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Cree, edite, use y comparta un grupo de contactos en Outlook

El tutorial se centra en los problemas que puede encontrar en Outlook al utilizar un grupo de contactos, anteriormente llamado "una lista de distribución". Resumió las soluciones más comunes y convenientes. Haga clic en las soluciones que se enumeran a continuación para ir a las instrucciones correspondientes.

Crea un grupo de contactos en Outlook

Editar un grupo de contactos en Outlook

Envíe un correo electrónico a un grupo de contactos en Outlook

Comparta y guarde un grupo de contactos en Outlook


Crea un grupo de contactos en Outlook

Puede encontrar situaciones en las que necesite enviar un correo electrónico masivo a los miembros de una empresa o grupo de trabajo por motivos comerciales. O puede que tenga que enviar una tarjeta navideña a todos los miembros de su familia y amigos. Para tales casos, crear un grupo de contactos ahorrará mucho tiempo enviando correos electrónicos uno por uno. Aquí nuestro ExtendOffice equipo ha enumerado los métodos para crear grupos de contactos a partir de sus contactos de Outlook, libreta de direcciones y datos en Excel, palabra o en forma de texto, y para crear grupos para los remitentes o destinatarios en sus buzones de correo en Outlook.

Cree un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones

1. Hacer clic Gente or Contactos en la barra de navegación de Outlook.

2. Debajo de la pestaña Inicio, haga clic Nuevo grupo de contacto en el grupo de Nuevos.

3. En el Grupo de contacto ventana, nombre el grupo de contactos en la Nombre campo.

4. Hacer clic Añadir miembros en el grupo de Miembros, escoger De los contactos de Outlook or Desde la libreta de direcciones en la lista desplegable según sus necesidades. (Si desea agregar solo un contacto en este momento, y quien no está en sus contactos de Outlook o libreta de direcciones, elija Nuevo contacto de correo electrónico.)
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5. En el Seleccionar miembros cuadro de diálogo, para seleccionar varios contactos no contiguos, mantenga presionada la tecla Ctrl y luego haga clic en los contactos uno por uno; para seleccionar varios contactos contiguos, haga clic en el primer contacto, luego mantenga presionado cambio y seleccione el último.

6. Haga clic en el Miembros en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo para agregar todos los contactos seleccionados al Miembros campo y luego haga clic en OK.
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7. En el Grupo de contacto ventana, haga clic Guardar cerrar.


Cree un grupo de contactos a partir de datos en Excel, Word u otras aplicaciones

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Supongamos que recibió una lista de direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo de Excel, documento de Word u otras aplicaciones como se muestra arriba. Para agregar de forma masiva las direcciones a un grupo de contactos en su Outlook, haga lo siguiente:

1. Hacer clic Gente or Contactos en la barra de navegación de Outlook.

2. Debajo de la pestaña Inicio, haga clic Nuevo grupo de contacto en el grupo de Nuevos.

3. En el Grupo de contacto ventana, nombre el grupo de contactos en la Nombre campo.

4. Hacer clic Añadir miembros en el grupo de Miembros, escoger De los contactos de Outlook.

5. Copie los datos en su hoja de cálculo de Excel o documento de Word.

6. En el Seleccionar Miembros cuadro de diálogo, pegue los datos en el Miembros campo y luego haga clic en OK.
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7. En el Grupo de contacto ventana, haga clic Guardar cerrar.

√ Nota: Cada dirección de correo electrónico debe estar separada con un punto y coma o una marca de párrafo (un nombre y una dirección por línea). Si no hay un nombre, la dirección se utilizará como nombre para mostrar en el grupo de contactos.


Cree un grupo de contactos para destinatarios o remitentes en su buzón

Si desea agregar todos los destinatarios y remitentes de un correo o varios correos a un grupo de contactos, o si desea agrupar algunos de los remitentes o destinatarios en su buzón, puede usar el Añadir al grupo feature de Kutools para Outlook, un práctico complemento de Outlook desarrollado por nuestro equipo. Creará rápidamente un grupo de contacto de acuerdo a sus necesidades.

1. Seleccione el correo (s) con los destinatarios o remitentes que desea agregar al grupo de contactos.

2. Vaya a la Kutools Plus pestaña, en el Contacto grupo, clic Añadir al grupo.

3. En el Agregar destinatarios a grupos de contactos cuadro de diálogo, seleccione Todos, Todos los remitentesy Todos los destinatarios al Ámbito de aplicación la lista desplegable. Se marcarán las casillas junto a las direcciones de correo electrónico que cumplen con la condición.

4. En el lado derecho del cuadro de diálogo, seleccione los grupos de contactos a los que desea agregar las direcciones; O puede crear un nuevo grupo de contactos haciendo clic en Nuevo grupo de contactos, luego marque la casilla junto a él. Hacer clic OK.
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Si no tiene nuestro complemento de Outlook instalado, haga clic aquí para descargar. O puede usar una forma más torpe: copie las direcciones de los remitentes de los destinatarios que desea agregar a un grupo de contactos, luego péguelas en el Miembros en el campo Seleccionar miembros caja de diálogo. Para obtener más detalles, consulte los pasos 4 a 7 de crear un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones.


Editar un grupo de contactos en Outlook

Hay ocasiones en las que necesitamos editar nuestros grupos de contacto: Hay cambios de personal en su empresa, los compañeros y los proyectos van y vienen, por lo que es necesario agregar o eliminar algunos miembros; Los miembros de un grupo de contacto son algo mixtos, por lo que desea dividir el grupo en dos o más grupos; Dos departamentos se fusionaron, por lo que debe fusionar dos grupos de contactos ...

Antes de hacerlo, debemos encontrar dónde están los grupos:

Si estás a la vista de Mail, haga clic en el Directorio en el grupo de SEARCH bajo la pestaña Inicioy luego busque el grupo en el cuadro de diálogo emergente; Si ha cambiado a Gente or Contactos vista en la barra de navegación de Outlook, puede encontrar el grupo en la lista de sus contactos escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda sobre la lista.
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Después de encontrar el grupo de contactos, haga doble clic en su nombre para abrir el Grupo de contacto ventana. Ahora, busque los métodos enumerados a continuación que satisfagan sus necesidades para el próximo paso.


Agregar o eliminar miembros de un grupo de contactos

• Para agregar miembros a un grupo de contacto, consulte los pasos 4 al 7 de crear un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones.

• Para eliminar miembros de un grupo de contactos, seleccione los miembros en un Grupo de contacto ventana primero, luego haga clic en el Eliminar miembro característica en el grupo Miembros. Hacer clic Guardar cerrar en el grupo de Acciones.


Dividir un grupo de contactos en Outlook

Aquí enumeramos dos formas de dividir un grupo de contactos en Outlook: una es con su propia función, la otra es con la Dividir al grupo de contactos característica de Kutools para Outlook.

• Derramó un grupo de contactos en Outlook al copiar y eliminar

Digamos que necesita separar un grupo de contacto en dos. Siga los pasos a continuación:

1. Por Gente or Contactos página, busque el grupo de contactos que desea editar.

2. Haga clic derecho en (no suelte) el grupo y arrástrelo un poco arriba o abajo, suelte el botón del mouse, verá un pequeño menú emergente como se muestra en la captura de pantalla a continuación, haga clic en Copiar. Habrá dos mismos grupos de contactos que aparecerán en la lista.

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3. Haga doble clic para abrir ambos grupos, cambie los nombres de los grupos según lo necesite, por ejemplo, ExtendOffice1 y ExtendOffice2. Luego elimine, digamos, el nombre 8-15 en el ExtendOffice1 y el nombre del 1 al 7 en el ExtendOffice2.
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4. A estas alturas, tendrá dos nuevos grupos de contactos más pequeños, haga clic en Guardar cerrar.
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• Divida fácilmente un grupo de contactos en Outlook con una herramienta increíble

O si ha instalado NUESTROS Kutools para Outlook en su computadora, para dividir un grupo de contactos, siga los pasos a continuación:

1. Seleccione el grupo de contactos que desea dividir (aquí seleccioné el grupo llamado ExtendOffice prueba 1 por ejemplo).

2. Ve a la pestaña Kutools Plus, busca Contacto grupo en la cinta Contacto, Seleccione Dividir al grupo de contactos en la lista desplegable.

3. En el Dividir al grupo de contactos ventana, marque las casillas junto a los miembros del grupo que desea mover a un nuevo grupo de contactos, haga clic en Ok.
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4. Asigne un nombre al nuevo grupo en el cuadro de diálogo emergente, haga clic en OK.
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5. Los dos grupos de contactos divididos aparecerán en la lista de contactos, no dude en abrir los grupos para ver sus miembros.
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Divida un grupo de contactos y agregue sus miembros como contactos en Outlook

Para dividir, o decimos eliminar, un grupo de contactos en Outlook, puede ir a la Gente or Contactos página y haga clic con el botón derecho en el grupo que desea eliminar y haga clic en Borrar en el menú emergente. Pero si desea agregar a todos sus miembros como contactos individuales de Outlook al mismo tiempo, verifique los dos enfoques que enumeramos a continuación:

• Divida un grupo de contactos con la función incorporada de Outlook

1. Haga doble clic para abrir el grupo de contactos en su lista de contactos.

2. Haga doble clic en un miembro que desee agregar a su lista de contactos.

3. Haga clic en el botón de tres puntos para ver más opciones y luego haga clic en Agregar a contactos de Outlook.
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4. En la ventana emergente Contacto ventana, puede agregar información adicional si lo necesita, luego haga clic en Guardar cerrar.

5. Repita los pasos 2 a 4 para agregar todos los miembros.

6. Ahora regrese al Gente or Contactos ver para eliminar el grupo de contactos.

El método es adecuado para los grupos que contienen solo unos pocos miembros. Si el grupo contiene una gran cantidad de miembros, el método desperdiciaría demasiado tiempo. En este caso, marque el Descanso característica de Kutools para Outlook a continuación.

• Divida fácilmente un grupo de contactos con Kutools para Outlook

1. Seleccione el grupo de contactos que desea romper.

2. Ve a la pestaña Kutools Plus, haga clic Contacto Grupo > Descanso.

3. En el Descanso ventana, haga clic Todos para marcar todas las casillas, luego haga clic en Ok.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo preguntando ¿Quieres dividir este grupo de contactos en contactos individuales? Presione Sí..

5. Todos sus miembros ahora se agregan a su lista de contactos y el grupo de contactos se elimina al mismo tiempo.

√ Nota: Si solo desea agregar algunos de sus miembros a su lista de contactos, marque las casillas junto a los miembros específicos, haga clic en Ok para agregarlos a la lista mientras los elimina del grupo. El grupo que contiene los miembros que no marcó seguirá existiendo.

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Fusionar grupos de contactos en uno en Outlook

Para fusionar dos o más grupos de contactos en un grupo nuevo. Siga los pasos a continuación:

1. Cree un nuevo grupo de contactos. (Siga los pasos 1-3 de crear un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones.)

2. Hacer clic Añadir miembros en el grupo de Miembros, escoger De los contactos de Outlook.

3. En el Seleccionar miembros cuadro de diálogo, seleccione los grupos de contactos que desea combinar.

4. Hacer clic Miembros en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo y luego haga clic en OK.

5. En el Grupo de contacto ventana, haga clic Guardar cerrar.

√ Nota: El método anterior es muy simple y rápido. Sin embargo, el grupo que creó de esta manera es como un grupo grande que contiene varios pequeños, no es tan conveniente cuando necesita editar los miembros del grupo. Porque tendrás que abrir cada grupo pequeño para poder editar. Para fusionar varios grupos de contactos y agregar solo miembros del grupo a un grupo. por favor, compruebe ¿Cómo fusionar o combinar listas de distribución en Outlook?


Envíe un correo electrónico a un grupo de contactos en Outlook

Para enviar un correo electrónico a uno o más grupos de contactos en Outlook, siga los pasos a continuación:

1. En la vista Correo, haga clic en Nuevo Email para iniciar un nuevo mensaje.

2. En el Para ... campo, escriba el nombre del grupo de contactos. Outlook mostrará posibles coincidencias de su lista de contactos como la imagen que se muestra a continuación. Si no desea que los destinatarios se vean, escriba el nombre del grupo en el Cco ... campo. (Si el campo no se muestra en la ventana del mensaje, vaya a la de pago ficha y, a continuación, haga clic CCO en el grupo de Mostrar campos.)
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En caso de que no recuerde el nombre del grupo, puede hacer clic en Para ... para abrir el Seleccionar nombres ventana para ver todos sus contactos en su lista de contactos. Seleccione los grupos a los que desea enviar un mensaje, luego haga clic en A, Ccy CCO como necesites. Los nombres de los grupos se mostrarán en el campo correspondiente. (He hecho clic A como un ejemplo aquí.) Luego haga clic en OK.
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3. Escriba el asunto y el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. Hacer clic Enviar después de que termine de escribir.


Comparta y guarde un grupo de contactos en Outlook

Es posible que deba enviar un grupo de contacto relacionado con el trabajo a un nuevo empleado o compartir un grupo relacionado con sus intereses con sus amigos; también puede recibir un grupo de contacto compartido por otros. En esta parte, hablaremos sobre cómo compartir un grupo de contactos y cómo guardar un grupo de contactos enviado por otros en Outlook.

Compartir un grupo de contactos en Outlook

• Puede incluir el grupo en un mensaje de correo electrónico y enviarlo a otras personas:

1. En la vista Correo, haga clic en Nuevo Email para crear un mensaje nuevo. A Mensaje Aparecerá la ventana. Ajuste el tamaño de la ventana, muévala junto a su ventana de Outlook, para que ambas ventanas sean visibles al mismo tiempo.

2. Hacer clic Gente or Contactos desde la barra de navegación en la ventana de Outlook.

3. Busque el grupo de contactos que desea compartir y arrástrelo al cuerpo del mensaje como un archivo adjunto en el Mensaje ventana.

4. Complete la información en el Mensaje ventana que necesite, luego haga clic en Enviar para compartir el grupo de contactos.

• También puede insertar un grupo de contactos como archivo adjunto en lugar de arrastrarlo al cuerpo del mensaje:

1. En el Mail ver, hacer clic Nuevo Email para crear un mensaje nuevo.

2. Ve a la pestaña recuadro en la ventana emergente Mensaje ventana, encuentra el Incluyendo grupo, clic Elemento de Outlook.

3. En el Insertar artículo cuadro de diálogo, seleccione una carpeta de Contactos debajo de cierto buzón para listar todos los contactos y grupos de contactos en el Artículos caja. Ahora puede buscar y seleccionar el grupo de contactos y luego hacer clic en OK para insertarlo como adjunto.
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4. Complete la información en el Mensaje ventana que necesite, luego haga clic en Enviar para compartir el grupo de contactos.

Guardar un grupo de contactos en Outlook

Para guardar un grupo de contactos compartido por otros en un mensaje de correo electrónico:

1. Abra el mensaje que incluye el archivo adjunto del grupo de contactos.

2. Arrastre el archivo adjunto a la barra de navegación y suéltelo en Gente or Contactos.

Este es el enfoque más simple, puede hacer clic Gente or Contactos para comprobar el grupo recién guardado.


Kutools para Outlook: trae 100 funciones avanzadas a Outlook y hace que el trabajo sea mucho más fácil.

  • Auto CC / BCC por reglas al enviar correo electrónico; Reenvío automático Varios correos electrónicos personalizados; Respuesta automática sin servidor de intercambio y más funciones automáticas ...
  • Advertencia de BCC - mostrar mensaje cuando intente responder a todos si su dirección de correo está en la lista CCO; Recordar si faltan archivos adjuntosy más funciones de recordatorio ...
  • Responder (todos) con todos los archivos adjuntos en la conversación de correo; Responder muchos correos electrónicos en segundos; Agregar saludo automáticamente cuando responda; Agregar fecha al asunto ...
  • Herramientas de archivos adjuntos: administre todos los archivos adjuntos en todos los correos, Desconexión automática, Comprimir todo, Renombrar todo, Guardar todo ... Informe rápido, Contar correos seleccionados...
  • Potentes correos electrónicos no deseados por costumbre; Eliminar correos y contactos duplicados... Le permite hacerlo de forma más inteligente, más rápida y mejor en Outlook.
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