¿Cómo rechazar automáticamente las invitaciones a reuniones de personas específicas en Outlook?
En Outlook, podemos crear una regla para rechazar automáticamente algunas invitaciones a reuniones de personas específicas, pero, ¿cómo manejarlo? Este artículo presentará un método en detalle.
Rechazar automáticamente invitaciones a reuniones de personas específicas en Outlook
Rechazar automáticamente invitaciones a reuniones de personas específicas en Outlook
Por favor, sigue los siguientes pasos para completar esta tarea:
1. Primero, debes crear una plantilla de mensaje para rechazar las invitaciones a reuniones. En la ventana del Mensaje, escribe el mensaje que deseas enviar para rechazar las invitaciones a reuniones. Ver captura de pantalla:
2. Luego guarda el mensaje en formato de plantilla, haz clic en Archivo > Guardar como, en la ventana Guardar como, introduce un nombre para el mensaje en el cuadro de texto Nombre de archivo, y luego selecciona Plantilla de Outlook (*.oft) desde la lista desplegable Tipo de archivo, ver captura de pantalla:
Nota: Cuando selecciones Plantilla de Outlook (*.oft), se abrirá una carpeta de plantillas de usuario predeterminada.
3. Luego haz clic en el botón Guardar para guardar la plantilla de mensaje, y cierra la ventana del mensaje.
4. Y luego, puedes crear una regla. Haz clic en Reglas > Administrar reglas y alertas bajo la pestaña Inicio, ver captura de pantalla:
5. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en Nueva regla desde la pestaña Reglas de correo electrónico, ver captura de pantalla:
6. En el Asistente para reglas emergente, haz clic en Aplicar regla al mensaje que recibo opción bajo la sección Comenzar desde una regla en blanco, ver captura de pantalla:
7. Luego haz clic en el botón Siguiente, y en el cuadro de diálogo emergente, marca de personas o grupo público en el cuadro de lista Paso 1: Seleccionar condición(es), y luego haz clic en el enlace de texto personas o grupo público para abrir el cuadro de diálogo Dirección de regla, y selecciona a las personas de las cuales deseas rechazar la reunión, ver captura de pantalla:
8. Haz clic en el botón Aceptar, todavía en este cuadro de diálogo, por favor desplázate para marcar qué es una invitación o actualización de reunión opción del cuadro de lista Paso 1: Seleccionar condición(es), ver captura de pantalla:
9. Continúa haciendo clic en el botón Siguiente, en el siguiente cuadro de diálogo:
(1.) Marca la opción responder usando una plantilla específica en el cuadro de lista Paso 1: Seleccionar acción(es);
(2.) Y luego haz clic en el enlace de texto una plantilla específica para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta;
(3.) En el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, selecciona Plantillas de usuario en Sistema de archivos desde la lista desplegable Buscar en;
(4.) Luego selecciona el nombre del mensaje que acabas de crear;
(5.) Haz clic en el botón Abrir.
10. Vuelve al cuadro de diálogo original, continúa marcando la opción eliminarlo en el cuadro de lista Paso 1: Seleccionar acción(es), ver captura de pantalla:
11. Luego haz clic en Siguiente > Siguiente para ir al último paso del cuadro de diálogo. En la sección Finalizar configuración de la regla, especifica un nombre para esta regla, y marca la opción Activar esta regla del Paso 2: Opciones de configuración de la regla, ver captura de pantalla:
12. Haz clic en el botón Finalizar para terminar esta regla, luego haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
13. A partir de ahora, al recibir la reunión de estas personas específicas, se enviará automáticamente un correo electrónico de rechazo y el mensaje de la reunión también será eliminado.
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Rechazar automáticamente invitaciones a reuniones de personas específicas y eliminar la reunión del calendario también
El primer método ayuda a enviar un correo electrónico indicando a la persona que no asistirás a la reunión, pero las reuniones siempre se mostrarán en tu calendario. Si necesitas eliminar las reuniones que aparecen en tu calendario al mismo tiempo, el siguiente código VBA puede ayudarte.
1. Mantén presionadas las teclas ALT + F11 para abrir la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
2. En la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haz doble clic en EstaSesiónDeOutlook desde el panel Proyecto1(VbaProject.OTM) para abrir el módulo, y luego copia y pega el siguiente código en el módulo en blanco.
Código VBA: Rechazar automáticamente invitaciones a reuniones y eliminar las reuniones del calendario también:
Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
If xItem.Class = olMeetingRequest Then
Set xMeeting = xItem
xMeeting.ReminderSet = False
If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
xAppointmentItem.ReminderSet = False
Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
"I am not at office. " & vbCrLf & _
"I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
xMeetingDeclined.Send
xMeeting.Delete
End If
End If
Next
End Sub
3. Luego, guarda y cierra esta ventana de código. A partir de ahora, si hay reuniones de esta persona específica, él recibirá un correo electrónico de rechazo y la reunión se eliminará automáticamente de tu calendario.
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