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¿Cómo configurar una regla para copiar automáticamente correos electrónicos a otra carpeta en Outlook?

Author Kelly Last modified

Gestionar correos electrónicos eficientemente en Microsoft Outlook puede ser un desafío, especialmente si recibe un gran volumen de mensajes. En lugar de ordenar los correos manualmente, puede automatizar el proceso configurando una regla que copie automáticamente los correos a una carpeta específica según criterios definidos. Esta guía le mostrará dos métodos para copiar automáticamente correos electrónicos a otra carpeta.

Método 1: Configurar una regla en Outlook para copiar automáticamente correos electrónicos a otra carpeta (Configuración manual & Más pasos)

Método 2: Copia automática de correos electrónicos a otra carpeta con Kutools para Outlook 👍 (Más rápido & Más eficiente)

Método 1: Configurar una regla en Outlook para copiar automáticamente correos electrónicos a otra carpeta

El Asistente de reglas de Outlook permite a los usuarios crear reglas personalizadas para copiar automáticamente correos electrónicos que cumplan ciertas condiciones (por ejemplo, correos con palabras clave específicas en el asunto) a una carpeta designada. Siga estos pasos para configurar la regla.

1. Seleccione la carpeta de correo donde desea crear la regla y haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. En el cuadro de diálogo "Reglas y alertas", haga clic en el botón Nueva regla.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. En el "Asistente de reglas", seleccione "Aplicar regla a los mensajes que recibo" y luego haga clic en Siguiente.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. En el Asistente de reglas (¿Qué condición(es) desea verificar?), establezca los criterios de filtro según sus necesidades. Por ejemplo, si desea copiar correos electrónicos con una palabra clave específica en el asunto (por ejemplo, "comentario"), siga estos pasos:

  1. 1). Marque "con palabras específicas en el asunto".
  2. 2). Haga clic en el texto vinculado "palabras específicas" en la sección Paso 2.
  3. 3). En el cuadro de diálogo "Buscar texto", escriba la palabra clave (por ejemplo, "comentario"), haga clic en Agregar > Aceptar.
  4. 4). Haga clic en Siguiente.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-4

5. En el Asistente de reglas (¿Qué desea hacer con el mensaje?), configure la acción:

  1. 1). Marque "mover una copia a la carpeta especificada".
  2. 2). Haga clic en el texto vinculado "especificada" en la sección Paso 2.
  3. 3). En el cuadro de diálogo "Reglas y alertas", elija la carpeta donde desea copiar los correos electrónicos y luego haga clic en Aceptar.
  4. 4). Haga clic en Siguiente.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-5

6. En el Asistente de reglas (¿Hay alguna excepción?), haga clic en Siguiente si no se necesitan excepciones.

7. En el último paso del Asistente de reglas, configure los ajustes de la regla:

  1. 1). Escriba un nombre para la regla en el cuadro Paso 1.
  2. 2). Seleccione cualquier opción adicional según sea necesario en la sección Paso 2.
  3. 3). Haga clic en Finalizar.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-6

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas.

📌 Resultado: Cualquier correo electrónico que cumpla las condiciones definidas (por ejemplo, contener la palabra clave "comentario" en el asunto) se copiará automáticamente en la carpeta especificada.

Ventajas e inconvenientes del método de reglas integradas:

  • ✅ Función integrada de Outlook: No se requiere software adicional.
  • ❌ Flexibilidad limitada: Editar reglas requiere navegar a través del Asistente de reglas.
  • ❌ Más esfuerzo manual: Implica más pasos en comparación con Kutools para Outlook.

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Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

Método 2: Copia automática de correos electrónicos a otra carpeta con Kutools para Outlook 👍

Para los usuarios que necesitan copiar correos electrónicos con frecuencia basándose en criterios específicos, la función Reglas avanzadas de Kutools para Outlook proporciona una alternativa más rápida y fácil de usar. Simplifica la creación de reglas y elimina pasos innecesarios, permitiendo una automatización eficiente.

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Paso 1: Habilitar la función Reglas avanzadas

  1. Vaya a la pestaña Kutools y haga clic en Reglas avanzadas.
    shot of the Advanced Rules feature
  2. En el cuadro de diálogo Reglas avanzadas, haga clic en el shot of the small New button botón Nuevo para crear una nueva regla.
    shot of the New button

Paso 2: Establecer la condición

  1. En el cuadro de diálogo Paso 1 de 4, marque "El asunto contiene palabras específicas".
  2. Haga clic en el new button botón Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Contiene texto.
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. En el cuadro de diálogo Buscar texto, escriba la palabra clave (por ejemplo, "comentario"), luego haga clic en Agregar > Aceptar.
    shot of the Search Text dialog box
  4. Haga clic en Aceptar > Siguiente para continuar.

Paso 3: Especificar la carpeta de destino

  1. En el Paso 2 de 4, marque "Mover una copia a la carpeta especificada".
  2. En el cuadro de diálogo emergente Seleccionar carpeta, elija la carpeta de destino donde deben copiarse los correos electrónicos.
  3. Haga clic en Aceptar > Siguiente > Siguiente.
    shot of the Step 2 of 4 dialog box

Paso 4: Finalizar la regla

  1. En el Paso 4 de 4, escriba un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla.
  2. (Opcional) Agregue notas para describir la regla.
  3. Haga clic en Aceptar > Aceptar para guardar y activar la regla.
    shot of the Step 4 of 4 dialog box

📌 Resultado: La regla ha sido creada exitosamente. Si algún correo entrante contiene la palabra clave "comentario" en el asunto, se copiará automáticamente en la carpeta designada.

Ventajas del método Kutools para Outlook:

  • ✅ Configuración rápida: Requiere menos pasos que las reglas integradas de Outlook.
  • ✅ Interfaz fácil de usar: Intuitiva y eficiente.
  • ✅ Altamente flexible: Compatible con la personalización avanzada de reglas.
Nota: Para aplicar la utilidad 'Reglas avanzadas' de Kutools para Outlook, primero debe descargar e instalar Kutools para Outlook.

¿Qué método debería usar?

Aquí hay una comparación de los dos métodos para ayudarle a decidir cuál se adapta mejor a sus necesidades:

MétodoMejor paraFacilidad de usoFlexibilidad
Regla de Outlook Usuarios que prefieren funciones integradas de Outlook ⭐⭐⭐ ⭐⭐
Reglas avanzadas de Kutools Usuarios que quieren una solución rápida y automatizada ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

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