¿Cómo crear una carpeta en Outlook para organizar los correos que incluyan personas específicas?
¿Agobiado por una bandeja de entrada desordenada? En este tutorial te presento tres métodos para organizar los correos que incluyan personas específicas en Outlook y así mejorar tu eficiencia.
Mover siempre a una carpeta creada los correos que contengan determinadas personas
1. Haga clic con el botón derecho en la cuenta de correo para la que desea crear una carpeta destinada a organizar mensajes, seleccione «Nueva carpeta» en el menú contextual y asígnele un nombre.
2. En su Bandeja de entrada o en la carpeta Elementos enviados, seleccione cualquiera de los mensajes que contenga una dirección de correo electrónico específica cuyos correos desee mover todos a la carpeta creada.
3. En la pestaña «Inicio», dentro del grupo «Mover», haga clic en «Reglas» > «Mover siempre mensajes de: Dirección de correo electrónico específica» y/o «Reglas» > «Mover siempre mensajes a: Dirección de correo electrónico específica», según sus necesidades.
4. En el cuadro de diálogo emergente *Reglas y alertas*, seleccione la carpeta a la que desea mover los mensajes y, a continuación, haga clic en «Aceptar».
5. Los correos de la Bandeja de entrada o de la carpeta Elementos enviados que cumplan las condiciones ya se han movido a la carpeta que acaba de crear. Además, los mensajes futuros que cumplan dichas condiciones irán directamente a esa carpeta.
Crear una carpeta de búsqueda para organizar automáticamente correos de personas específicas
Si prefiere no mover los mensajes a una carpeta, sino simplemente visualizarlos con facilidad, puede crear una carpeta de búsqueda en Outlook que le permita encontrar mensajes que coincidan con criterios específicos en varias carpetas, manteniéndolos siempre en sus ubicaciones originales.
1. En la pestaña «Carpeta», dentro del grupo «Nuevo», haga clic en «Nueva carpeta de búsqueda».
- 1) En el cuadro **Seleccionar una carpeta de búsqueda**, dentro de la lista **Correo de personas y listas**, elija «Correo de y para personas específicas» o «Correo de personas específicas» según sus necesidades.
- 2) En el cuadro Personalizar carpeta de búsqueda, haga clic en «Elegir» para seleccionar contactos de su Lista de direcciones.
- 3) Especifique la cuenta de correo electrónico desde la que desea buscar mensajes.
- 4) Haga clic en «Aceptar».
3. Se crea una carpeta de búsqueda en «Carpetas de búsqueda» que contiene los mensajes que cumplen las condiciones.
Crear carpetas por lotes para organizar correos de todas sus cuentas mediante VBA
Si tiene varias cuentas de correo en Outlook y desea crear carpetas específicas para cada una de ellas destinadas a ciertas personas, puede usar un método VBA para mover automáticamente los mensajes que incluyan a dichas personas desde las Bandejas de entrada o las carpetas Enviados de sus cuentas. Siga estos pasos:
1. En su Outlook, haga clic en «Archivo» > «Opciones» > «Centro de confianza» y luego en «Configuración del Centro de confianza».
2. En el cuadro de diálogo emergente, vaya a «Configuración de macros», seleccione «Habilitar todas las macros» y marque la casilla «Aplicar la configuración de seguridad de macros a los complementos instalados».
3. Haga clic en los botones «Aceptar» para cerrar los cuadros de diálogo.
4. Pulse las teclas «Alt» + «F11» para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.
5. Haga clic en «Insertar» > «Módulo» y, a continuación, copie cualquiera de los siguientes códigos VBA en la ventana del módulo.
Código VBA 1: Crear carpetas por lotes para organizar correos que contengan remitentes específicos en las Bandejas de entrada de Todas las cuentas
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota: Debe reemplazar fragmentos específicos según las indicaciones incluidas en los comentarios de las filas 12.ª, 16.ª y 35.ª del código VBA anterior.
Código VBA 2: Crear carpetas por lotes para organizar correos que contengan destinatarios específicos en las Bandejas de entrada de Todas las cuentas
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Nota:
- 1) Debe reemplazar fragmentos específicos según los comentarios incluidos en las filas 12.ª, 16.ª y 35.ª del código VBA anterior.
- 2) Para archivar mensajes que incluyan destinatarios en CC o CCO específicos, descomente las filas 28.ª y 33.ª eliminando la comilla simple (') al inicio de dichas líneas.
6. Pulse «F5» para ejecutar el código VBA y se creará una nueva carpeta si hay mensajes que cumplan las condiciones.
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