Tutoriales de Outlook - Elementos rápidos

La función Elementos rápidos es una biblioteca de contenido que puede insertar habitualmente en el cuerpo del mensaje, como fragmentos de texto, gráficos, símbolos, etc. Mediante la biblioteca Elementos rápidos, podrá reutilizar inmediatamente todos los elementos almacenados en ella en el cuerpo del mensaje.

Los elementos guardados en la biblioteca Elementos rápidos están definidos por Microsoft Office como bloques de creación, y AutoTexto es uno de estos bloques que podemos reutilizar.

2,1 Ubicación de la función Elementos rápidos

En las ventanas nuevas de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, la función Elementos rápidos se encuentra en el grupo Texto de la pestaña Insertar.

2,2 Ubicación del archivo Elementos rápidos

Como sabemos, los elementos de la galería de partes rápidas se almacenan en un archivo denominado NormalEmail.dotm. El archivo NormalEmail.dotm se guarda en la siguiente ubicación: Ruta del archivo:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Abra una carpeta, pegue la ruta del archivo en el cuadro Dirección y pulse la tecla Entrar. A continuación, verá el archivo NormalEmail.dotm en la ubicación de la carpeta abierta.

Consejos: Al pegar la ruta %APPDATA%\Microsoft\Templates en el cuadro Dirección y pulsar la tecla Entrar, esta se convertirá automáticamente en C:\Users\SuNombreDeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Puede crear fácilmente una nueva entrada de Elementos rápidos mientras redacta, responde o reenvía mensajes en Outlook.

1. En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de un mensaje nuevo, selecciona el fragmento de texto que quieras guardar como entrada de Elementos rápidos en el cuerpo del mensaje.

2. Haga clic en Insertar > Elementos rápidos > Guardar selección en la galería de partes rápidas.

3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación, realice lo siguiente:
(1) Escriba un nombre en el cuadro Nombre;
(2) Especifique una categoría en la lista desplegable Categoría;
(3) Escriba una descripción para esta nueva entrada en el cuadro Descripción;
(4) Seleccione una opción de inserción en la lista desplegable Opciones.

Consejos:
(1) Puede añadir la nueva entrada de Elementos rápidos a una categoría nueva: haga clic en en el cuadro Categoría, seleccione Crear Nueva Categoría en el menú desplegable y, a continuación, cree una categoría nueva en el cuadro de diálogo emergente.

(2) Hay tres modelos de inserción en la lista desplegable Opciones Lista desplegable:
A. Insertar Solo Contenido: inserta la entrada de Elementos rápidos especificada en la posición del cursor en el cuerpo del mensaje;
B. Insertar contenido en su propio párrafo: inserta la entrada de Elementos rápidos especificada en un párrafo independiente;
C. Insertar contenido en su propia página: la entrada de Elementos rápidos especificada parece insertarse en un párrafo independiente en el cuerpo del mensaje. Sin embargo, en la vista previa de impresión ()Archivo > Imprimir), verá que aparece en una página independiente.

4. Haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación.

Así, el fragmento de texto u objeto seleccionado se guarda como una entrada de Elementos rápidos en Outlook.

Los elementos rápidos se pueden reutilizar fácilmente en el cuerpo de los mensajes con solo hacer clic.

4,1 Insertar una entrada Elementos rápidos

En las ventanas de redacción, respuesta o reenvío de mensajes nuevos, coloque el cursor en el cuerpo del mensaje donde desee insertar un elemento rápido, haga clic en Insertar > Elementos rápidos y, a continuación, seleccione la entrada deseada en el menú desplegable.

Así, la entrada de parte rápida especificada se insertará en la posición del cursor o en un nuevo párrafo o página junto a dicha posición.

Alternativamente, en el menú desplegable Elementos rápidos, puede hacer clic con el botón derecho en la entrada de parte rápida que desee y, a continuación, seleccionar en el menú contextual Insertar en la posición actual del documento, Insertar al principio del documento o Insertar al final del documento, según sus necesidades.

4,2 Insertar entradas Elementos rápidos mediante teclas rápidas

En el cuerpo del mensaje, escriba el nombre de una entrada de texto rápido y pulse la tecla F3; así, el nombre de la entrada se sustituirá inmediatamente por su contenido.

A veces, es posible que necesites cambiar el nombre de una entrada de parte rápida. Puedes renombrarla fácilmente de la siguiente manera:

1. En la nueva ventana para redactar, responder o reenviar un mensaje, haga clic en Insertar > Elementos rápidos. A continuación, en el menú desplegable, haga clic con el botón derecho en la entrada especificada y seleccione Editar propiedades en el menú contextual.

2. En el cuadro de diálogo Modificar bloque de construcción, introduce un nuevo nombre en el campo Nombre y haz clic en el botón Aceptar.

3. En el cuadro de diálogo emergente de confirmación, haga clic en el botón Sí.

A continuación, en el menú desplegable Elementos rápidos, verá que la entrada especificada ya ha sido renombrada.

A veces hay errores ortográficos en el contenido de una entrada de parte rápida, o necesitamos actualizar la información en dicho contenido, o por otras razones debemos modificarlo. Sin embargo, parece que Outlook no lo permite directamente. ¡No se preocupe! Podemos insertar la entrada de parte rápida en el cuerpo del mensaje, editar su contenido y, a continuación, guardar el contenido modificado como una entrada con el mismo nombre para sobrescribir la original.

En mi caso, hay un error ortográfico en el contenido de la entrada y quiero cambiar el estilo de viñeta; puedo proceder de la siguiente manera:

1. En la nueva ventana para redactar, responder o reenviar un mensaje, haz clic en Insertar > Elementos rápidos y, en el menú desplegable, selecciona la entrada que deseas editar.

2. Ahora, la entrada de parte rápida se ha insertado en el cuerpo del mensaje. Edita y da formato al contenido según lo necesites.

3. Seleccione el contenido editado y haga clic en Insertar > Elementos rápidos > Guardar selección en la galería de partes rápidas.

4. En el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de construcción, asegúrese de escribir exactamente el mismo nombre que el de la entrada original en el campo Nombre, seleccione la misma categoría en la lista desplegable Categoría y haga clic en el botón Aceptar.

5. Haga clic en el botón Sí en el cuadro de diálogo emergente de confirmación.

A continuación, en el menú desplegable Elementos rápidos, verá que la entrada especificada ya ha sido editada y muestra su nuevo contenido.

También puede eliminar entradas de Elementos rápidos directamente desde la galería en Outlook.

7,1 Eliminar una o varias entradas de Elementos rápidos

1. En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, haga clic en Insertar > Elementos rápidos. A continuación, en la lista desplegable, haga clic con el botón derecho en la entrada especificada y seleccione Organizar y eliminar en el menú contextual.

2. Ahora aparece el cuadro de diálogo Organizador de bloques de construcción, y la entrada especificada ya está resaltada por defecto. Haz clic en el botón Eliminar para borrarla directamente.

3. A continuación, haga clic en el botón Sí en el cuadro de diálogo emergente de confirmación.

Consejos: Si necesita eliminar otras entradas de Elementos rápidos, seleccione una entrada en el cuadro de diálogo Organizador de bloques de construcción y haga clic en el botón Eliminar. Repita este paso para borrar las demás entradas una a una.

4. Cierre el cuadro de diálogo del Organizador de bloques de construcción.

Así, se eliminan las entradas especificadas de Elementos rápidos.

7,2 Eliminar todas las entradas de Elementos rápidos masivamente

Si necesita eliminar toda la galería de Elementos rápidos de Outlook, puede proceder de la siguiente manera:

1. Cierre Outlook.

2. Abra la carpeta que contiene el archivo predeterminado de la galería de Elementos rápidos de Outlook: abra una carpeta, pegue la siguiente ruta en el campo Dirección y pulse la tecla Entrar.
Ruta del archivo: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. En Abrir carpeta, localice el archivo NormalEmail.dotm, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar en el menú contextual.

Consejos: Alternativamente, también puede seleccionar el archivo NormalEmail.dotm y pulsar la tecla Supr para eliminarlo.

La próxima vez que inicie Microsoft Outlook y abra una nueva ventana para redactar, responder o reenviar un mensaje, verá que todas las entradas de partes rápidas se han eliminado masivamente del menú desplegable Elementos rápidos.

Por ejemplo, si desea trasladar su galería de Elementos rápidos de Outlook a otros equipos u ordenadores portátiles, o compartirla con compañeros de trabajo, de clase u otros contactos, puede crear una copia de seguridad de dicha galería. Además, esta copia de seguridad le permitirá restaurar su galería de Elementos rápidos de Outlook en caso de imprevistos.

8,1 Hacer una copia de seguridad de la galería de Elementos rápidos

1. Cierre Outlook.

2. Abra una carpeta, pegue la siguiente ruta en el campo Dirección y pulse la tecla Entrar.
Ruta del archivo: %APPDATA%\Microsoft\Templates

Ahora se abre la carpeta que contiene el documento predeterminado de la galería de elementos rápidos.

3. La información de la galería de Elementos rápidos de Outlook se almacena en el archivo NormalEmail.dotm. Haz clic con el botón derecho en este archivo y selecciona Copiar en el menú contextual.

Consejos: Alternativamente, puedes seleccionar el archivo NormalEmail.dotm y pulsar las teclas Ctrl + C para copiarlo.

4. Abra la carpeta donde guardará el archivo de copia de seguridad y pulse las teclas Ctrl+V para pegar el archivo en esta carpeta.

Hasta ahora, hemos obtenido un archivo de copia de seguridad de la galería de Elementos rápidos de Outlook que puede trasladar a otros equipos u ordenadores portátiles o compartir según sus necesidades.

8,2 Restaurar la galería de Elementos rápidos

Si ya ha realizado una copia de seguridad de la galería de Elementos rápidos, podrá restaurarla fácilmente en Outlook en caso de perderla accidentalmente, ya sea por actualizaciones u otras causas.

1. Cierre Outlook.

2. Abra la carpeta que contiene el archivo de copia de seguridad, selecciónelo y pulse las teclas Ctrl+C para copiarlo.

3. Abra la carpeta donde se almacena el documento predeterminado de la galería de Elementos rápidos de Outlook: abra una carpeta, pegue la siguiente ruta en el campo Dirección y pulse la tecla Entrar.
Ruta del archivo: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. En la carpeta Abrir, pulse las teclas Ctrl+V para pegar el archivo de copia de seguridad en la carpeta.

La próxima vez que inicie Outlook, verá que las entradas de Elementos rápidos se han restaurado en el menú desplegable de Elementos rápidos en cualquier ventana nueva para redactar, responder o reenviar mensajes.