Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook (Guía paso a paso)

Programar el envío de correos electrónicos con Outlook mejora significativamente la eficacia de tu comunicación, especialmente al interactuar con personas en diferentes zonas horarias. Esta función garantiza que tus correos se envíen en los momentos en que los destinatarios tienen más probabilidades de leerlos, evitando que tus mensajes pasen desapercibidos o se pierdan entre muchos otros. En este artículo, compartiremos consejos sobre cómo programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en distintas plataformas: Windows, Web, Mac y Móvil.

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Windows

• Programar el envío de un solo correo electrónico utilizando la función Retrasar entrega
• Retrasar el envío de todos los correos electrónicos creando una regla
• ¿Cómo hacer seguimiento de los correos electrónicos programados?

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en la web

• Programar el envío de un correo electrónico utilizando la función Programar envío
• Cancelar un correo en proceso de envío utilizando la función Deshacer envío

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Mac

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en dispositivos móviles

Preguntas frecuentes

Vídeo: Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Windows

En esta sección, te ofrecemos una guía completa que detalla minuciosamente el proceso para programar y retrasar el envío de correos individuales, así como establecer retrasos predeterminados para todos los correos salientes en Outlook para Windows.

Programar el envío de un solo correo electrónico utilizando la función Retrasar entrega

La función "Retrasar entrega" de Outlook es una herramienta potente diseñada específicamente para programar el envío de correos individuales. Permite a los usuarios redactar mensajes cuando lo deseen y programarlos para que se envíen en un momento específico en el futuro. Aquí te mostramos cómo utilizar esta función para programar el envío de un correo electrónico individual en Outlook.

Paso1: Redactar un nuevo correo electrónico

Abre Outlook en Windows y haz clic en "Nuevo Email" en la pestaña "Inicio". Luego, en la ventana del nuevo mensaje, redacta tu correo como de costumbre, completando el destinatario, el asunto y el cuerpo del mensaje. Consulta la captura de pantalla:

Paso2: Acceder a la función Retrasar entrega y establecer la hora de envío

1. En la ventana del nuevo mensaje, haz clic en "Opciones" > "Retrasar entrega", consulta la captura de pantalla:
   
2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo "Propiedades", en la sección "No entregar antes de", especifica la fecha y hora en que deseas que se envíe el correo. Luego, haz clic en el botón "Cerrar" para salir del cuadro de diálogo. Consulta la captura de pantalla:
   

Paso3: Completar y enviar el correo electrónico

Termina de redactar tu correo, añadiendo cualquier adjunto o información adicional que necesites. Haz clic en el botón "Enviar" en la ventana del mensaje. El correo programado permanecerá en la carpeta "Outbox" hasta que llegue la hora de entrega especificada. Consulta la captura de pantalla:

Mientras esté en la carpeta Outbox, tienes la flexibilidad de editar o eliminar el mensaje según sea necesario.

Retrasar el envío de todos los correos electrónicos creando una regla

Retrasar el envío de todos los correos electrónicos puede ser muy útil, especialmente si deseas tener un momento para revisar o cancelar un correo después de pulsar el botón Enviar. Al crear una regla en Outlook, puedes establecer un retraso para todos tus mensajes salientes. Aquí tienes una guía paso a paso para lograrlo:

Paso1: Abrir Administrar reglas y alertas en Outlook

En la ventana principal de Outlook, haz clic en "Regla" > "Administrar reglas y alertas" desde la pestaña "Inicio", consulta la captura de pantalla:

Paso2: Crear la nueva regla

1. En el cuadro de diálogo "Reglas y alertas", haz clic en "Nueva regla", consulta la captura de pantalla:
   
2. Aparecerá el "Asistente de reglas". En la sección "Comenzar desde una regla en blanco", haz clic en la opción "Aplicar regla a los mensajes que envío" y luego haz clic en "Siguiente".
   
3. Para retrasar el envío de todos los correos, simplemente haz clic en "Siguiente" nuevamente sin marcar ninguna condición. Aparecerá un cuadro de confirmación preguntando si deseas que esta regla se aplique a todos los mensajes que envíes. Haz clic en "Sí".
   Si deseas retrasar solo los correos que cumplan ciertas condiciones, selecciona la casilla correspondiente y configura la regla. (Por ejemplo, para retrasar los correos enviados desde una cuenta específica, marca la casilla de cuenta especificada y elige la cuenta de correo.)
   
4. En el cuadro "¿Qué quieres hacer con el mensaje?":
   1. Marca la opción "retrasar la entrega por un número de minutos" en el cuadro "Paso1: Seleccionar acción(es)";
   2. En el panel inferior, bajo "Paso2: Editar la descripción de la regla", haz clic en el texto subrayado "un número de";
   3. En el cuadro "Entrega diferida", escribe el número de minutos que deseas retrasar el envío de tus correos (máximo120) y luego haz clic en "Aceptar".
      
5. El texto del enlace ahora mostrará el intervalo de tiempo durante el cual Outlook retrasará el envío de los correos. Continúa haciendo clic en el botón "Siguiente", consulta la captura de pantalla:
   
6. Si no hay excepciones para la regla de retraso, haz clic directamente en el botón "Siguiente" sin marcar ninguna condición.
   Si existen excepciones para la regla de retraso, especifícalas en la siguiente ventana. (Por ejemplo, si no deseas retrasar correos con una palabra específica en el asunto, configura la regla correspondiente que necesites.)
   
7. En el paso final, asigna un nombre a tu regla y marca la opción "Habilitar esta regla", luego haz clic en el botón "Finalizar".
   
8. Continúa haciendo clic en el botón "Aceptar" en el cuadro de aviso siguiente, consulta la captura de pantalla:
   
9. Por último, haz clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo "Reglas y alertas".

Resultado:

Ahora, después de hacer clic en el botón Enviar, todos tus correos se almacenarán en la carpeta Outbox y se retrasarán el número de minutos especificado.

¿Cómo hacer seguimiento de los correos electrónicos programados?

Los correos electrónicos programados para entrega posterior permanecerán en tu carpeta Outbox. Aunque esto es útil, también puede generar confusión debido a la falta de indicadores visibles que muestren el retraso de entrega de los mensajes. En este caso, agregar una columna personalizada en la Outbox que indique la hora programada de un correo es una buena solución. Así es como puedes hacerlo en Outlook:

1. Abre tu carpeta "Outbox" y haz clic derecho en la barra con el nombre de las columnas, luego selecciona "Selector de campos" en el menú contextual, consulta la captura de pantalla:
   
2. En el cuadro "Selector de campos", selecciona "Campos de fecha/hora" en la lista desplegable y luego arrastra la opción "Retrasar hasta" a la barra de columnas. Por último, cierra el cuadro, consulta la demostración a continuación:
   
3. La fecha y hora del correo programado ahora serán visibles en la carpeta "Outbox", lo que te permitirá comprobar fácilmente cuándo está previsto el envío de cada correo.
   

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en la web

Si utilizas Outlook Online, tus correos programados se enviarán en la fecha y hora predeterminadas, independientemente de si tienes Outlook Online abierto o no. En esta sección, compartiremos algunos consejos y trucos para programar correos en Outlook en la web.

Programar el envío de un correo electrónico utilizando la función Programar envío

Outlook Online ofrece una función fácil de usar: "Programar envío", que te permite enviar correos en el momento específico que elijas. Sigue estos pasos:

Paso1: Inicia sesión en Outlook en la web

Visita el sitio web de Outlook y accede con tus credenciales.

Paso2: Redactar un nuevo correo electrónico

1. Haz clic en el botón "Nuevo correo" para redactar un nuevo mensaje, consulta la captura de pantalla:
   
2. Luego, añade el destinatario y el asunto y redacta el cuerpo del correo según lo necesites, consulta la captura de pantalla:
   

Paso3: Programa tu correo electrónico

1. Selecciona "Programar envío" en la lista desplegable de Enviar, consulta la captura de pantalla:
   
2. En el cuadro "Programar envío", selecciona una de las fechas y horas sugeridas o haz clic en "Hora personalizada" para establecer tu propia fecha y hora. Aquí, hago clic en "Hora personalizada", consulta la captura de pantalla:
   
3. En el cuadro "Establecer fecha y hora personalizada", especifica la fecha y hora en que deseas que se envíe el correo. Luego, haz clic en el botón "Enviar", consulta la captura de pantalla:
   

Resultado:

Ahora, tu correo programado se ha guardado en la carpeta "Borradores". Además, verás una notificación clara indicando que has programado el correo con la fecha y hora de envío. Consulta la captura de pantalla:

Mientras esté en la carpeta Borradores, puedes editar o eliminar el mensaje según lo necesites.

Cancelar un correo en proceso de envío utilizando la función Deshacer envío

A todos nos ha pasado: justo después de hacer clic en Enviar, nos damos cuenta de un error. Puede ser un error tipográfico, un adjunto olvidado o incluso haberlo enviado al destinatario equivocado. Por suerte, Outlook Online ofrece una solución práctica para estas situaciones: la función Deshacer envío. Esta potente herramienta puede salvarte, permitiéndote retractar un correo poco después de haberlo enviado. Aquí tienes una guía rápida sobre cómo usar la función Deshacer envío en Outlook Online.

Paso1: Inicia sesión en Outlook en la web

Visita el sitio web de Outlook y accede con tus credenciales.

Paso2: Habilita la opción Deshacer envío

1. Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de Outlook online, consulta la captura de pantalla:
   
2. En la ventana de "Configuración", realiza las siguientes operaciones:
   1. Haz clic en "Correo" en el panel izquierdo;
   2. Luego, haz clic en "Redactar y responder" en el panel central;
   3. Desplázate hasta la sección "Deshacer envío" y mueve el control deslizante hacia la derecha, estableciendo cuánto tiempo esperará Outlook antes de enviar el mensaje, hasta un máximo de10 segundos. Aquí, lo configuro en "10".
   4. Por último, haz clic en el botón "Guardar".
      
3. Luego cierra la ventana.

Resultado:

Ahora, cuando envíes un correo en Outlook Online, aparecerá un botón "Deshacer" durante10 segundos. Este breve retraso te permite evitar el envío accidental de un correo.

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Mac

Si utilizas Outlook para Mac, puedes usar directamente la función Programar envío en tu Mac para planificar de manera eficiente los correos para su entrega futura.

Paso1: Redactar un nuevo correo electrónico

Abre Outlook en Mac y haz clic en "Nuevo Email". Completa la dirección de correo del destinatario, el asunto y el cuerpo de tu mensaje. Consulta la captura de pantalla:

Paso2: Programar el correo electrónico

1. En el botón "Enviar", haz clic en la lista desplegable y selecciona "Programar envío", consulta la captura de pantalla:
   
2. En la ventana "Establecer fecha y hora", especifica la fecha y hora para el envío del correo y luego haz clic en el botón "Aceptar", consulta la captura de pantalla:
   

Resultado:

Ahora, el mensaje se almacenará en la carpeta "Borradores". Además, verás una notificación clara indicando que has programado el correo con la fecha y hora de envío. Consulta la captura de pantalla:

Mientras esté en la carpeta "Borradores", puedes editar o eliminar el mensaje según lo necesites.

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en dispositivos móviles

En el entorno dinámico actual, la versión móvil de Outlook se ha convertido en una herramienta indispensable para muchos. Con funciones como "Programar envío", garantiza que tus mensajes se envíen en el momento adecuado, incluso cuando no estás en tu escritorio. En esta sección, te mostramos cómo retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Android o iOS.

Paso1: Abre la aplicación de Outlook en tu dispositivo Android o iOS

Resultado:

El correo programado ahora se almacena en la carpeta "Outbox" hasta que llegue la hora de entrega especificada.

Mientras esté en la carpeta "Outbox", puedes editar o eliminar el mensaje según lo necesites.

Preguntas frecuentes

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