¿Cómo categorizar automáticamente los correos electrónicos por color según el asunto en Outlook?

Categoría de color le permiten reconocer y agrupar rápidamente elementos relacionados en Outlook, facilitando así su seguimiento y mejorando la eficiencia. En este artículo explicamos cómo crear una regla en Outlook para asignar automáticamente Categoría de color a los mensajes de correo en función de sus asuntos.

---

Categorizar automáticamente por color los mensajes de correo en función de su asunto en Outlook

En su Outlook, seleccione la carpeta Bandeja de entrada de la cuenta de correo a la que desea aplicar la regla de categorización automática y, a continuación, elija cualquier mensaje de dicha carpeta. Después, siga los pasos que se indican a continuación.

1. En la pestaña Inicio, haga clic en Reglas > Crear regla.

2. En el cuadro de diálogo emergente Crear regla, haga clic en Opciones avanzadas.

3. En el cuadro de diálogo Asistente de reglas que pregunta ¿Qué condición(es) desea comprobar?, proceda del siguiente modo:

1. En el paso 1: Seleccione condición(es), marque la segunda opción: con (el asunto del mensaje seleccionado) en el asunto.
2. En el paso 2: Edite el contenido de la regla, haga clic en el texto subrayado en azul para abrir el cuadro de diálogo Texto de búsqueda.
3. En el cuadro de diálogo emergente Texto de búsqueda, introduzca las palabras clave o frases del asunto a partir de las cuales desee categorizar automáticamente los correos electrónicos por color.
4. Haga clic en Agregar.
   Nota: Si necesita categorizar automáticamente por color un mensaje de correo electrónico en función de más palabras clave o frases, repita los pasos iii y iv. Además, puede seleccionar las palabras clave o frases en el cuadro Lista de búsqueda y, a continuación, hacer clic en Eliminar para quitar las no deseadas.
5. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Texto de búsqueda para volver al Asistente de reglas.
6. Haga clic en Siguiente.
7. 

4. En el cuadro de diálogo Asistente de reglas que pregunta ¿Qué desea hacer con el mensaje?, proceda del siguiente modo:

1. En el paso 1: Seleccione acción(es), marque la opción asignarla a la categoría.
2. En el paso 2: Edite el contenido de la regla, haga clic en la categoría subrayada en azul para abrir el cuadro de diálogo Categoría de color.
3. En el cuadro de diálogo emergente Categoría de color, seleccione una o varias categorías que desee asignar a los mensajes de correo cuyo asunto contenga las palabras o frases especificadas en el tercer paso.
4. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Categoría de color para volver al Asistente de reglas.
5. Haga clic en Siguiente.
6. 

5. En el cuadro de diálogo Asistente de reglas que pregunta ¿Hay alguna excepción?, seleccione las excepciones en el paso 1, si las hubiera, y edite la descripción de la excepción en el paso 2. Una vez finalizado, haga clic en Siguiente.

6. En el cuadro de diálogo Asistente de reglas, configure lo siguiente para finalizar la configuración de la regla:

1. En el paso 1, especifique un nombre para esta regla en el cuadro de entrada.
2. En el paso 2, marque la opción Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya existentes en “Bandeja de entrada” para asignar una categoría de color a los mensajes de su bandeja de entrada que cumplan las condiciones especificadas; y marque la opción Activar esta regla para asignar una categoría de color a los mensajes de correo entrantes que cumplan las condiciones especificadas.
3. En el paso 3, podrá revisar los detalles de la regla especificada. Si necesita modificar alguno de los criterios, haga clic en un valor subrayado para editarlo.
4. Una vez finalizado, haga clic en Finalizar.
5. 

7. Aparece un cuadro de diálogo informándole de que la regla solo funciona cuando revise los correos electrónicos en Outlook. Haga clic en Aceptar.

8. Ahora la regla se ha creado correctamente. Si necesita comprobarla o editarla en el futuro, vaya a Reglas > Crear regla. Recuerde seleccionar la carpeta correcta, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

---

Artículos relacionados