¿Cómo asignar y editar categorías de color en los elementos de Outlook?

Asignar una categoría de color a elementos específicos de Outlook, como mensajes de correo, eventos y contactos, le permite identificar y agrupar rápidamente los elementos relacionados, facilitando su seguimiento y mejorando su eficiencia. Si un elemento está vinculado a más de una categoría, simplemente asígnele varias categorías de color. En este artículo presentamos los métodos para asignar una categoría de color a un elemento de Outlook, crear sus propias categorías, cambiar el color o el nombre de una categoría existente y otras formas rápidas de aplicar categorías para resaltar elementos en Outlook.

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Crear una categoría de color y asignarle una tecla de acceso rápido en Outlook

Outlook incluye un conjunto de categorías de color predeterminadas, pero resultará mucho más práctico crear y usar las suyas propias para identificar con mayor precisión los elementos asociados.

1. En la vista «Correo», vaya a la pestaña «Inicio», localice el grupo «Etiquetas» y haga clic en «Categorizar» > «Todas las categorías».

2. En el cuadro de diálogo emergente «Categoría de color», haga clic en el botón «Nuevo».

3. En el nuevo cuadro de diálogo «Agregar nueva categoría», asigne un nombre a la categoría en el campo correspondiente, seleccione un color distintivo y, si lo desea, configure también una tecla de acceso rápido.

4. Haga clic en «Aceptar». Verá que la categoría creada ya aparece en el cuadro de diálogo «Categoría de color», como se muestra a continuación. Haga clic nuevamente en «Aceptar» para guardar la categoría y cerrar el cuadro de diálogo.

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Asignar una categoría de color a elementos de Outlook (o mediante tecla de acceso rápido)

Para asignar una categoría de color a uno o varios mensajes, citas, contactos o tareas en Outlook, proceda del siguiente modo:

1. Seleccione los elementos de Outlook a los que quiera asignar una categoría de color.

2. Asigne la categoría utilizando alguno de los siguientes métodos:

• Si no ha configurado una tecla de acceso rápido para la categoría de color que desea asignar, haga clic con el botón derecho en cualquiera de los elementos seleccionados, elija «Categorizar» en el menú desplegable y, a continuación, seleccione la categoría que quiera asignar.
  Nota: Si asignó accidentalmente una categoría de color, puede hacer clic con el botón derecho en el elemento y elegir «Borrar todas las categorías».
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• Si ha configurado una tecla de acceso rápido para la categoría de color que desea asignar, pulse dicha tecla.
  Nota: Al pulsar nuevamente la misma tecla de acceso rápido, se eliminará la categoría.

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Asignar una categoría de color a un elemento de Outlook con Clic rápido

Para asignar una categoría de color a un mensaje de correo, vaya a «Vista» > «Cambiar vista» > «Individual» o «Vista previa». Para asignar una categoría a un evento o contacto, vaya a «Vista» > «Cambiar vista» > «Lista». A continuación:

1. En la vista «Correo», vaya a la pestaña «Inicio», localice el grupo «Etiquetas» y haga clic en «Categorizar» > «Establecer clic rápido».

2. En el cuadro de diálogo «Establecer clic rápido», elija la categoría que desee asignar.

3. Si se le pide cambiar el nombre de la categoría, haga clic en «Sí» o «No», según corresponda.

4. Pase el cursor sobre un mensaje y verá un recuadro vacío en la columna «Categorías». Haga clic en él para asignar la categoría de Clic rápido.

Nota:Al hacer clic nuevamente en el recuadro se eliminará la categoría.

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Asignar una categoría de color a mensajes de Outlook con Pasos rápidos

Outlook incluye una práctica función llamada Pasos rápidos que le permite asignar una categoría de color a uno o varios mensajes de correo con un solo clic. Siga estos sencillos pasos para configurarla:

1. En la vista «Correo», en la pestaña «Inicio», haga clic en «Crear nuevo» dentro del cuadro «Pasos rápidos».

2. Haga clic en «Elegir una acción» para abrir la lista desplegable de acciones múltiples y, a continuación, seleccione «Categorizar mensaje».

3. Haga clic en «Elegir categoría» para seleccionar la categoría de color que asignará a los mensajes mediante el Paso rápido.

4. El nombre de la acción se rellenará automáticamente en el cuadro Nombre, pero puede cambiarlo por uno más reconocible. Asimismo, puede asignarle una tecla de acceso rápido (por ejemplo, «CTRL+MAYÚS+2») o editar el texto de la información sobre herramientas. A continuación, haga clic en «Finalizar».

5. Repita los pasos anteriores si necesita crear accesos directos para categorías adicionales.

6. Ahora, regrese a su lista de correos electrónicos. Seleccione los mensajes que desee categorizar y haga clic en el paso rápido que acaba de crear en el cuadro «Pasos rápidos». Los elementos seleccionados quedarán entonces categorizados.

Nota: Si asignó accidentalmente una categoría de color a un elemento, selecciónelo, haga clic con el botón derecho y elija «Borrar todas las categorías» en el menú desplegable. Como alternativa, al crear un Paso rápido, puede seleccionar «Borrar categorías» en lugar de categorizar para configurar una acción rápida que elimine las categorías.

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Editar una categoría de color y su tecla de acceso rápido en Outlook

1. En la vista «Correo», vaya a la pestaña «Inicio», localice el grupo «Etiquetas» y haga clic en «Categorizar» > «Todas las categorías».

2. En el cuadro de diálogo emergente «Categoría de color», siga estos pasos para editar una categoría:

1. Seleccione la categoría que desea editar.
2. Haga clic en «Cambiar nombre» y escriba un nuevo nombre.
3. Haga clic en la flecha desplegable situada bajo «Color» para elegir un color distinto.
4. Haga clic en la flecha desplegable situada bajo «Tecla de acceso rápido» para asignar una tecla de acceso rápido diferente.
   

3. Si necesita editar más categorías, repita los pasos anteriores. Una vez finalizado, haga clic en «Aceptar» para guardar los cambios.

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