¿Cómo filtrar en Outlook las invitaciones, actualizaciones y respuestas relacionadas con reuniones en los correos electrónicos?

Supongamos que necesita identificar rápidamente todas las invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones entre cientos de mensajes. ¿Cómo lograrlo de forma eficaz? A continuación, le presento tres métodos para filtrar con precisión invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones en sus mensajes de Microsoft Outlook.

Filtrar invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones con una carpeta de búsqueda personalizada

Filtrar invitaciones y actualizaciones de reuniones con una regla

Filtrar invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones con la función Filtro

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Filtrar invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones con una carpeta de búsqueda personalizada

La función Carpeta de búsqueda en Microsoft Outlook resulta muy útil, ya que le permite filtrar automáticamente todas las invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones de una carpeta de correo especificada.

Paso 1: Cambie a la vista Correo y abra la carpeta desde la que desea filtrar invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones.

Paso 2: Haga clic en «Nueva carpeta de búsqueda» en la pestaña «Carpeta» (o en «Archivo» > «Nuevo») > «Carpeta de búsqueda» en Outlook 2007).

Paso 3: En el cuadro de diálogo Nueva carpeta de búsqueda que aparece, haz clic para resaltar «Crear una carpeta de búsqueda personalizada» y, a continuación, pulsa el botón «Elegir».

Paso 4: En el cuadro de diálogo Carpeta de búsqueda personalizada que se abre, introduzca un nombre para la carpeta de búsqueda personalizada en el campo «Nombre» y, a continuación, haga clic en el botón «Criterios».

Paso 5: Ahora se encuentra en el cuadro de diálogo Criterios de carpeta de búsqueda. Vaya a la pestaña «Avanzado» y:

(1) Haga clic en «Campo» > «Todos los campos de cita» > «Duración»;

(2) Haga clic en el cuadro «Condición» (o «Condición») y seleccione «existe» en la lista desplegable;

(3) Pulse el botón «Agregar a la lista»;

(4) Haga clic en el botón «Aceptar» para cerrar este cuadro de diálogo.

Paso 6: Pulse los otros dos botones «Aceptar» para cerrar ambos cuadros de diálogo.

Así es como se crea una carpeta de búsqueda que filtra automáticamente todas las invitaciones, actualizaciones y respuestas de reuniones. Además, cualquier invitación, actualización o respuesta de reunión que reciba en el futuro aparecerá automáticamente en esta carpeta.

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Filtrar invitaciones y actualizaciones de reuniones con una regla

Una regla también puede ayudarle a filtrar automáticamente todas las invitaciones y actualizaciones de reuniones de una carpeta de correo especificada y moverlas a otra carpeta en Microsoft Outlook.

Paso 1: Cambie a la vista Correo y abra la carpeta de correo desde la que desea filtrar invitaciones y actualizaciones de reuniones.

Paso 2: Haga clic en «Reglas» > «Administrar reglas y alertas» en la pestaña «Inicio» (o en «Herramientas» > «Reglas y alertas» en Outlook 2007).

Paso 3: En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, pulse el botón «Nueva regla» en la pestaña «Reglas de correo electrónico».

Paso 4: En el nuevo cuadro de diálogo Asistente de reglas, haga clic para resaltar «Aplicar regla a los mensajes que recibo» (o «Comprobar mensajes al llegar» en Outlook 2007) y, a continuación, pulse el botón «Sigu iente».

Paso 5: En el segundo cuadro de diálogo del Asistente de reglas, active la opción «que sea una invitación o actualización de reunión» y, a continuación, haga clic en el botón «Siguiente».

Paso 6: En el tercer cuadro de diálogo del Asistente para reglas, consulte la siguiente captura de pantalla:

(1) Active la opción «moverlo a la carpeta especificada»;

(2) Haga clic en el texto «especificada»;

(3) En el cuadro de diálogo Reglas y alertas que aparece, haga clic para resaltar la carpeta de correo a la que desea mover las invitaciones y actualizaciones de reuniones y, a continuación, pulse el botón «Aceptar».

(4) Pulse el botón «Siguiente».

Paso 7: Pulse el botón «Siguiente» en el cuadro de diálogo del Asistente de reglas; luego, en el último cuadro del Asistente para reglas, active la opción «Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya existentes en “su Nombre de carpeta”» y haga clic en el botón «Finalizar».

Paso 8: Cierre el cuadro de diálogo Reglas y alertas haciendo clic en el botón «Aceptar».

Después de aplicar esta regla personalizada, todas las invitaciones y actualizaciones de reuniones de la carpeta de correo abierta se filtran y se trasladan automáticamente a la carpeta especificada.

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Filtrar invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones con la función Filtro

De hecho, puede usar directamente la función Filtro para clasificar invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones en sus mensajes de correo electrónico.

Paso 1: Cambie a la vista Correo y abra la carpeta desde la que desea filtrar invitaciones y actualizaciones de reuniones.

Paso 2: Haga clic en el botón «Configuración de la vista» en la pestaña «Vista» (o en «Vista» > «Vista actual» > «Personalizar vista actual» en Outlook 2007).

Paso 3: En el cuadro de diálogo Configuración avanzada de la vista, haga clic en el botón «Filtro».

Paso 4: En el cuadro de diálogo Filtro que aparece, vaya a la pestaña «Avanzado» y:

(1) Haga clic en «Campo» > «Todos los campos de cita» > «Duración»;

(2) Haga clic en el cuadro «Condición» (o «Condición») y seleccione «existe» en la lista desplegable;

(3) Pulse el botón «Agregar a la lista»;

(4) Haga clic en el botón «Aceptar» para cerrar este cuadro de diálogo.

Paso 5: Cierre el cuadro de diálogo Configuración avanzada de la vista haciendo clic en el botón Aceptar.

Así, todos los correos electrónicos con invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones se filtran y se muestran automáticamente en la carpeta de correo actual.

Nota: Puede guardar esta vista personalizada con filtro haciendo clic en «Cambiar vista» > «Guardar vista como nueva vista» en la pestaña «Vista» en Outlook 2010 y 2013.