¿Cómo crear una carpeta para organizar correos electrónicos que contengan ciertas personas en Outlook?
¿Abrumado por una bandeja de entrada desordenada? En este tutorial, presentaré tres métodos para organizar correos electrónicos que contengan ciertas personas en Outlook para mejorar la eficiencia.
Siempre mover correos electrónicos que contengan ciertas personas a una carpeta creada
1. Haz clic derecho en la cuenta de correo para la cual crearás una carpeta para organizar correos electrónicos, selecciona "Nueva carpeta" desde el menú contextual y nombra la carpeta.
2. En tu carpeta Bandeja de entrada o Elementos enviados, selecciona cualquiera de los mensajes de correo electrónico que contengan una dirección de correo específica a la que moverás todos sus correos a la carpeta creada.
3. En la pestaña "Inicio", en el grupo "Mover", haz clic en "Reglas" > "Siempre mover mensajes de: dirección de correo específico" y/o "Reglas" > "Siempre mover mensajes a: dirección de correo específico" según sea necesario.
4. En el cuadro de diálogo emergente Reglas y alertas, especifica la carpeta a la que moverás los mensajes y luego haz clic en "Aceptar".
5. Los correos electrónicos en la Bandeja de entrada o Elementos enviados que cumplan con las condiciones ahora se han movido a la carpeta que acabas de crear. Y los futuros mensajes de correo también irán directamente a la carpeta si cumplen con las condiciones.
Crear una carpeta de búsqueda para organizar automáticamente correos electrónicos para personas específicas
Si no deseas mover los mensajes a una carpeta, pero solo quieres verlos fácilmente, puedes crear una carpeta de búsqueda en Outlook, lo que te permite encontrar mensajes de correo que coincidan con criterios específicos en varias carpetas, pero mantenerlos en sus carpetas originales.
1. En la pestaña "Carpeta", en el grupo "Nuevo", haz clic en "Nueva carpeta de búsqueda".
- 1) En el cuadro Seleccionar una carpeta de búsqueda, en la lista Correo de personas y listas, selecciona "Correo de y para personas específicas", o "Correo de personas específicas" según sea necesario.
- 2) En el cuadro Personalizar carpeta de búsqueda, haz clic en "Elegir" para seleccionar personas de tu lista de direcciones.
- 3) Especifica la cuenta de correo desde donde buscar correos.
- 4) Haz clic en "Aceptar".
3. Se crea una carpeta de búsqueda bajo Carpetas de búsqueda, que contiene los mensajes de correo que cumplen con las condiciones.
Crear carpetas en lote para organizar correos electrónicos para todas tus cuentas de correo con VBA
Si tienes varias cuentas de correo en Outlook y deseas crear carpetas para cada cuenta de correo en lotes para personas específicas, puedes usar el método VBA para mover los mensajes que contienen ciertas personas desde las Bandejas de entrada o carpetas Enviados de tus cuentas de correo. Sigue estos pasos.
1. En tu Outlook, haz clic en "Archivo" > "Opciones" > "Centro de confianza", y luego haz clic en "Configuración del Centro de confianza".
2. En el cuadro de diálogo emergente, cambia a "Configuración de macros", selecciona "Habilitar todas las macros" y marca "Aplicar configuración de seguridad de macros a complementos instalados".
3. Haz clic en los botones "Aceptar" para cerrar los cuadros de diálogo.
4. Presiona las teclas "Alt" + "F11" para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
5. Haz clic en "Insertar" > "Módulo". Luego copia cualquiera de los siguientes códigos VBA en la ventana Módulo.
Código VBA 1: Crear carpetas en lote para organizar correos electrónicos que contengan remitentes específicos en las Bandejas de entrada de todas las cuentas de correo
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota: Debes reemplazar fragmentos específicos según los comentarios en las filas 12, 16 y 35 del código VBA anterior.
Código VBA 2: Crear carpetas en lote para organizar correos electrónicos que contengan destinatarios específicos en las Bandejas de entrada de todas las cuentas de correo
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota:
- 1) Debes reemplazar fragmentos específicos según los comentarios en las filas 12, 16 y 35 del código VBA anterior.
- 2) Para archivar mensajes que contengan destinatarios CC o CCO específicos, elimina la comilla (') al inicio de las filas 28 y 33 para descomentarlas.
6. Presiona "F5" para ejecutar el código VBA. Y se crearán nuevas carpetas si hay mensajes que cumplan con las condiciones.
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