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¿Cómo crear una carpeta para organizar correos electrónicos que contengan personas específicas en Outlook?

¿Abrumado por una bandeja de entrada desordenada? En este tutorial, presentaré tres métodos para organizar correos electrónicos que contengan personas específicas en Outlook para una mayor eficiencia.


Mueva siempre los correos electrónicos que contengan ciertas personas a una carpeta creada

1. Haga clic con el botón derecho en la cuenta de correo electrónico para la que creará una carpeta para organizar los correos electrónicos, seleccione Nueva carpeta en el menú contextual y asigne un nombre a la carpeta.

2. En su carpeta Bandeja de entrada o Elementos enviados, seleccione cualquiera de los mensajes de correo electrónico que contengan una dirección de correo electrónico específica para mover todos sus correos electrónicos a la carpeta creada.

3. Por Inicio pestaña, en el Moverse grupo, haga clic en Reglas > Mover mensajes siempre de: dirección de correo electrónico específica y/o Reglas > Mover mensajes siempre a: dirección de correo electrónico específica de acuerdo a tus necesidades

4. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas emergente, especifique la carpeta a la que moverá los mensajes y luego haga clic en OK.

5. Los correos electrónicos en la carpeta Bandeja de entrada o Elementos enviados que cumplen las condiciones ahora se mueven a la carpeta que acaba de crear. Y los futuros mensajes de correo electrónico también irán directamente a la carpeta si cumplen las condiciones.


Cree una carpeta de búsqueda para organizar automáticamente los correos electrónicos para personas específicas

Si no desea mover los mensajes a una carpeta, sino solo verlos fácilmente. Puede crear una carpeta de búsqueda en Outlook, lo que le permite encontrar mensajes de correo electrónico que coincidan con criterios específicos en varias carpetas, pero mantenerlos en sus carpetas originales.

1. Por carpeta pestaña, en el Nueva grupo, haga clic en Nueva carpeta de búsqueda.

2. En el cuadro de diálogo emergente Nueva carpeta de búsqueda, haga lo siguiente:
  • 1) En el cuadro Seleccionar una carpeta de búsqueda, en la lista Correo de personas y listas, seleccione Correo de y para personas específicaso Correo de personas específicas como necesites.
  • 2) En el cuadro Personalizar carpeta de búsqueda, haga clic en Elija una para seleccionar personas de su lista de direcciones.
  • 3) Especifique la cuenta de correo electrónico desde donde buscar correos electrónicos.
  • 4) Click OK.

3. Se crea una carpeta de búsqueda en Carpetas de búsqueda, que contiene los mensajes de correo electrónico que cumplen las condiciones.


Cree carpetas por lotes para organizar correos electrónicos para todas sus cuentas de correo electrónico con VBA

Si tiene varias cuentas de correo electrónico en Outlook y desea crear carpetas para cada cuenta de correo electrónico en lotes para personas específicas, puede usar el método VBA para mover los mensajes que contienen personas específicas de las carpetas Bandejas de entrada o Enviados de sus cuentas de correo electrónico. Por favor, haga lo siguiente.

1. En su Outlook, haga clic en Declarar impuestos > Opciones De > Centro de confianza, y luego haga clic en Trust Center Settings.

2. En el cuadro de diálogo emergente, cambie a Configuración de macros, Seleccione Habilitar todas las macrosy verificar Aplicar la configuración de seguridad de macros a los complementos instalados.

3. Hacer clic en OK botones para cerrar los cuadros de diálogo.

4. presione el otro + F11 teclas para abrir la ventana de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

5. Hacer clic en recuadro > Módulo. Luego copie cualquiera de los siguientes códigos VBA en la ventana Módulo.

Código VBA 1: crear carpetas por lotes para organizar correos electrónicos que contengan remitentes específicos en las bandejas de entrada de todas las cuentas de correo electrónico

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Nota: debe reemplazar fragmentos específicos de acuerdo con los comentarios en las filas 12, 16 y 35 del código VBA anterior.

Código VBA 2: crear carpetas por lotes para organizar correos electrónicos que contengan destinatarios específicos en las bandejas de entrada de todas las cuentas de correo electrónico

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Nota:

  • 1) Debe reemplazar fragmentos específicos de acuerdo con los comentarios en las filas 12, 16 y 35 del código VBA anterior.
  • 2) Para archivar mensajes que contengan destinatarios CC o BCC específicos, descomente las filas 28 y 33 eliminando el apóstrofe (') al comienzo de las filas.

6. Prensa F5 para ejecutar el código VBA. Y se crearán nuevas carpetas si hay mensajes que cumplan las condiciones.

Nota: El método VBA funciona para los mensajes de correo electrónico existentes. Si hay mensajes nuevos de/para la persona específica que desea archivar, repita los pasos 4-6.

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