¿Cómo archivar correos electrónicos en una carpeta sin adjuntos en Outlook?
La función de Archivar de Outlook es una herramienta práctica para gestionar el almacenamiento de correo electrónico, pero guarda todos los elementos del correo, incluidos los adjuntos, lo que puede hacer que tu archivo PST archivado sea grande e inmanejable rápidamente. Para optimizar el almacenamiento y mejorar el rendimiento, archivar correos electrónicos sin adjuntos es una solución práctica. Este artículo introduce dos métodos prácticos: usar VBA para un enfoque manual y aprovechar Kutools para Outlook para una solución más rápida y fácil de usar.
Archivar correos electrónicos en una carpeta sin adjuntos usando VBA (Manual y Técnico)
Archivar correos electrónicos en una carpeta sin adjuntos con Kutools para Outlook 👍 (Rápido y Fácil de Usar)
Archivar correos electrónicos en una carpeta sin adjuntos usando VBA
Paso 1: Abrir el editor de VBA
En la vista de Correo, seleccione la carpeta que desea archivar. Presione "Alt" + "F11" para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
Paso 2: Insertar el código VBA
Haga clic en "Insertar" > "Módulo" para crear un nuevo módulo. Y pegue el siguiente código VBA en la ventana del módulo:
VBA: Eliminar todos los adjuntos de la carpeta de correo seleccionada en Outlook
Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem
For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
If TypeOf oItem Is MailItem Then
Set oMail = oItem
If oMail.Attachments.Count > 0 Then
Do While oMail.Attachments.Count > 0
oMail.Attachments.Remove 1
Loop
oMail.Save
End If
End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub
Paso 3: Habilitar la impresión en segundo plano
Presione "F5" o haga clic en el botón "Ejecutar" para ejecutar el código. Aparecerá un cuadro de mensaje confirmando que se han eliminado todos los adjuntos de la carpeta seleccionada.
Paso 4: Archivar la carpeta
- Haga clic en "Archivo" > "Información" > "Herramientas" > "Limpiar Elementos Antiguos".
- En el cuadro de diálogo "Archivo":
- 1) Seleccione la carpeta que acaba de procesar.
- 2) Escriba "HOY" en el cuadro "Archivar elementos anteriores a".
- 3) Haga clic en "Examinar" para especificar la carpeta de destino para el archivo archivado.
- Haga clic en "Aceptar" para completar el proceso.
Desventajas:
- Requiere experiencia técnica: Ejecutar scripts de VBA requiere familiaridad con la codificación, lo que puede ser un desafío para usuarios no técnicos.
- Riesgo de errores: Los errores en el código VBA o en la ejecución pueden provocar cambios no deseados, como la eliminación accidental de adjuntos de correos electrónicos no relacionados.
- Manual y Consumidor de Tiempo: El proceso implica varios pasos, incluida la configuración y ejecución del script VBA y el archivo manual de los correos electrónicos, lo que lo hace ineficiente para tareas frecuentes.
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Para una solución más rápida y sencilla, Kutools para Outlook ofrece la función "Desvincular Todo", que le permite eliminar eficientemente todos los adjuntos de los correos electrónicos en masa. Estos adjuntos se guardan en una carpeta designada, permitiéndole archivar los correos electrónicos en Outlook sin adjuntos, todo con un mínimo esfuerzo y solo unos pocos clics.
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Paso 1: Desvincular adjuntos
En la vista de "Correo", abra la carpeta que desea archivar. Presione "Ctrl" + "A" para seleccionar todos los correos electrónicos, luego haga clic en "Kutools Plus" > "Herramientas de archivos adjuntos" > "Desvincular Todo".
Paso 2: Configurar preferencias de desvinculación
- Configure las preferencias de desvinculación, haga clic en el ícono "Examinar" para especificar una carpeta de destino para guardar los adjuntos.
- (Opcional) Personalice el estilo de desvinculación de los adjuntos si es necesario. (En este caso, deje la casilla "Desconectar archivos adjuntos según el siguiente estilo" sin marcar para desvincular todos los adjuntos directamente a la carpeta de destino.)
- (Opcional) Marque la opción "Después de desvincular los adjuntos, el correo electrónico aún conserva el icono del adjunto" si desea mantener un indicador visual de los adjuntos archivados en los correos electrónicos.
- Haga clic en "Aceptar" para confirmar.
Paso 3: Confirmar la desvinculación
Cuando aparezca el cuadro de diálogo de confirmación "Desvincular Todo", haga clic en "Sí" para proceder.
Paso 4: Archivar la carpeta
- Vaya a "Archivo" > "Información" > "Herramientas" > "Limpiar Elementos Antiguos".
- En el cuadro de diálogo "Archivo":
- 1) Seleccione la carpeta de la que desvinculó los adjuntos.
- 2) Escriba "HOY" en el campo "Archivar elementos anteriores a".
- 3) Haga clic en "Examinar" para especificar la carpeta de destino para el archivo archivado.
- Haga clic en "Aceptar" para completar el proceso de archivo.
Ventajas:
- Ahorro de tiempo: Procesa adjuntos en masa, ahorrando tiempo significativo para carpetas grandes.
- Conveniente: Mantiene un indicador visual en los correos electrónicos para una fácil referencia a los archivos desvinculados.
- Opciones personalizables: Opciones flexibles de desvinculación le permiten adaptar el proceso a sus necesidades.
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