Crear, editar, usar y compartir un Grupo de contactos en Outlook

Este tutorial se centra en los problemas que puede encontrar en Outlook al utilizar un Grupo de contactos, anteriormente denominado «lista de distribución». Resume las soluciones más habituales y prácticas. Haga clic en las soluciones que aparecen a continuación para acceder a las instrucciones correspondientes.

Crear un Grupo de contactos en Outlook

• Crear un Grupo de contactos desde contactos de Outlook o desde Libreta de Direcciones
• Crear un Grupo de contactos a partir de datos en Excel, Word u otras aplicaciones
• Crear un Grupo de contactos para destinatarios o remitentes de su buzón

Editar un Grupo de contactos en Outlook

• Agregar o eliminar miembros de un Grupo de contactos
• Dividir un Grupo de contactos en Outlook
  • Divida un Grupo de contactos en Outlook mediante copia y eliminación
  • Divida fácilmente un Grupo de contactos en Outlook con una herramienta sorprendente
• Separar un Grupo de contactos y añadir sus miembros como contactos en Outlook
  • Divida un Grupo de contactos con la función integrada de Outlook
  • Divida fácilmente un Grupo de contactos con Kutools para Outlook
• Combinar varios Grupo de contactos en uno en Outlook

Enviar un correo electrónico a un Grupo de contactos en Outlook

Compartir y guardar un Grupo de contactos en Outlook

• Compartir un Grupo de contactos en Outlook
• Guardar un Grupo de contactos en Outlook

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Crear un Grupo de contactos en Outlook

Es posible que se encuentre en situaciones en las que deba enviar un correo masivo a los miembros de una empresa o de un grupo de trabajo por motivos profesionales, o incluso desee enviar una tarjeta navideña a todos sus familiares y amigos. En estos casos, crear un grupo de contactos le ahorrará mucho tiempo, ya que evitará tener que enviar correos uno por uno. A continuación, nuestro equipo de ExtendOffice le presenta los métodos para crear un grupo de contactos a partir de sus contactos de Outlook, de la Libreta de Direcciones y de datos en Excel, Word o formato de texto, así como para crear grupos con los remitentes o destinatarios de sus buzones en Outlook.

Crear un Grupo de contactos desde contactos de Outlook o desde Libreta de Direcciones

1. Haga clic en Personas o en Contactos en la barra de navegación de su Outlook.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Nuevo grupo de contactos en el grupo Nuevo.

3. En la ventana Grupo de contactos, asigna un nombre al grupo de contactos en el campo Nombre.

4. Haga clic en Agregar miembros en el grupo Miembros y elija Desde contactos de Outlook o Agregar desde Libreta de direccionesen la lista desplegable según sus necesidades. (Si desea añadir únicamente un contacto en este momento y este no está en sus contactos de Outlook ni en la Libreta de direcciones, elija)Contacto Correo electrónico.)

5. En el cuadro de diálogo Seleccionar miembros, para seleccionar varios contactos no contiguos, mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic en los contactos uno a uno; para seleccionar varios contactos contiguos, haga clic en el primer contacto, mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione el último.

6. Haga clic en el botón Miembros en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo para añadir todos los contactos seleccionados al campo Miembros y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. En la ventana Grupo de contactos, haga clic en Guardar y cerrar.

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Crear un Grupo de contactos a partir de datos en Excel, Word u otras aplicaciones

Supongamos que ha recibido una lista de direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word u otra aplicación, como se muestra arriba. Para añadir esas direcciones masivamente a un grupo de contactos en Outlook, siga estos pasos:

1. Haga clic en Personas o Contactos en la barra de navegación de su Outlook.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Nuevo grupo de contactos en el grupo Nuevo.

3. En la ventana Grupo de contactos, asigna un nombre al grupo de contactos en el campo Nombre.

4. Haga clic en Añadir miembros en el grupo Miembros y elija Desde contactos de Outlook.

5. Copie los datos de su hoja de cálculo de Excel o de su documento de Word.

6. En el cuadro de diálogo Seleccionar miembros, pegue los datos en el campo Miembros y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. En la ventana Grupo de contactos, haga clic en Guardar y cerrar.

√ Nota: Cada dirección de correo electrónico debe ir separada por un punto y coma o una marca de párrafo (una dirección por línea). Si no se incluye un nombre, la dirección se usará como nombre para mostrar en el grupo de contactos.

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Cree un Grupo de contactos para destinatarios o remitentes de su buzón

Si desea añadir todos los destinatarios y remitentes de un correo (o varios correos) a un grupo de contactos, o si quiere agrupar algunos de los remitentes o destinatarios de su buzón, puede usar la función Añadir al grupo de Kutools para Outlook, una práctica extensión para Outlook desarrollada por nuestro equipo. ¡Crear un grupo de contactos adaptado a sus necesidades será rápido y sencillo!

1. Seleccione el/los correo(s) que contengan los destinatarios o remitentes que desea añadir al grupo de contactos.

2. Vaya a la pestaña KUTOOLS PLUS, en el grupo Contacto, y haga clic en Añadir al grupo.

3. En el cuadro de diálogo Añadir destinatarios a Grupo de contactos, seleccione Todos, Todos los remitentes o Todos los destinatarios en la lista desplegable Ámbito. Las casillas junto a las direcciones de correo electrónico que cumplan la condición se marcarán automáticamente.

4. En la parte derecha del cuadro de diálogo, seleccione el o los grupos de contactos en los que desee añadir las direcciones; o bien cree un nuevo grupo de contactos haciendo clic en Nuevo grupo de contactos y, a continuación, marque la casilla correspondiente. Haga clic en Aceptar.

Si aún no tiene instalada nuestra extensión para Outlook, haga clic aquí para descargarla. O bien, puede usar un método más complicado: copie las direcciones de los remitentes o destinatarios que quiera añadir a un grupo de contactos y, a continuación, péguelas en el campo Miembros del cuadro de diálogo Seleccionar miembros. Para obtener más detalles, consulte los pasos 4.º a 7.º de crear un Grupo de contactos desde contactos de Outlook o Libreta de Direcciones.

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Editar un Grupo de contactos en Outlook

En ocasiones necesitamos editar nuestros Grupo de contactos: hay cambios de personal en su empresa, colegas y proyectos entran y salen, por lo que debe añadir o eliminar algunos miembros; los miembros de un Grupo de contactos están mezclados, así que desea dividir el grupo en dos o más grupos; dos departamentos se fusionan y necesita combinar dos Grupo de contactos……

Antes de hacerlo, debemos localizar dónde están los grupos:

Si se encuentra en la vista de Correo, haga clic en Libreta de direcciones en el grupo Buscar bajo la pestaña Inicio y, a continuación, busque el grupo en el cuadro de diálogo emergente. Si ha cambiado a la vista de Personas o Contactos en la barra de navegación de Outlook, podrá encontrar el grupo en la lista de contactos escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda situado encima de la lista.

Una vez localizado el grupo de contactos, haga doble clic en su nombre para abrir la ventana Grupo de contactos. A continuación, consulte los métodos que se indican y elija el que mejor se adapte a sus necesidades.

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Añadir o eliminar miembros de un Grupo de contactos

• Para añadir miembros a un grupo de contactos, siga los pasos 4.º a 7.º de crear un grupo de contactos desde contactos de Outlook o la Libreta de Direcciones.

• Para eliminar miembros de un Grupo de contactos, seleccione primero los miembros en una ventana abierta del Grupo de contactos, luego haga clic en la opción Eliminar miembro del grupo Miembros. A continuación, haga clic en Guardar y cerrar en el grupo Acciones.

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Dividir un Grupo de contactos en Outlook

A continuación, le presentamos dos formas de dividir un grupo de contactos en Outlook: una con su función integrada y otra con la función Dividir en Grupo de contactos de Kutools para Outlook.

• Divida un Grupo de contactos en Outlook mediante copia y eliminación

Supongamos que necesita dividir un grupo de contactos en dos. Siga los pasos a continuación:

1. En la página de Personas o Contactos, busque el grupo de contactos que desea editar.

2. Haga clic con el botón derecho (sin soltar) sobre el grupo y arrástrelo ligeramente hacia arriba o hacia abajo. Al soltar el botón del ratón, aparecerá un breve menú emergente como el que se muestra en la captura siguiente; haga clic en Copiar. Aparecerán dos grupos de contactos idénticos en la lista.

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3. Abra ambos grupos haciendo doble clic, cámbieles los nombres según sus necesidades —por ejemplo, ExtendOffice1 y ExtendOffice2— y, a continuación, elimine del grupo ExtendOffice1 los nombres del 8 al 15 y del grupo ExtendOffice2 los nombres del 1 al 7.

4. Ahora tendrá dos nuevos grupos de contactos más pequeños; haga clic en Guardar y cerrar.

• Divida fácilmente un Grupo de contactos en Outlook con una herramienta sorprendente

O bien, si ha instalado nuestra Kutools para Outlooken su equipo, para dividir un Grupo de contactos, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Seleccione el grupo de contactos que desea dividir (en este ejemplo, he elegido el grupo denominado ExtendOffice test 1).

2. Vaya a la pestaña KUTOOLS PLUS, localice el grupo Contacto en la Cinta de opciones Contacto y seleccione Dividir en Grupo de contactos en el menú desplegable.

3. En la ventana Dividir en Grupo de contactos, marca las casillas junto a los miembros del grupo que quieras mover a un nuevo grupo de contactos y haz clic en Aceptar.

4. Asigne un nombre al nuevo grupo en el cuadro de diálogo emergente y haga clic en Aceptar.

5. Los dos grupos de contactos divididos aparecerán entonces en la lista de contactos; podrá abrirlos para ver a sus miembros.

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Dividir un Grupo de contactos y añadir sus miembros como contactos en Outlook

Para dividir —o, mejor dicho, eliminar— un grupo de contactos en Outlook, vaya simplemente a la página Personas o Contactos, haga clic con el botón derecho en el grupo que desea eliminar y seleccione Eliminar en el menú contextual. Pero si lo que quiere es añadir todos sus miembros como contactos individuales de Outlook al mismo tiempo, consulte los dos métodos que se indican a continuación:

• Dividir un Grupo de contactos con la función integrada de Outlook

1. Haga doble clic para abrir el grupo de contactos en su lista de contactos.

2. Haga doble clic en el miembro que desee añadir a su lista de contactos.

3. Haga clic en el botón de tres puntos para ver más opciones y, a continuación, pulse Añadir a contactos de Outlook.

4. En la ventana emergente Contacto, puede añadir la información adicional que necesite y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.

5. Repita los pasos 2 a 4 para añadir a todos los miembros.

6. Ahora vuelva a la vista Personas o Contactos para eliminar el grupo de contactos.

Este método es ideal para grupos con pocos miembros. Si el grupo tiene muchos contactos, resultaría demasiado lento. En ese caso, consulte la función Dividir de Kutools para Outlook que se describe a continuación.

• Divida fácilmente un Grupo de contactos con Kutools para Outlook

1. Seleccione el grupo de contactos que desea dividir.

2. Vaya a la pestaña KUTOOLS PLUS, haga clic en Grupo de contactos > Dividir.

3. En la ventana Dividir, haga clic en Todos para marcar todas las casillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo preguntando: ¿Desea descomponer el grupo de contactos actual en contactos individuales? Haga clic en Sí.

5. Todos sus miembros se han añadido ahora a su lista de contactos y, al mismo tiempo, se ha eliminado el grupo de contactos.

√ Nota: Si solo desea añadir algunos de sus miembros a su lista de contactos, marque las casillas junto a los miembros específicos y haga clic en Aceptar para añadirlos a la lista mientras los elimina del grupo. El grupo que contiene los miembros que no marcó seguirá existiendo.

¡Haga clic para descargar la versión gratuita de Kutools para Outlook!.

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Combinar varios Grupo de contactos en uno en Outlook

Para combinar dos o más Grupo de contactos en un único Nuevo grupo, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Cree un nuevo grupo de contactos. (Siga los pasos 1-3 descritos en)crear un grupo de contactos desde contactos de Outlook o desde la Libreta de direcciones.)

2. Haga clic en Añadir miembros en la sección Miembros y elija Desde contactos de Outlook.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar miembros, seleccione los grupos de contactos que desee combinar.

4. Haga clic en Miembros en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. En la ventana Grupo de contactos, haga clic en Guardar y cerrar.

√ Nota: El método anterior es muy sencillo y rápido. Sin embargo, el grupo creado de esta forma funciona como un grupo principal que contiene varios subgrupos, lo que resulta menos práctico a la hora de editar sus miembros, ya que tendrás que abrir cada subgrupo individualmente. Para combinar varios grupos de contactos y añadir únicamente los miembros al nuevo grupo, consulta ¿Cómo combinar o fusionar listas de distribución en Outlook?

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Enviar un correo electrónico a un Grupo de contactos en Outlook

Para enviar un correo electrónico a uno o varios Grupo de contactos en Outlook, siga los pasos que se indican a continuación:

1. En la vista Correo, haga clic en Nuevo Email para iniciar un nuevo mensaje.

2. En el campo Para..., escriba el nombre del grupo de contactos. Outlook mostrará coincidencias posibles de su lista de contactos, tal como se muestra en la imagen siguiente. Si no desea que los destinatarios se vean entre sí, introduzca el nombre del grupo en el campo Cco.... (Si este campo no aparece en la ventana del mensaje, vaya a la pestaña)Opciones y haga clic en Cco en el grupo Mostrar campos.)

Si no recuerda el nombre del grupo, puede hacer clic en Para... para abrir la ventana Seleccionar nombres y ver todos sus contactos. Seleccione los grupos a los que desea enviar el mensaje y, a continuación, haga clic en Para, Cc o Cco, según lo necesite. Los nombres de los grupos aparecerán en el campo correspondiente. (He hecho clic en)Para como ejemplo). Luego, haga clic en Aceptar.

3. Escriba el asunto y el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Haga clic en Enviar cuando termine de escribir.

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Compartir y guardar un Grupo de contactos en Outlook

Es posible que necesite enviar un grupo de contactos relacionado con el trabajo a un nuevo empleado o compartir un grupo vinculado a sus intereses con amigos. Asimismo, podría recibir un grupo de contactos compartido por otras personas. En esta sección le explicamos cómo compartir un grupo de contactos y cómo guardar uno que le hayan enviado en Outlook.

Compartir un Grupo de contactos en Outlook

• Puede incluir el grupo en un mensaje de correo electrónico y enviarlo a otras personas:

1. En la vista Correo, haga clic en Nuevo Email para crear un nuevo mensaje. Aparecerá una ventana Mensaje. Ajuste el tamaño de la ventana y colóquela junto a la ventana de Outlook para que ambas sean visibles al mismo tiempo.

2. Haga clic en Personas o Contactos en la barra de navegación de la ventana de Outlook.

3. Busque el grupo de contactos que desea compartir y arrástrelo al cuerpo del mensaje como un archivo adjunto en la ventana Mensaje.

4. Rellene la información en la ventana Mensaje según necesite y, a continuación, haga clic en Enviar para compartir el Grupo de contactos.

• También puede insertar un Grupo de contactos como archivo adjunto en lugar de arrastrarlo al cuerpo del mensaje:

1. En la vista Correo, haga clic en Nuevo Email para crear un mensaje nuevo.

2. Vaya a la pestaña Insertar en la ventana emergente Mensaje, busque el grupo Incluir y haga clic en Elemento de Outlook.

3. En el cuadro de diálogo Insertar elemento, seleccione una carpeta de contactos dentro de un buzón específico para mostrar todos los contactos y grupos de contactos en el cuadro Elementos. A continuación, puede buscar y seleccionar el grupo de contactos que desee e, inmediatamente después, hacer clic en Aceptar para insertarlo como archivo adjunto.

4. Rellene la información en la ventana Mensaje según sus necesidades y, a continuación, haga clic en Enviar para compartir el grupo de contactos.

Guardar un Grupo de contactos en Outlook

Para guardar un Grupo de contactos compartido por otros en un mensaje de correo electrónico:

1. Abra el mensaje que contiene el archivo adjunto «Grupo de contactos».

2. Arrastre el archivo adjunto hasta la barra de navegación y suéltelo en Personas o en Contactos.

Este es el método más sencillo: puede hacer clic en Personas o en Contactos para comprobar el grupo recién guardado.