¿Cómo responder automáticamente solo fuera de la organización en Outlook?
Al trabajar en Outlook, es posible que necesite configurar una respuesta automática que solo responda a correos electrónicos de remitentes externos mientras ignora los mensajes internos. Esto puede ser útil para configurar respuestas fuera de la oficina, respuestas de soporte o notificaciones importantes sin enviar respuestas innecesarias a sus colegas. Esta guía lo llevará a través de la creación de una regla que responda automáticamente solo a correos electrónicos externos en Outlook.
Responder automáticamente solo fuera de las organizaciones en Outlook
Responder automáticamente solo fuera de las organizaciones en Outlook
Siga estos pasos para crear una plantilla de respuesta automática y configurar una regla para asegurarse de que las respuestas solo se envíen a remitentes externos:
Paso 1: Crear una plantilla de respuesta automática
1. Abra Outlook, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Nuevo correo electrónico para crear un nuevo mensaje. Luego ingrese una línea de asunto y componga su mensaje de respuesta automática según sea necesario.
2. Haga clic en Archivo > Guardar como.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, 1). Introduzca un nombre para la plantilla en el campo Nombre de archivo. 2). Seleccione Plantilla de Outlook (*.oft) de la lista desplegable Tipo de archivo. 3). Haga clic en Guardar y luego cierre el correo electrónico sin guardar.
Paso 2: Configurar una regla de Outlook para respuestas automáticas externas
1. Seleccione la carpeta de correo donde desea aplicar la regla y haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.
2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla.
3. En el Asistente para reglas, seleccione Aplicar regla a los mensajes que recibo, luego haga clic en Siguiente.
4. En la siguiente ventana del Asistente para reglas, haga clic en Siguiente sin seleccionar ninguna condición.
5. Aparecerá un cuadro de advertencia; haga clic en Sí para continuar.
6. En la siguiente ventana del Asistente para reglas, marque Responder usando una plantilla específica, luego haga clic en una plantilla específica.
7. En el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, elija Plantillas de usuario en el sistema de archivos de la lista desplegable Buscar en. Luego seleccione la plantilla que creó anteriormente y haga clic en Abrir.
8. Haga clic en Siguiente para continuar.
Paso 3: Excluir correos electrónicos internos de las respuestas automáticas
1. En la siguiente ventana del Asistente para reglas, marque Excepto con palabras específicas en la dirección del remitente, luego haga clic en palabras específicas.
2. En el cuadro de diálogo Buscar texto, escriba el nombre de dominio de su empresa (por ejemplo, @suempresa.com) en el campo de texto. Haga clic en Agregar, luego en Aceptar.
3. Haga clic en Siguiente para continuar.
Paso 4: Finalizar y activar la regla
1. Introduzca un nombre para la regla en el cuadro Paso 1.
2. Marque cualquier opción adicional según sea necesario en el Paso 2.
3. Haga clic en Finalizar, luego en Aceptar para guardar y activar la regla.
Resultado final
Una vez configurado, Outlook responderá automáticamente a todos los correos electrónicos entrantes de remitentes externos mientras ignora los mensajes de colegas internos. Esto asegura una comunicación eficiente sin respuestas innecesarias dentro de su organización.
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