¿Cómo convertir una lista de distribución en contactos individuales en Outlook?
Convertir una lista de distribución en contactos individuales en Outlook puede parecer complicado, sobre todo porque Outlook no ofrece una solución integrada para esta tarea. Tanto si está organizando sus contactos como si necesita gestionarlos de forma individual, esta guía explora tres métodos eficaces. Entre ellos, destaca uno que es especialmente recomendado por su rapidez y simplicidad, facilitando todo el proceso.
3 métodos para convertir una lista de distribución en contactos individuales en Outlook:
- Expansión manual y guardado uno a uno (Manual; tedioso)
Solo es adecuado para grupos de contactos pequeños con pocos miembros. - Función Descomponer del Grupo de Contactos de Kutools para Outlook 👍 (Rápido; sin esfuerzo)
Una solución automatizada altamente recomendada que ahorra tiempo y trabajo. - Importación mediante archivo CSV (Largo; complicado)
Implica varios pasos y es menos práctico para la mayoría de los usuarios.
Convertir una lista de distribución en contactos individuales mediante expansión manual y guardando uno a uno
Este método solo es apropiado para listas de distribución pequeñas, ya que consiste en guardar manualmente cada contacto de uno en uno.
Paso1: Crear un Nuevo Email
Abra Outlook y haga clic en Nuevo Email en la pestaña Inicio para crear un nuevo mensaje.
Paso2: Expandir la lista de distribución
- Haga clic en el botón Para, seleccione la lista de distribución y agrégala al campo de destinatario.
- Haga clic en el + botón que se encuentra al lado de la lista de distribución para expandirla.
Paso3: Confirmar expansión
En el cuadro de diálogo de Expandir lista que aparece, haga clic en Aceptar.
Paso4: Guardar los contactos individualmente
- Haga clic con el botón derecho en cada contacto y seleccione Agregar a Contactos de Outlook.
- Rellene los detalles necesarios y haga clic en Guardar y cerrar.
Paso5: Repita el Paso4 para cada contacto
Repita el Paso4 para cada contacto hasta que todos estén guardados.
Paso6: Cierre sin enviar
Después de guardar todos los contactos de la lista de distribución, cierre la ventana del mensaje sin enviarlo.
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✨ Cómo Funciona:
- Cambia a la vista de Contactos y selecciona el grupo que deseas dividir.
- Haz clic en "Kutools Plus" > "Contactos" > "Dividir en Varios Grupos de Contactos".
- Selecciona los contactos que deseas mover a un nuevo grupo y nombra el grupo.
- ¡Haz clic en "Aceptar" y deja que Kutools se encargue del resto!
Convertir una lista de distribución en contactos individuales mediante la función Descomponer del Grupo de Contactos de Kutools para Outlook 👍
Para los usuarios que gestionan listas de distribución grandes o buscan eficiencia, Kutools para Outlook ofrece la utilidad Descomponer. Esta herramienta automatiza el proceso y convierte todos o los miembros seleccionados de una lista de distribución en contactos individuales con solo unos clics.
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1. Cambie a la vista Contactos (Individuos) y seleccione el grupo de contactos que desea dividir. Luego, haga clic en Kutools Plus > Grupo de Contactos > Descomponer.
2. En el cuadro de diálogo Descomponer, seleccione los miembros que desea separar o utilice el botón Todo para seleccionar todos los contactos a la vez. Después, haga clic en Aceptar. Confirme la acción haciendo clic en Sí en el siguiente cuadro de diálogo.
Resultado:
- Si selecciona todos los miembros, el grupo de contactos original se eliminará y todos los miembros se agregarán como contactos individuales.
- Si selecciona miembros concretos, solo esos seleccionados se convertirán en contactos individuales y el resto permanecerá en el grupo original.
¿Por qué elegir el método de Kutools para Outlook?
- Ahorro de tiempo: convierte grupos completos de contactos en segundos.
- Fácil de usar: no se requieren conocimientos técnicos; perfecto para principiantes.
- Sin errores: asegura la transferencia precisa de los detalles del contacto, como nombres y direcciones de correo electrónico.
- Flexible: permite dividir grupos enteros o solo los miembros seleccionados.
Convertir una lista de distribución en contactos individuales importando mediante un archivo CSV
Este método implica guardar la lista de distribución como archivo de texto, convertirla a formato CSV en Excel y luego importarla a Outlook.
Paso1: Guarde la lista de distribución como archivo TXT
- Vaya a la vista Contactos o Individuos. Seleccione y abra la lista de distribución en la carpeta de Contactos.
- Haga clic en Archivo > Guardar como.
- En el Guardar como cuadro de diálogo, deberá:
- 3.1 Seleccione el tipo de archivo Texto solo (.txt) en el desplegable Guardar como tipo.
- 3.2 Elija una ubicación para guardar el archivo (por ejemplo, el escritorio).
- 3.3 Nombre el archivo y haga clic en Guardar.
Paso2: Convierta el archivo TXT a un archivo CSV en Excel
- Abra un libro nuevo en Excel.
- En la celda A1, escriba Nombre; en la celda B1, escriba Dirección de correo electrónico. Estas serán sus cabeceras de columna.
- Abra el archivo TXT guardado en Bloc de notas y seleccione solo las líneas que contengan nombres y direcciones de correo electrónico. Copie la selección usando Ctrl + C.
- Vuelva a Excel y pegue el contenido copiado comenzando en la celda A2.
- Haga clic en Archivo > Guardar como.
- En el Guardar como cuadro de diálogo, deberá:
- 6.1 Elija una ubicación, escriba el nombre del archivo y seleccione CSV (delimitado por comas) (*.csv) en el listado Guardar como tipo como tipo de archivo.
- 6.2 Haga clic en Guardar.
Paso3: Asegúrese de que el formato sea correcto
1. Abra el archivo CSV en Bloc de notas haciendo clic derecho, después seleccione Abrir con > Bloc de notas.
2. Verifique que los Nombres y las Direcciones de correo electrónico estén separados por comas.
Notas:
- Si están separados por comas, cierre la ventana del Bloc de notas.
- Si están separados por cualquier otro carácter (por ejemplo, punto y coma), reemplácelos por comas:
- Pulse Ctrl + H para abrir el cuadro de diálogo Reemplazar.
- En el campo Buscar, escriba el separador incorrecto (por ejemplo, ;).
- En el campo Reemplazar por, escriba una coma ,.
- Haga clic en Reemplazar todo, luego guarde y cierre el archivo.
Paso4: Importe el archivo CSV a la carpeta de Contactos de Outlook
1. Haga clic en Archivo > Abrir y exportar > Importar/Exportar para iniciar el asistente.
2. En el cuadro de diálogo Asistente para importar y exportar, haga clic en Importar de otro programa o archivo y luego en el botón Siguiente.
3. En el cuadro de diálogo Importar archivo, haga clic en Valores separados por comas (DOS), y luego en el botón Siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo Importar archivo, haga clic en el botón Seleccionar para encontrar y abrir el archivo CSV que ha creado; después pulse el botón Siguiente.
Nota: Las tres Opciones son opcionales según sus necesidades.
5. En la siguiente ventana, por favor seleccione una Contactos en la que desee guardar los contactos en el cuadro Seleccionar carpeta de destino. Luego haga clic en Siguiente.
6. En la última ventana, haga clic en el botón Finalizar para comenzar la importación.
7. Después aparecerá un cuadro de diálogo Progreso de importar y exportar; una vez termine la importación se cerrará automáticamente.
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