¿Cómo modificar o eliminar varias entradas de Elementos rápidos y AutoTexto en Outlook?

Si disponemos de muchas entradas de Elementos rápidos y de AutoTexto, al tener que modificar varias de ellas debemos hacer clic en el botón Elementos rápidos para buscar una entrada cada vez, revisarla y repetir el proceso una y otra vez. Esto consume mucho tiempo. Además, también podemos encontrarnos con situaciones en las que necesitemos eliminar algunas entradas obsoletas de Elementos rápidos y de AutoTexto. ¿Cómo podemos modificarlas o eliminarlas rápidamente? Este tutorial le mostrará los métodos para conseguirlo.

Nota: Se utiliza «Microsoft Outlook 365» como ejemplo; los pasos y descripciones pueden variar ligeramente en otras versiones de Outlook.

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Modificar/Eliminar varias entradas de Elementos rápidos y de AutoTexto

Para gestionar conjuntamente varias entradas de Elementos rápidos y de AutoTexto, la función Organizador de bloques de creación de Outlook es la solución. En este caso, necesitamos modificar y eliminar varias entradas de Elementos rápidos y de AutoTexto. Siga estos pasos.

1. En Outlook, vaya a la pestaña «Inicio» y haga clic en «Nuevo correo» para abrir la ventana de redacción de un nuevo mensaje.

2. Coloque el cursor en el cuerpo del correo electrónico y, a continuación, haga clic en «Insertar» > «Elementos rápidos» para ver la lista de entradas disponibles.

3. Sitúe el cursor sobre la opción «AutoTexto» y aparecerá la lista de entradas disponibles.

4. Coloque el cursor sobre cualquiera de las entradas anteriores, haga clic con el botón derecho y seleccione «Organizar y eliminar» en el menú contextual.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo «Organizador de bloques de creación». En la sección «Bloques de creación», podrá ver todas las entradas de Elementos rápidos y AutoTexto. Haga clic en «Editar propiedades» para modificar las propiedades de las entradas o en «Eliminar» para borrarlas.

6. Para modificar las propiedades de una entrada, haga clic en el botón «Editar propiedades». Aparecerá el cuadro de diálogo «Modificar bloque de creación», donde podrá cambiar el nombre, la galería, la categoría, la descripción y las opciones de inserción de la entrada. En este ejemplo, he agregado texto en el cuadro «Descripción» y he cambiado la opción de inserción a «Insertar solo contenido».

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7. Haga clic en el botón «Aceptar» para guardar los cambios. A continuación, aparecerá un mensaje de alerta de Microsoft Outlook preguntándole si desea redefinir la entrada de bloque de creación. Haga clic en «Sí».

8. A continuación, volverá a la página del Organizador de bloques de creación, donde podrá seguir realizando modificaciones de forma rápida.

9. También puede eliminar entradas en los bloques de creación: seleccione la que ya no necesite y haga clic en el botón «Eliminar».

10. Aparecerá un mensaje de alerta de Microsoft Outlook preguntándole si desea eliminar la entrada seleccionada del bloque de creación. Haga clic en Sí.

11. De nuevo, volverá a la página del Organizador de bloques de creación, donde podrá seguir eliminando entradas de forma eficaz.

Notas:

1. Recuerde no guardar las entradas de Elementos rápidos en formato de texto sin formato, ya que en ese caso no podrá acceder a la opción «Organizar y eliminar». Consulte la captura de pantalla siguiente. Para poder realizar modificaciones futuras, guarde las entradas de Elementos rápidos en HTML o en formato de texto enriquecido.

   

2. El método anterior solo permite modificar las propiedades de los Elementos rápidos, pero no su contenido. Si desea editar el contenido de los Elementos rápidos, los métodos descritos en el siguiente artículo le serán de gran ayuda:
   ¿Cómo renombrar y editar entradas de Elementos rápidos en Outlook?

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