Etiquetas de correo – Banderas, nivel de importancia, nivel de confidencialidad y categorías

1,1 Añadir una marca o recordatorio a un único correo antes de enviarlo

Al redactar, responder o reenviar un mensaje en la ventana de correo, puedes añadir fácilmente marcas de seguimiento, etiquetas personalizadas o recordatorios.

1,1.1 Añadir una marca de seguimiento a un único correo antes de enviarlo

En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío, haga clic en Mensaje > Seguimiento y seleccione una marca del menú desplegable según sus necesidades.

A continuación, verá que se ha añadido información sobre la marca encima de la cabecera del mensaje, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Consejos:
(1) Si el mensaje de respuesta o reenvío está integrado en el panel de lectura, haz clic en el botón Abrir en ventana independiente para mostrar el mensaje en una ventana aparte.

(2) Tras enviar este correo, la marca de seguimiento aparecerá automáticamente junto al mensaje enviado en la lista de mensajes, y dicho correo se añadirá también automáticamente a la lista de tareas pendientes.

(3) Este tipo de marcas de seguimiento solo funciona en el Outlook del remitente; los destinatarios no las recibirán.

1,1.2 Añadir una marca personalizada o un recordatorio a un único correo antes de enviarlo

Si necesita añadir una marca personalizada o un recordatorio al correo que está redactando, respondiendo o reenviando, puede proceder de la siguiente manera:

1. En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío, haga clic en Mensaje > Seguimiento > Personalizar o Añadir recordatorio, según sus necesidades.

Notas: Si el mensaje de respuesta o reenvío está integrado en el panel de lectura, primero debe hacer clic en el botón Abrir en ventana independiente para mostrar el mensaje en una ventana independiente.

2. En el cuadro de diálogo Personalizar, vaya a la sección Marcar para mí y siga estos pasos:
(1) Escriba el texto de la marca en el campo Marcar para;
(2) Especifique la fecha de inicio y la fecha de vencimiento según sus necesidades;
(3) Si desea añadir un recordatorio para el correo, active la opción Recordatorio y especifique la fecha y la hora del recordatorio según sus necesidades.

3. Haga clic en el botón Aceptar.

4. Redacta y envía el correo.

1,2 Marcar automáticamente todos los correos salientes

Si desea marcar automáticamente todos los correos salientes, puede crear una regla para lograrlo.

1. En la vista de correo, haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla en la pestaña Reglas de correo.

3. En el Asistente de reglas, haga clic en Aplicar regla a los mensajes que envíe para resaltarlo y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

4. En el segundo Asistente de reglas, no marque ninguna condición y haga clic directamente en Siguiente. A continuación, en el cuadro de diálogo emergente de Microsoft Outlook, haga clic en Sí para continuar.

Notas: Si solo desea añadir marcas a los correos que cumplan condiciones específicas, active las opciones correspondientes, especifique las condiciones y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

5. En el tercer Asistente de reglas:
(1) Active la opción marcar mensaje para realizar una acción dentro de varios días en la sección Paso 1;
(2) Haga clic en el texto subrayado realizar una acción dentro de varios días en la sección Paso 2;
(3) En el cuadro de diálogo emergente Marcar mensaje, especifique el texto de la marca y la duración del recordatorio según sus necesidades y haga clic en Aceptar;
(4) A continuación, volverá al Asistente de reglas; haga clic en Siguiente.

6. En el cuarto Asistente de reglas, haga clic directamente en Siguiente.

Consejos: Aquí puedes configurar excepciones para aplicar esta regla. Si lo necesitas, define las excepciones según tus necesidades.

7. En el último paso del Asistente de reglas, asigna un nombre a la regla, configura las opciones de ejecución y haz clic en el botón Finalizar.

A veces aparece un cuadro de advertencia de Microsoft Outlook; haz clic en el botón Aceptar para cerrarlo.

8. A continuación, volvemos al cuadro de diálogo Reglas y alertas y hacemos clic en Aceptar para cerrarlo.

A partir de ahora, todos los correos salientes se marcarán automáticamente.

Notas:
(1) La regla no marcará los correos salientes si se cierra Outlook.
(2) La regla solo añadirá la marca al elemento enviado en el Outlook del remitente; los destinatarios no recibirán la información de la marca.

2,1 Marcar un correo como importante

Cuando redacte un nuevo correo o responda/reenvíe un mensaje en Outlook, podrá añadir o cambiar la prioridad del mensaje.
En la ventana de redacción, respuesta o reenvío, haga clic en el botón Alta importancia o Baja importancia para establecer directamente la prioridad del correo que está editando.

Notas:
(1) Si el botón Alta importanciao Baja importanciaya está resaltado, puede hacer clic de nuevo en él para eliminar la prioridad de importancia del correo.

(2) Alternativamente, puede hacer clic en el marcador situado en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas de la pestaña Mensaje para abrir el cuadro de diálogo Propiedades, seleccionar una prioridad en la lista desplegable Importancia y cerrar el cuadro de diálogo.

(3) Por otro lado, en la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío, también puede hacer clic en Archivo > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades y, a continuación, especificar la prioridad de importancia en la lista desplegable del campo Importancia.

(4) Cuando el mensaje de respuesta o reenvío esté integrado en el panel de lectura, puede hacer clic directamente en el botón Alta importancia o Baja importancia en la pestaña Mensaje (Herramientas de redacción).

2,2 Marcar todos los Nuevo Email como importantes automáticamente

Si desea marcar todos los correos salientes como de alta prioridad automáticamente, puede configurar las opciones de Outlook del siguiente modo:

1. En la vista de correo, haga clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en el panel izquierdo, vaya a la sección Enviar mensajes y especifique la importancia predeterminada en la lista desplegable Nivel de importancia predeterminado.

3. Haga clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, todos los Nuevo Email y respuestas que envíe se marcarán automáticamente con el nivel de importancia predeterminado especificado. No obstante, los correos reenviados conservarán el nivel de importancia de los mensajes originales.

2,3 Notas

Cuando los destinatarios reciban correos marcados con distintas prioridades, verán que los de alta prioridad aparecen señalados con signos de exclamación rojos , y los de baja importancia, con flechas azules hacia abajo en la lista de mensajes, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Cuando los destinatarios lean los correos en el panel de lectura o en ventanas de mensaje, la información sobre el nivel de importancia aparecerá bajo la cabecera del mensaje, tal como se muestra en la captura anterior.

3,1 Marcar un mensaje como confidencial, privado, personal o normal

En las nuevas ventanas de redacción, respuesta o reenvío, podemos establecer fácilmente un estado de confidencialidad para el correo actual del siguiente modo:

1. En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío, haga clic en Archivo > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

Consejos:
(1) Como alternativa, también puedes abrir el cuadro de diálogo Propiedades haciendo clic en el marcador situado en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas en la pestaña Mensaje.

(2) Si el mensaje de respuesta o reenvío está integrado en el panel de lectura, haga clic en el marcador situado en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas de la pestaña Mensaje (Herramientas de redacción).

2. En el cuadro de diálogo Propiedades, seleccione un nivel de confidencialidad en la lista desplegable Confidencialidad según sus necesidades y cierre el cuadro de diálogo.

Ahora el estado de confidencialidad está establecido para el correo actual; redáctelo y envíelo según lo necesite.

3,2 Marcar automáticamente todos los Nuevo Email como confidenciales, privados, personales o normales

También puede configurar las opciones de Outlook para añadir automáticamente el estado de confidencialidad especificado a todos los Nuevo Email.

1. En la vista de correo, haga clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en el panel izquierdo, vaya a la sección Enviar mensajes y especifique el nivel predeterminado de confidencialidad según sus necesidades.

3. Haga clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, todos los correos electrónicos nuevos se establecerán automáticamente con el nivel de confidencialidad predeterminado.

Consejo: las respuestas y los reenvíos mantendrán la confidencialidad de los correos originales.

3,3 Notas

1. Cuando los destinatarios reciban un correo con estado de confidencialidad, verán esta información bajo la cabecera del mensaje al leerlo en el panel de lectura o en una ventana independiente.

2. Un mensaje con un nivel de confidencialidad de Privado no podrá reenviarse ni redirigirse mediante reglas de la bandeja de entrada del destinatario.

También podemos añadir una o varias categorías a un correo nuevo, de respuesta o de reenvío en Outlook.

4,1 Categorizar un correo

En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío, puede añadir una o varias categorías al correo del siguiente modo:

1. En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío, haga clic en Archivo > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

Consejos:

(1) También puede hacer clic en el marcador situado en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas de la pestaña Mensaje para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

(2) Si el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, puede hacer clic en el anclaje situado en la esquina inferior derecha del grupo Etiquetas de la pestaña Mensaje (Herramientas de redacción) para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades, seleccione las categorías que necesite en el campo Categorías mediante la lista desplegable y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo.

Consejos:
(1) Puede asignar una categoría de color desde el campo Categorías en la lista desplegable cada vez y repetir la operación para añadir varias categorías de color.

(2) También puede hacer clic en Categorías > Todas las categorías para abrir el cuadro de diálogo Categoría de color. En este nuevo cuadro de diálogo, podrá crear, cambiar el nombre o eliminar categorías según lo necesite, e incluso seleccionar varias categorías a la vez si fuera necesario.

(3) En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en Categorías > Borrar todas las categorías para eliminar todas las categorías existentes del correo que está editando actualmente.
A continuación, redacte y envíe el correo según lo necesite.

4,2 Categorizar automáticamente todos los Nuevo Email

En algunos casos, puede necesitar categorizar automáticamente todos los correos salientes o aquellos que cumplan ciertos criterios; para ello, puede crear una regla.

1. En la vista de correo, haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el botón Nueva regla situado bajo la pestaña Reglas de correo.

3. En el Asistente de reglas, haga clic para resaltar la opción Aplicar regla a los mensajes que envíe y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

4. En el segundo Asistente de reglas, haga clic en el botón Siguiente sin especificar ninguna condición y, a continuación, haga clic en el botón Sí en el cuadro de diálogo de Microsoft Outlook.

Consejos: Si necesita clasificar sus correos en categorías según determinados criterios, marque las condiciones correspondientes y ajústelas a sus necesidades.

5. En el tercer Asistente de reglas, proceda como se indica a continuación:
(1) Marque la opción asignarle la categoría categoría en la sección Paso 1;
(2) Haga clic en el texto subrayado “categoría” en la sección Paso 2;
(3) Aparecerá ahora el cuadro de diálogo Categoría de color; seleccione una o varias categorías de color según sus necesidades;
(4) Haga clic en el botón Aceptar;
(5) Haga clic en el botón Siguiente en el Asistente de reglas.

6. En el cuarto Asistente de reglas, especifique las excepciones si es necesario y haga clic en el botón Siguiente.

7. En el último Asistente de reglas, asigna un nombre a la nueva regla en la sección Paso 1, marca las opciones de ejecución que desees en la sección Paso 2 y haz clic en el botón Finalizar.

Nota: Si aparece el cuadro de advertencia de Microsoft Outlook, haga clic en el botón Aceptar para continuar.

8. Ahora volverá al cuadro de diálogo Reglas y alertas; haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios y cerrarlo.

A partir de ahora, todos los correos salientes (o aquellos que cumplan los criterios especificados) recibirán automáticamente las categorías de color indicadas.
Consejos: Outlook debe ejecutarse con regularidad. Si Outlook no está en ejecución, la regla no categorizará los correos salientes.

4,3 Notas

Las categorías se enviarán junto con los correos a los destinatarios. Cuando estos reciban dichos correos en Outlook, verán las Categoría de color junto al mensaje en la lista de mensajes y en la parte superior del contenido del mensaje, tanto en el panel de lectura como en la ventana del mensaje.