¿Cómo configurar una respuesta automática para un remitente específico (dirección de correo electrónico) en Outlook?

A veces puede resultar útil configurar una respuesta automática para un remitente específico, por ejemplo, para informar a clientes, compañeros o miembros del equipo sobre su disponibilidad o brindarles una respuesta inmediata. Aunque Outlook ofrece una forma de hacerlo, el proceso puede resultar complejo. Como alternativa, Kutools para Outlook simplifica esta tarea con su función **Regla avanzada**. A continuación se explica cómo utilizar ambos métodos para responder automáticamente a remitentes específicos según su dirección de correo electrónico.

Responder automáticamente a un remitente específico mediante una regla en Outlook

Responder automáticamente a un remitente específico con la Regla avanzada de Kutools para Outlook

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Responder automáticamente a un remitente específico mediante una regla en Outlook

Este método le guiará paso a paso para crear una regla que responda automáticamente a un remitente específico o a una dirección de correo electrónico en Outlook.

1. Cree un nuevo correo electrónico, redacte el asunto y el mensaje según sus necesidades y, a continuación, haga clic en «Archivo» > «Guardar como».

2. En el cuadro de diálogo **Guardar como** que se abre, escriba un nombre para el nuevo correo en el campo «Nombre de archivo», seleccione «Plantilla de Outlook (*.oft)» en el menú desplegable «Especificar formato de guardado» y haga clic en el botón «Guardar». Vea la captura de pantalla:

3. Cierre el correo sin guardar los cambios.

4. Haga clic en «Inicio» > «Reglas» > «Administrar reglas y alertas». Consulte la captura de pantalla:

5. En el cuadro de diálogo «Reglas y alertas» que aparece, haga clic en el botón «Nueva regla». Consulte la captura de pantalla:

6. Ahora se abre el asistente «Asistente de reglas». Seleccione la opción «Aplicar regla a los mensajes que reciba» y haga clic en «Siguiente». Vea la captura de pantalla:

7. En el segundo paso del asistente «Asistente de reglas», active la opción «de personas o grupo público» y, a continuación, haga clic en el texto «personas o grupo público». Consulte la captura de pantalla:

8. En el cuadro de diálogo «Dirección de regla» que aparece, introduzca la dirección de correo electrónico del remitente específico en el campo «De» y haga clic en «Aceptar» (véase la siguiente captura de pantalla). A continuación, pulse «Siguiente» en el Asistente de reglas.

9. Ahora acceda al tercer paso del asistente «Asistente de reglas». Active la opción «Responder usando una plantilla específica» y, a continuación, haga clic en el texto «una plantilla específica». Vea la captura de pantalla:

10. Ahora, en el cuadro de diálogo «Seleccionar una plantilla de respuesta», elija «Plantillas de usuario en el sistema de archivos» en el menú desplegable «Examinar en», seleccione la plantilla de mensaje creada en el paso 2 y haga clic en el botón «Abrir». Vea la captura de pantalla:

11. Haga clic dos veces en el botón «Siguiente» hasta llegar al último paso del asistente «Asistente de reglas». Escriba un nombre para la nueva regla en el campo «Paso 1», active la opción que desee en la sección «Paso 2» y haga clic en el botón «Finalizar». Vea la captura de pantalla:

12. Haga clic en el botón «Aceptar» del cuadro de diálogo «Reglas y alertas».

Hasta ahora ha creado una regla para responder automáticamente a todos los correos del remitente especificado. A partir de este momento, cada vez que reciba un mensaje de dicho remitente, se le enviará una respuesta automática.

Demostración: Responder automáticamente a un remitente específico mediante una regla en Outlook

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Responder automáticamente a un remitente específico con la Regla avanzada de Kutools para Outlook

Kutools para Outlook simplifica el proceso con su función «Regla avanzada», brindando mayor flexibilidad y funcionalidades adicionales.

Paso 1. Descargue e instale Kutools para Outlook, abra Outlook y haga clic en «Kutools» > «Regla avanzada».

Paso 2. Haga clic en el botón «Nuevo» para crear una regla en el cuadro de diálogo emergente «Regla avanzada».

Paso 3. Configure la configuración tal como se indica a continuación:

1. Seleccione la opción «El remitente contiene palabras específicas».
2. En el cuadro de diálogo emergente «Contiene texto», haga clic en el botón «Nuevo» para añadir al remitente.
3. En el cuadro de diálogo «Texto de búsqueda», introduzca la dirección del remitente o una palabra clave y haga clic en el botón «Añadir» para incluirla en la «Lista de búsqueda». A continuación, haga clic en «Aceptar» > «Aceptar» para regresar al cuadro de diálogo «Nueva regla».

Paso 4. Haga clic en «Siguiente» para avanzar al siguiente paso del cuadro de diálogo «Nueva regla», seleccione la opción «Responder usando una plantilla específica», redacte su respuesta y, a continuación, haga clic en «Aceptar» para regresar al cuadro de diálogo «Nueva regla».

Paso 5. Haga clic en «Siguiente» para continuar. En este paso, puede especificar una «excepción». Si no hay ninguna excepción, haga clic directamente en «Siguiente» para avanzar al último paso.

Paso 6. En el último paso, asigne un «nombre» a la regla y seleccione la opción «Alcance de la regla». Haga clic en «Aceptar» > «Aceptar» para activarla.

A partir de ahora, todos los correos que provengan del remitente (es decir, que contengan «aaaa») recibirán una respuesta automática mediante una plantilla de respuesta.

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