¿Cómo asignar y editar categorías de color a los elementos de Outlook?

La asignación de categorías de color a ciertos elementos de Outlook, como mensajes de correo electrónico, eventos y contactos, le permite reconocer y agrupar rápidamente elementos relacionados en Outlook, para que pueda rastrearlos fácilmente y mejorar la eficiencia. Si alguno de los elementos está relacionado con más de una categoría, simplemente asígnele más categorías de color. En este artículo, presentaremos los métodos para asignar una categoría de color a un elemento de Outlook y crear sus propias categorías, cambiar el color o el nombre de una categoría de color existente y otros métodos rápidos para aplicar categorías para resaltar elementos de Outlook.

Nota: Las categorías de colores no funcionan para las cuentas IMAP.

Cree una categoría de color y asígnele una tecla de método abreviado en Outlook

Asigne una categoría de color a los elementos de Outlook (o con una tecla de método abreviado)

Asigne una categoría de color a un elemento de Outlook con Quick Click

Asigne una categoría de color a los mensajes de Outlook con Quick Step

Edite una categoría de color y su tecla de método abreviado en Outlook

Cree una categoría de color y asígnele una tecla de método abreviado en Outlook

Outlook viene con un conjunto de categorías de color predeterminadas, pero será más fácil crear y usar sus propias categorías, para que pueda detectar mejor los elementos asociados.

1. En el Correo ver, en el Inicio pestaña, en el Etiquetas grupo, clic Clasificar por categorías > Todas las categorías.

2. En la ventana emergente Categorías de colores cuadro de diálogo, haga clic en el Nuevo del botón.

3. En el nuevo Añadir Nueva Categoría cuadro de diálogo, asigne un nombre a la categoría en el cuadro de entrada y asígnele un color reconocible. Si lo desea, configure una tecla de método abreviado para ello.

4. Hacer clic en OK. Verá que la categoría creada ahora aparece en la lista Categorías de colores cuadro de diálogo como se muestra a continuación. Hacer clic OK para guardar la categoría y cerrar el cuadro de diálogo.

Asigne una categoría de color a los elementos de Outlook (o con una tecla de método abreviado)

Para asignar una categoría de color a uno o más mensajes, citas, contactos o tareas en Outlook, puede hacer lo siguiente:

1. Seleccione los elementos de Outlook a los que asignará una categoría de color.

2. Asigne la categoría de cualquier manera como se muestra a continuación:

Si no configuró la tecla de acceso directo para la categoría de color que desea asignar a los elementos de Outlook seleccionados: haga clic con el botón derecho en cualquiera de los elementos seleccionados, haga clic en Clasificar por categorías en el menú desplegable y luego seleccione la categoría que desea asignar.
Nota: Si accidentalmente asignó una categoría de color a un artículo, puede seleccionar el artículo, hacer clic derecho sobre él y luego elegir Borrar todas las categorías.
Si ha configurado la tecla de acceso directo para la categoría de color que desea asignar a los elementos de Outlook seleccionados: presione la tecla de método abreviado.
Nota: Si accidentalmente asignó una categoría de color a un elemento con una tecla de método abreviado, puede seleccionarlo y presionar la misma tecla de método abreviado para borrar la categoría en él.

Asigne una categoría de color a un elemento de Outlook con Quick Click

Para asignar una categoría de color a un mensaje de correo electrónico, debe ir a Ver > Cambio Vista > Individual or Vista previa. Para asignar una categoría de color a un evento o contacto, haga clic en Ver > Cambio Vista > Lista. Una vez terminado, por favor haga lo siguiente:

1. En el Correo ver, en el Inicio pestaña, en el Etiquetas grupo, clic Clasificar por categorías > Establecer clic rápido.

2. En el Establecer clic rápido cuadro de diálogo, seleccione la categoría de color que asignará con Quick Click.

3. Si seleccionó una categoría que nunca ha usado antes, un Cambiar nombre de categoría Aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará si desea cambiar el nombre de la categoría:

Haga Clic en Sí para cerrar el cuadro de diálogo y guardar los cambios una vez que haya terminado de cambiarle el nombre, darle un color diferente o configurar una tecla de método abreviado para él.
Haga Clic en No si no necesita hacer ningún cambio.

4. Ahora, usaré un mensaje de correo electrónico como ejemplo. En su carpeta de correo, desplace el cursor del mouse sobre un mensaje al que asignará la categoría con Quick Click. Verá un cuadro vacío en la Categorías columna como se muestra a continuación. Un solo clic sobre él le asignará la categoría al mensaje.

Nota: Si asignó accidentalmente la categoría de color a un elemento, puede seleccionar el elemento y hacer clic en el cuadro de categoría nuevamente.

Asigne una categoría de color a los mensajes de Outlook con Quick Step

Outlook tiene una función de Pasos rápidos que le permite asignar una categoría de color a uno o varios mensajes de correo electrónico en Outlook con un solo clic. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

1. En el Correo ver, en el Inicio pestaña, clic Crear nuevo formulario existentes Pasos rápidos encajonar.

2. Hacer clic en Elige una acción para abrir la lista desplegable de múltiples acciones. Luego seleccione Categorizar mensaje.

3. Hacer clic en Elegir la categoría para seleccionar una categoría de color que asignará a los mensajes en Outlook con Quick Step.

4. El nombre de la acción se completará en el cuadro Nombre automáticamente, puede cambiarlo para que sea más reconocible. Además, puede configurar una tecla de acceso directo para esta acción (aquí configuro CTRL + MAYÚS + 2 como tecla de método abreviado) o edite el texto de información sobre herramientas. Luego haga clic Acabado.

5. Repita los cuatro pasos anteriores si necesita crear pasos rápidos para otras categorías.

6. Ahora, vuelve a tu lista de correo. Seleccione los mensajes a los que asignará la categoría de color, luego haga clic en la acción rápida (Foro EO) que acaba de crear en el Pasos rápidos caja. Los mensajes seleccionados se categorizarán.

Nota: si asignó accidentalmente una categoría de color a un elemento, puede seleccionar el elemento, hacer clic con el botón derecho en él y luego elegir Borrar todas las categorías del menú desplegable. Alternativamente, en el paso 2 anterior, puede elegir Borrar categorías en lugar de Categorizar una categoría para crear una acción rápida que borre categorías.

Edite una categoría de color y su tecla de método abreviado en Outlook

1. En el Correo ver, en el Inicio pestaña, en el Etiquetas grupo, clic Clasificar por categorías > Todas las categorías.

2. En la ventana emergente Categorías de colores cuadro de diálogo, haga lo siguiente para editar una categoría:

Seleccione la categoría que editará.
Haga Clic en rebautizar y escriba un nuevo nombre.
Haga clic en la flecha desplegable debajo Color para darle otro color.
Haga clic en la flecha desplegable debajo Tecla de acceso directo para darle una tecla de método abreviado diferente.