¿Cómo evitar que los asistentes reenvíen una reunión de Outlook?

En algunos casos, es posible que desee evitar que los asistentes a una reunión reenvíen su convocatoria en Outlook, ya sea por motivos de privacidad, confidencialidad u otros propósitos. En este artículo le presentamos dos soluciones:

• Impida que los asistentes reenvíen una reunión de Outlook mediante VBA
• Impida que los asistentes reenvíen una reunión diseñando un formulario

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Impida que los asistentes reenvíen una reunión de Outlook mediante VBA

Este método le guiará paso a paso para añadir los botones «Deshabilitar reenvío» y «Habilitar reenvío» a la Cinta de opciones de la ventana de reunión mediante VBA, permitiéndole impedir que los asistentes reenvíen su reunión con solo hacer clic en «Deshabilitar reenvío». Siga estos pasos:

1. Pulse las teclas «Alt» + «F11» para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. Haga clic en «Insertar» > «Módulo» y pegue el siguiente código VBA en la nueva ventana del módulo.

VBA: Impedir que los asistentes reenvíen una reunión

Sub ItemDisableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
  MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub

Sub ItemEnableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
  MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub

3. Guarde el código VBA y cierre la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

4. Abra una carpeta de calendario y haga clic en «Inicio» > «Reunión» para crear una reunión.

5. Haga clic en «Archivo» > «Opciones» para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

6. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en «Personalizar cinta de opciones» en la barra izquierda, seleccione «Cita» en el panel derecho y pulse el botón «Nuevo grupo». Vea la captura de pantalla:

7. Ahora se ha añadido un nuevo grupo en la pestaña «Cita». Haga clic en el botón «Cambiar nombre», introduzca un nombre nuevo y pulse «Aceptar» en el cuadro de diálogo Cambiar nombre. Vea la captura de pantalla:

8. A continuación, (1) seleccione «Macros» en la lista desplegable «Elegir comandos de», (2) elija «Project1.ItemDisableForwarding» en el cuadro izquierdo y (3) haga clic en el botón «Agregar».

9. Ahora el comando seleccionado se ha añadido al cuadro de la derecha. Manténgalo seleccionado y: (1) haga clic en el botón «Cambiar nombre», (2) en el cuadro de diálogo Cambiar nombre, especifique un icono para el comando, (3) escriba un nombre nuevo para él y, por último, (4) pulse el botón «Aceptar». Vea la captura de pantalla:

10. Repita los pasos 8 y 9 para añadir también «Project1.ItemEnableForwarding» al panel derecho y, a continuación, haga clic en el botón «Aceptar» del cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

Ahora volverá a la ventana de la reunión y verá que los dos comandos se han añadido bajo la pestaña «Reunión». Consulte la siguiente captura de pantalla:

11. Haga clic en «Reunión» > «Deshabilitar reenvío» y, a continuación, pulse el botón «Aceptar» en el cuadro de diálogo emergente. Consulte la captura de pantalla:

12. Añada los elementos necesarios para la reunión y haga clic en el botón «Enviar» para enviarla.

Si los asistentes intentan reenviar esta reunión mediante «Reunión» > «Reenviar» en su Outlook, aparecerá un cuadro de diálogo que bloqueará la acción de reenvío.

Notas:
(1) Este método no evita que los asistentes reenvíen la reunión como archivo adjunto iCalendar.
(2) Este método funciona correctamente con cuentas de Exchange.

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Impida que los asistentes reenvíen una reunión diseñando un formulario

De hecho, puede personalizar el formulario de reunión y desactivar la función «Reenviar». Así, ninguna de las reuniones creadas a partir de este formulario permitirá el reenvío en Outlook.

1. Abra una carpeta de calendario y haga clic en «Inicio» > «Reunión» para crear una reunión.

2. En la ventana de la reunión, haga clic en «Archivo» > «Opciones».

3. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en «Personalizar cinta de opciones» en el panel izquierdo, active la casilla «Desarrollador» en el panel derecho y pulse «Aceptar». Vea la captura de pantalla:

4. Vuelva ahora a la ventana de la reunión y haga clic en «Desarrollador» > «Diseñar este formulario». Consulte la captura de pantalla:

5. Active la pestaña «(Acciones)» y haga doble clic en la fila «Reenviar» para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de acción de formulario.

6. En el cuadro de diálogo Propiedades de acción de formulario, desactive la opción «Habilitar» y haga clic en «Aceptar». Consulte la captura de pantalla:

7. Haga clic en «Desarrollador» > «Ejecutar este formulario». Consulte la captura de pantalla:

8. Ahora se ha creado una reunión basada en el formulario de reunión modificado. Añada los elementos que necesite y haga clic en el botón «Enviar».

Notas:
(1) Si necesita aplicar con frecuencia este formulario de reunión modificado, le recomendamos guardarlo haciendo clic en «Desarrollador» > «Publicar» > «Publicar formulario».
(2) Todas las reuniones creadas a partir del formulario modificado no permitirán a los asistentes reenviarlas. No obstante, estos aún podrán reenviar la reunión como archivo adjunto iCalendar.
(3) Este método funciona correctamente con cuentas de Exchange.

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