¿Cómo asignar automáticamente categorías de color a los correos electrónicos según el asunto en Outlook?
Las categorías de color te permiten reconocer y agrupar rápidamente elementos relacionados en Outlook, para que puedas rastrearlos fácilmente y mejorar la eficiencia. En este artículo, hablaremos sobre cómo crear una regla en Outlook para asignar automáticamente categorías de color a los mensajes de correo electrónico según sus asuntos.
Asignar automáticamente categorías de color a los mensajes de correo electrónico según su asunto en Outlook
En tu Outlook, selecciona la carpeta de bandeja de entrada de la cuenta de correo electrónico a la que deseas aplicar la regla de auto-categorización, y luego selecciona cualquier mensaje de la carpeta. Después, sigue los pasos a continuación.
1. En la Pestaña Inicio haz clic en Reglas > Crear Regla.
2. En el cuadro emergente Crear Regla haz clic en Opciones avanzadas.
3. En el Asistente de reglas preguntando ¿Qué condiciones desea verificar?, haz lo siguiente:
- En Paso 1: Seleccionar condición(es), marca la segunda opción con (el asunto del mensaje seleccionado) en el asunto.
- En Paso 2: Editar la descripción de la regla, haz clic en el texto subrayado en azul para abrir el cuadro de diálogo Buscar texto.
- En el cuadro emergente Buscar texto, introduce las palabras clave o frases en el título según las cuales deseas asignar automáticamente categorías de color a los correos electrónicos.
- Haz clic Agregar.
Nota: Si necesitas asignar automáticamente categorías de color a un mensaje de correo electrónico basado en más palabras clave o frases, repite los pasos iii y iv. También puedes seleccionar las palabras clave o frases en el cuadro de lista Buscar y luego hacer clic en Eliminar para eliminar las no deseadas. - Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Buscar texto para volver al Asistente de reglas.
- Haz clic en Siguiente.
4. En el Asistente de reglas preguntando ¿Qué quieres hacer con el mensaje?, haz lo siguiente:
- En Paso 1: Seleccionar acción(es), marca la opción asignarlo a la categoría.
- En Paso 2: Editar la descripción de la regla, haz clic en la categoría subrayada en azul para abrir el cuadro de diálogo Categoría de color.
- En el cuadro emergente Categoría de color, selecciona una o más categorías que deseas asignar a los mensajes de correo electrónico con los títulos que contienen las palabras o frases que especificaste en el tercer paso.
- Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Categoría de color para volver al Asistente de reglas.
- Haz clic en Siguiente.
5. En el Asistente de reglas preguntando ¿Hay alguna excepción, selecciona excepciones en Paso 1 si las hay, y edita la descripción de la excepción en Paso 2. Una vez terminado, haz clic Siguiente.
6. En el Asistente de reglas para finalizar la configuración de la regla, configura lo siguiente:
- En Paso 1, especifica un nombre para esta regla en el cuadro de entrada.
- En Paso 2, marca la opción Ejecutar esta regla ahora en los mensajes ya en “Bandeja de entrada” para asignar categorías de color a los mensajes en tu Bandeja de entrada que cumplan con las condiciones que especificaste; Marca la opción Activar esta regla para asignar categorías de color a los mensajes entrantes que cumplan con las condiciones que especificaste.
- En Paso 3, puedes revisar los detalles de la regla que especificaste. Si necesitas cambiar alguno de los criterios, haz clic en un valor subrayado para editarlo.
- Una vez terminado, haz clic en Finalizar.
7. Aparece un cuadro de diálogo informándote que la regla solo funciona cuando revisas correos en Outlook. Haz clic Aceptar.
8. Ahora, la regla se ha creado correctamente. Si necesitas revisarla o editarla en el futuro, ve a Reglas > Crear Regla. Y recuerda seleccionar la carpeta correcta como se muestra en la captura de pantalla a continuación.
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