Responder correos electrónicos en Outlook

En Outlook, puede responder fácilmente a un correo electrónico como se indica a continuación:

Si prefiere leer correos electrónicos en el panel de lectura, seleccione el mensaje al que desea responder en la lista de mensajes y, a continuación, haga clic en Inicio > Responder para responder únicamente al remitente, o haga clic en Inicio > Responder a todos para responder al remitente y a todos los destinatarios simultáneamente.

Si prefiere leer correos electrónicos en la ventana del mensaje, haga clic en Mensaje > Responder para responder únicamente al remitente, o haga clic en Mensaje > Responder a todos para responder al remitente y a todos los destinatarios simultáneamente.

Para trabajar con mayor eficiencia, muchos usuarios optan por utilizar atajos de teclado en Outlook. Además, es posible emplear combinaciones de teclas para responder correos electrónicos de forma rápida y ágil.

Después de seleccionar el correo en la lista de mensajes o abrirlo en la ventana del mensaje, podemos:
A. Pulsar simultáneamente las teclas Ctrl + R para responder únicamente al remitente del mensaje seleccionado o abierto;
B. Pulsar simultáneamente las teclas Ctrl + Mayús + R para responder al remitente y a todos los destinatarios del mensaje seleccionado o abierto en los campos Para y Cc.

De forma predeterminada, al responder un correo electrónico, el mensaje de respuesta incluye el original sin sangría. No obstante, puedes personalizar las opciones de respuesta y ajustar la configuración según tus necesidades.

1. Haga clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en la barra lateral izquierda, vaya a la sección Respuestas y reenvíos y seleccione una opción en el menú desplegable Al responder a un mensaje.

3. Haga clic en el botón Aceptar.

Notas:

(1) Si selecciona No incluir el mensaje original en el menú desplegable Al responder a un mensaje del cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el mensaje de respuesta se creará sin ningún contenido del mensaje original.

(2) Si selecciona Adjuntar mensaje original en el menú desplegable Al responder a un mensaje del cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el mensaje original se incluirá como archivo adjunto en su respuesta.

(3) Si selecciona Incluir texto del mensaje original en el menú desplegable Al responder a un mensaje del cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el correo original (incluyendo tanto el cuerpo como la cabecera del mensaje) se añadirá al cuerpo del mensaje de respuesta.

(4) Si selecciona Incluir e indentar el texto del mensaje originalen el menú desplegable Al responder a un mensajeLista desplegable del cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el correo original (incluyendo la cabecera y el contenido del mensaje) se añadirá al cuerpo del mensaje de respuesta con sangría izquierda.<

(5) Si selecciona Anteponer cada línea del mensaje original en el menú desplegable Al responder a un mensaje del cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el correo original (incluida la cabecera y el contenido del mensaje) se añadirá al cuerpo del mensaje de respuesta, y además se insertará una línea vertical azul como prefijo al principio de cada línea del contenido.

Desde Outlook 2013, al leer y responder un correo directamente desde el panel de lectura, la respuesta se inserta automáticamente en ese mismo panel. Algunos usuarios de Outlook pueden preferir abrir sus respuestas en una ventana independiente. En esta sección se ofrecen soluciones para abrir una o todas las respuestas en ventanas separadas.

4,1 Abrir una respuesta en una ventana independiente

Cuando un mensaje de respuesta está integrado en el panel de lectura, haz clic en el botón Abrir en ventana, situado en la esquina superior izquierda del panel de lectura, para abrir directamente el mensaje de respuesta en una nueva ventana.

4,2 Abrir siempre todas las respuestas en ventana

También puede configurar las opciones de Outlook para que las respuestas se abran automáticamente en ventanas nuevas de mensaje.

1. Haga clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en la barra izquierda, vaya a la sección Respuestas y reenvíos y active la opción Abrir respuestas y reenvíos en una ventana nueva.

3. Haga clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, todas las respuestas se abrirán automáticamente en nuevas ventanas de mensaje en Outlook.

Notas:
(1) Si la opción Abrir respuestas y reenvíos en una ventana nuevaestá activada, todos los mensajes reenviados también se abrirán automáticamente en nuevas ventanas de mensaje.
(2) Si abre primero un correo electrónico en la ventana de mensaje y luego responde haciendo clic en Mensaje>Respondero Responder a todos, el mensaje de respuesta se abrirá directamente en una nueva ventana.

A veces, para distinguir los mensajes de respuesta de otros correos electrónicos —como los nuevos mensajes o los reenviados—, es útil aplicar colores distintos o un tamaño de fuente diferente al texto de la respuesta. Esta sección le ofrece una guía detallada para lograrlo.

1. Haga clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en la barra izquierda y, a continuación, haga clic en el botón Papel y fuentes en la sección Redactar mensajes.

3. En el cuadro de diálogo Firmas y papel, haga clic en el botón Fuente en la sección Mensajes de respuesta o reenvío.

4. En el cuadro de diálogo Fuente, puede personalizar la fuente según sus necesidades:
(1) Para responder con texto más grande o más pequeño, seleccione un tamaño adecuado en la lista desplegable Tamaño;
(2) Para cambiar el color del texto, elija un Color de fuente en la lista desplegable correspondiente;
(3) También puede aplicar otros estilos de fuente según lo necesite, como negrita, cursiva, subrayado, mayúsculas, tachado, etc.

Consejos: Puede previsualizar directamente el texto con todo el formato especificado en la sección Vista previa del cuadro de diálogo Fuente.

5. Haga clic sucesivamente en los botones Aceptar para guardar los cambios y cerrar todos los cuadros de diálogo.

A partir de ahora, al escribir texto en un mensaje de respuesta, este se formateará automáticamente con el color especificado, el tamaño de fuente y otros estilos de fuente. Vea la captura de pantalla:

Notas: Esta operación también cambiará el estilo y el color de la fuente en los correos reenviados.

Algunos usuarios de Outlook observan que hay un grupo de comandos rápidos en la barra lateral derecha del panel de lectura, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Esta barra vertical permite eliminar, mover, responder o abrir correos electrónicos lo más rápido posible. También podemos activar esta barra vertical para responder rápidamente a los correos en Outlook.

1. Haga clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido en la barra de acceso rápido > Modo táctil/mouse .

Notas:

En algunas versiones de Outlook, el comando Modo táctil/mouse no aparece en el menú desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Puede añadir este comando a la barra de acceso rápido siguiendo estos sencillos pasos:
1. Haga clic en la flecha del menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y seleccione Más comandos;
2. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Outlook con la opción Barra de herramientas de acceso rápido seleccionada en el panel izquierdo. A continuación, (1) seleccione Todos los comandos en la lista desplegable Elegir comandos de, (2) haga clic para resaltar Modo táctil/mouse en la lista de la izquierda, (3) pulse el botón Agregar y, por último, (4) haga clic en el botón Aceptar.

2. A continuación, el comando Modo táctil/mouse se añade a la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en el botón Modo táctil/mouse y, a continuación, seleccione Táctil en el menú desplegable.

Ahora el grupo de comandos rápidos aparece verticalmente en el lado derecho del panel de lectura.

3. En la lista de mensajes, haga clic para seleccionar el correo que desea responder, luego pulse el botón Respuesta situado en el extremo derecho del panel de lectura y, a continuación, seleccione Responder o Responder a todos en el menú desplegable.

4. A continuación, el mensaje de respuesta se integra en el panel de lectura. Redáctelo y envíelo según sus necesidades.

Notas:
(1) Puede hacer clic en Modo táctil/mouse > Modo mouse en la barra de herramientas de acceso rápido para ocultar el grupo de comandos rápidos situado a la derecha del panel de lectura.
(2) En este caso, si desea abrir el mensaje de respuesta en una ventana independiente, haga clic en el botón Abrir en ventana del grupo de comandos rápidos para abrirlo en la ventana de mensaje.

Si Nuevo Email llegan a nuestro Outlook mientras estamos Fuera de la oficina, por ejemplo, de vacaciones, fuera a comer, etc., podemos activar las respuestas automáticas para contestar estos correos electrónicos a tiempo.

7,1 Enviar respuestas automáticas con la función Respuestas automáticas

Para cuentas de Exchange, podemos activar la función Respuestas automáticas y responder fácilmente a los nuevos correos electrónicos en Outlook.

1. Haga clic en Archivo > Información > Respuestas automáticas.

2. En el cuadro de diálogo Respuestas automáticas, debe:
(1) Marcar la opción Enviar respuestas automáticas;
(2) Es opcional: active la opción Enviar únicamente durante este Rango de tiempo y, a continuación, especifique la hora de inicio y la hora de fin según sea necesario.
(3) En la pestaña Dentro de mi organización, escriba el contenido del mensaje de las respuestas automáticas.

Notas: Si necesita responder automáticamente a todos los correos recibidos, active la pestaña Fuera de mi organización, marque la opción Solo mis contactos o Cualquiera fuera de mi organización según sus necesidades y, a continuación, escriba el contenido del mensaje.

3. Haga clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, al abrir carpetas de correo de la cuenta de Exchange especificada, aparecerá una nota horizontal bajo la Cinta de opciones que le recordará: «Se están enviando respuestas automáticas para esta cuenta». Podrá hacer clic en el botón Desactivar para deshabilitar directamente las respuestas automáticas, o en el botón x situado en el extremo derecho para ocultar la nota.

7,2 Enviar respuestas automáticas mediante una regla de correo

Por lo que sabemos, las cuentas de correo POP3 o IMAP no admiten respuestas automáticas en Outlook. Si nuestra cuenta de correo Tipo de cuenta es POP3 o IMAP, podemos crear una regla de correo para habilitar las respuestas automáticas en Outlook.

Lo primero que debemos hacer es crear una plantilla de correo para la regla de respuestas automáticas.

1. Cree un mensaje desde Inicio > Nuevo correo electrónico para redactar su respuesta automática directamente en el cuerpo del mensaje.

2. En la nueva ventana de redacción del mensaje, haga clic en Archivo > Guardar como.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, escribe un nombre para la plantilla, selecciona Plantilla de Outlook en la lista desplegable Especificar formato de guardado y haz clic en el botón Guardar.

Ahora ya está creada la plantilla automática Plantilla de respuesta. Puede continuar creando la regla Respuesta automática.

4. Haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

5. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la pestaña Reglas de correo, haga clic en el botón Nueva regla.

6. En el Asistente de reglas, seleccione la opción Aplicar regla a los mensajes que reciba y haga clic en el botón Siguiente.

7. En el segundo Asistente de reglas, especifique las condiciones según las cuales filtrará los correos recibidos (en mi caso, selecciono la opción)enviado solo a mí) y haga clic en el botón Siguiente.

8. En el tercer asistente, marque la opción responder usando una plantilla específica en la sección Paso 1 y, a continuación, haga clic en el texto subrayado una plantilla específica en la sección Paso 2.

9. En el cuadro de diálogo Seleccionar una Plantilla de respuesta que se abre, seleccione Plantillas de usuario en el sistema de archivos en el campo Buscar en, haga clic para seleccionar la plantilla automática Plantilla de respuesta que acabamos de crear y pulse el botón Abrir.

10. Vuelve al tercer Asistente de reglas y haz clic en el botón Siguiente.

11. En el cuarto Asistente de reglas, especifique excepciones si las necesita o no establezca ninguna, y haga clic en el botón Siguiente.

12. En el último Asistente de reglas, asigna un nombre a la regla en el cuadro Paso 1, marca las opciones de ejecución que necesites en la sección Paso 2 y haz clic en el botón Finalizar.

13. En el cuadro de diálogo de advertencia de Microsoft Outlook que aparece, haga clic en el botón Aceptar para continuar.

14. A continuación, volverá al cuadro de diálogo Reglas y alertas. Asegúrese de que la nueva regla de respuesta automática creada esté activada y haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

A partir de ahora, todos los nuevos correos entrantes que cumplan las condiciones especificadas recibirán una respuesta automática con la plantilla predefinida Plantilla de respuesta.

7,3 Enviar respuestas automáticas mediante un complemento de terceros

Esta sección presenta un complemento de terceros, Kutools para Outlook, que te permite activar rápidamente respuestas automáticas con contenido predefinido en una o varias cuentas de correo, ¡independientemente de su tipo!

1. Tras instalar Kutools para Outlook, haga clic en Kutools > Responder > Administrar respuesta automática en Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Administrar respuesta automática, puede hacer lo siguiente:
(1) Marcar las cuentas de correo para las que habilitará las respuestas automáticas;
(2) En el cuadro Respuesta automática: Eliminar prefijo del asunto, escribir las palabras que se añadirán antes del asunto de los correos originales;
(3) En el cuadro Respuesta automática: Texto, escribir el contenido de la respuesta automática.

3. Haga clic en el botón Aceptar. A continuación, la función de respuesta automática se habilitará para las cuentas de correo especificadas. A partir de ahora, cuando lleguen nuevos correos electrónicos a estas cuentas, recibirán una respuesta automática con el contenido indicado.

Notas: Podemos desactivar fácilmente la función de respuesta automática haciendo clic nuevamente en Kutools > Responder > Activar respuesta automática.

Al responder a un correo en Outlook, los archivos adjuntos del mensaje original no se incluyen de forma predeterminada en la respuesta. Para conservar los archivos adjuntos en el mensaje de respuesta, podemos utilizar un complemento de terceros o la función de pegado.

8,1 Responder con Adjuntos mediante copiar y pegar

Para Responder con Adjuntos en Outlook, podemos copiar todos los archivos adjuntos del correo original y luego pegarlos en el mensaje de respuesta.

1. Haga clic para abrir en el panel de lectura el correo al que va a responder.

2. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de los archivos adjuntos y elija Seleccionar todo en el menú contextual.

3. Pulse Ctrl+C para copiar estos archivos adjuntos seleccionados.

4. Haga clic en Inicio > Responder o Responder a todos para responder al correo electrónico.

5. Ahora se está abriendo el mensaje de respuesta. Coloque el cursor en el cuerpo del mensaje y pulse Ctrl+V para pegar los archivos adjuntos. A continuación, verá que todos los archivos adjuntos se han añadido a la barra de archivos adjuntos.

6. Redacte su mensaje de respuesta y envíelo cuando sea necesario.

8,2 Responder con archivo adjunto mediante un complemento de terceros

También podemos utilizar un complemento de terceros, Kutools para Outlook, para responder rápidamente a un correo electrónico conservando todos los archivos adjuntos del mensaje original en Outlook.

1. Seleccione el correo electrónico al que desea responder y haga clic en Kutools > Responder > Responder con archivo adjunto o Responder a todos con archivo adjunto.

2. A continuación, se abrirá el mensaje de respuesta con todos los archivos adjuntos del correo electrónico original. Redacte su respuesta y envíela según sea necesario.

Cuando utilizamos la función Responder a todos para contestar un correo electrónico al remitente y a los demás destinatarios, mi dirección de correo electrónico no aparece como destinataria en el mensaje de respuesta. En esta sección te ofrecemos dos soluciones para incluirte a ti mismo al responder a todos.

9,1 Responder a todos incluyéndome mediante una regla de correo electrónico

Podemos crear una regla de correo electrónico para incluir siempre en copia (Cc) nuestras respuestas a nosotros mismos en Outlook y así resolver fácilmente el problema.

1. Haga clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la pestaña Reglas de correo electrónico, haga clic en el botón Nueva regla.

3. En el Asistente de reglas, haga clic para resaltar la opción Aplicar regla a los mensajes que envío y, a continuación, haga clic en el botón Siguiente.

4. En el segundo Asistente de reglas, active la opción con palabras específicas en el asunto en la sección Paso 1 y, a continuación, haga clic en el texto subrayado palabras específicas en la sección Paso 2.

5. En el cuadro de diálogo emergente Texto de búsqueda, escriba RE: en el primer cuadro, haga clic en el botón Agregar y, a continuación, en el botón Aceptar. Vea la captura de pantalla:

6. A continuación, volverá al segundo Asistente de reglas; haga clic en el botón Siguiente.

7. En el tercer Asistente de reglas, active la opción Poner en copia (Cc) el mensaje a personas o grupos públicos en la sección Paso 1 y haga clic en el texto subrayado personas o grupos públicos en la sección Paso 2.

8. En el cuadro de diálogo emergente Dirección de regla, escriba su dirección de correo electrónico en el cuadro Para y haga clic en el botón Aceptar.

Consejos:
(1) Si necesita incluir en copia (Cc) las respuestas a varios contactos, escriba las direcciones de correo electrónico de dichos contactos y sepárelas con punto y coma.
(2) También puede hacer clic para seleccionar contactos y, a continuación, hacer clic en el botón Para para añadirlos como destinatarios.

9. A continuación, volverá al tercer Asistente de reglas; haga clic en el botón Siguiente para continuar.

10. En el cuarto Asistente de reglas, especifique —o no— cualquier excepción según sea necesario y haga clic en el botón Siguiente.

11. Ahora se abre el último Asistente de reglas. Puede proceder de la siguiente manera:
(1) Escriba un nombre para la nueva regla en el cuadro Paso 1;
(2) En la sección Paso 2, marque las opciones de ejecución según sea necesario;
(3) Haga clic en el botón Finalizar.

12. En el cuadro de diálogo de advertencia de Microsoft Outlook que aparece, haga clic en el botón Aceptar.

13. A continuación, volverá al cuadro de diálogo Reglas y alertas. Asegúrese de que la regla Nuevo Email esté marcada y haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

A partir de ahora, todas las respuestas que enviemos se incluirán automáticamente en copia (Cc) a nosotros mismos.

Notas:
(1) Esta regla incluirá en copia (Cc) no solo las respuestas que enviemos a todos los destinatarios, sino también aquellas que enviemos únicamente al remitente.
(2) Aunque tenga varias cuentas de correo electrónico en Outlook, la regla no puede identificar en qué cuenta se encuentran los mensajes y solo incluirá en copia (Cc) las respuestas en la cuenta de correo electrónico especificada.

9,2 Responder a todos incluyéndome mediante una herramienta sorprendente

También podemos utilizar un complemento de terceros, Kutools para Outlook, para habilitar la función Incluirme a mí mismo al usar la función Responder a todos y añadir siempre mi cuenta de correo electrónico como destinatario en el campo Para del mensaje de respuesta.

1. Tras instalar Kutools para Outlook, haga clic en Kutools > Opciones.

2. Ahora aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. Active la pestaña Responder, marque la opción Incluirme a mí mismo al usar la función Responder a todos y haga clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, cuando seleccione un correo electrónico y haga clic en Inicio > Responder a todos, su dirección de correo electrónico se añadirá automáticamente como destinatario en el campo Para del mensaje de respuesta.

Notas: Si tiene varias cuentas de correo electrónico en Outlook, únicamente se añadirá como destinatario en el campo Para del mensaje de respuesta la cuenta desde la que se envió el mensaje al que está respondiendo.

Normalmente recibimos correos electrónicos en distintos formatos de mensaje, y las respuestas heredan por defecto el formato del mensaje original. Sin embargo, podemos cambiar el formato del mensaje para una respuesta concreta o responder siempre a los correos electrónicos en un formato fijo. Estos temas se tratan en otras secciones; haga clic en los enlaces correspondientes para obtener información detallada:

10,1 Cambiar el formato del mensaje para una respuesta individual:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10,2 Responder siempre en texto sin formato Formato de texto:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10,3 Responder siempre en Formato HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Hasta donde sabemos, podemos configurar firmas distintas para cada cuenta de correo electrónico e incluso asignar firmas diferentes para mensajes nuevos y para respuestas o reenvíos. Haz clic en el siguiente hipervínculo para consultar la información detallada:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically