Cómo programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook (guía paso a paso)

Programar correos electrónicos con Outlook mejora significativamente la eficacia de su comunicación, especialmente al interactuar con personas en distintas zonas horarias. Esta operación garantiza que sus correos se envíen en momentos en los que es más probable que los destinatarios los lean, evitando que sus mensajes pasen desapercibidos o se pierdan entre muchos otros. En este artículo compartimos consejos sobre cómo programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en distintas plataformas: Windows, Web, Mac y móvil.

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Windows

• Programar el envío de un único correo electrónico mediante la función Entrega diferida
• Retrasar el envío de todos los correos electrónicos creando una regla
• ¿Cómo hacer un seguimiento de un correo electrónico programado?

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en la web

• Programar el envío de un correo electrónico mediante la función Programar envío
• Cancelar el envío de un correo electrónico mediante la función Deshacer envío

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Mac

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en dispositivos móviles

Preguntas frecuentes

Vídeo: Cómo programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Windows

En esta sección te ofrecemos una guía completa que detalla paso a paso cómo programar y retrasar el envío de correos electrónicos individuales, así como configurar retrasos predeterminados para todos los mensajes salientes en Outlook para Windows.

Programar el envío de un único correo electrónico mediante la función Entrega diferida

La función «Entrega diferida» de Outlook es una herramienta potente diseñada específicamente para programar el envío de correos electrónicos individuales. Te permite redactar tus mensajes con tranquilidad y programarlos para que se envíen en una hora futura concreta. A continuación, te mostramos cómo usar esta función para programar el envío de un correo electrónico individual en Outlook.

Paso 1: Redacte un Nuevo Email

Abra Outlook en Windows y haga clic en «Nuevo correo electrónico» en la pestaña «Inicio». A continuación, en la nueva ventana de mensaje, redacte su correo como siempre: complete el destinatario, el asunto y el cuerpo del mensaje. Consulte la captura de pantalla:

Paso 2: Acceda a la función de entrega retrasada y establezca la hora de entrega

1. En la ventana del nuevo mensaje, haga clic en «Opciones» > «Entrega diferida», véase la captura de pantalla:
   
2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo «Propiedades», en la sección «No entregar antes de», especifique la fecha y hora en que desea que se envíe el correo electrónico. A continuación, haga clic en «Cerrar» para salir del cuadro de diálogo. Véase la captura de pantalla:
   

Paso 3: Complete y envíe el correo electrónico

Termine de redactar su correo electrónico, añadiendo cualquier otro adjunto o información necesaria. Haga clic en el botón «Enviar» en la ventana del mensaje. El correo programado permanecerá en la carpeta «Bandeja de salida» hasta que llegue la hora de entrega especificada. Vea la captura de pantalla:

Mientras esté en la Bandeja de salida, podrá editar o eliminar el mensaje siempre que lo necesite.

Retrasar el envío de todos los correos electrónicos creando una regla

Retrasar el envío de todos los correos electrónicos puede resultar muy útil, especialmente si desea disponer de un momento para revisar o cancelar un mensaje tras hacer clic en el botón Enviar. Al crear una regla en Outlook, podrá configurar un retraso automático para todos sus mensajes salientes. A continuación, le ofrecemos una guía paso a paso para lograrlo:

Paso 1: Abra Administrar reglas y alertas en Outlook

En la ventana principal de Outlook, haga clic en «Reglas» > «Administrar reglas y alertas» desde la pestaña «Inicio». Consulte la captura de pantalla:

Paso 2: Cree la nueva regla

1. En el cuadro de diálogo «Reglas y alertas», haga clic en «Nueva regla», véase la captura de pantalla:
   
2. Aparece un «Asistente de reglas». En la sección «Empezar desde una regla en blanco», haga clic en la opción «Aplicar regla a los mensajes que envíe» y, a continuación, haga clic en «Siguiente».
   
3. Para retrasar el envío de todos los correos electrónicos, simplemente haga clic de nuevo en «Siguiente» sin marcar ninguna condición. Aparecerá un cuadro de confirmación preguntándole si desea que esta regla se aplique a todos los mensajes que envíe. Haga clic en «Sí».
   Si quiere que el envío con retraso cumpla condiciones específicas, active las casillas de verificación correspondientes y configure la regla. (Por ejemplo, para aplicar el envío con retraso solo a los mensajes enviados desde una cuenta específica, marque la casilla de «Cuenta especificada» y seleccione la cuenta de correo electrónico deseada.)
   
4. En el cuadro «¿Qué desea hacer con el mensaje?»:
   1. Marque la opción «aplazar el envío un número de minutos» en el cuadro «Paso 1: Seleccionar acción(es)»;
   2. En el panel inferior, bajo el cuadro "Paso 2: Editar el Contenido de la regla", haga clic en el texto subrayado «un número de»;
   3. En el cuadro «Envío aplazado», escriba el número de minutos que desea retrasar el envío de sus correos electrónicos (máximo 120) y, a continuación, haga clic en «Aceptar».
      
5. El texto del enlace ahora muestra el intervalo de tiempo durante el cual Outlook retrasará el envío de los correos electrónicos. Continúe haciendo clic en el botón «Siguiente»; consulte la captura de pantalla:
   
6. Si no hay excepciones a la regla de retraso, haga clic directamente en el botón «Siguiente» sin marcar ninguna condición.
   Si existen excepciones a la regla de retraso, especifíquelas en la siguiente ventana. (Por ejemplo, puede que no desee enviar con retraso si el asunto contiene una palabra específica; configure la regla correspondiente según sus necesidades.)
   
7. En el paso final, asigne un nombre a su regla, active la opción «Activar esta regla» y, a continuación, haga clic en el botón «Finalizar».
   
8. Continúe haciendo clic en el botón «Aceptar» en el cuadro de aviso siguiente; consulte la captura de pantalla:
   
9. Por último, haga clic en «Aceptar» en el cuadro de diálogo «Reglas y alertas».

Resultado:

Ahora, después de hacer clic en el botón Enviar, todos sus correos electrónicos se almacenarán en la carpeta Bandeja de salida y se retrasarán el número de minutos especificado.

¿Cómo hacer un seguimiento de un correo electrónico programado?

Los correos electrónicos programados para su entrega posterior permanecerán en su Bandeja de salida. Aunque esto es útil, también puede generar confusión debido a la falta de indicadores visibles que muestren el retraso en la entrega de los mensajes. En este caso, añadir una columna personalizada en la Bandeja de salida que indique la hora programada del correo es una buena solución. A continuación se explica cómo hacerlo en Outlook:

1. Abra su carpeta «Bandeja de salida», haga clic con el botón derecho en la barra con el nombre de la columna y elija «Selector de campos» en el menú contextual; consulte la captura de pantalla:
   
2. En el cuadro «Selector de campos», seleccione «Campos de fecha y hora» en la lista desplegable, arrastre la opción «Diferir hasta» a la barra de columnas y, por último, cierre el cuadro. Consulte la demostración a continuación:
   
3. La fecha y hora del correo programado ahora serán visibles en la carpeta «Bandeja de salida», permitiéndole verificar fácilmente cuándo está programado el envío de cada mensaje.
   

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en la web

Si utiliza Outlook Online, sus Email Programado se enviarán garantizadamente en la fecha y hora predeterminadas, independientemente de si tiene Outlook Online abierto o no. En esta sección, compartiremos algunos consejos y trucos para programar correos electrónicos en Outlook en la web

Programar el envío de un correo electrónico mediante la función Programar envío

Outlook Online ofrece una función fácil de usar: «Programar envío», que le permite enviar correos electrónicos en un momento específico que usted elija. Siga estos pasos:

Paso 1: Inicie sesión en Outlook en la web

Visite el sitio web de Outlook e inicie sesión con sus credenciales.

Paso 2: Redacte un nuevo correo electrónico

1. Haga clic en el botón «Nuevo correo» para redactar un Nuevo Email; consulte la captura de pantalla:
   
2. A continuación, añada el destinatario y el asunto, y redacte el cuerpo del correo según sus necesidades; consulte la captura de pantalla:
   

Paso 3: Programe su correo electrónico

1. Seleccione «Programar envío» en la lista desplegable de «Enviar»; consulte la captura de pantalla:
   
2. En el cuadro «Programar envío», seleccione una de las fechas y horas sugeridas o haga clic en «Hora personalizada» para establecer su propia fecha y hora. Aquí, hago clic en «Hora personalizada»; consulte la captura de pantalla:
   
3. En el cuadro «Establecer fecha y hora personalizadas», indique la fecha y hora en que desea enviar el correo electrónico y, a continuación, haga clic en el botón «Enviar» (consulte la captura de pantalla).
   

Resultado:

Ahora, su Email Programado se ha almacenado en la carpeta «Borradores». Y podrá ver una notificación clara de que ha programado el correo electrónico con la fecha y hora en que se enviará. Vea la captura de pantalla:

Mientras esté en la carpeta Borradores, podrá editar o eliminar el mensaje según sea necesario.

Cancelar el envío de un correo electrónico mediante la función Deshacer envío

A todos nos ha pasado: en el momento en que hacemos clic en Enviar un correo electrónico, nos damos cuenta al instante de que hemos cometido un error. Puede tratarse de una errata, un archivo olvidado o incluso haberlo enviado al destinatario equivocado. Por suerte, Outlook Online ofrece una solución práctica para estas situaciones: la función Deshacer envío. Esta potente herramienta puede ser un salvavidas, ya que le permite retirar un correo poco después de haberlo enviado. A continuación, le ofrecemos una guía rápida sobre cómo utilizar la función Deshacer envío en Outlook Online.

Paso 1: Inicie sesión en Outlook en la web

Visite el sitio web de Outlook e inicie sesión con sus credenciales.

Paso 2: Active la opción Deshacer envío

1. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de Outlook en línea; consulte la captura de pantalla:
   
2. En la ventana «Configuración», realice las siguientes operaciones:
   1. Haga clic en «Correo» en el panel izquierdo;
   2. Luego, haga clic en «Redactar y responder» en el panel central;
   3. Desplácese hasta la sección «Deshacer envío» y mueva el control deslizante hacia la derecha para definir cuánto tiempo esperará Outlook antes de enviar el mensaje, hasta un máximo de 10 segundos. Aquí, lo he ajustado a «10».
   4. Por último, haga clic en el botón «Guardar».
      
3. Luego, cierre esta ventana.

Resultado:

Ahora, al enviar un correo electrónico en Outlook Online, aparecerá un botón «Deshacer» durante 10 segundos, dándole un breve margen para evitar envíos accidentales.

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Mac

Si utiliza Outlook para Mac, puede aprovechar directamente la función Programar envío en su Mac para planificar con eficacia el envío de correos electrónicos en el futuro.

Paso 1: Redacte un Nuevo Email

Abra Outlook en Mac y haga clic en «Nuevo correo electrónico». Complete la dirección del destinatario, la línea de asunto y el cuerpo del mensaje. Consulte la captura de pantalla:

Paso 2: Programe el correo electrónico

1. En el botón «Enviar», haga clic en la lista desplegable y seleccione «Programar envío»; consulte la captura de pantalla:
   
2. En la ventana «Establecer fecha y hora», especifique la fecha y hora en que se debe enviar el correo electrónico y, a continuación, haga clic en el botón «Aceptar»; consulte la captura de pantalla:
   

Resultado:

Ahora, el mensaje se almacenará en la carpeta «Borradores». Y podrá ver una notificación clara de que ha programado el correo electrónico con la fecha y hora en que se enviará. Vea la captura de pantalla:

Mientras esté en la carpeta «Borradores», podrá editar o eliminar el mensaje según sea necesario.

Programar o retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook en dispositivos móviles

En el entorno dinámico actual, la versión móvil de Outlook se ha convertido en una herramienta indispensable para muchos. Gracias a funciones como «Programar envío», asegura que sus mensajes se envíen en el momento perfecto, incluso cuando no está frente a su escritorio. En esta sección, le explicamos cómo retrasar el envío de correos electrónicos en Outlook para Android o iOS.

Paso 1: Inicie la aplicación Outlook en su dispositivo Android o iOS

Resultado:

El Email Programado se almacenará ahora en la carpeta «Bandeja de salida» hasta que llegue la hora de entrega especificada.

Mientras esté en la carpeta «Bandeja de salida», podrá editar o eliminar el mensaje según sea necesario.

Preguntas frecuentes

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