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Etiquetas de correo electrónico: banderas, nivel de importancia, nivel de sensibilidad y categorías

En Outlook, podemos agregar fácilmente banderas, categorías de color, marcar el estado de importancia, niveles de sensibilidad, etc. para los correos electrónicos recibidos. Del mismo modo, también podemos agregar estas propiedades para el nuevo correo electrónico de redacción, respuesta o reenvío. Aquí, este tutorial lo guiará para agregar estas propiedades para editar correos electrónicos fácilmente en Outlook.

Tabla de Contenido

Note: Los métodos introducidos en esta página se aplican al programa de escritorio Microsoft Outlook 2019 en Windows 10. Y las instrucciones pueden variar significativamente o ligeramente según la versión de Microsoft Outlook y los entornos de Windows.


1. Agrega una bandera o un recordatorio a los correos electrónicos.

1.1 Agregar una bandera o recordatorio a un solo correo electrónico antes de enviar

Al redactar / responder / reenviar un correo electrónico en la ventana del mensaje, podemos agregar fácilmente los indicadores de seguimiento, indicadores personalizados o recordatorios al correo electrónico.

1.1.1 Agregar una bandera de seguimiento a un solo correo electrónico antes de enviarlo

En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, haga clic en Mensaje > Seguimientoy luego elija una bandera del menú desplegable que necesite.

Luego verá que se agrega una información de bandera encima del encabezado del mensaje como se muestra a continuación:

Tips:
(1) Si el mensaje de respuesta / reenvío está incrustado en el panel de lectura, debe hacer clic en el botón Emerger para mostrar el mensaje de respuesta / reenvío en la ventana del mensaje.

(2) Después de enviar este correo electrónico, la bandera de seguimiento  aparecerá automáticamente al lado del correo electrónico enviado en la lista de mensajes, y el correo electrónico enviado también se agregará automáticamente a la lista de tareas pendientes.

(3) Este tipo de indicadores de seguimiento solo funcionan en Outlook de los remitentes. Los destinatarios no recibirán las banderas de seguimiento.

1.1.2 Agregar una bandera personalizada o un recordatorio a un solo correo electrónico antes de enviarlo

Si necesita agregar una bandera personalizada o un recordatorio al correo electrónico de redacción, respuesta o reenvío actual, puede hacer lo siguiente:

1. En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, haga clic en Mensaje > Seguimiento > Personalizado or Agregar recordatorio como necesites.

Notas: Si el mensaje de respuesta / reenvío está incrustado en el panel de lectura, debe hacer clic en el Salir para mostrar el mensaje de respuesta / reenvío en la ventana de mensajes en primer lugar.

2. En el cuadro de diálogo Personalizado, vaya al Marcar para mí sección, y haga lo siguiente:
(1) Escriba el texto marcado en el Marcar a caja;
(2) Especifique la fecha de inicio y la fecha de vencimiento que necesite;
(3) Si necesita agregar un recordatorio para el correo electrónico, marque la casilla recordatorio opción y especifique la fecha y la hora del recordatorio que necesite.

3. Haga clic en OK del botón.

4. Redacta y envía el correo electrónico.

1.2 Marcar automáticamente todos los correos electrónicos salientes

Si necesita marcar automáticamente todos los correos electrónicos salientes, puede crear una regla para lograrlo.

1. En la vista de correo, haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla bajo el Normas de correo electrónico .

3. En el Asistente de reglas, haga clic para resaltar Aplicar la regla a los mensajes que envío, Y haga clic en Siguiente del botón.

4. En el segundo Asistente de reglas, no marque ninguna condición y haga clic en Siguiente directamente. Luego, en el cuadro de diálogo emergente de Microsoft Outlook, haga clic en ir hacia adelante.

Notas: Si solo desea agregar indicadores para correos electrónicos que cumplan con condiciones específicas, puede marcar las opciones específicas y especificar las condiciones, y luego hacer clic en el Siguiente del botón.

5. En el tercer Asistente de reglas:
(1) Marque la marcar el mensaje para la acción en varios días opción en el Paso 1 sección;
(2) Haga clic en el texto subrayado acción en varios días existentes Paso 2 sección;
(3) En el cuadro de diálogo Mensaje de bandera emergente, especifique el texto marcado y recuerde la duración que necesite, y haga clic en OK;
(4) Ahora vuelve al Asistente de reglas y haga clic en Siguiente.

6. En el cuarto Asistente de reglas, haga clic en Siguiente .

Tips: Aquí podemos establecer excepciones para ejecutar esta regla. Si es necesario, especifique las excepciones a las reglas que necesite.

7. En el último Asistente de reglas, asigne un nombre a la regla, especifique las opciones de la regla en ejecución y haga clic en Acabado del botón.

A veces, aparece un cuadro de diálogo de advertencia de Microsoft Outlook, haga clic en el OK para cerrarlo

8. Luego volvemos al cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en OK para cerrarlo

A partir de ahora, todos los correos electrónicos salientes se marcarán automáticamente.

Notas:
(1) La regla no marcará los correos electrónicos salientes si cerramos Outlook.
(2) La regla solo agregará una bandera para el elemento enviado en Outlook de los remitentes y los destinatarios no obtendrán la información de la bandera.


2. Establezca niveles importantes para los correos electrónicos

2.1 Marcar un correo electrónico como importante

Cuando está redactando un nuevo correo electrónico o respondiendo / reenviando un correo electrónico en Outlook, puede agregar o cambiar la prioridad del correo electrónico.
En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, haga clic en el Alta importancia or Poca importancia para establecer directamente la prioridad del correo electrónico que se está editando actualmente.

Notas
(1) Si el Alta importancia or Poca importancia El botón ya se ha resaltado, puede hacer clic en el botón nuevamente para cancelar la prioridad de importancia del correo electrónico.

(2) Alternativamente, puede hacer clic en el ancla  en la esquina inferior derecha de la Etiquetas grupo en el Mensaje pestaña para habilitar el cuadro de diálogo Propiedades, especifique una prioridad de importancia de la Importancia lista desplegable y cierre el cuadro de diálogo.

(3) Por cierto, en la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, también puede hacer clic en Archive > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades y, a continuación, especifique la prioridad de importancia del Importancia la lista desplegable.

(4) Cuando el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, puede hacer clic en el Alta importancia or Poca importancia botón de la Mensaje pestaña (Herramientas de redacción) directamente.

2.2 Marcar todos los correos electrónicos nuevos como importantes automáticamente

Si desea marcar todos los correos electrónicos salientes como de alta prioridad automáticamente, puede configurar las opciones de Outlook de la siguiente manera:

1. En la vista de correo, haga clic en Archive > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en la barra lateral izquierda, vaya a Enviar mensajes sección, y especifique la importancia predeterminada de la Nivel de importancia predeterminado la lista desplegable.

3. Haga clic en OK del botón.

A partir de ahora, todos los correos electrónicos nuevos y las respuestas que envió se marcarán automáticamente como el nivel de importancia predeterminado especificado. Sin embargo, el reenvío de correos electrónicos seguirá siendo el nivel de importancia de los correos electrónicos originales.

Notas 2.3

Cuando los destinatarios reciban los correos electrónicos que están marcados como prioridades diferentes, verán que los correos electrónicos de alta prioridad están marcados con signos de exclamación rojos.  , y los correos electrónicos de poca importancia están marcados con flechas azules hacia abajo  en la lista de mensajes como se muestra a continuación.

Cuando los destinatarios leen los correos electrónicos en el panel de lectura o en las ventanas de mensajes, la información del nivel de importancia se agrega debajo del encabezado del mensaje como se muestra en la captura de pantalla anterior.


3. Establecer niveles de sensibilidad para los correos electrónicos

3.1 Marcar un mensaje como confidencial, privado, personal o normal

En las nuevas ventanas de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, podemos establecer fácilmente un estado de confidencialidad para el correo electrónico actual de la siguiente manera:

1. En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, haga clic en Archive > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

Tips:
(1) Alternativamente, también puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades haciendo clic en el ancla  en la esquina inferior derecha de la Etiquetas grupo en el Mensaje .

(2) Si el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, puede hacer clic en el ancla  en la esquina inferior derecha de la Etiquetas grupo en el Mensaje pestaña (Herramientas de redacción).

2. En el cuadro de diálogo Propiedades, seleccione un estado de sensibilidad del Sensibilidad lista desplegable que necesite y cierre el cuadro de diálogo.

Ahora, el estado de confidencialidad está configurado para el correo electrónico actual, luego redacte y envíelo cuando lo necesite.

3.2 Marcar automáticamente todos los correos electrónicos nuevos como confidenciales, privados, personales o normales

También puede configurar las opciones de Outlook para agregar automáticamente el estado de confidencialidad especificado para todos los correos electrónicos nuevos.

1. En la vista de correo, haga clic en Archive > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en la barra lateral izquierda, vaya al Enviar mensajes sección y especifique el nivel de sensibilidad predeterminado que necesite.

3. Haga clic en OK del botón.

A partir de ahora, todos los correos electrónicos nuevos se establecerán automáticamente en el estado de sensibilidad predeterminado.

Tips: las respuestas y reenvíos seguirán siendo el estado de confidencialidad de los correos electrónicos originales.

Notas 3.3

1. Cuando los destinatarios reciben un correo electrónico con estado confidencial, obtendrán la información del estado confidencial debajo del encabezado del mensaje cuando lo lean en el panel de lectura o en la ventana del mensaje.

2. Un mensaje que tiene un nivel de sensibilidad de Privado no será reenviado o redirigido por las reglas de la bandeja de entrada de un destinatario.


4. Clasifique los correos electrónicos antes de enviarlos

También podemos agregar una o varias categorías para redactar, responder o reenviar un nuevo correo electrónico en Outlook.

4.1 Categorizar un correo electrónico

En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, puede agregar una o varias categorías para el correo electrónico de la siguiente manera:

1. En la nueva ventana de redacción, respuesta o reenvío de mensajes, haga clic en Archive > Información > Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

Tips:

(1) También puede hacer clic en el ancla  en la esquina inferior derecha de la Etiquetas grupo en el Mensaje pestaña para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

(2) Si el mensaje de respuesta o reenvío está incrustado en el panel de lectura, puede hacer clic en el ancla  en la esquina inferior derecha de la Etiquetas grupo en el Mensaje pestaña (Herramientas de redacción) para abrir el cuadro de diálogo Propiedades.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades, especifique las categorías del Categorias lista desplegable que necesite y cierre el cuadro de diálogo.

Consejos:
(1) Puede especificar una categoría de color de la Categorias lista desplegable a la vez y repita la operación para agregar varias categorías de color.

(2) También puede hacer clic en Categorias > Todas las categorías para abrir el cuadro de diálogo Categorías de color. Y en el nuevo cuadro de diálogo, cree, cambie el nombre o elimine categorías según lo necesite, o marque varias categorías de forma masiva si es necesario.

(3) En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en Categorias > Borrar todas las categorías para eliminar todas las categorías existentes del correo electrónico de edición actual.
Luego redacte y envíe el correo electrónico que necesite.

4.2 Categorizar automáticamente todos los correos electrónicos nuevos

En algunos casos, es posible que deba categorizar automáticamente todos los correos electrónicos salientes o los correos electrónicos salientes según criterios especiales; puede crear una regla para lograrlo.

1. En la vista de correo, haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el Nueva regla botón debajo del Normas de correo electrónico .

3. En el Asistente de reglas, haga clic para resaltar el Aplicar la regla a los mensajes que envío opción, y haga clic en Siguiente del botón.

4. En el segundo Asistente de reglas, haga clic en el Siguiente sin especificar ninguna condición, y luego haga clic en en el cuadro de diálogo de Microsoft Outlook.

Tips: Si necesita agregar categorías para correos electrónicos por criterios, puede marcar las condiciones correspondientes y configurar las condiciones que necesite.

5. En el tercer Asistente de reglas, haga lo siguiente:
(1) Marque la asignarlo a la categoría categoría opción en el Paso 1 sección;
(2) Haga clic en el texto subrayado "categoría"En el Paso 2 sección;
(3) Ahora aparece el cuadro de diálogo Categorías de color, marque una o varias categorías de color según lo necesite;
(4) Haga clic en el OK botón;
(5) Haga clic en el Siguiente en el Asistente de reglas.

6. En el cuarto Asistente para reglas, especifique las excepciones si es necesario y haga clic en el Siguiente del botón.

7. En el último Asistente de reglas, asigne un nombre a la nueva regla en el Paso 1 sección, marque las opciones de ejecución que necesite en la Paso 2 sección, y haga clic en Acabado del botón.

Note: Si aparece el cuadro de diálogo de advertencia de Microsoft Outlook, haga clic en el OK botón para seguir adelante.

8. Ahora vuelve al cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el OK para guardar los cambios y cerrarlo.

A partir de ahora, todos los correos electrónicos salientes (o correos electrónicos que cumplan con los criterios si lo ha especificado) se agregarán automáticamente a las categorías de color especificadas.
Tips: Requiere que Outlook se ejecute con regularidad. Si Outlook no se está ejecutando, la regla no clasificará los correos electrónicos salientes.

Notas 4.3

Las categorías se enviarán con correos electrónicos a los destinatarios. Cuando los destinatarios reciben estos correos electrónicos en Outlook, obtendrán las categorías de color además del correo electrónico en la lista de mensajes y en la parte superior del contenido del mensaje en el panel de lectura o la ventana del mensaje.


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