¿Cómo retirar una invitación a una reunión en Outlook cuando no eres el organizador?

Si el organizador de la reunión va a abandonar la oficina y tiene una serie de reuniones programadas que deben cancelarse, ¿puede usted (como participante) cancelarlas en su nombre? La respuesta es sí. Pero antes, el organizador debe concederle permiso compartiendo su calendario con usted. En este tutorial explicaremos cómo retirar una invitación a reunión si no es el organizador.

Nota: En este caso, se toma como ejemplo Microsoft Outlook 365, por lo que los pasos y descripciones pueden variar ligeramente en otras versiones de Outlook.

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El organizador comparte el calendario con usted

Antes de que el organizador abandone la oficina, pídale que comparta el calendario con usted. Tenga en cuenta que Microsoft ofrece la opción de compartir un calendario que se actualiza automáticamente únicamente para usuarios de Outlook 365 o cuentas basadas en Exchange. Para enviarle una invitación para compartir, el organizador puede seguir estos pasos.

1. Abra Outlook. Cambie a la vista de Calendario.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Compartir calendario dentro del grupo Administrar calendarios. Seleccione el calendario que desea compartir.

3. Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades del calendario. Haga clic en el botón Agregar.

4. Seleccione el nombre en la Libreta de direcciones y haga clic en el botón Agregar. A continuación, haga clic en el botón Aceptar.

5. El organizador verá a las personas agregadas con el nivel de permisos predeterminado. Cambie el nivel de permisos a Puede editar para que las personas agregadas puedan editar posteriormente el calendario compartido. A continuación, haga clic en el botón Aceptar.

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6. Ahora se envía un correo electrónico con la invitación para compartir el calendario.

A partir de ahora, la parte que le correspondía al organizador ha finalizado. Veamos qué puede hacer usted a continuación.

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Retirar una invitación a reunión en nombre del organizador

Una vez que el organizador comparta su calendario con usted, recibirá un correo electrónico indicándole que ha sido invitado a acceder al calendario del organizador. Para cancelar una invitación a reunión en nombre del organizador, siga estos pasos.

1. Abra Outlook y busque el correo electrónico que le envió el organizador.

2. Seleccione Aceptar para aceptar la invitación.

3. Para ver y editar el calendario compartido, primero cambie a la vista de Calendario. Vaya a la sección Calendarios compartidos y haga clic en el icono de expansión para desplegar los calendarios compartidos. Seleccione el calendario compartido del organizador.

4. Localice la reunión que desea cancelar y haga doble clic sobre ella.

5. En la pestaña Reunión, haga clic en Cancelar reunión.

6. Haga clic en el botón Enviar cancelación.

7. Ahora verá que la reunión en el calendario compartido se ha cancelado correctamente y ha desaparecido.

8. Ahora vaya a su calendario y comprobará que la reunión sigue apareciendo. Al mismo tiempo, recibirá un nuevo correo electrónico recordándole que ha cancelado la reunión en nombre del organizador. Haga clic en Quitar del calendario para eliminar la reunión de su propio calendario.
Nota: Los demás asistentes a esta reunión también recibirán el mismo mensaje de cancelación. Deberán realizar los mismos pasos anteriores para eliminar la reunión de sus respectivos calendarios.

La reunión ya se ha cancelado correctamente tanto en el calendario compartido como en su calendario personal.

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