las actualizaciones y nuevas funciones agregadas al AI Mail Assistant para mejorar continuamente la eficiencia de la administración de su correo electrónico.

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