Descubre el futuro del correo electrónico: Lleva la eficiencia de Outlook al siguiente nivel con Kutools AI

En el vertiginoso mundo de la comunicación digital, la eficiencia es fundamental, y gestionar tus correos electrónicos de manera eficaz puede ahorrarte tiempo y esfuerzo. Descubre Kutools AI para Outlook, una potente herramienta diseñada para mejorar tu experiencia de correo electrónico incorporando funciones inteligentes que optimizan tu flujo de trabajo. Ya sea redactando correos, traduciendo contenido o respondiendo emails, Kutools AI ofrece una variedad de capacidades que transforman la forma en que interactúas con tu bandeja de entrada. En este tutorial, aprenderás qué es Kutools AI para Outlook, por qué es una herramienta imprescindible, cómo configurarla y cómo integrarla en tu rutina diaria de correo para maximizar tu productividad.

• Ejemplos de uso de Kutools AI en entrantes correos electrónicos:
  • Resumen de correo electrónico
  • Respuesta rápida
• Ejemplos de uso de Kutools AI en salientes correos electrónicos:
  • Redacción de correos electrónicos
  • Continuar escribiendo

• Personaliza y añade habilidades para un uso adaptado
• Adapta las respuestas con información del historial de correos
• Controla los modos Manual/Automático y personaliza las preferencias de visualización

• Controles rápidos y acceso en el panel de Kutools AI
• Gestión del contenido generado en una caja de habilidades
• Mejores prácticas para usar Kutools AI

¿Qué es Kutools AI para Outlook?

Kutools AI para Outlook es una función avanzada desarrollada por ExtendOffice, que integra de forma fluida tecnología de IA de modelos líderes como OpenAI y GoogleAI en tu rutina diaria de correo electrónico. Como parte de una completa suite de más de100 herramientas en Kutools para Outlook, transforma la manera en que gestionas e interactúas con tus correos. Con una interfaz intuitiva, Kutools AI proporciona potentes capacidades para aumentar tu productividad tanto en la lectura como en la redacción de emails.

Habilidades en el Panel de Lectura (Para analizar y responder a correos recibidos)

• Resumen: Obtén resúmenes concisos para comprender rápidamente los puntos clave de correos extensos.
• Responder: Utiliza la IA para respuestas eficientes y detalladas a los correos electrónicos. (Permite extraer información relevante de correos enviados.)
• Respuesta rápida: Presenta diferentes opciones de respuesta y genera una contestación según la dirección que elijas. (Permite extraer información relevante de correos enviados.)
• Respuesta de agradecimiento: Genera una carta de agradecimiento breve para ayudarte a expresar gratitud rápidamente.
• Traducir: Traduce al instante los correos entrantes a tu idioma preferido, garantizando una comunicación fluida.
• Analizar: Analiza la tendencia emocional del contenido del correo para ayudarte a determinar si el sentimiento es positivo, negativo o neutral.
• Extraer: Extrae información estructurada como nombres, lugares, fechas y cantidades del correo para que puedas identificar rápidamente los datos clave del contenido.
• Habilidades personalizadas: Crea tus propias habilidades personalizando los mensajes de rol, comandos y añadiendo opciones adicionales para cubrir tus necesidades únicas de gestión de correo.

Habilidades en el Panel de Redacción (Para redactar y perfeccionar correos salientes)

• Redactar: Utiliza la asistencia de IA para acelerar la redacción de correos con sugerencias personalizadas.
• Polaco: Mejora automáticamente tus borradores de correo en gramática, tono y estilo, asegurando un acabado profesional.
• Continuar escribiendo: Permite que la IA ofrezca sugerencias y finalizaciones basadas en el contexto para ayudarte a continuar tus borradores.
• Traducir: Traduce fácilmente tus borradores de correo a otros idiomas, preparándolos para una audiencia global.
• Revisar: Revisa y corrige errores ortográficos y gramaticales en el correo para asegurar la precisión del idioma.
• Expandir: Amplía la información clave del correo y proporciona explicaciones detalladas para un contenido más completo.
• Sugerir: Ofrece sugerencias para mejoras lógicas o contenido sensible mediante análisis lógico o revisión de contenido.
• Habilidades personalizadas: Crea tus propias habilidades personalizando los mensajes de rol, comandos y añadiendo opciones adicionales para cubrir tus necesidades únicas de gestión de correo.

¿Por qué elegir Kutools AI para tu Outlook?

En el mundo digital acelerado de hoy, la comunicación efectiva es esencial. Kutools AI aprovecha tecnología de IA de vanguardia para garantizar que tus correos no solo se lean, sino que también se comprendan y valoren. Se trata de llevar tu gestión de correos al siguiente nivel y hacer que cada interacción sea más significativa e impactante. Ya sea que gestiones una avalancha diaria de emails o te centres en un mensaje crucial, Kutools AI es tu aliado estratégico para mantenerte a la vanguardia en la comunicación. Estos son algunos de los principales beneficios que ofrece Kutools AI:

⏰ Automatización para ahorrar tiempo: Automatiza tareas rutinarias de correo, como resúmenes y respuestas rápidas, liberando tu tiempo para asuntos más importantes y aumentando tu productividad general.

🌐 Integración de IA versátil: Kutools AI es compatible con una amplia variedad de plataformas de IA, incluyendo OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI y SenseNovaAI, dándote la flexibilidad de elegir el modelo de IA más adecuado para una gestión de correo precisa y eficiente.

🖥️ Interfaz fácil de usar: Cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de navegar, lo que facilita a usuarios de todos los niveles tecnológicos mejorar la gestión y comunicación de sus correos.

Funcionalidad de doble modo: Kutools AI ofrece Modo Manual y Modo Automático. En el Modo Automático, tareas como resúmenes de correo y respuestas rápidas se generan automáticamente. Cambiar entre modos es sencillo con un solo clic, permitiéndote personalizar la herramienta según tu flujo de trabajo.

💡 Habilidades personalizadas: Adapta Kutools AI a tus necesidades específicas de gestión de correo creando tus propias habilidades. Personaliza mensajes de rol, comandos y opciones adicionales para que la IA funcione exactamente como deseas, permitiendo la máxima flexibilidad y eficiencia en el manejo de tus correos.

📚 Aprendizaje del historial de correos: Al generar respuestas, Kutools AI utiliza tus interacciones previas (una vez añadidos los correos históricos) para ofrecer respuestas contextualizadas, brindando contestaciones precisas basadas en conversaciones anteriores. Con el tiempo, las respuestas serán más exactas y adaptadas a tu estilo de comunicación para interacciones personalizadas.

🌍 Capacidades de traducción de idiomas: Elimina las barreras lingüísticas con modelos avanzados para traducciones precisas, facilitando la comunicación global.

⚙️ Integración perfecta con Outlook: Diseñado exclusivamente para Outlook, mejora tu experiencia de correo dentro de un entorno familiar, asegurando un flujo de trabajo intuitivo y eficiente.

✏️ Claridad y profesionalismo mejorados: Utiliza modelos lingüísticos avanzados para optimizar tus correos, garantizando claridad y profesionalidad en cada mensaje que envíes.

🔐 Privacidad y seguridad mejoradas: Utiliza los últimos protocolos de cifrado y seguridad para proteger tus datos de correo, ofreciéndote tranquilidad sobre la seguridad de tus comunicaciones.

¿Cómo configurar Kutools AI para Outlook para mejorar la eficiencia del correo?

Transformar tu experiencia de correo con Kutools AI está a solo unos pasos. Aquí te mostramos una guía paso a paso para configurar Kutools AI en tu Outlook.

Paso1: Instalar Kutools AI

Accede a la página de descarga para descargar e instalar Kutools para Outlook y obtener Kutools AI.

Paso2: Activar Kutools AI

1. Tras instalar Kutools para Outlook, ve a la pestaña Kutools y haz clic en AI.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Guía del asistente de correo electrónico AI . Presenta las habilidades que ofrece Kutools AI. Haz clic en el botón Siguiente para continuar.

3. Aparecerán los Términos de uso . Haz clic en Siguiente.

4. Ahora puedes activar Kutools AI seleccionando un proveedor de IA e introduciendo la clave de API correspondiente. Una vez hecho esto, haz clic en OK.

Después de hacer clic en OK, el panel de Kutools AI aparecerá en el lado derecho de la ventana de Outlook, como se muestra a continuación. ¡Sigue leyendo para ver ejemplos de uso!

Utiliza Kutools AI en tu flujo de trabajo con ejemplos

Resumen de correo electrónico: Extrayendo los puntos clave de mensajes extensos

Acabas de abrir tu bandeja de entrada y encuentras un correo largo de un cliente con varias actualizaciones y solicitudes de proyecto. En lugar de leer todo el texto, puedes confiar en la habilidad Resumen de Kutools AI. Al abrir el correo, la IA genera rápidamente un resumen conciso, resaltando la información más importante. Así puedes captar los puntos clave y priorizar tus próximos pasos, ahorrando tiempo y asegurando que no se te escape ningún detalle relevante.

1. En el panel de Kutools AI, asegúrate de estar en el Panel de Lectura.
2. Selecciona el correo que deseas resumir.

La caja de Resumen genera automáticamente un resumen breve de los puntos principales del correo, como se muestra a continuación:

Respuesta rápida: Generando respuestas instantáneas y contextuales

En lugar de dedicar tiempo a redactar una respuesta desde cero, la habilidad Respuesta rápida de Kutools AI te ayuda a analizar el contexto del correo y sugiere varias bases de respuesta para una contestación detallada.

1. En el panel de Kutools AI, asegúrate de estar en el Panel de Lectura.
2. Selecciona el correo al que deseas responder. La Respuesta rápida habilidad generará automáticamente varias bases de respuesta como se muestra a continuación.

   

   Nota:

   • Si seleccionas texto en un correo, responderá solo a ese contenido. Si no, responderá a todo el correo.
   • Si ninguna de las bases de respuesta es adecuada, puedes hacer clic en el enlace "¿No es adecuado?" e introducir tu propia base deseada.

3. Selecciona una de las bases de respuesta para generar una respuesta.

4. Haz clic en el botón Responder. La respuesta se insertará en el borrador del correo, lista para que la revises, edites y envíes.

   

Redacción de correos electrónicos: Creando mensajes iniciales con ayuda de IA

Cuando necesitas hacer un seguimiento con un cliente tras una reunión y no sabes cómo empezar, la habilidad Redactar de Kutools AI te ofrece sugerencias basadas en el contexto para ayudarte a crear tu mensaje. Una vez que proporciones a Kutools AI los puntos clave, te sugiere frases y estructuras adaptadas a tus necesidades, permitiéndote redactar rápidamente un correo profesional y claro.

1. En el panel de Kutools AI, asegúrate de estar en el Panel de Redacción.
2. En la caja Redactar, introduce los puntos clave y haz clic en el botón Generar.
3. Haz clic en Insertar para añadir el borrador generado al cuerpo del correo.

Continuar escribiendo correo: Retomando donde lo dejaste

Comenzaste a redactar un correo detallado, pero a mitad de camino te interrumpieron y lo dejaste sin terminar. Al volver, la habilidad Continuar escribiendo de Kutools AI está lista para ayudarte a continuar donde lo dejaste. La IA revisa el contexto de tu borrador incompleto y te ofrece sugerencias para seguir y completar tu mensaje.

La habilidad Continuar escribiendo funciona así: Cuando inicias una respuesta a un correo en tu Bandeja de entrada, el Panel de Lectura cambia automáticamente al Panel de Redacción. Al comenzar a redactar tu respuesta, la habilidad Continuar escribiendo continúa automáticamente el borrador por ti. Una vez generado el contenido, haz clic en el botón Insertar para añadirlo rápidamente a tu borrador.

Convierte Kutools AI en tu asistente personal

Desde añadir y personalizar habilidades hasta permitir que la IA aprenda de tu historial de correos, puedes optimizar Kutools AI para convertirlo en tu asistente personal. Con estas funciones, recibirás respuestas más precisas y contextualizadas, además de poder ajustar las habilidades de la IA a tus necesidades específicas.

• Personaliza y añade habilidades para un uso adaptado
• Adapta las respuestas con información del historial de correos
• Controla los modos Manual/Automático y personaliza las preferencias de visualización

Personaliza y añade habilidades para un uso adaptado

En la parte inferior del Kutools AI panel, hay un Gestión de la Biblioteca de Habilidades botón, que abre el Gestión de la Biblioteca de Habilidades cuadro de diálogo al hacer clic.

En el cuadro de diálogo Gestión de la Biblioteca de Habilidades, puedes configurar habilidades tanto para el Panel de Lectura como para el Panel de Redacción:

1. Selecciona Panel de Lectura o Panel de Redacción para gestionar las habilidades de ese panel.
2. Marca la casilla junto a una habilidad para activarla y mostrarla en el panel de Kutools AI. Desmárcala para desactivar la habilidad y ocultarla del panel.
3. Selecciona una habilidad para personalizar su configuración, incluyendo:
   • Mensaje de rol: Indica a la IA que adopte un comportamiento y estilo específico.
   • Mensaje de comando: Indica a la IA que realice una tarea concreta.
   • Opciones adicionales: Permite una mayor personalización, con la opción de añadir más ajustes usando el botón Añadir opciones.
4. Añade una nueva habilidad haciendo clic en el botón Añadir habilidad para crear una adaptada a tus necesidades.

Adapta las respuestas con información del historial de correos

Las habilidades de Responder en Kutools AI admiten el aprendizaje a partir de conversaciones históricas de correo. Al crear una base de datos local que almacena datos de correos anteriores, la IA puede analizar comunicaciones previas, mejorando la precisión y relevancia contextual de sus respuestas para contestaciones más precisas y adaptadas.

Puedes añadir manualmente correos históricos a Aprendizaje de Correos o habilitar la función de adición automática para que los correos se añadan inmediatamente tras enviarlos, ayudando al sistema de IA a aprender y adaptarse mejor.

Añadir manualmente

1. Haz clic en el botón Aprendizaje de Correos en la caja de Responder o Respuesta rápida del panel de Kutools AI.

2. Haz clic en el botón Añadir manualmente.

3. En el cuadro de diálogo emergente Añadir manualmente, selecciona los correos que deseas aprender y haz clic en OK.

• Para seleccionar todos los correos de una cuenta, marca la casilla delante de la cuenta.
• Para seleccionar correos uno a uno, marca la casilla delante de cada correo.
• Para seleccionar correos del último mes, haz clic en el enlace Correos del mes pasado .
• Para seleccionar correos del último año, haz clic en el enlace Correos del año pasado .

4. Aparecerá un cuadro de diálogo para recordarte la cantidad de correos que deben aprenderse. Haz clic en Sí.

5. Otro cuadro de diálogo aparecerá para informarte de la cantidad de correos aprendidos con éxito. Haz clic en OK.

Añadir automáticamente

Haz clic en el botón Aprendizaje de Correos en la caja de Responder o Respuesta rápida del panel de Kutools AI y sigue estos pasos.

1. Marca la casilla Añadir automáticamente .
2. Selecciona las cuentas de correo marcando la casilla junto a cada dirección, para que los correos enviados desde ellas se añadan automáticamente a Aprendizaje de Correos.
3. Haz clic en el botón Guardar.

Controla los modos Manual/Automático y personaliza las preferencias de visualización

Kutools AI te permite personalizar su funcionamiento e interfaz visual para adaptarse a tus preferencias y flujo de trabajo:

• Algunas habilidades están configuradas inicialmente en Modo Automático, mientras que otras funcionan en Modo Manual. Para cambiar entre Modo Manual y Automático para una habilidad específica, simplemente haz clic en el Cambiar botón en la esquina superior derecha de la caja de la habilidad.
  

  Aquí tienes la diferencia entre las habilidades automáticas en el Panel de Lectura y el Panel de Redacción:

  • Panel de Lectura: Las habilidades configuradas en Modo Automático se ejecutarán automáticamente cada vez que cambies a un nuevo correo.
  • Panel de Redacción: Las habilidades en Modo Automático se ejecutarán automáticamente cuando cambie la selección en el borrador, excepto la habilidad "Continuar escribiendo", que solo se ejecutará cuando cambie el propio contenido.
  Nota:

  Tras cambiar una habilidad a Modo Manual, haz clic en el botón Generar para obtener resultados. Si seleccionas texto en un correo, la habilidad procesará solo ese contenido; de lo contrario, procesará todo el correo. En Modo Automático, las habilidades procesarán todo el correo tras seleccionarlo. Si quieres procesar solo una parte, resalta la sección deseada y haz clic en el icono Regenerar en la esquina inferior izquierda.

• Puedes personalizar la visualización seleccionando entre Vista de página única para ver todas las habilidades en el Kutools AI panel a la vez, o Vista con pestañas para organizar las habilidades en pestañas separadas.
  

Consejos para maximizar la eficiencia de Kutools AI

Aquí tienes algunos consejos y trucos para usar Kutools AI en Outlook:

Qué puedes controlar y acceder rápidamente en el panel de Kutools AI

Para alternar entre el Panel de Lectura y el Panel de Redacción, utiliza el botón Panel de Lectura/Redacción. Para cambiar entre Vista de página única y Vista con pestañas, utiliza el botón Vista de página única/con pestañas. Para cambiar fácilmente entre diferentes proveedores y modelos de IA en el panel de Kutools AI, haz clic en el desplegable de modelo de IA usado y selecciona tu opción preferida de la lista. Para cambiar entre Modo Manual y Automático para una habilidad específica, simplemente haz clic en el Cambiar botón en esa caja de habilidad. Si lo necesitas, haz clic en el botón Expandir contenido para ver el resultado completo. El idioma que utiliza una habilidad coincidirá por defecto con la configuración de tu Outlook. Puedes cambiarlo seleccionando el desplegable Idioma en la caja de la habilidad. Al expandir el desplegable Opciones adicionales, puedes seleccionar una opción para guiar a la IA en la generación de resultados más específicos. El contenido generado por IA puede ser incorrecto, por favor verifica la información importante.

Qué puedes hacer con el contenido generado en una caja de habilidad