Formato de mensaje: HTML, texto sin formato y texto enriquecido

Microsoft Outlook ofrece tres formatos de mensaje: HTML, texto enriquecido y texto sin formato, cada uno diseñado para satisfacer necesidades distintas.

1,1 HTML

El formato HTML es el tipo de formato de mensaje más popular en Outlook.

Como sabemos, HTML es un lenguaje para páginas web que nos permite codificar nuestras páginas con texto enriquecido, imágenes y otros elementos. De forma similar, el formato HTML hace que todo el contenido del mensaje se vea como una página web limpia y bien presentada. Los correos electrónicos en formato HTML admiten la mayoría de los estilos habituales de fuente, párrafos, alineaciones, etc. Además, este tipo de correos es reconocido por la mayoría de los clientes de correo electrónico.

Los usuarios de Outlook pueden aplicar directamente un tema de mensaje para crear correos HTML con encabezados predefinidos, formatos de fuente, alineaciones y más. Además, pueden personalizar sus correos HTML con negrita, cursiva, subrayado, color de resaltado, efectos avanzados de texto y otros elementos según sus necesidades.

Sin embargo, habrá notado que algunas imágenes y formas no se muestran directamente en el Outlook del destinatario y requieren que estos las descarguen manualmente. Peor aún, los destinatarios pueden configurar Outlook para bloquear la descarga de cualquier imagen en correos HTML. Si las imágenes no se descargan ni se visualizan en el Outlook del destinatario, se reemplazarán por marcadores de posición, lo que hará que el mensaje completo parezca desordenado.

1,2 Texto sin formato

En comparación con el formato HTML, el formato de texto simple solo admite texto sin formato en el cuerpo del mensaje. No permite ningún tipo de estilo, como negrita, cursiva, subrayado, tachado ni colores de resaltado, entre otros. Tampoco admite la inclusión de imágenes ni hipervínculos dentro del mensaje. Si necesita incluir imágenes importantes, la única opción válida es adjuntarlas como archivos.

1,3 Texto enriquecido

El formato de texto enriquecido admite diversos tipos de fuentes, hipervínculos, tablas, formas e imágenes. No obstante, la mayor parte del formato aplicado en mensajes de texto enriquecido solo es compatible con Microsoft Outlook y Microsoft Exchange. Además, los archivos adjuntos se insertan directamente en el cuerpo del mensaje en lugar de mostrarse en la cabecera.

Al redactar mensajes nuevos o responder y reenviar mensajes en Outlook, puedes cambiar el formato del mensaje de forma rápida y sencilla.

En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de un mensaje, haga clic en el botón HTML, Texto sin formato o Texto enriquecido del grupo Formato de la pestaña Formato de texto.

Nota: Si el mensaje de respuesta o reenvío está integrado en el panel de lectura, haz clic en el botón Abrir en ventana independiente, situado en la esquina superior izquierda del panel de lectura, para mostrar el mensaje en una ventana independiente.

Por lo general, los nuevos correos electrónicos se envían automáticamente en formato HTML en Outlook. Sin embargo, en algunos casos es necesario enviarlos automáticamente en otro formato de mensaje, como texto sin formato o texto enriquecido. En esta sección se explica cómo cambiar el formato predeterminado de todos los mensajes salientes nuevos en Outlook.

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en la barra izquierda, vaya a la sección Redactar mensajes y seleccione un nuevo formato de mensaje en la lista desplegable Redactar mensajes en este formato.

3. Haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

A partir de ahora, todos los mensajes nuevos se convertirán automáticamente al formato especificado.

Normalmente, recibimos varios correos electrónicos al día en Outlook, los cuales pueden estar en formato HTML, texto sin formato o texto enriquecido. En esta sección te mostramos cómo cambiar rápidamente el formato de un mensaje recibido en Outlook.

1. En la lista de mensajes, haga doble clic en el correo que desee abrir.

2. El correo se abrirá en una ventana independiente. Haga clic en Mensaje > Acciones > Editar mensaje.

3. Ahora el mensaje es editable. Active la pestaña Formato de texto y, a continuación, haga clic en el formato de mensaje al que desea convertir el correo en el grupo Formato.

4. Pulse las teclas Ctrl+S o haga clic en el botón Guardar(de forma predeterminada, el botón)Guardar se encuentra en la barra de acceso rápido situada encima de las pestañas) para guardar los cambios y, a continuación, cierre la ventana del mensaje.

Nota: Este método solo permite cambiar el formato del mensaje de un único correo recibido cada vez.

Si siempre necesita responder o reenviar correos en formato de texto simple, esta sección resolverá fácilmente su problema en Outlook.

1. En la interfaz principal de Outlook, haga clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Centro de confianza en la barra izquierda y, a continuación, haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza.

3. En el cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en Seguridad del correo electrónico en la barra izquierda y, a continuación, active la opción Leer todo el correo estándar en texto sin formato en la sección Leer como texto sin formato.

4. Haga clic sucesivamente en los botones Aceptar para cerrar ambos cuadros de diálogo.

Ahora volverá a la interfaz principal de Outlook y verá que todos los correos recibidos en la lista de mensajes se convierten automáticamente a texto sin formato.

5. Seleccione un correo al que vaya a responder y, a continuación, haga clic en Inicio > Responder o Responder a todos.

Consejos: Para reenviar un correo, selecciónelo en la lista de mensajes y, a continuación, haga clic en Kutools > Reenviar.

6. A continuación, verá que el mensaje de respuesta o reenvío se crea en formato de texto simple. Redáctelo y envíelo según sus necesidades.

Notas: Si la opción Leer todo el correo estándar en Texto sin formato está activada, todos los correos recibidos se convertirán automáticamente al formato de texto sin formato.

Si necesita responder o reenviar correos electrónicos en formato HTML en Outlook, puede probar el siguiente código VBA para resolver el problema de forma sencilla.

1. En Outlook, pulse las teclas Alt+F11 para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

2. En la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, haga clic en Insertar > Módulo y, a continuación, pegue el siguiente código en el nuevo módulo.

VBA: Responder o reenviar correos electrónicos en el formato Formato HTML automáticamente

Sub ForceReplyInHTML()  
' Actualizado por ExtendOffice.com el 18/11/2020  
Dim xSelection As Outlook.Selection  
Dim xItem As Object  
Dim xMailItem As Outlook.MailItem  
Dim xRMail As Outlook.MailItem  
Dim xIsPlainText As Boolean  
Dim xWinStr As String  

On Error Resume Next  
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)  

If xWinStr = "Explorer" Then  
    Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection  
    If xSelection.Count > [[PH_125]] Then  
        Set xItem = xSelection.Item([[PH_124]])  
    Else  
        MsgBox "No se ha seleccionado ningún mensaje. Por favor, realice una selección primero.", vbInformation, "Kutools for Outlook"  
        Exit Sub  
    End If  
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then  
    Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem  
Else  
    MsgBox "Tipo de ventana no compatible." & vbNewLine & "Por favor, seleccione un elemento o ábralo antes de continuar.", vbInformation, "[[PH_2]]"  
    Exit Sub  
End If  

If xItem.Class <> olMail Then  
    MsgBox "No se ha seleccionado ningún mensaje. Por favor, realice una selección primero.", vbInformation, "[[PH_2]]"  
    Exit Sub  
End If  

xIsPlainText = False  
Set xMailItem = xItem  

If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then  
    xIsPlainText = True  
End If  

xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML  
Set xRMail = xMailItem.Reply  
' Si desea responder a todos los destinatarios en HTML, cambie xMailItem.Reply por xMailItem.ReplyAll  
' Si desea reenviar en HTML, cambie xMailItem.Reply por xMailItem.Forward  

If xIsPlainText = True Then  
    xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain  
End If  

xRMail.Display False  

Set xItem = Nothing  
Set xMailItem = Nothing  
Set xRMail = Nothing  
End Sub

Notas: El código anterior le permitirá responder correos electrónicos en formato HTML. Si desea responder a todos o reenviar correos electrónicos en formato HTML de forma automática, siga estos pasos:

(1) Para responder a todos los destinatarios en el formato Formato HTML, sustituya el código de la izquierda por el de la derecha:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Para reenviar correos electrónicos en el formato Formato HTML, sustituya el código de la izquierda por el de la derecha:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Ahora puede hacer clic para seleccionar un correo electrónico y, en la ventana del módulo especificado, hacer clic en el botón Ejecutar o pulsar las teclas F5 para responder, responder a todos o reenviar el correo electrónico en formato HTML.

Sin embargo, resulta tedioso abrir manualmente la ventana del módulo especificado para ejecutar el código VBA de forma periódica. Si necesitamos aplicar este código con frecuencia, podemos añadirlo a la barra de acceso rápido como un botón de comando y así ejecutar el módulo VBA con un solo clic, facilitando considerablemente nuestro trabajo.

4. En la ventana del módulo especificado, pulse las teclas Ctrl+S para guardar el código y, a continuación, cierre la ventana del módulo y la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

5. En la interfaz principal de Outlook, haga clic en la flecha pequeña de la barra de acceso rápido y, a continuación, seleccione Más comandos en el menú desplegable.

Notas: También puede hacer clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook y, a continuación, hacer clic en Barra de acceso rápido en la barra lateral izquierda.

6. Ahora aparece el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, con la opción Barra de acceso rápido seleccionada en la barra lateral izquierda. Siga estos pasos:
(1) Seleccione Macros en el menú desplegable Elija los comandos de;
(2) En el cuadro de lista de la izquierda, haga clic para resaltar el comando VBA que acabamos de añadir;
(3) Haga clic en el botón Agregar.

7. Ahora, el comando VBA especificado se ha añadido al cuadro de lista de la derecha. Siga estos pasos:
(1) En el cuadro de lista de la derecha, haga clic para resaltar el comando VBA especificado;
(2) Haga clic en el botón Modificar;
(3) En el cuadro de diálogo Modificar botón que aparece, especifique un símbolo para el comando VBA en el campo Símbolo;
(4) Escriba un nombre claro y descriptivo para el comando VBA en el campo Nombre para mostrar;
(5) Haga clic sucesivamente en los botones Aceptarpara guardar los cambios y cerrar ambos cuadros de diálogo.

Ahora el comando VBA se ha añadido a la barra de acceso rápido, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

En el futuro, podrá hacer clic en el comando VBA de la barra de acceso rápido para responder, responder a todos o reenviar el correo electrónico actualmente seleccionado en el formato Formato HTML, independientemente del formato del mensaje original.

¿Quiere responder o reenviar correos electrónicos en formato de texto sin formato sin afectar al formato de los mensajes recibidos en Outlook? ¿Existe, además del código VBA mencionado, otra solución sencilla para responder o reenviar en HTML? ¿Y qué pasa si desea hacerlo automáticamente en formato enriquecido? En esta sección presentamos dos herramientas sorprendentes de terceros: Siempre usar formato fijo para la respuesta y Siempre usar formato fijo para reenviar, proporcionadas por Kutools para Outlook, que le permiten responder o reenviar cualquier correo electrónico siempre con el formato especificado, de forma automática.

1. Haga clic en Kutools > Formato fijo > Siempre usar formato fijo para la respuesta > Establecer formato de respuesta.

Nota: Para reenviar cualquier correo electrónico en un formato de mensaje fijo, haz clic en Kutools > Formato fijo > Formato fijo para reenvío > Establecer formato de reenvío.

2. En el cuadro de diálogo Establecer formato de respuesta o Establecer formato de reenvío, seleccione el formato de mensaje que desee usar siempre para responder o reenviar y haga clic en el botón Aceptar.

3. A continuación, haga clic en Kutools > Formato fijo > Siempre usar formato fijo para la respuesta(o)Siempre utilizar formato fijo para reenviar) > Habilitar(o)Habilitar) para activar la función.

Y en el cuadro de diálogo de confirmación de Kutools para Outlook que aparece, haga clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, cuando haga clic en Inicio > Responder, Responder a todos o Reenviar para responder o reenviar un correo electrónico, las respuestas o reenvíos se convertirán automáticamente al formato de mensaje especificado.