Etiquetas de correo electrónico – Marcas, nivel de importancia, nivel de sensibilidad y categorías

1.1 Agregar marca o recordatorio a un solo correo antes de enviarlo

Al redactar, responder o reenviar un correo electrónico en la ventana de mensaje, podemos añadir fácilmente marcas de seguimiento, marcas personalizadas o recordatorios al correo.

1.1.1 Agregar marca de seguimiento a un solo correo antes de enviarlo

En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, haz clic en Mensaje > Necesita seguimiento, y luego selecciona una marca del menú desplegable según lo necesites.

A continuación, verás que se ha añadido una información de marca sobre el encabezado del mensaje, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Nota:
(1) Si el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, debes hacer clic en el botón Desplegar para mostrar el mensaje en la ventana de mensaje.

(2) Después de enviar este correo, la marca de seguimiento  se mostrará automáticamente junto al correo enviado en la lista de mensajes, y el correo enviado también se añadirá automáticamente a la lista de tareas.

(3) Este tipo de marcas de seguimiento solo funcionan en el Outlook del remitente. Los destinatarios no recibirán las marcas de seguimiento.

1.1.2 Agregar marca personalizada o recordatorio a un solo correo antes de enviarlo

Si necesitas agregar una marca personalizada o un recordatorio al correo que estás redactando, respondiendo o reenviando, sigue estos pasos:

1. En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, haz clic en Mensaje > Necesita seguimiento > Personalizado o Agregar recordatorio según lo necesites.

Nota: Si el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, primero debes hacer clic en el botón Desplegar para mostrar el mensaje en la ventana de mensaje.

2. En el cuadro de diálogo Personalizado, ve a la sección Marcar para mí y realiza lo siguiente:
(1) Escribe el texto de la marca en el cuadro Marcar para ;
(2) Especifica la fecha de inicio y la fecha límite según lo necesites;
(3) Si necesitas agregar un recordatorio para el correo, marca la opción Recordatorio y especifica la fecha y hora del recordatorio según lo necesites.

3. Haz clic en el botón OK.

4. Redacta y envía el correo electrónico.

1.2 Marcar automáticamente todos los correos salientes

Si necesitas marcar automáticamente todos los correos salientes, puedes crear una regla para lograrlo.

1. En la vista de correo, haz clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en Nueva regla en la pestaña Reglas de correo electrónico .

3. En el Asistente de reglas, haz clic para resaltar Aplicar regla a los mensajes que envío, y haz clic en el botón Siguiente .

4. En el segundo Asistente de reglas, no marques ninguna condición y haz clic en Siguiente directamente. Luego, en el cuadro de diálogo emergente de Microsoft Outlook, haz clic en Sí para continuar.

Nota: Si solo deseas agregar marcas a los correos que cumplan condiciones específicas, puedes marcar las opciones correspondientes y especificar las condiciones, y luego hacer clic en el botón Siguiente.

5. En el tercer Asistente de reglas:
(1) Marca la opción marcar mensaje para acción en un número de días en la sección Paso1 ;
(2) Haz clic en el texto subrayado acción en un número de días en la sección Paso2 ;
(3) En el cuadro de diálogo emergente Marcar mensaje, especifica el texto de la marca y la duración del recordatorio según lo necesites, y haz clic en OK;
(4) Ahora vuelve al Asistente de reglas y haz clic en Siguiente.

6. En el cuarto Asistente de reglas, haz clic en Siguiente directamente.

Nota: Aquí puedes establecer excepciones para ejecutar esta regla. Si es necesario, especifica las excepciones de la regla según lo necesites.

7. En el último Asistente de reglas, nombra la regla, especifica las opciones de ejecución y haz clic en el botón Finalizar .

A veces, aparece un cuadro de advertencia de Microsoft Outlook, haz clic en el botón OK para cerrarlo.

8. Luego regresamos al cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en OK para cerrarlo.

A partir de ahora, todos los correos salientes se marcarán automáticamente.

Nota:
(1) La regla no marcará los correos salientes si cerramos Outlook.
(2) La regla solo agregará la marca al elemento enviado en el Outlook del remitente, y los destinatarios no recibirán la información de la marca.

2.1 Marcar un correo como importante

Al redactar un nuevo correo o responder/reenviar un correo en Outlook, puedes agregar o cambiar la prioridad del correo.
En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, haz clic en el botón Alta prioridad o Baja prioridad para establecer la prioridad del correo que estás editando directamente.

Nota:
(1) Si el botón Alta prioridad o Baja prioridad ya está resaltado, puedes hacer clic de nuevo para quitar la prioridad de importancia del correo.

(2) Alternativamente, puedes hacer clic en el ancla  en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas en la pestaña Mensaje para abrir el cuadro de diálogo Propiedades, especificar una prioridad de importancia en la lista desplegable Importancia y cerrar el cuadro de diálogo.

(3) Además, en la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, también puedes hacer clic en Archivo > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades y luego especificar la prioridad de importancia en la lista desplegable Importancia.

(4) Cuando el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, puedes hacer clic en el botón Alta prioridad o Baja prioridad en la pestaña Mensaje (Herramientas de redacción) directamente.

2.2 Marcar automáticamente todos los correos nuevos como importantes

Si deseas marcar automáticamente todos los correos salientes como alta prioridad, puedes configurar las opciones de Outlook de la siguiente manera:

1. En la vista de correo, haz clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haz clic en Correo en la barra lateral izquierda, ve a la sección Enviar mensajes y especifica la importancia predeterminada en la lista desplegable Nivel de importancia predeterminado .

3. Haz clic en el botón OK.

A partir de ahora, todos los correos nuevos y respuestas que envíes se marcarán automáticamente con el nivel de importancia predeterminado que hayas especificado. Sin embargo, los correos reenviados mantendrán el nivel de importancia del correo original.

2.3 Nota

Cuando los destinatarios reciban correos marcados con diferentes prioridades, verán los correos de alta prioridad marcados con signos de exclamación rojos  , y los de baja importancia marcados con flechas azules hacia abajo  en la lista de mensajes, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Cuando los destinatarios lean los correos en el panel de lectura o en la ventana de mensaje, la información del nivel de importancia aparecerá debajo del encabezado del mensaje, como se muestra en la imagen anterior.

3.1 Marcar un mensaje como confidencial, privado, personal o normal

En las ventanas de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, podemos establecer fácilmente un estado de sensibilidad para el correo actual de la siguiente manera:

1. En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, haz clic en Archivo > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

Nota:
(1) Alternativamente, también puedes abrir el cuadro de diálogo Propiedades haciendo clic en el ancla  en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas en la pestaña Mensaje .

(2) Si el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, puedes hacer clic en el ancla  en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas en la pestaña Mensaje (Herramientas de redacción).

2. En el cuadro de diálogo Propiedades, selecciona un estado de sensibilidad en la lista desplegable Sensibilidad según lo necesites y cierra el cuadro de diálogo.

Ahora el estado de sensibilidad está establecido para el correo actual. Luego, redacta y envía el correo según lo necesites.

3.2 Marcar automáticamente todos los correos nuevos como confidenciales, privados, personales o normales

También puedes configurar las opciones de Outlook para agregar automáticamente el estado de sensibilidad especificado a todos los correos nuevos.

1. En la vista de correo, haz clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haz clic en Correo en la barra lateral izquierda, ve a la sección Enviar mensajes y especifica el nivel de sensibilidad predeterminado según lo necesites.

3. Haz clic en el botón OK.

A partir de ahora, todos los correos nuevos tendrán automáticamente el estado de sensibilidad predeterminado.

Nota: las respuestas y reenvíos mantendrán el estado de sensibilidad del correo original.

3.3 Nota

1. Cuando los destinatarios reciban un correo con estado de sensibilidad, verán la información de sensibilidad debajo del encabezado del mensaje al leerlo en el panel de lectura o en la ventana de mensaje.

2. Un mensaje con nivel de sensibilidad Privado no será reenviado ni redirigido por las reglas de la Bandeja de entrada del destinatario.

También podemos agregar una o varias categorías a un correo nuevo, de respuesta o reenvío en Outlook.

4.1 Categorizar un correo electrónico

En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, puedes agregar una o varias categorías al correo de la siguiente manera:

1. En la ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensaje, haz clic en Archivo > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

Nota:

(1) También puedes hacer clic en el ancla  en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas en la pestaña Mensaje para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

(2) Si el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, puedes hacer clic en el ancla  en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas en la pestaña Mensaje (Herramientas de redacción) para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades, especifica las categorías en la lista desplegable Categorías según lo necesites y cierra el cuadro de diálogo.

Nota:
(1) Puedes especificar una categoría de color a la vez en la lista desplegable Categorías y repetir la operación para agregar varias categorías de color.

(2) También puedes hacer clic en Categorías > Todas las categorías para abrir el cuadro de diálogo Categorías de color. En este nuevo cuadro de diálogo, crea, cambia el nombre o elimina categorías según lo necesites, o marca varias categorías a la vez si es necesario.

(3) En el cuadro de diálogo Propiedades, haz clic en Categorías > Borrar todo para eliminar todas las categorías existentes del correo que estás editando.
Luego, redacta y envía el correo según lo necesites.

4.2 Categorizar automáticamente todos los correos nuevos

En algunos casos, puede que necesites categorizar automáticamente todos los correos salientes, o los correos salientes según ciertos criterios. Para ello, puedes crear una regla.

1. En la vista de correo, haz clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en el botón Nueva regla debajo de la pestaña Reglas de correo electrónico .

3. En el Asistente de reglas, haz clic para resaltar la opción Aplicar regla a los mensajes que envío y haz clic en el botón Siguiente .

4. En el segundo Asistente de reglas, haz clic en el botón Siguiente sin especificar ninguna condición, y luego haz clic en el botón Sí en el cuadro de diálogo de Microsoft Outlook.

Nota: Si necesitas agregar categorías a los correos según criterios, puedes marcar las condiciones correspondientes y configurarlas según lo necesites.

5. En el tercer Asistente de reglas, realiza lo siguiente:
(1) Marca la opción asignar a la categoría categoría en la sección Paso1 ;
(2) Haz clic en el texto subrayado “categoría” en la sección Paso2 ;
(3) Ahora aparecerá el cuadro de diálogo Categorías de color, marca una o varias categorías de color según lo necesites;
(4) Haz clic en el botón OK ;
(5) Haz clic en el botón Siguiente en el Asistente de reglas.

6. En el cuarto Asistente de reglas, especifica las excepciones si es necesario y haz clic en el botón Siguiente.

7. En el último Asistente de reglas, nombra la nueva regla en la sección Paso1 marca las opciones de ejecución según lo necesites en la sección Paso2 y haz clic en el botón Finalizar .

Nota: Si aparece el cuadro de advertencia de Microsoft Outlook, haz clic en el botón OK para continuar.

8. Ahora vuelve al cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en el botón OK para guardar los cambios y cerrarlo.

A partir de ahora, todos los correos salientes (o los que cumplan los criterios que hayas especificado) se añadirán automáticamente a las categorías de color indicadas.
Nota: Es necesario que Outlook esté en ejecución regularmente. Si Outlook no está abierto, la regla no categorizará los correos salientes.

4.3 Nota

Las categorías se enviarán junto con los correos a los destinatarios. Cuando los destinatarios reciban estos correos en Outlook, verán las categorías de color junto al correo en la lista de mensajes y en la parte superior del contenido del mensaje en el panel de lectura o la ventana de mensaje.