¿Cómo filtrar invitaciones/actualizaciones/respuestas de reuniones desde correos electrónicos en Outlook?
Supongamos que necesitas encontrar todas las invitaciones a reuniones, respuestas y actualizaciones entre cientos de mensajes, ¿cómo hacerlo rápidamente? Aquí te presentaré tres métodos para filtrar invitaciones/respuestas/actualizaciones de reuniones desde mensajes de correo electrónico en Microsoft Outlook.
Filtrar invitaciones/actualizaciones de reuniones con una regla
Filtrar invitaciones/respuestas/actualizaciones de reuniones con la función Filtro
Filtrar invitaciones/respuestas/actualizaciones de reuniones con una carpeta de búsqueda personalizada
La función de Carpeta de Búsqueda es bastante útil en Microsoft Outlook y te permite filtrar automáticamente todas las invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones desde una carpeta de correo especificada fácilmente.
Paso 1: Cambia a la vista de Correo y abre una carpeta de correo desde la cual filtrarás invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones.
Paso 2: Haz clic en "Nueva Carpeta de Búsqueda" en la pestaña "Carpeta" (o "Archivo" > "Nuevo" > "Carpeta de Búsqueda" en Outlook 2007).
Paso 3: En el cuadro de diálogo Nueva Carpeta de Búsqueda emergente, haz clic para resaltar "Crear una Carpeta de Búsqueda Personalizada", y luego haz clic en el botón "Elegir".
Paso 4: En el cuadro de diálogo Carpeta de Búsqueda Personalizada que aparece, introduce un nombre para la carpeta de búsqueda personalizada en el cuadro "Nombre", y luego haz clic en el botón "Criterios".
Paso 5: Ahora has entrado al cuadro de diálogo Criterios de Carpeta de Búsqueda, ve a la pestaña "Avanzado", y:
(1) Haz clic en "Campo" > "Todos los campos de cita" > "Duración";
(2) Haz clic en el cuadro "Condición" (o "Condiciones") y selecciona "existe" desde la lista desplegable;
(3) Haz clic en el botón "Agregar a la Lista";
(4) Haz clic en el botón "Aceptar" para cerrar este cuadro de diálogo.
Paso 6: Haz clic en los otros dos botones "Aceptar" para cerrar ambos cuadros de diálogo.
Luego crea una nueva carpeta de búsqueda con todos los filtros de invitaciones, actualizaciones y respuestas de reuniones dentro. Además, si recibes invitaciones/actualizaciones/respuestas de reuniones en el futuro, se mostrarán automáticamente en esta carpeta de búsqueda.
Filtrar invitaciones/actualizaciones de reuniones con una regla
Una regla también puede ayudarte a filtrar automáticamente todas las invitaciones y actualizaciones de reuniones desde una carpeta de correo específica hacia otra carpeta en Microsoft Outlook.
Paso 1: Cambia a la vista de Correo y abre una carpeta de correo desde la cual filtrarás invitaciones y actualizaciones de reuniones.
Paso 2: Haz clic en "Reglas" > "Administrar Reglas y Alertas" en la pestaña "Inicio" (o "Herramientas" > "Reglas y Alertas" en Outlook 2007).
Paso 3: En el cuadro de diálogo Reglas y Alertas, haz clic en el botón "Nueva Regla" en la pestaña Reglas de Correo.
Paso 4: En el nuevo cuadro de diálogo Asistente de Reglas, haz clic para resaltar "Aplicar regla a los mensajes que recibo" (o "Revisar mensajes cuando lleguen" en Outlook 2007), y luego haz clic en el botón "Siguiente".
Paso 5: En el segundo cuadro de diálogo del Asistente de Reglas, marca la opción "que es una invitación o actualización de reunión", y luego haz clic en el botón "Siguiente".
Paso 6: En el tercer cuadro de diálogo del Asistente de Reglas, ver captura de pantalla a continuación:
(1) Marca la opción "moverlo a la carpeta especificada";
(2) Haz clic en el texto "especificada";
(3) En el cuadro de diálogo Reglas y Alertas que aparece, haz clic para resaltar una carpeta de correo a la que moverás las invitaciones y actualizaciones, y haz clic en el botón "Aceptar".
(4) Haz clic en el botón "Siguiente".
Paso 7: Haz clic en el botón "Siguiente" en el siguiente cuadro de diálogo del Asistente de Reglas; y luego en el último cuadro de diálogo del Asistente de Reglas, marca la opción "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya en 'nombre de tu carpeta'", y haz clic en el botón "Finalizar".
Paso 8: Cierra el cuadro de diálogo Reglas y Alertas haciendo clic en el botón "Aceptar".
Después de ejecutar esta regla personalizada, todas las invitaciones y actualizaciones de reuniones en la carpeta de correo abierta se filtran y se mueven a tu carpeta especificada.
Filtrar invitaciones/respuestas/actualizaciones de reuniones con la función Filtro
De hecho, puedes aplicar la función Filtro para filtrar directamente invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones desde mensajes de correo electrónico.
Paso 1: Cambia a la vista de Correo y abre una carpeta de correo desde la cual filtrarás invitaciones y actualizaciones de reuniones.
Paso 2: Haz clic en el botón "Configuración de Vista" en la pestaña "Ver" (o "Ver" > "Vista Actual" > "Personalizar Vista Actual" en Outlook 2007).
Paso 3: En el cuadro de diálogo Configuración de Vista Avanzada, haz clic en el botón "Filtro".
Paso 4: En el cuadro de diálogo Filtro que aparece, ve a la pestaña "Avanzado", y:
(1) Haz clic en "Campo" > "Todos los campos de cita" > "Duración";
(2) Haz clic en el cuadro "Condición" (o "Condiciones") y selecciona "existe" desde la lista desplegable;
(3) Haz clic en el botón "Agregar a la Lista";
(4) Haz clic en el botón "Aceptar" para cerrar este cuadro de diálogo.
Paso 5: Cierra el cuadro de diálogo Configuración de Vista Avanzada haciendo clic en el botón Aceptar.
Luego, todos los correos electrónicos con invitaciones, respuestas y actualizaciones de reuniones se filtran y se enumeran automáticamente en la carpeta de correo actual.
Nota: Puedes guardar esta vista personalizada con filtro haciendo clic en "Cambiar Vista" > "Guardar Vista Actual como Nueva Vista" en la pestaña "Ver" en Outlook 2010 y 2013.
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