Crear, editar, usar y compartir un grupo de contactos en Outlook
Este tutorial se centra en los problemas que puedes encontrar en Outlook al usar un grupo de contactos, anteriormente llamado "lista de distribución". Resume las soluciones más comunes y convenientes. Haz clic en las soluciones enumeradas a continuación para ir a las instrucciones correspondientes.
Crear un grupo de contactos en Outlook
- Crear un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones
- Crear un grupo de contactos a partir de datos en Excel, Word u otras aplicaciones
- Crear un grupo de contactos para destinatarios o remitentes en tu buzón
Editar un grupo de contactos en Outlook
- Agregar o eliminar miembros de un grupo de contactos
- Dividir un grupo de contactos en Outlook
- Descomponer un grupo de contactos y agregar sus miembros como contactos en Outlook
- Combinar grupos de contactos en uno solo en Outlook
Enviar un correo electrónico a un grupo de contactos en Outlook
Compartir y guardar un grupo de contactos en Outlook
Crear un grupo de contactos en Outlook
Es posible que encuentres situaciones en las que necesites enviar un correo masivo a los miembros de una empresa o un grupo de trabajo por razones de negocio. O tal vez necesites enviar una tarjeta de felicitación a todos tus familiares y amigos. En tales casos, crear un grupo de contactos ahorrará mucho tiempo en lugar de enviar correos electrónicos uno por uno. Aquí, nuestro equipo de ExtendOffice ha enumerado métodos para crear grupos de contactos desde tus contactos de Outlook, libreta de direcciones y datos en Excel, Word o en formato de texto, así como para crear grupos para los remitentes o destinatarios en tus buzones de Outlook.
Crear un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones
1. Haz clic en Personas o Contactos en la barra de navegación de tu Outlook.
2. En la pestaña Inicio, haz clic en Nuevo Grupo de Contactos en el grupo Nuevo.
3. En la ventana Grupo de Contactos, nombra el grupo de contactos en el campo Nombre.
4. Haz clic en Agregar Miembros en el grupo Miembros, elige Desde Contactos de Outlook o Desde Libreta de Direcciones en la lista desplegable según tus necesidades. (Si deseas agregar solo un contacto en este momento, y no está en tus contactos de Outlook o libreta de direcciones, elige Nuevo Contacto de Correo).
5. En el cuadro de diálogo Seleccionar Miembros, para seleccionar varios contactos no contiguos, mantén presionada la tecla Ctrl y luego haz clic en los contactos uno por uno; para seleccionar múltiples contactos contiguos, haz clic en el primer contacto, luego mantén presionada la tecla Shift y selecciona el último.
6. Haz clic en el Miembros botón en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo para agregar todos los contactos seleccionados al Miembros campo, y luego haz clic en Aceptar.
7. En la ventana Grupo de Contactos, haz clic en Guardar y Cerrar.
Crear un grupo de contactos a partir de datos en Excel, Word u otras aplicaciones
Supongamos que has recibido una lista de direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word u otras aplicaciones como se muestra arriba. Para agregar en masa las direcciones a un grupo de contactos en tu Outlook, sigue estos pasos:
1. Haz clic en Personas o Contactos en la barra de navegación de tu Outlook.
2. En la pestaña Inicio, haz clic en Nuevo Grupo de Contactos en el grupo Nuevo.
3. En la ventana Grupo de Contactos, nombra el grupo de contactos en el campo Nombre.
4. Haz clic en Agregar Miembros en el grupo Miembros, elige Desde Contactos de Outlook.
5. Copia los datos en tu hoja de cálculo de Excel o documento de Word.
6. En el cuadro de diálogo Seleccionar Miembros, pega los datos en el campo Miembros, y luego haz clic en Aceptar.
7. En la ventana Grupo de Contactos, haz clic en Guardar y Cerrar.
√ Nota: Cada dirección de correo electrónico debe estar separada por un punto y coma o un marcador de párrafo (un nombre y dirección por línea). Si no hay nombre, la dirección se usará como nombre para mostrar en el grupo de contactos.
Crear un grupo de contactos para destinatarios o remitentes en tu buzón
Si deseas agregar a todos los destinatarios y remitentes de un correo o múltiples correos a un grupo de contactos, o si deseas agrupar algunos de los remitentes o destinatarios en tu buzón, puedes usar la función Agregar al Grupo de Kutools para Outlook, un práctico complemento de Outlook desarrollado por nuestro equipo. Creará rápidamente un grupo de contactos según tus necesidades.
1. Selecciona el(los) correo(s) con los destinatarios o remitentes que deseas agregar al grupo de contactos.
2. Ve a la pestaña Kutools Plus, en el grupo Contacto, haz clic en Agregar al Grupo.
3. En el Agregar Destinatarios a Grupos de Contactos cuadro de diálogo, selecciona Todos, Todos los remitentes o Todos los destinatarios en la lista desplegable Alcance. Las casillas junto a las direcciones de correo que cumplan la condición se marcarán automáticamente.
4. En el lado derecho del cuadro de diálogo, selecciona el(los) grupo(s) de contactos donde deseas agregar las direcciones; o puedes crear un nuevo grupo de contactos haciendo clic en Nuevo grupo de contactos, luego marca la casilla junto a él. Haz clic en Aceptar.
Si no tienes instalado nuestro complemento de Outlook, haz clic aquí para descargarlo. O puedes usar un método más engorroso: copia las direcciones de los remitentes o destinatarios que deseas agregar a un grupo de contactos, luego pega las direcciones en el campo Miembros en el cuadro de diálogo Seleccionar Miembros. Para más detalles, consulta los pasos 4-7 de crear un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones.
Editar un grupo de contactos en Outlook
A veces necesitamos editar nuestros grupos de contactos: Hay cambios de personal en tu empresa, colegas y proyectos vienen y van, por lo que necesitas agregar o eliminar algunos miembros; Los miembros en un grupo de contactos están algo mezclados, así que quieres dividir el grupo en dos o más grupos; Dos departamentos se fusionaron, por lo que necesitas combinar dos grupos de contactos…
Antes de hacerlo, necesitamos encontrar dónde están los grupos:
Si estás en la vista de Correo, haz clic en la Libreta de Direcciones en el grupo Buscar bajo la pestaña Inicio, y luego busca el grupo en el cuadro de diálogo emergente; Si has cambiado a la vista de Personas o Contactos en la barra de navegación de tu Outlook, puedes encontrar el grupo en la lista de tus contactos escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda encima de la lista.
Después de encontrar el grupo de contactos, haz doble clic en su nombre para abrir la ventana Grupo de Contactos. Ahora, encuentra los métodos enumerados a continuación que satisfagan tus necesidades para el siguiente paso.
Agregar o eliminar miembros de un grupo de contactos
• Para agregar miembros a un grupo de contactos, consulta los pasos 4-7 de crear un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones.
• Para eliminar miembros de un grupo de contactos, selecciona los miembros en una ventana de Grupo de Contactos abierta primero, luego haz clic en la función Eliminar Miembro en el grupo Miembros. Haz clic en Guardar y Cerrar en el grupo Acciones.
Dividir un grupo de contactos en Outlook
Aquí enumeramos dos formas de dividir un grupo de contactos en Outlook: Una es con su propia función, la otra es con la función Dividir a grupo de contactos de Kutools para Outlook.
• Dividir un grupo de contactos en Outlook copiando y eliminando
Supongamos que necesitas separar un grupo de contactos en dos. Sigue los siguientes pasos:
1. En la página de Personas o Contactos, busca el grupo de contactos que deseas editar.
2. Haz clic derecho sobre (sin soltar) el grupo y arrástralo un poco hacia arriba o abajo, suelta el botón del ratón, verás un menú emergente corto como se muestra en la captura de pantalla a continuación, haz clic en Copiar. Habrá dos grupos de contactos iguales apareciendo en la lista.
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3. Haz doble clic para abrir ambos grupos, cambia los nombres de los grupos según sea necesario, por ejemplo, ExtendOffice1 y ExtendOffice2. Luego elimina, digamos, el nombre 8-15 en el ExtendOffice1, y el nombre 1-7 en el ExtendOffice2.
4. Hasta ahora, tendrás dos nuevos grupos de contactos más pequeños, haz clic en Guardar y Cerrar.
• Dividir fácilmente un grupo de contactos en Outlook con una herramienta increíble
O si has instalado nuestro Kutools para Outlook en tu computadora, para dividir un grupo de contactos, sigue los siguientes pasos:
1. Selecciona el grupo de contactos que deseas dividir (aquí seleccioné el grupo llamado ExtendOffice prueba 1 como ejemplo).
2. Ve a la pestaña Kutools Plus, encuentra Grupo de Contactos en la cinta Contacto, selecciona Dividir a grupo de contactos en la lista desplegable.
3. En la ventana Dividir a grupo de contactos, marca las casillas junto a los miembros del grupo que deseas mover a un nuevo grupo de contactos, haz clic en Aceptar.
4. Nombra el nuevo grupo en el cuadro de diálogo emergente, haz clic en Aceptar.
5. Los dos grupos de contactos divididos aparecerán entonces en la lista de Contactos, abre los grupos libremente para ver sus miembros.
Descomponer un grupo de contactos y agregar sus miembros como contactos en Outlook
Para descomponer, o podríamos decir eliminar, un grupo de contactos en Outlook, simplemente ve a la página de Personas o Contactos y haz clic derecho en el grupo que deseas eliminar, y haz clic en Eliminar en el menú emergente. Pero si deseas agregar todos sus miembros como contactos individuales de Outlook al mismo tiempo, consulta los dos enfoques que enumeramos a continuación:
• Descomponer un grupo de contactos con la función integrada de Outlook
1. Haz doble clic para abrir el grupo de contactos en tu lista de Contactos.
2. Haz doble clic en un miembro que deseas agregar a tu lista de Contactos.
3. Haz clic en el botón de tres puntos para ver más opciones, y luego haz clic en Agregar a Contactos de Outlook.
4. En la ventana emergente de Contacto, puedes agregar información adicional si lo necesitas, luego haz clic en Guardar y Cerrar.
5. Repite los pasos 2-4 para agregar a todos los miembros.
6. Ahora regresa a la vista de Personas o Contactos para eliminar el grupo de contactos.
El método es adecuado para los grupos que contienen solo unos pocos miembros. Si el grupo contiene un gran número de miembros, el método podría desperdiciar demasiado tiempo. En este caso, consulta la función Dividir de Kutools para Outlook a continuación.
• Descomponer fácilmente un grupo de contactos con Kutools para Outlook
1. Selecciona el grupo de contactos que deseas descomponer.
2. Ve a la pestaña Kutools Plus, haz clic en Grupo de Contactos > Dividir.
3. En la ventana Dividir, haz clic en Todos para marcar todas las casillas, luego haz clic en Aceptar.
4. Aparecerá un cuadro de diálogo preguntando ¿Desea descomponer este grupo de contactos en contactos individuales? Haz clic en Sí.
5. Todos sus miembros ahora se han agregado a tu lista de Contactos, y el grupo de contactos se ha eliminado al mismo tiempo.
√ Nota: Si solo deseas agregar algunos de sus miembros a tu lista de Contactos, marca las casillas junto a los miembros específicos, haz clic en Aceptar para agregarlos a la lista mientras los eliminas del grupo. El grupo que contiene a los miembros que no marcaste seguirá existiendo.
Combinar grupos de contactos en uno solo en Outlook
Para combinar dos o más grupos de contactos en un nuevo grupo. Sigue los siguientes pasos:
1. Crea un nuevo grupo de contactos. (Sigue los pasos 1-3 de crear un grupo de contactos desde los contactos de Outlook o la libreta de direcciones.)
2. Haz clic en Agregar Miembros en el grupo Miembros, elige Desde Contactos de Outlook.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar Miembros, selecciona los grupos de contactos que deseas combinar.
4. Haz clic en Miembros en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo, y luego haz clic en Aceptar.
5. En la ventana Grupo de Contactos, haz clic en Guardar y Cerrar.
√ Nota: El método anterior es muy simple y rápido. Sin embargo, el grupo que creaste de esta manera es como un grupo grande que contiene varios pequeños, no es tan conveniente cuando necesitas editar los miembros del grupo. Porque tendrás que abrir cada pequeño grupo para poder editar. Para combinar varios grupos de contactos y agregar solo los miembros del grupo a un grupo. Consulta ¿Cómo Fusionar o Combinar Listas de Distribución en Outlook?
Enviar un correo electrónico a un grupo de contactos en Outlook
Para enviar un correo electrónico a uno o más grupos de contactos en Outlook, sigue los siguientes pasos:
1. En la vista de Correo, haz clic en Nuevo Correo para iniciar un nuevo mensaje.
2. En el campo Para..., escribe el nombre del grupo de contactos. Outlook mostrará coincidencias potenciales de tu lista de Contactos como se muestra en la imagen a continuación. Si no deseas que los destinatarios se vean entre sí, escribe el nombre del grupo en el campo CCO... (Si el campo no se muestra en la ventana del mensaje, ve a la pestaña Opciones, y luego haz clic en CCO en el grupo Mostrar Campos).
En caso de que no recuerdes el nombre del grupo, puedes hacer clic en Para... para abrir la ventana Seleccionar Nombres y ver todos tus contactos en tu lista de Contactos. Selecciona los grupos a los que deseas enviar un mensaje, luego haz clic en Para, CC o CCO según sea necesario. Los nombres de los grupos se mostrarán en el campo correspondiente. (Hice clic en Para como ejemplo aquí.) Luego haz clic en Aceptar.
3. Escribe el asunto y el cuerpo de tu mensaje de correo electrónico. Haz clic en Enviar después de terminar de escribir.
Compartir y guardar un grupo de contactos en Outlook
Puede que necesites enviar un grupo de contactos relacionado con el trabajo a un nuevo empleado, o compartir un grupo relacionado con intereses con tus amigos; también puedes recibir un grupo de contactos compartido por otros. En esta parte, hablaremos sobre cómo compartir un grupo de contactos y cómo guardar un grupo de contactos enviado por otros en Outlook.
Compartir un grupo de contactos en Outlook
• Puedes incluir el grupo en un mensaje de correo electrónico y enviarlo a otros:
1. En la vista de Correo, haz clic en Nuevo Correo para crear un nuevo mensaje. Aparecerá una ventana de Mensaje. Ajusta el tamaño de la ventana, muévela junto a tu ventana de Outlook, de modo que ambas ventanas sean visibles al mismo tiempo.
2. Haz clic en Personas o Contactos en la barra de navegación en la ventana de Outlook.
3. Encuentra el grupo de contactos que deseas compartir, y arrástralo al cuerpo del mensaje como un archivo adjunto en la ventana de Mensaje.
4. Completa la información en la ventana de Mensaje según sea necesario, luego haz clic en Enviar para compartir el grupo de contactos.
• También puedes insertar un grupo de contactos como un archivo adjunto en lugar de arrastrarlo al cuerpo del mensaje:
1. En la vista de Correo, haz clic en Nuevo Correo para crear un nuevo mensaje.
2. Ve a la pestaña Insertar en la ventana emergente de Mensaje, encuentra el grupo Incluir, haz clic en Elemento de Outlook.
3. En el cuadro de diálogo Insertar Elemento, selecciona una carpeta de Contactos bajo cierto buzón para listar todos los contactos y grupos de contactos en el cuadro Elementos. Ahora puedes encontrar y seleccionar el grupo de contactos y luego hacer clic en Aceptar para insertarlo como un archivo adjunto.
4. Completa la información en la ventana de Mensaje según sea necesario, luego haz clic en Enviar para compartir el grupo de contactos.
Guardar un grupo de contactos en Outlook
Para guardar un grupo de contactos compartido por otros en un mensaje de correo electrónico:
1. Abre el mensaje que incluye el archivo adjunto del grupo de contactos.
2. Arrastra el archivo adjunto a la barra de navegación, y suéltalo en Personas o Contactos.
Este es el enfoque más simple, puedes hacer clic en Personas o Contactos para verificar el grupo recién guardado.
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