Tutoriales de Outlook - Partes rápidas

La función Partes rápidas es una biblioteca de contenido que puedes insertar regularmente en el cuerpo del mensaje, como fragmentos de texto, gráficos, símbolos, etc. Gracias a la biblioteca de Partes rápidas, puedes reutilizar rápidamente todos los elementos almacenados en ella en el cuerpo de tu mensaje de inmediato.

Los elementos almacenados en la biblioteca de Partes rápidas se definen como bloques de creación por Microsoft Office, y Autotexto es un tipo de bloque de creación que podemos reutilizar.

2.1 Ubicación de la función Partes rápidas

En las ventanas de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos, la Partes rápidas función se encuentra en el grupo Texto en la pestaña Insertar .

2.2 Ubicación del archivo de Partes rápidas

Como sabemos, los elementos de la galería de partes rápidas se almacenan en un archivo llamado NormalEmail.dotm. El NormalEmail.dotm archivo se guarda en la siguiente ruta de carpeta:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Abre una carpeta, pega la ruta de la carpeta en el cuadro Dirección y pulsa la tecla Enter . Entonces verás el archivo NormalEmail.dotm en la carpeta que se abre.

Nota: Cuando pegamos la ruta de la carpeta en el cuadro Dirección y pulsamos la tecla Enter, %APPDATA%\Microsoft\Templates se convertirá automáticamente en C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Puedes crear fácilmente una nueva entrada de Partes rápidas al redactar, responder o reenviar mensajes en Outlook.

1En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos, selecciona el fragmento de texto que deseas guardar como entrada de Partes rápidas en el cuerpo del mensaje.

2Haz clic en Insertar > Partes rápidas > Guardar selección en la galería de Partes rápidas.

3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, realiza lo siguiente:
(1) Escribe un nombre en el cuadro Nombre ;
(2) Especifica una categoría en la lista desplegable Categoría ;
(3) Escribe una descripción sobre esta nueva entrada en el cuadro Descripción ;
(4) Elige un modelo de inserción en la lista desplegable Opciones .

Nota:
(1) Puedes agregar la nueva entrada de Partes rápidas a una nueva categoría: haz clic en en el cuadro Categoría , selecciona Crear nueva categoría en la lista desplegable y luego crea una nueva categoría en el cuadro de diálogo emergente.

(2) Hay tres modelos de inserción en la lista desplegable Opciones :
A. Insertar solo el contenido: Inserta la entrada de Partes rápidas seleccionada en el cursor del cuerpo del mensaje;
B. Insertar contenido en su propio párrafo: Inserta la entrada de Partes rápidas seleccionada en un párrafo independiente;
C. Insertar contenido en su propia página: La entrada de Partes rápidas seleccionada parece insertarse en un párrafo independiente en el cuerpo del mensaje. Sin embargo, en la vista previa de impresión (Archivo > Imprimir), verás que permanece en una página separada.

4. Haz clic en el botón OK en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación.

Entonces, el fragmento de texto u objeto seleccionado se guarda como una entrada de Partes rápidas en Outlook.

Las entradas de Partes rápidas pueden reutilizarse fácilmente en los cuerpos de los mensajes con solo hacer clic.

4.1 Insertar una entrada de Partes rápidas

En las ventanas de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos, coloca el cursor en el cuerpo del mensaje donde desees insertar una entrada de Partes rápidas y haz clic en Insertar > Partes rápidas, y luego haz clic en la entrada de Parte rápida deseada en el menú desplegable.

La entrada de Parte rápida seleccionada se insertará en la posición del cursor o en un nuevo párrafo/página junto al cursor.

Alternativamente, en el menú desplegable de Partes rápidas puedes hacer clic derecho en la entrada de Parte rápida deseada y luego seleccionar Insertar en la posición actual del documento, Insertar al principio del documento, o Insertar al final del documento en el menú contextual según lo necesites.

4.2 Insertar entradas de Partes rápidas mediante atajos de teclado

En el cuerpo del mensaje, escribe el nombre de una entrada de Parte rápida y pulsa la tecla F3; el nombre de la entrada se reemplazará inmediatamente por su contenido.

A veces, puede que necesites cambiar el nombre de una entrada de Parte rápida. Puedes hacerlo fácilmente de la siguiente manera:

1En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos, haz clic en Insertar > Partes rápidas, luego en el menú desplegable haz clic derecho en la entrada deseada y selecciona Editar propiedades en el menú contextual.

2En el cuadro de diálogo Modificar bloque de creación, escribe un nuevo nombre de entrada en el cuadro Nombre , y haz clic en el botón OK .

3. En el cuadro de diálogo de confirmación que aparece, haz clic en el botón Sí .

Luego, en el menú desplegable de Partes rápidas verás que la entrada especificada ya ha sido renombrada.

A veces, puede haber errores ortográficos en el contenido de una entrada de Parte rápida, o necesitamos actualizar información o realizar otros cambios. Sin embargo, parece que Outlook no permite editar directamente. ¡No te preocupes! Puedes insertar la entrada de Parte rápida en el cuerpo del mensaje, editar el contenido y luego guardarlo con el mismo nombre para sobrescribir la entrada original.

En mi caso, hay un error ortográfico en el contenido de la entrada y quiero cambiar el estilo de viñetas. Puedo hacerlo así:

1En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos, haz clic en Insertar > Partes rápidas, luego en el menú desplegable haz clic en la entrada que deseas editar.

2Ahora la entrada de Parte rápida se ha insertado en el cuerpo del mensaje. Edita y da formato al contenido según sea necesario.

3Selecciona el contenido editado y haz clic en Insertar > Partes rápidas > Guardar selección en la galería de Partes rápidas.

4. En el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, asegúrate de escribir exactamente el mismo nombre que la entrada original en el cuadro Nombre , selecciona la misma categoría en la lista desplegable Categoría y haz clic en el botón OK .

5. Y haz clic en el botón Sí en el cuadro de diálogo de confirmación que aparece.

Luego, en el menú desplegable de Partes rápidas, verás que la entrada especificada ha sido editada y muestra el nuevo contenido.

También puedes eliminar entradas de Partes rápidas de la galería en Outlook.

7.1 Eliminar una o varias entradas de Partes rápidas

1En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos, haz clic en Insertar > Partes rápidas, luego en la lista desplegable haz clic derecho en la entrada deseada y selecciona Organizar y eliminar en el menú contextual.

2Ahora aparece el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación y la entrada seleccionada está resaltada por defecto. Podemos hacer clic en el botón Eliminar para eliminarla directamente.

3. Luego haz clic en el botón Sí en el cuadro de diálogo de confirmación que aparece.

Nota: Si necesitas eliminar otras entradas de Partes rápidas, selecciona una entrada en el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación y haz clic en el botón Eliminar. Repite esta operación para eliminar otras entradas una por una.

4. Cierra el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación.

Entonces, las entradas de Partes rápidas seleccionadas se eliminan.

7.2 Eliminar todas las entradas de Partes rápidas de forma masiva

Si necesitas eliminar toda la galería de Partes rápidas de Outlook, puedes hacerlo así:

1. Cierra Outlook.

2Abre la carpeta que contiene el archivo predeterminado de la galería de Partes rápidas de Outlook: abre una carpeta, pega la siguiente ruta en el cuadro Dirección y pulsa la tecla Enter .
Ruta de la carpeta: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3En la carpeta que se abre, localiza el archivo NormalEmail.dotm haz clic derecho y selecciona Eliminar en el menú contextual.

Nota: Alternativamente, también puedes seleccionar el archivo NormalEmail.dotm y pulsar la tecla Eliminar para eliminarlo.

Cuando inicies Microsoft Outlook más tarde y abras una ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos, verás que todas las entradas de Partes rápidas se han eliminado de forma masiva del menú desplegable de Partes rápidas .

Por ejemplo, si quieres transferir la galería de Partes rápidas de Outlook a otros ordenadores/portátiles o compartirla con tus compañeros, compañeros de clase u otros, puedes hacer una copia de seguridad de la galería de Partes rápidas de Outlook. Además, la copia de seguridad te permite restaurar tu galería de Partes rápidas de Outlook en caso de accidentes.

8.1 Hacer copia de seguridad de la galería de Partes rápidas

1. Cierra Outlook.

2Abre una carpeta, pega la siguiente ruta en el cuadro Dirección y pulsa la tecla Enter .
Ruta de la carpeta: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Entonces, se abrirá la carpeta que contiene el documento predeterminado de la galería de Partes rápidas.

3La información de la galería de Partes rápidas de Outlook se almacena en el archivo NormalEmail.dotm . Haz clic derecho en este archivo y selecciona Copiar en el menú contextual.

Nota: Alternativamente, puedes seleccionar el archivo NormalEmail.dotm y pulsar las teclas Ctrl + C para copiarlo.

4. Abre la carpeta donde guardarás el archivo de copia de seguridad y pulsa las teclas Ctrl + V para pegar el archivo en esa carpeta.

Hasta aquí, ya tenemos un archivo de copia de seguridad de la galería de Partes rápidas de Outlook. Puedes transferirlo a otros ordenadores/portátiles o compartirlo según lo necesites.

8.2 Restaurar la galería de Partes rápidas

Si ya has hecho una copia de seguridad de la galería de Partes rápidas, puedes restaurarla en tu Outlook si la galería se pierde por accidente, actualizaciones u otros motivos.

1. Cierra Outlook.

2. Abre la carpeta que contiene el archivo de copia de seguridad, selecciona el archivo de copia de seguridad y pulsa las teclas Ctrl + C para copiarlo.

3Abre la carpeta donde se almacena el documento predeterminado de la galería de Partes rápidas de Outlook: abre una carpeta, pega la siguiente ruta en el cuadro Dirección y pulsa la tecla Enter .
Ruta de la carpeta: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. En la carpeta que se abre, pulsa las teclas Ctrl + V para pegar el archivo de copia de seguridad en la carpeta.

Cuando inicies Outlook más tarde, verás que las entradas de Partes rápidas se han restaurado en el menú desplegable de Partes rápidas en cualquier ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos.