Desbloquee el futuro del correo electrónico: aumente la eficiencia de Outlook con Kutools AI

En el acelerado mundo de la comunicación digital, la eficiencia es clave y administrar sus correos electrónicos de manera efectiva puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Ingresar Kutools IA para Outlook, una potente herramienta diseñada para mejorar su experiencia de correo electrónico mediante la incorporación de habilidades inteligentes que agilizan su flujo de trabajo. Ya sea que esté redactando correos electrónicos, traduciendo contenido o respondiendo mensajes, Kutools IA ofrece una variedad de funciones que pueden transformar la forma en que interactúa con los correos electrónicos. En este tutorial, aprenderá sobre Kutools IA para Outlook, por qué es una herramienta imprescindible, cómo configurarla y cómo integrarla en su rutina diaria de correo electrónico para obtener la máxima productividad.

• Ejemplos de uso de Kutools AI en amplificación de la voz entrante correos electrónicos:
  • Resumen de correo electrónico
  • Respuesta rápida
• Ejemplos de uso de Kutools AI en saliente correos electrónicos:
  • Redacción de correos electrónicos
  • Continúa escribiendo

• Personalice y agregue habilidades para un uso personalizado
• Personalice las respuestas con información del historial de correo electrónico
• Controla los modos Manual/Automático y personaliza las preferencias de visualización

• Controles rápidos y acceso en el panel AI de Kutools
• Gestión de contenido generado en un cuadro de habilidades
• Mejores prácticas para utilizar Kutools AI

¿Qué es Kutools AI para Outlook?

Kutools IA para Outlook es una característica avanzada desarrollada por ExtendOffice, integrando a la perfección la tecnología de IA de modelos líderes como OpenAI e GoogleAI en su rutina diaria de correo electrónico. Como parte de un conjunto integral de 100 sesiones herramientas en Kutools para Outlook, transforma la forma en que administra e interactúa con los correos electrónicos. Con su interfaz intuitiva, Kutools IA Proporciona potentes capacidades para aumentar su productividad tanto en la lectura como en la escritura de correos electrónicos.

Panel de habilidades de lectura (para analizar y responder a los correos electrónicos recibidos)

• Resum: obtenga resúmenes concisos para comprender rápidamente los puntos principales de correos electrónicos extensos.
• Responder:Utilice IA para obtener respuestas eficientes y detalladas a los correos electrónicos. (Admite la extracción de información relevante de los correos electrónicos enviados).
• Respuesta rápida:Presenta diferentes opciones de respuesta y genera una respuesta basada en la dirección elegida. (Admite la extracción de información relevante de los correos electrónicos enviados).
• Gracias por responder:Genere una carta de agradecimiento concisa que le ayude a expresar su gratitud rápidamente.
• Traducir: Traduzca instantáneamente los correos electrónicos entrantes a su idioma preferido, garantizando una comunicación fluida.
• Analizar:Analice la tendencia emocional del contenido del correo electrónico para ayudarle a determinar si el sentimiento es positivo, negativo o neutral.
• Extraer:Extraiga información estructurada como nombres, lugares, fechas y cantidades del correo electrónico para ayudarlo a comprender rápidamente los datos clave del contenido.
• Habilidades personalizadas :Cree sus propias habilidades personalizando indicaciones de roles, indicaciones de comandos y agregando opciones adicionales para satisfacer sus necesidades únicas de administración de correo electrónico.

Panel de habilidades de redacción (para redactar y perfeccionar correos electrónicos salientes)

• Redactar: utilice la asistencia de IA para acelerar el proceso de redacción del correo electrónico con sugerencias personalizadas.
• Polaco: Mejore automáticamente los borradores de sus correos electrónicos en cuanto a gramática, tono y estilo, garantizando un acabado profesional.
• Continúa escribiendo: Deje que AI proporcione sugerencias y completaciones basadas en el contexto para ayudarle a continuar escribiendo borradores.
• Traducir: Traduzca fácilmente los borradores de sus correos electrónicos a otros idiomas y prepárelos para una audiencia global.
• Verificar:Verifique y corrija errores ortográficos y gramaticales en el correo electrónico para garantizar la precisión del idioma.
• Expandir:Ampliar la información clave del correo electrónico y proporcionar explicaciones detalladas para un contenido más completo.
• Sugerir:Proporcionar sugerencias para mejoras lógicas o contenido sensible a través del análisis lógico o la revisión de contenido.
• Habilidades personalizadas :Cree sus propias habilidades personalizando indicaciones de roles, indicaciones de comandos y agregando opciones adicionales para satisfacer sus necesidades únicas de administración de correo electrónico.

¿Por qué elegir Kutools AI para su perspectiva?

En el acelerado mundo digital actual, la comunicación efectiva es clave. Kutools IA aprovecha la tecnología de inteligencia artificial de vanguardia para garantizar que sus correos electrónicos no solo se lean, sino que se sientan, comprendan y aprecien. Se trata de mejorar su juego de correo electrónico y hacer que cada interacción sea más significativa e impactante. Ya sea que esté administrando una avalancha de correos electrónicos diarios o concentrándose en ese mensaje crítico, Kutools IA es su socio estratégico, lo que le garantiza mantenerse a la vanguardia en el juego de la comunicación. Éstos son algunos de los beneficios clave que Kutools IA ofrece:

⏰ Automatización que ahorra tiempo: Automatiza las tareas rutinarias de correo electrónico, como el resumen del correo electrónico y la respuesta rápida, liberando tu tiempo para tareas más importantes y aumentando tu productividad general.

🌐 Integración versátil de IA: Kutools IA admite una amplia gama de plataformas de IA, incluidas OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI y SenseNovaAI, lo que le brinda la flexibilidad de elegir el mejor modelo de IA para una gestión de correo electrónico precisa y eficiente.

🖥️ Interfaz amigable: Cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de navegar, lo que facilita a los usuarios de todos los niveles tecnológicos mejorar su gestión y comunicación de correo electrónico.

🌓 Funcionalidad de modo dual: Kutools IA ofrece Modo Manual e Modo AutoEn el modo automático, se generan automáticamente tareas como resúmenes de correo electrónico y respuestas rápidas. Cambiar de modo es muy sencillo con un solo clic, lo que le permite personalizar la herramienta para que se adapte a su flujo de trabajo.

???? Habilidades personalizadas: Diseña Kutools IA Adáptese a sus necesidades específicas de gestión de correo electrónico mediante la creación de sus propias habilidades. Personalice las indicaciones de roles, las indicaciones de comando y las opciones adicionales para garantizar que la IA funcione exactamente como usted desea, lo que permite una máxima flexibilidad y eficiencia en el manejo de sus correos electrónicos.

???? Aprendizaje del historial del correo electrónico: Al generar respuestas, Kutools IA Utiliza tus interacciones de correo electrónico anteriores (una vez que hayas agregado correos electrónicos históricos) para brindar respuestas contextuales y precisas basadas en conversaciones anteriores. Con el tiempo, las respuestas se vuelven más precisas y se adaptan a tu estilo de comunicación para brindar interacciones personalizadas.

???? Capacidades de traducción de idiomas: Rompe las barreras del idioma con modelos sofisticados para traducciones precisas, haciendo que la comunicación global sea sencilla.

⚙️ Integración perfecta con Outlook: Diseñado exclusivamente para Outlook, mejora su experiencia de correo electrónico dentro del entorno familiar, garantizando un flujo de trabajo intuitivo y eficiente.

✏️ Mayor claridad y profesionalismo: Utiliza modelos lingüísticos avanzados para optimizar sus correos electrónicos, garantizando claridad y profesionalismo en cada mensaje que envía.

🔐 Privacidad y seguridad mejoradas: Utiliza los últimos protocolos de encriptación y seguridad para garantizar que sus datos de correo electrónico estén protegidos, brindándole tranquilidad en la seguridad de sus comunicaciones.

¿Cómo configurar Kutools AI para Outlook para mejorar la eficiencia del correo electrónico?

Transformando su experiencia de correo electrónico con Kutools IA está a sólo unos pasos de distancia. Aquí te mostramos la guía paso a paso sobre cómo configurar Kutools IA en su Outlook.

Paso 1: Instale Kutools AI

Navegue hasta la Página de descarga para descargar e instalar Kutools para Outlook para obtener Kutools IA.

Paso 2: active Kutools AI

1. Después de la instalación Kutools para Outlook, Vaya a la Kutools pestaña y haga clic AI.

2. los Guía de IA de Kutools Aparece un cuadro de diálogo que presenta las habilidades que Kutools IA ofertas. Haga clic en el Siguiente botón para continuar.

3. los Términos de uso. aparecerá. Hacer clic Siguiente.

4. Ahora, puedes activar Kutools IA seleccionando un Proveedor de inteligencia artificial e ingresando el correspondiente Clave API. Una vez hecho esto, haga clic en OK.

Después de hacer clic OK, la Kutools IA El panel aparece en el lado derecho de la ventana de Outlook, como se muestra a continuación. ¡Siga leyendo para ver ejemplos sobre cómo usarlo!

Utilice Kutools AI en su flujo de trabajo con ejemplos

Resumen de correo electrónico: extracción de puntos clave de mensajes extensos

Acaba de abrir su bandeja de entrada para encontrar un correo electrónico extenso de un cliente que describe varias actualizaciones y solicitudes del proyecto. En lugar de leer el texto denso, puede confiar en Kutools IA's Resum habilidad. Al abrir el correo electrónico, la IA genera rápidamente un resumen conciso, destacando la información más importante. Esto le permite comprender rápidamente los puntos principales y priorizar sus próximos pasos, ahorrando tiempo valioso y asegurándose de no perder ningún detalle importante.

1. En Los Kutools IA panel, asegúrese de que está en el Panel de lectura.
2. Seleccione el correo electrónico que desea resumir.

Los Resum El cuadro genera automáticamente un resumen conciso de los puntos principales del correo electrónico, como se muestra a continuación:

Respuesta rápida: generación de respuestas instantáneas y contextuales

En lugar de dedicar tiempo a redactar una respuesta desde cero, Kutools IA's Respuesta rápida La habilidad le ayuda a analizar el contexto del correo electrónico y sugiere varias bases de respuesta para una respuesta detallada.

1. En Los Kutools IA panel, asegúrese de que está en el Panel de lectura.
2. Seleccione el correo electrónico al que desea responder. Respuesta rápida La habilidad generará automáticamente varias bases de respuesta como se muestra a continuación.

   

   Propina:

   • Si selecciona texto en un correo electrónico, se responderá al contenido seleccionado. De lo contrario, se responderá al correo electrónico completo.
   • Si ninguna de las bases de respuesta es adecuada, puede hacer clic en "¿No adecuado?" enlace e ingrese su propia base deseada.

3. Seleccione una de las bases de respuesta para generar una respuesta.

4. Haz clic en el botón Responder Botón. La respuesta se insertará en el borrador del correo electrónico, lista para que la revises, edites y envíes.

   

Redacción de correos electrónicos: redacción de mensajes originales con ayuda de IA

Cuando necesitas hacer un seguimiento con un cliente después de una reunión pero no estás seguro de cómo empezar, Kutools IA's Redactar La habilidad interviene y ofrece sugerencias basadas en el contexto para ayudarte a elaborar tu mensaje. Una vez que proporciones Kutools IA Con puntos clave, sugiere frases y estructuras adaptadas a tus necesidades, permitiéndote redactar rápidamente un correo electrónico profesional y claro.

1. En Los Kutools IA panel, asegúrese de que está en el Panel de escritura.
2. En Los Redactar En el cuadro, ingrese los puntos clave y haga clic en el Generar del botón.
3. Haga clic en recuadro para agregar el borrador generado al cuerpo del correo electrónico.

Continuar escribiendo un correo electrónico: retomar la tarea donde la dejó

Comenzaste a redactar un correo electrónico detallado, pero a la mitad te interrumpieron y tuviste que dejarlo sin terminar. Cuando regreses, Kutools IA's Continúa escribiendo La habilidad está lista para ayudarte a retomar el mensaje desde donde lo dejaste. La IA revisa el contexto de tu borrador incompleto y ofrece sugerencias para continuar y completarlo.

La habilidad Continuar escribiendo funciona así: Cuando inicia una respuesta a un correo electrónico en su bandeja de entrada, el Panel de lectura cambia automáticamente al Panel de escritura. Cuando empiece a redactar su respuesta, el Continúa escribiendo La habilidad continúa automáticamente el borrador para ti. Una vez que se genera el contenido, haz clic en el botón recuadro Botón para insertarlo rápidamente en su borrador.

Convierte Kutools AI en tu asistente personal

Desde agregar y personalizar habilidades hasta permitir que la IA aprenda de su historial de correo electrónico, puede optimizar Kutools IA para convertirse en su asistente personal. Con estas funciones, recibirá respuestas más precisas y adaptadas al contexto, y tendrá la capacidad de ajustar las habilidades de la IA para que se adapten a sus necesidades específicas.

• Personalice y agregue habilidades para un uso personalizado
• Adapte las respuestas con información del historial de correo electrónico
• Controlar los modos manual/automático y personalizar las preferencias de visualización

Personalice y agregue habilidades para un uso personalizado

En la parte inferior de la Kutools IA panel, hay un Gestión de biblioteca de habilidades botón, que abre el Gestión de biblioteca de habilidades cuadro de diálogo al hacer clic.

En Los Gestión de biblioteca de habilidades Cuadro de diálogo, puede configurar habilidades tanto para el Panel de lectura e Panel de escritura:

1. Seleccionar Panel de lectura or Panel de escritura para gestionar las habilidades en ese panel.
2. Marque la casilla junto a una habilidad para activarla y mostrarla en el Kutools IA panel. Desmarque la casilla para deshabilitar la habilidad y ocultarla del panel.
3. Seleccione una habilidad para personalizar su configuración, incluyendo:
   • Solicitud de rol:Dirige a la IA para que adopte un comportamiento y estilo específicos.
   • Símbolo del sistema:Instruye a la IA para que realice una tarea particular.
   • Opciones adicionales:Permite una mayor personalización, con la opción de agregar más configuraciones usando el Agregar opciones del botón.
4. Agregue una nueva habilidad haciendo clic en el Agregar habilidad Botón para crear uno adaptado a sus necesidades específicas.

Adapte las respuestas con información del historial de correo electrónico

Responder habilidades en Kutools IA Apoyar el aprendizaje a partir de conversaciones de correo electrónico históricas. Al crear una base de datos local que almacena datos de correo electrónico anteriores, la IA puede analizar comunicaciones anteriores, mejorando la precisión y la relevancia contextual de sus respuestas para obtener respuestas más precisas y sensibles al contexto.

Podés agregar manualmente correos electrónicos históricos a Email Learning. O habilitar la función de adición automática para que los correos electrónicos se agreguen inmediatamente a Email Learning después de enviarlos, lo que ayuda al sistema Al a aprender y adaptarse mejor.

Agregar manual

1. Haga clic en el Aprendizaje por correo electrónico botón en el Responder or Respuesta rápida en el cuadro Kutools IA cristal.

2. Haga clic en el Agregar manual del botón.

3. En la ventana emergente Agregar manual cuadro de diálogo, seleccione los correos electrónicos que desea conocer y haga clic en OK.

• Para seleccionar todos los correos electrónicos de una cuenta, marque la casilla de verificación antes de la cuenta.
• Para seleccionar correos electrónicos uno por uno, marque la casilla de verificación antes de un correo electrónico.
• Para seleccionar correos electrónicos del último mes, haga clic en el Correos electrónicos del último mes .
• Para seleccionar correos electrónicos del último año, haga clic en el Correos electrónicos del último año .

4. Aparece un cuadro de diálogo para recordarle la cantidad de correos electrónicos que deben aprenderse. Hacer clic Sí.

5. Aparece otro cuadro de diálogo para recordarle la cantidad de correos electrónicos que se han aprendido correctamente. Hacer clic OK.

Auto Add

Haz clic en el botón Aprendizaje por correo electrónico botón en el Responder or Respuesta rápida en el cuadro Kutools IA panel y luego haga lo siguiente.

1. Asegúrate de leer Auto Add casilla de verificación.
2. Seleccione las cuentas de correo electrónico marcando la casilla de verificación junto a cada dirección, para que los correos electrónicos enviados desde ellas se agreguen automáticamente a Email Learning.
3. Haz clic en el botón Guardar del botón.

Controlar los modos manual/automático y personalizar las preferencias de visualización

Kutools IA Le permite personalizar su funcionamiento e interfaz visual para adaptarlo a sus preferencias y flujo de trabajo individuales:

• Algunas habilidades se establecen inicialmente para Modo Auto, mientras que otros operan en Modo ManualPara cambiar entre el modo manual y automático para una habilidad específica, simplemente haga clic en el Switch botón en la esquina superior derecha del cuadro de habilidad.
  

  Aquí hay una distinción entre las habilidades de automatización en el Panel de lectura y la Panel de escritura:

  • Panel de lectura: Habilidades establecidas para Modo Auto Se ejecutará automáticamente cada vez que se cambie a un nuevo correo electrónico.
  • Panel de escritura: Habilidades en Modo Auto se ejecutará automáticamente cuando cambie la selección en el borrador, a excepción de la habilidad "Continuar escribiendo", que solo se ejecutará cuando cambie el contenido en sí.
  Consejos:

  Después de cambiar una habilidad a Modo Manual, haga clic en el Generar Botón para obtener resultados. Si se selecciona texto en un correo electrónico, la habilidad procesará solo el contenido seleccionado; de lo contrario, procesará todo el correo electrónico. In Modo Auto, las habilidades procesarán todo el correo electrónico después de que lo seleccione. Si desea procesar solo una parte del correo electrónico, resalte la sección deseada y luego haga clic en el botón Regenerado icono en la esquina inferior izquierda.

• Puede personalizar la pantalla seleccionando cualquiera de las siguientes opciones: Vista de una sola página para ver todas las habilidades en el Kutools IA panel a la vez, o Vista con pestañas para organizar las habilidades en pestañas separadas.
  

Consejos para maximizar la eficiencia de Kutools AI

Aquí hay algunos consejos y trucos para usar Kutools IA en perspectiva:

Lo que puede controlar y acceder rápidamente en el panel AI de Kutools

Para cambiar entre el Panel de lectura e Panel de escritura, cambia el Panel de lectura/escritura del botón. Para cambiar entre Vista de una sola página e Vista con pestañas, cambia el Vista de página única/con pestañas del botón. Para cambiar fácilmente entre diferentes proveedores y modelos de IA en el panel de IA de Kutools, haga clic en el botón Modelo de IA utilizado Despliegue y seleccione su opción preferida de la lista. Para cambiar entre el modo manual y automático para una habilidad específica, simplemente haga clic en el Switch botón en ese cuadro de habilidad. Si es necesario, haga clic en el Ampliar contenido botón para ver el contenido completo del resultado. El idioma que utiliza una habilidad coincidirá con la configuración de Outlook de forma predeterminada. Puede cambiarlo seleccionando el icono Idioma menú desplegable en el cuadro de habilidades. Al ampliar la Opciones adicionales menú desplegable, puede seleccionar una opción para guiar a la IA en la generación de resultados más específicos. El contenido generado por IA puede ser incorrecto, considere verificar la información importante.

Qué puedes hacer con el contenido generado en un Skill Box