¿Cómo crear una lista desplegable para asuntos en Outlook?

Es posible que cuente con distintas plantillas predefinidas de asunto de correo electrónico que deban enviarse a diferentes destinatarios en Outlook. Tener una lista desplegable directamente en la línea de asunto para seleccionar un asunto sin tener que escribirlo manualmente al redactar un mensaje sería extremadamente eficaz, tal como se muestra en el GIF siguiente. Este tutorial le ofrece tres códigos VBA que le permitirán crear una lista desplegable con distintos asuntos predefinidos. Al redactar un correo, podrá elegir el asunto que necesite desde el menú desplegable y este se insertará automáticamente en la línea de asunto. Siga esta guía paso a paso para lograrlo.

Crear un Lista desplegable para asuntos en Outlook con código VBA

En realidad, Outlook no permite añadir una lista desplegable directamente en la línea de asunto. Para lograrlo, debe crear un formulario de usuario y combinarlo con código VBA.

1. Inicie Outlook y pulse las teclas «Alt» + «F11» para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. En la ventana de «Microsoft Visual Basic para Aplicaciones», haga clic en «Insertar» > «UserForm».

3. A continuación, se insertará «UserForm1» bajo «Proyecto1» en el panel izquierdo del editor de «Visual Basic». Arrastre «ComboBox» y «CommandButton» desde la «Caja de herramientas» hasta «UserForm1» para añadir un cuadro combinado y un botón de comando a este formulario, respectivamente.

4. Haga clic con el botón derecho en el botón de comando y elija «Propiedades» en el menú contextual.

5. En el panel «Propiedades – CommandButton1», cambie el campo «Caption» a «Aceptar». Así modificará el texto que aparece en el botón de comando.

6. Haga doble clic en el área en blanco del UserForm para abrir la ventana de «Código del UserForm» y reemplace el código existente por el siguiente código VBA.

Código VBA 1: UserForm con un Lista desplegable que incluye varios Asunto del correo electrónico predefinidos

Private Sub UserForm_Initialize()
'Updated by Extendoffice 20220927
  With ComboBox1
    .AddItem "Subject 1"
    .AddItem "Subject 2"
    .AddItem "Subject 3"
    .AddItem "Subject 4"
    .AddItem "Subject 5"
    .AddItem "No change"
  End With
End Sub

Private Sub CommandButton1_Click()
  GCbbIndex = ComboBox1.ListIndex
  GSelSubject = ComboBox1.Value
  Unload Me
End Sub

Nota: En el código, los valores «Asunto 1, 2, 3, 4» y «5» corresponden a los asuntos de correo electrónico predefinidos que desea utilizar. «Sin cambios» indica que no se modificará el asunto del mensaje existente. Puede personalizar estos asuntos predefinidos en el código VBA según sus necesidades.

7. Haga doble clic en «Proyecto1» > «Objetos de Microsoft Outlook» > «ThisOutlookSession» y, a continuación, copie el siguiente código VBA en la ventana «Código de ThisOutlookSession».

Código VBA 2 utilizado en la ventana ThisOutlookSession

Public WithEvents GExplorer As Explorer
'Updated by Extendoffice 20220927
Private Sub Application_Startup()
  Set GExplorer = Application.ActiveExplorer
End Sub

Private Sub GExplorer_InlineResponse(ByVal Item As Object)
  Set GInlineMail = Item
End Sub

8. A continuación, haga clic en «Insertar» > «Módulo» en el editor de Visual Basic y, después, copie y pegue el siguiente código VBA en la ventana «Código del módulo».

Código VBA 3 utilizado en la ventana del módulo

Public GCbbIndex As Long
'Updated by Extendoffice 20220927
Public GSelSubject As String
Public GInlineMail As MailItem
Public Sub ChangeSubject()
  Dim xItem As MailItem
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  On Error Resume Next
  Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
    Case "Explorer"
      Set xMail = GInlineMail
      Debug.Print "Explorer"
    Case "Inspector"
      Set xMail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
      Debug.Print "Inspector"
  End Select
  UserForm1.Show
  If (GCbbIndex <> -1) And (GSelSubject <> "no change") Then
    xMail.Subject = GSelSubject
  End If
End Sub

9. Guarde los códigos y pulse las teclas «Alt» + «Q» para cerrar la ventana del Editor de Visual Basic y regresar a la aplicación Outlook.

10. Haga clic en el botón «Nuevo correo electrónico» de la pestaña «Inicio» para crear un mensaje.

11. En la ventana del nuevo mensaje, haga clic en «Personalizar barra de acceso rápido» > «Más comandos».

12. En el cuadro de diálogo «Opciones de Outlook», configure lo siguiente:

13. Entonces verá que se ha añadido un botón a la Cinta de opciones de la ventana del mensaje.

14. Ahora debe reiniciar Outlook.

15. Al redactar un mensaje de correo electrónico, si necesita insertar un asunto predefinido, basta con hacer clic en el botón recién añadido en la Cinta de opciones para abrir el formulario de usuario, seleccionar un asunto del menú desplegable y, a continuación, hacer clic en «Aceptar» para introducirlo en la línea de asunto.

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