¿Cómo evitar que los asistentes reenvíen una reunión en Outlook?
En algunos casos, es posible que desee evitar que los asistentes a una reunión reenvíen su reunión en Outlook por razones de privacidad, confidencialidad u otros propósitos. Aquí, en este artículo, le presentaré dos soluciones:
- Evitar que los asistentes reenvíen una reunión de Outlook con VBA
- Evitar que los asistentes reenvíen una reunión diseñando un formulario
Evitar que los asistentes reenvíen una reunión de Outlook con VBA
Este método le guiará para agregar los botones "Deshabilitar Reenvío" y "Habilitar Reenvío" en la cinta de opciones en la ventana de la reunión mediante VBA, y luego podrá evitar que los asistentes reenvíen su reunión usando el botón "Deshabilitar Reenvío". Por favor, siga estos pasos:
1. Presione las teclas "Alt" + "F11" para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. Haga clic en "Insertar" > "Módulo", y pegue el siguiente código VBA en la nueva ventana de Módulo.
VBA: Evitar que los asistentes reenvíen una reunión
Sub ItemDisableForwarding()
Dim xCurrentItem As Object
Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub
Sub ItemEnableForwarding()
Dim xCurrentItem As Object
Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub
3. Guarde el código VBA y cierre la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
4. Abra una carpeta de calendario y haga clic en "Inicio" > "Nueva Reunión" para crear una nueva reunión.
5. Haga clic en "Archivo" > "Opciones" para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.
6. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en "Personalizar Cinta" en la barra izquierda, seleccione y resalte "Cita" en el cuadro derecho, y haga clic en el botón "Nuevo Grupo". Ver captura de pantalla:
7. Ahora se ha añadido un nuevo grupo bajo la pestaña "Cita". Haga clic en el botón "Cambiar nombre", escriba un nuevo nombre para él y haga clic en el botón "Aceptar" en el cuadro de diálogo Cambiar nombre. Ver captura de pantalla:
8. Continúe (1) seleccionando "Macros" desde la lista desplegable "Elegir comandos de", (2) seleccione "Project1.ItemDisableForwarding" en el cuadro izquierdo, y (3) haga clic en el botón "Agregar".
9. Ahora el comando seleccionado se ha añadido al cuadro derecho. Manténgalo seleccionado y: (1) haga clic en el botón "Cambiar nombre", (2) en el cuadro de diálogo Cambiar nombre, especifique un ícono para el comando, (3) escriba un nuevo nombre para él, y finalmente (4) haga clic en el botón "Aceptar". Ver captura de pantalla:
10. Repita los pasos 8-9 anteriores para añadir el otro "Project1.ItemEnableForwarding" al cuadro derecho, y haga clic en el botón "Aceptar" en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.
Ahora regresa a la ventana de la reunión, y verá que los dos comandos se han añadido bajo la pestaña "Reunión". Ver captura de pantalla:
11. Haga clic en "Reunión" > "Deshabilitar Reenvío", y luego haga clic en el botón "Aceptar" en el cuadro de diálogo emergente. Ver captura de pantalla:
12. Agregue los elementos de la reunión según sea necesario, y haga clic en el botón "Enviar" para enviarla.
Si los asistentes intentan reenviar esta reunión haciendo clic en "Reunión" > "Reenviar" en su Outlook, aparecerá un cuadro de diálogo que impedirá la acción de reenvío.
Notas:
(1) Este método no evitará que los asistentes reenvíen la reunión como adjunto iCalendar.
(2) Este método funciona bien para cuentas de Exchange.
Evitar que los asistentes reenvíen una reunión diseñando un formulario
De hecho, puede modificar el formulario de la reunión y deshabilitar la función de Reenvío en él. Todas las reuniones creadas basadas en este formulario no permitirán el reenvío en Outlook.
1. Abra una carpeta de calendario y haga clic en "Inicio" > "Nueva Reunión" para crear una nueva reunión.
2. En la ventana de la reunión, haga clic en "Archivo" > "Opciones".
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en "Personalizar Cinta" en la barra izquierda, marque "Desarrollador" en el cuadro derecho, y haga clic en el botón "Aceptar". Ver captura de pantalla:
4. Ahora regrese a la ventana de la reunión, y haga clic en "Desarrollador" > "Diseñar este Formulario". Ver captura de pantalla:
5. Active la pestaña "(Acciones)", y haga doble clic en la fila "Reenviar" para abrir su cuadro de diálogo "Propiedades de Acción de Formulario".
6. En el cuadro de diálogo Propiedades de Acción de Formulario, desmarque la opción "Habilitar", y haga clic en el botón "Aceptar". Ver captura de pantalla:
7. Haga clic en "Desarrollador" > "Ejecutar este Formulario". Ver captura de pantalla:
8. Ahora se ha creado una nueva reunión basada en el formulario de reunión modificado. Agregue los elementos de la reunión según sea necesario, y haga clic en el botón "Enviar".
Notas:
(1) Si necesita aplicar frecuentemente este formulario de reunión modificado, se recomienda guardarlo haciendo clic en "Desarrollador" > "Publicar" > "Publicar Formulario".
(2) Todas las reuniones creadas basadas en el formulario de reunión modificado no permitirán que los asistentes reenvíen. Sin embargo, los asistentes aún pueden reenviar la reunión como un adjunto iCalendar.
(3) Este método funciona bien para cuentas de Exchange.
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