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¿Cómo configurar una regla para copiar automáticamente correos electrónicos a otra carpeta en Outlook?

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-06

Gestionar correos electrónicos de manera eficiente en Microsoft Outlook puede ser un desafío, especialmente si recibes un gran volumen de mensajes. En lugar de ordenar los correos manualmente, puedes automatizar el proceso configurando una regla que copie automáticamente los correos a una carpeta específica según criterios definidos. Esta guía te mostrará dos métodos para copiar automáticamente los correos a otra carpeta.

Método 1: Configurar una regla en Outlook para copiar automáticamente correos electrónicos a otra carpeta (Configuración manual & Más pasos)

Método 2: Copia automática de correos electrónicos a otra carpeta con Kutools para Outlook 👍 (Más rápido & Más eficiente)

Método 1: Configurar una regla en Outlook para copiar automáticamente correos electrónicos a otra carpeta

El Asistente de reglas de Outlook permite a los usuarios crear reglas personalizadas para copiar automáticamente correos electrónicos que cumplan ciertas condiciones (por ejemplo, correos con palabras clave específicas en el asunto) en una carpeta designada. Sigue estos pasos para configurar la regla.

1. Selecciona la carpeta de correo donde deseas crear la regla y haz clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-1

2. En el cuadro de diálogo "Reglas y alertas", haz clic en el botón Nueva regla.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-2

3. En el "Asistente de reglas", selecciona "Aplicar regla a los mensajes que recibo" y luego haz clic en Siguiente.
doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-3

4. En el Asistente de reglas (¿Qué condición(es) deseas verificar?), establece los criterios de filtro según tus necesidades. Por ejemplo, si deseas copiar correos con una palabra clave específica en el asunto (por ejemplo, "comentario"), sigue estos pasos:

  1. 1). Marca "con palabras específicas en el asunto".
  2. 2). Haz clic en el texto vinculado "palabras específicas" en la sección Paso 2.
  3. 3). En el cuadro de diálogo "Buscar texto", ingresa la palabra clave (por ejemplo, "comentario"), haz clic en Agregar > Aceptar.
  4. 4). Haz clic en Siguiente.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-4

5. En el Asistente de reglas (¿Qué deseas hacer con el mensaje?), establece la acción:

  1. 1). Marca "mover una copia a la carpeta especificada".
  2. 2). Haz clic en el texto vinculado "especificada" en la sección Paso 2.
  3. 3). En el cuadro de diálogo "Reglas y alertas", elige la carpeta donde deseas copiar los correos y luego haz clic en Aceptar.
  4. 4). Haz clic en Siguiente.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-5

6. En el Asistente de reglas (¿Hay alguna excepción?), haz clic en Siguiente si no se necesitan excepciones.

7. En el último paso del Asistente de reglas, configura la configuración de la regla:

  1. 1). Ingresa un nombre para la regla en el cuadro Paso 1.
  2. 2). Selecciona cualquier opción adicional según sea necesario en la sección Paso 2.
  3. 3). Haz clic en Finalizar.
    doc-outlook-rule-copy-emails-to-folder-6

8. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas.

📌 Resultado: Cualquier correo electrónico que cumpla con las condiciones definidas (por ejemplo, contener la palabra clave "comentario" en el asunto) se copiará automáticamente en la carpeta especificada.

Ventajas y desventajas del método de reglas integradas:

  • ✅ Función integrada de Outlook: No se requiere software adicional.
  • ❌ Flexibilidad limitada: Editar reglas requiere navegar a través del Asistente de reglas.
  • ❌ Más esfuerzo manual: Implica más pasos en comparación con Kutools para Outlook.

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Auto Reply Feature in Kutools for Outlook

Método 2: Copia automática de correos electrónicos a otra carpeta con Kutools para Outlook 👍

Para los usuarios que necesitan copiar correos electrónicos con frecuencia basándose en criterios específicos, la función Reglas avanzadas de Kutools para Outlook proporciona una alternativa más rápida y fácil de usar. Simplifica la creación de reglas y elimina pasos innecesarios, permitiendo una automatización eficiente.

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Paso 1: Habilitar la función Reglas avanzadas

  1. Ve a la pestaña Kutools y haz clic en Reglas avanzadas.
    shot of the Advanced Rules feature
  2. En el cuadro de diálogo Reglas avanzadas, haz clic en el shot of the small New button botón Nuevo para crear una nueva regla.
    shot of the New button

Paso 2: Establecer la condición

  1. En el cuadro de diálogo Paso 1 de 4, marca "El asunto contiene palabras específicas".
  2. Haz clic en el new button botón Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Contiene texto.
    shot of the Step 1 of 4 dialog
  3. En el cuadro de diálogo Buscar texto, escribe la palabra clave (por ejemplo, "comentario"), luego haz clic en Agregar > Aceptar.
    shot of the Search Text dialog box
  4. Haz clic en Aceptar > Siguiente para continuar.

Paso 3: Especificar la carpeta de destino

  1. En el Paso 2 de 4, marca "Mover una copia a la carpeta especificada".
  2. En el cuadro de diálogo emergente Seleccionar carpeta, elige la carpeta de destino donde deben copiarse los correos electrónicos.
  3. Haz clic en Aceptar > Siguiente > Siguiente.
    shot of the Step 2 of 4 dialog box

Paso 4: Finalizar la regla

  1. En el Paso 4 de 4, ingresa un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla.
  2. (Opcional) Agrega notas para describir la regla.
  3. Haz clic en Aceptar > Aceptar para guardar y activar la regla.
    shot of the Step 4 of 4 dialog box

📌 Resultado: La regla ha sido creada exitosamente. Si algún correo entrante contiene la palabra clave "comentario" en el asunto, se copiará automáticamente en la carpeta designada.

Ventajas del método Kutools para Outlook:

  • ✅ Configuración rápida: Requiere menos pasos que las reglas integradas de Outlook.
  • ✅ Interfaz fácil de usar: Intuitiva y eficiente.
  • ✅ Altamente flexible: Admite personalización avanzada de reglas.
Nota: Para aplicar la utilidad 'Reglas avanzadas' de Kutools para Outlook, primero debes descargar e instalar Kutools para Outlook.

¿Qué método deberías usar?

Aquí hay una comparación de los dos métodos para ayudarte a decidir cuál se adapta mejor a tus necesidades:

MétodoIdeal paraFacilidad de usoFlexibilidad
Regla de Outlook Usuarios que prefieren las funciones integradas de Outlook ⭐⭐⭐ ⭐⭐
Reglas avanzadas de Kutools Usuarios que buscan una solución rápida y automatizada ⭐⭐⭐⭐⭐ ⭐⭐⭐⭐⭐

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