Formato de mensaje: HTML, texto sin formato y texto enriquecido

Microsoft Outlook ofrece tres tipos de formatos de mensaje: HTML, texto enriquecido y texto sin formato. Cada formato de mensaje satisface diferentes necesidades.

1.1 HTML

El formato HTML es el tipo más popular de formato de mensaje en Outlook.

Como sabemos, HTML es un lenguaje de página web que nos ayuda a codificar nuestra página web con texto formateado, imágenes y otros objetos. De manera similar, el formato HTML hace que todo el contenido del mensaje se vea como una página web bonita y ordenada. Los correos electrónicos en formato HTML admiten la mayoría de los formatos de fuente comunes, formatos de párrafo, alineaciones, etc. Además, los correos electrónicos en formato HTML pueden ser reconocidos por la mayoría de los clientes de correo electrónico.

Los usuarios de Outlook pueden aplicar directamente un tema de mensaje para crear un mensaje HTML con múltiples encabezados preestablecidos, formatos de fuente, alineaciones, etc. Por otro lado, los usuarios de Outlook también pueden decorar un correo electrónico HTML con fuente en negrita, texto en cursiva, subrayado, color de resaltado, efectos de texto avanzados, etc., según sea necesario.

Sin embargo, probablemente hayas notado que algunas imágenes y formas no se muestran directamente en el Outlook de los destinatarios y requieren que los destinatarios las descarguen manualmente. Lo que es peor, los destinatarios de Outlook pueden configurar para evitar la descarga de cualquier imagen en correos electrónicos HTML. Si las imágenes no se descargan y se muestran en el Outlook de los destinatarios, estas imágenes se reemplazarán con marcadores de posición de imagen, lo que hará que todo el mensaje se vea desordenado.

1.2 Texto sin formato

En comparación con el formato HTML, el formato de texto sin formato solo admite texto regular en el cuerpo del mensaje. El formato de texto sin formato no admite ningún formato, como negrita, cursiva, subrayado, tachado, colores de resaltado, etc. Tampoco admite mostrar imágenes y hipervínculos dentro del mensaje. Si necesitas insertar imágenes importantes en el mensaje, la única solución válida es adjuntarlas como archivos adjuntos.

1.3 Texto enriquecido

El formato de texto enriquecido también admite múltiples formatos de fuente, hipervínculos, tablas, formas, imágenes, etc. Sin embargo, la mayoría de los formatos en el mensaje de texto enriquecido son compatibles solo con Microsoft Outlook y Microsoft Exchange. Además, los archivos adjuntos están incrustados en el cuerpo del mensaje en lugar de estar adjuntos en el encabezado del mensaje.

Al redactar nuevos mensajes o responder/reenviar mensajes en Outlook, podemos cambiar fácilmente el formato del mensaje.

En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, simplemente haz clic en el botón HTML, Texto sin formato o Texto enriquecido en el grupo Formato de la pestaña Formato de texto.

Nota: Si el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, debes hacer clic en el botón Pop Out en la esquina superior izquierda del panel de lectura para mostrar el mensaje de respuesta o reenvío en la ventana de mensaje.

En general, los nuevos correos electrónicos se envían automáticamente en formato HTML en Outlook. Sin embargo, en algunos casos, necesitamos enviar nuevos correos electrónicos automáticamente en otro formato de mensaje, como texto sin formato o texto enriquecido. Aquí, esta sección te guiará para cambiar el formato de mensaje predeterminado para todos los nuevos mensajes salientes en Outlook.

1. Haz clic en Archivo > Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haz clic en Correo en la barra lateral izquierda, ve a la sección Redactar mensajes y selecciona un nuevo formato de mensaje desde la lista desplegable Redactar mensajes en este formato.

3. Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

A partir de ahora, todos los nuevos mensajes se cambiarán automáticamente al formato de mensaje especificado.

En general, recibimos múltiples correos electrónicos cada día en Outlook, y estos correos electrónicos pueden estar en formato HTML, formato de texto sin formato o formato de texto enriquecido. Aquí, esta sección te mostrará el tutorial para cambiar rápidamente el formato de un correo electrónico recibido en Outlook.

1. En la lista de mensajes, haz doble clic para abrir el correo electrónico especificado.

2. Luego, el correo electrónico se abre en una ventana de mensaje. Haz clic en Mensaje > Acciones > Editar mensaje.

3. Ahora el mensaje es editable. Habilita la pestaña Formato de texto y luego haz clic en el formato de mensaje especificado al que convertirás el correo electrónico en el grupo Formato.

4. Presiona Ctrl + S o haz clic en el botón Guardar (por defecto, el botón Guardar está en la barra de herramientas de acceso rápido sobre las pestañas) para guardar los cambios y luego cierra la ventana del mensaje.

Nota: Este método solo puede cambiar el formato del mensaje para un correo electrónico recibido a la vez.

Si necesitas siempre responder o reenviar un correo electrónico en formato de texto sin formato, esta sección resolverá tus problemas fácilmente en Outlook.

1. En la interfaz principal de Outlook, haz clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haz clic en Centro de confianza en la barra lateral izquierda y luego haz clic en el botón Configuración del centro de confianza.

3. En el cuadro de diálogo Centro de confianza, haz clic en Seguridad de correo electrónico en la barra lateral izquierda y luego marca la opción Leer todo el correo estándar en texto sin formato en la sección Leer como texto sin formato.

4. Haz clic en los botones Aceptar sucesivamente para cerrar ambos cuadros de diálogo.

Ahora regresa a la interfaz principal de Outlook, y verás que todos los correos electrónicos recibidos en la lista de mensajes se convierten automáticamente al texto sin formato.

5. Selecciona un correo electrónico al que responderás y luego haz clic en Inicio > Responder o Responder a todos.

Consejos: Para reenviar un correo electrónico, selecciona el correo electrónico en la lista de mensajes y luego haz clic en Kutools > Reenviar.

6. Luego verás que el mensaje de respuesta o el mensaje de reenvío se crea en formato de texto sin formato. Puedes redactar el mensaje de respuesta y enviarlo según sea necesario.

Notas: Si la opción Leer todo el correo estándar en texto sin formato está habilitada, todos los correos electrónicos recibidos se convertirán automáticamente al formato de texto sin formato.

Si necesitas responder o reenviar correos electrónicos en formato HTML en Outlook, puedes probar el siguiente código VBA para resolver el problema fácilmente.

1. En Outlook, presiona Alt + F11 para abrir la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. En la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haz clic en Insertar > Módulo, y luego pega el siguiente código en el nuevo módulo.

VBA: Responder o reenviar correos electrónicos en formato HTML automáticamente

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Notas: El código anterior te ayudará a responder correos electrónicos en formato HTML. Si deseas responder a todos o reenviar correos electrónicos en formato HTML automáticamente, puedes hacer lo siguiente:

(1) Para responder a todos los destinatarios en formato HTML, reemplaza el código de la izquierda con el de la derecha:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Para reenviar correos electrónicos en formato HTML, reemplaza el código de la izquierda con el de la derecha:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Ahora puedes hacer clic para seleccionar un correo electrónico, y en la ventana del módulo especificado haz clic en el botón Ejecutar o presiona F5 para responder, responder a todos o reenviar el correo electrónico en formato HTML.

Sin embargo, será aburrido abrir la ventana del módulo especificado para ejecutar el código VBA manualmente de vez en cuando. Si necesitamos aplicar este VBA con frecuencia, para facilitar nuestro trabajo, podemos agregar este VBA a la barra de herramientas de acceso rápido como un botón de comando, para poder aplicar este módulo VBA con un solo clic fácilmente en el futuro.

4. En la ventana del módulo especificado, presiona Ctrl + S para guardar el código y luego cierra la ventana del módulo y la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

5. En la interfaz principal de Outlook, haz clic en la pequeña flecha  en la barra de herramientas de acceso rápido, y luego selecciona Más comandos del menú desplegable.

Notas: También puedes hacer clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, y luego hacer clic en la Barra de herramientas de acceso rápido en la barra lateral izquierda.

6. Ahora aparece el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, y la Barra de herramientas de acceso rápido está habilitada en la barra lateral izquierda. Puedes continuar de la siguiente manera:
(1) Selecciona Macros desde el Elegir comandos de lista desplegable;
(2) En el cuadro de lista de la izquierda, haz clic para resaltar el comando VBA especificado que agregamos recientemente;
(3) Haz clic en el Agregar botón.

7. Ahora el comando VBA especificado se agrega al cuadro de lista de la derecha. Continúa haciendo lo siguiente:
(1) En el cuadro de lista de la derecha, haz clic para resaltar el comando VBA especificado;
(2) Haz clic en el Modificar botón;
(3) En el cuadro de diálogo Modificar botón que aparece, especifica un símbolo para el comando VBA en el Símbolo cuadro;
(4) Escribe un nombre fácil de entender para el comando VBA en el Nombre para mostrar cuadro;
(5) Haz clic en los Aceptar botones sucesivamente para guardar los cambios y cerrar ambos cuadros de diálogo.

Ahora el comando VBA se ha agregado a la barra de herramientas de acceso rápido como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

En el futuro, puedes hacer clic en el comando VBA en la barra de herramientas de acceso rápido para responder, responder a todos o reenviar el correo electrónico seleccionado actualmente en formato HTML, sin importar qué formato de mensaje tenga el correo electrónico original.

Si quieres responder o reenviar correos electrónicos en formato de texto sin formato pero sin afectar el formato de mensaje de ningún correo electrónico recibido en Outlook, ¿cómo podrías manejarlo? Aparte del VBA mencionado anteriormente, ¿hay otra solución fácil para responder o reenviar en HTML? ¿Y qué pasa con responder o reenviar automáticamente en formato de texto enriquecido? Aquí, esta sección presentará herramientas de terceros sorprendentes, Formato de respuesta fijo y Formato de reenvío fijo proporcionadas por Kutools para Outlook para siempre responder o reenviar cualquier correo electrónico con el formato de mensaje especificado automáticamente.

1. Haz clic en Kutools > Formato fijo > Formato de respuesta fija > Establecer formato de respuesta.

Nota: Para reenviar cualquier correo electrónico en un formato de mensaje fijo, haz clic en Kutools > Formato fijo > Formato de reenvío fijo > Establecer formato de reenvío.

2. En el cuadro de diálogo Establecer formato de respuesta o Establecer formato de reenvío, marca el formato de mensaje especificado en el que siempre responderás o reenviarás y haz clic en el botón Aceptar.

3. Continúa haciendo clic en Kutools > Formato fijo > Formato de respuesta fija (or Formato de reenvío fijo) > Habilitar formato de respuesta fija (or Habilitar formato de reenvío fijo) para habilitar la función.

Y en el cuadro de diálogo de confirmación emergente de Kutools para Outlook, haz clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, cuando hagas clic en Inicio > Responder, Responder a todos o Reenviar para responder/reenviar un correo electrónico, las respuestas o reenvíos se cambiarán automáticamente al formato de mensaje especificado.