Responder correos electrónicos en Outlook

En Outlook, puedes responder fácilmente a un correo electrónico de la siguiente manera:

Si sueles leer los correos electrónicos en el panel de lectura, puedes seleccionar el correo que vas a responder en la lista de mensajes y luego hacer clic en Inicio > Responder para responder solo al remitente, o haz clic en Inicio > Responder a todos para responder tanto al remitente como a todos los destinatarios.

Si prefieres leer los correos en la ventana de mensaje, puedes hacer clic en Mensaje > Responder para responder solo al remitente, o haz clic en Mensaje > Responder a todos para responder tanto al remitente como a todos los destinatarios simultáneamente.

Para trabajar de forma más eficiente, algunos usuarios prefieren usar atajos de teclado en Outlook. También podemos utilizar atajos de teclado para responder rápidamente a los correos electrónicos en Outlook.

Después de seleccionar el correo en la lista de mensajes o abrirlo en la ventana de mensaje, podemos:
A. Pulsa Ctrl + R al mismo tiempo para responder el correo seleccionado o abierto solo al remitente;
B. Pulsa Ctrl + Shift + R al mismo tiempo para responder el correo seleccionado o abierto tanto al remitente como a todos los destinatarios en los campos Para y CC respectivamente.

Por defecto, al responder a un correo electrónico, el mensaje de respuesta incluye el mensaje original sin sangría. Sin embargo, podemos configurar las opciones de respuesta y cambiar los ajustes según nuestras necesidades.

1. Haz clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haz clic en Correo en la barra lateral izquierda, ve a la sección Respuestas y reenvíos y selecciona una opción en la lista desplegable Al responder a un mensaje .

3. Haz clic en el botón Aceptar.

Notas:

(1) Si seleccionas No incluir el mensaje original en la lista desplegable Al responder a un mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el mensaje de respuesta se creará sin ningún contenido del mensaje.

(2) Si seleccionas Adjuntar el mensaje original en la lista desplegable Al responder a un mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el mensaje original se añadirá como adjunto en el mensaje de respuesta.

(3) Si seleccionas Incluir el texto del mensaje original en la lista desplegable Al responder a un mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el correo original (incluyendo tanto el cuerpo como el encabezado del mensaje) se añadirá al cuerpo del mensaje de respuesta.

(4) Si seleccionas Incluir y sangrar el texto del mensaje original en la lista desplegable Al responder a un mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el correo original (incluyendo encabezado y contenido) se añadirá al cuerpo del mensaje de respuesta con sangría a la izquierda.

(5) Si seleccionas Anteponer cada línea del mensaje original en la lista desplegable Al responder a un mensaje en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, el correo original (incluyendo encabezado y contenido) se añadirá al cuerpo del mensaje de respuesta, y se añadirá una línea vertical azul como prefijo en el extremo izquierdo del contenido.

Desde Outlook2013, cuando leemos y respondemos un correo directamente en el panel de lectura, el mensaje de respuesta se incrusta automáticamente en dicho panel. Algunos usuarios pueden necesitar desplegar el mensaje de respuesta en una ventana nueva. En esta sección te mostramos cómo desplegar una o todas las respuestas en ventanas de mensaje.

4.1 Desplegar una respuesta

Cuando un mensaje de respuesta está incrustado en el panel de lectura, podemos hacer clic en el botón Desplegar en la esquina superior izquierda del panel de lectura para abrir el mensaje de respuesta directamente en una nueva ventana.

4.2 Desplegar siempre todas las respuestas

También puedes configurar las opciones de Outlook para que siempre se desplieguen las respuestas automáticamente en nuevas ventanas de mensaje.

1. Haz clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haz clic en Correo en la barra lateral izquierda, ve a la sección Respuestas y reenvíos y marca la opción Abrir respuestas y reenvíos en una nueva ventana .

3. Haz clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, todos los mensajes de respuesta se abrirán automáticamente en nuevas ventanas de mensaje en Outlook.

Notas:
(1) Si la opción Abrir respuestas y reenvíos en una nueva ventana está habilitada, todos los mensajes reenviados también se abrirán automáticamente en nuevas ventanas de mensaje.
(2) Si primero abrimos un correo en la ventana de mensaje y luego respondemos haciendo clic en Mensaje > Responder o Responder a todos, el mensaje de respuesta se abrirá directamente en una nueva ventana.

A veces, para distinguir las respuestas de otros correos, como los nuevos o los reenviados, queremos establecer diferentes colores o tamaños de fuente para el texto del mensaje de respuesta. Esta sección te muestra cómo hacerlo paso a paso.

1. Haz clic en Archivo > Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haz clic en Correo en la barra lateral izquierda y luego haz clic en el botón Diseño y fuentes en la sección Redactar mensajes .

3. En el cuadro de diálogo Firmas y papelería, haz clic en el botón Fuente en la sección Mensajes de respuesta o reenvío .

4. En el cuadro de diálogo Fuente, puedes configurar la fuente según lo necesites:
(1) Para responder con texto más grande o más pequeño, elige el tamaño de fuente adecuado en la lista Tamaño ;
(2) Para responder con texto de diferente color, simplemente selecciona un color de fuente en la lista desplegable Color de fuente ;
(3) También puedes establecer otros estilos de fuente como negrita, cursiva, subrayado, mayúsculas, tachado, etc.

Nota: Puedes previsualizar directamente el texto con todo el formato especificado en la sección Vista previa del cuadro de diálogo Fuente.

5. Haz clic en los botones Aceptar sucesivamente para guardar los cambios y cerrar todos los cuadros de diálogo.

A partir de ahora, cuando escribas texto en el mensaje de respuesta, el texto se formateará automáticamente con el color, tamaño de fuente u otros estilos especificados. Consulta la captura de pantalla:

Notas: Esta operación también cambiará los estilos y el color de fuente en los correos reenviados.

Algunos usuarios de Outlook notan que hay un grupo de comandos rápidos en la barra lateral derecha del panel de lectura, como se muestra en la siguiente captura. Esta barra vertical permite eliminar, mover, responder o abrir correos rápidamente. También podemos habilitar esta barra vertical para responder correos rápidamente en Outlook.

1. Haz clic en la flecha de la Personalizar barra de herramientas de acceso rápido flecha en la barra de herramientas de acceso rápido > Modo táctil/ratón.

Notas:

En algunas versiones de Outlook, el comando Modo táctil/ratón no aparece en el menú de Personalizar barra de herramientas de acceso rápido desplegable. Podemos agregar el comando a la barra de herramientas de acceso rápido de la siguiente manera:
1. Haz clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido flecha > Más comandos;
2. Ahora se abre el cuadro de diálogo Opciones de Outlook con la opción Barra de herramientas de acceso rápido habilitada en la barra lateral izquierda. Debemos (1) seleccionar Todos los comandos en la lista desplegable Elegir comandos de , (2) haz clic para resaltar Modo táctil/ratón en la lista izquierda, (3) haz clic en el botón Agregar , (4) Haz clic en el botón Aceptar .

2. Entonces el comando Modo táctil/ratón se añade a la barra de herramientas de acceso rápido. Haz clic en el botón Modo táctil/ratón botón , y luego selecciona Táctil en el menú desplegable.

Ahora el grupo de comandos rápidos se añade verticalmente en el lado derecho del panel de lectura.

3. En la lista de mensajes, haz clic para seleccionar el correo que vas a responder, haz clic en el botón Responder botón en el extremo derecho del panel de lectura, y luego selecciona Responder o Responder a todos en el menú desplegable.

4. Entonces el mensaje de respuesta se incrusta en el panel de lectura. Redáctalo y envíalo según lo necesites.

Notas:
(1) Puedes hacer clic en Modo táctil/ratón > Modo ratón en la barra de herramientas de acceso rápido para ocultar el grupo de comandos rápidos en el lado derecho del panel de lectura.
(2) En este caso, si deseas desplegar el mensaje de respuesta, haz clic en el botón Desplegar del grupo de comandos rápidos para abrirlo en la ventana de mensaje.

Si llegan nuevos correos a nuestro Outlook cuando estamos fuera de la oficina, por ejemplo de vacaciones o en la hora de la comida, podemos habilitar las respuestas automáticas para responder estos correos a tiempo.

7.1 Enviar respuestas automáticas con la función Respuestas automáticas

Para cuentas de tipo Exchange, podemos habilitar la función Respuestas automáticas para responder fácilmente a los nuevos correos en Outlook.

1. Haz clic en Archivo > Información > Respuestas automáticas.

2. En el cuadro de diálogo Respuestas automáticas, debes:
(1) Marcar la opción Enviar respuestas automáticas .
(2) Opcionalmente, marca la opción Enviar solo durante este intervalo de tiempo y luego especifica la hora de inicio y fin según lo necesites.
(3) En la pestaña Dentro de mi organización escribe el contenido del mensaje de respuesta automática.

Notas: Si necesitas responder automáticamente a todos los correos recibidos, puedes habilitar la pestaña Fuera de mi organización marca la opción Solo mis contactos o Cualquiera fuera de mi organización según lo necesites, y luego escribe el contenido del mensaje.

3. Haz clic en el botón Aceptar.

A partir de ahora, al abrir las carpetas de correo de la cuenta Exchange especificada, aparecerá una nota horizontal debajo de la cinta recordándonos:Se están enviando respuestas automáticas para esta cuenta”. Y podemos hacer clic en el botón Desactivar para deshabilitar las respuestas automáticas directamente, y hacer clic en la x a la derecha para ocultar la nota.

7.2 Enviar respuestas automáticas con una regla de correo electrónico

Hasta donde sabemos, las cuentas de correo POP3 o IMAP no admiten respuestas automáticas en Outlook. Si tu cuenta es POP3 o IMAP, puedes crear una regla de correo para habilitar las respuestas automáticas en Outlook.

Primero, necesitamos crear una plantilla de correo para la regla de respuesta automática.

1. Haz clic en Inicio > Nuevo Email para crear un nuevo correo y escribe el contenido de la respuesta automática en el cuerpo del mensaje.

2. En la nueva ventana de redacción, haz clic en Archivo > Guardar como.

3. En el cuadro de diálogo Guardar como, escribe un nombre para la plantilla, selecciona Plantilla de Outlook en la lista Guardar como tipo desplegable y haz clic en el botón Guardar .

Ahora la plantilla de respuesta automática está creada. Podemos continuar creando la regla de respuesta automática.

4. Haz clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

5. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la pestaña Reglas de correo electrónico haz clic en el botón Nueva regla .

6. En el Asistente para reglas, haz clic para resaltar la opción Aplicar regla a los mensajes que recibo y haz clic en el botón Siguiente .

7. En el segundo Asistente para reglas, especifica las condiciones por las que filtrarás los correos recibidos (en mi caso, marco la opción Enviado solo a mí ), y haz clic en el botón Siguiente .

8. En el tercer asistente, marca la opción responder usando una plantilla específica en la sección Paso1 , y luego haz clic en el texto subrayado una plantilla específica en la sección Paso2 .

9. En el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, selecciona Plantillas de usuario en el sistema de archivos en la lista Buscar en desplegable, selecciona la plantilla creada y haz clic en el botón Abrir .

10. Regresa al tercer asistente para reglas, haz clic en el botón Siguiente.

11. En el cuarto asistente para reglas, especifica excepciones si lo necesitas, o no establezcas ninguna excepción, y haz clic en el botón Siguiente.

12. En el último asistente para reglas, nombra la regla en el cuadro Paso1 , marca las opciones de ejecución necesarias en la sección Paso2 y haz clic en el botón Finalizar .

13. En el cuadro de advertencia de Microsoft Outlook que aparece, haz clic en el botón Aceptar para continuar.

14. Luego regresa al cuadro de diálogo Reglas y alertas. Asegúrate de que la nueva regla de respuesta automática esté marcada y haz clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

A partir de ahora, todos los correos nuevos que cumplan las condiciones específicas serán respondidos automáticamente con la plantilla de respuesta predefinida.

7.3 Enviar respuestas automáticas mediante un complemento de terceros

Esta sección presenta un complemento de terceros, Kutools para Outlook, que permite habilitar rápidamente respuestas automáticas con contenido predefinido para una o varias cuentas de correo, ¡sin importar el tipo de cuenta!

1. Después de instalar Kutools para Outlook, haz clic en Kutools > Responder > Administrar respuesta automática en Outlook.

2. En el cuadro de diálogo Administrar respuesta automática, podemos hacer lo siguiente:
(1) Marca las cuentas de correo para las que habilitarás las respuestas automáticas;
(2) En el cuadro Prefijo de asunto de respuesta automática escribe las palabras que se añadirán antes de los asuntos de los correos originales;
(3) En el cuadro Texto de respuesta automática escribe el contenido de la respuesta automática.

3. Haz clic en el botón Aceptar. Así, la función de Respuesta automática quedará habilitada para las cuentas de correo especificadas. A partir de ahora, cuando lleguen nuevos correos a estas cuentas, se responderán automáticamente con el contenido indicado.

Notas: Podemos desactivar la función de Respuesta automática fácilmente haciendo clic en Kutools > Responder > Activar respuesta automática nuevamente.

Al responder a un correo en Outlook, los adjuntos del correo original no se añaden por defecto al mensaje de respuesta. Para mantener los adjuntos en la respuesta, podemos usar un complemento de terceros o la función de copiar y pegar.

8.1 Responder con adjuntos copiando y pegando

Para responder con adjuntos en Outlook, podemos copiar todos los adjuntos del correo original y luego pegarlos en el mensaje de respuesta.

1. Haz clic para abrir el correo que vas a responder en el panel de lectura.

2. Haz clic derecho en cualquiera de los adjuntos y elige Marcar todo en el menú contextual.

3. Pulsa Ctrl + C para copiar los adjuntos seleccionados.

4. Haz clic en Inicio > Responder o Responder a todos para responder al correo.

5. Ahora el mensaje de respuesta está abierto. Coloca el cursor en el cuerpo del mensaje y pulsa Ctrl + V para pegar los adjuntos. Verás que todos los adjuntos se añaden a la barra de adjuntos.

6. Redacta el mensaje de respuesta y envíalo según lo necesites.

8.2 Responder con adjunto mediante un complemento de terceros

También podemos usar un complemento de terceros, Kutools para Outlook, para responder rápidamente a un correo manteniendo todos los adjuntos del correo original en Outlook.

1. Selecciona el correo que vas a responder y haz clic en Kutools > Responder > Responder con adjunto o Responder a todos con adjunto.

2. El mensaje de respuesta se abrirá con todos los adjuntos del correo original. Redacta el mensaje de respuesta y envíalo según lo necesites.

Cuando usamos la función Responder a todos para responder a un correo al remitente y otros destinatarios, nuestra dirección de correo no se incluye como destinatario en el mensaje de respuesta. En esta sección, te mostramos dos soluciones para responder a todos incluyéndote a ti mismo.

9.1 Responder a todos incluyéndome a mí mediante una regla de correo electrónico

Podemos crear una regla de correo para que siempre se envíe una copia (CC) de nuestras respuestas a nosotros mismos en Outlook y así resolver el problema fácilmente.

1. Haz clic en Inicio > Reglas > Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la pestaña Reglas de correo electrónico haz clic en el botón Nueva regla .

3. En el Asistente para reglas, haz clic para resaltar la opción Aplicar regla a los mensajes que envío y haz clic en el botón Siguiente .

4. En el segundo asistente, marca la opción con palabras específicas en el asunto en la sección Paso1 , y luego haz clic en el texto subrayado palabras específicas en la sección Paso2 .

5. En el cuadro de diálogo Buscar texto, escribe RE: en el primer cuadro, haz clic en el botón Agregar , y luego haz clic en el botón Aceptar . Consulta la captura de pantalla:

6. Luego regresa al segundo asistente para reglas, haz clic en el botón Siguiente.

7. En el tercer asistente, marca la opción CC al mensaje a personas o grupo público en la sección Paso1 , y haz clic en el texto subrayado personas o grupo público en la sección Paso2 .

8. En el cuadro de diálogo Dirección de regla, escribe tus direcciones de correo en el cuadro Para y haz clic en el botón Aceptar .

Nota:
(1) Si necesitas enviar CC de las respuestas a varios contactos, escribe las direcciones de correo de estos contactos separadas por punto y coma.
(2) También puedes hacer clic para seleccionar contactos y luego hacer clic en el botón Para para agregarlos como destinatarios.

9. Luego regresa al tercer asistente para reglas y haz clic en el botón Siguiente para continuar.

10. En el cuarto asistente para reglas, especifica o no excepciones según lo necesites y haz clic en el botón Siguiente.

11. Ahora se abre el último asistente para reglas. Podemos hacer lo siguiente:
(1) Escribe un nombre para la nueva regla en el cuadro Paso1 ;
(2) En la sección Paso2 marca las opciones de ejecución necesarias;
(3) Haz clic en el botón Finalizar .

12. En el cuadro de advertencia de Microsoft Outlook que aparece, haz clic en el botón Aceptar.

13. Luego regresa al cuadro de diálogo Reglas y alertas. Asegúrate de que la nueva regla de correo esté marcada y haz clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

A partir de ahora, todas las respuestas que enviemos se enviarán automáticamente en copia (CC) a nosotros mismos.

Notas:
(1) Esta regla no solo enviará CC de las respuestas que respondamos a todos los destinatarios, sino también de las respuestas que respondamos solo a los remitentes.
(2) Incluso si tienes varias cuentas de correo en Outlook, la regla no puede identificar en qué cuenta están los correos y solo enviará CC a la cuenta de correo especificada.

9.2 Responder a todos incluyéndome a mí mediante una herramienta avanzada

También podemos usar un complemento de terceros, Kutools para Outlook, para habilitar la función Incluirme al responder a todos y añadir siempre nuestra cuenta de correo como destinatario Para en el mensaje de respuesta.

1. Después de instalar Kutools para Outlook, haz clic en Kutools > Opciones.

2. Ahora aparece el cuadro de diálogo Opciones. Habilita la pestaña Responder marca la opción Incluirme al responder a todos y haz clic en el botón Aceptar .

A partir de ahora, cuando seleccionemos un correo y hagamos clic en Inicio > Responder a todos, nuestra dirección de correo se añadirá automáticamente como destinatario Para en el mensaje de respuesta.

Notas: Si tienes varias cuentas de correo en Outlook, solo la cuenta de correo en la que se encuentra el correo actualmente respondido se añadirá como destinatario Para en el mensaje de respuesta.

Normalmente recibimos correos en diferentes formatos de mensaje, y las respuestas heredan el formato del correo original por defecto. Sin embargo, podemos cambiar el formato del mensaje para una respuesta concreta o responder siempre en un formato fijo. Estos temas se han tratado en otros apartados; haz clic en los enlaces correspondientes para obtener información detallada:

10.1 Cambiar el formato del mensaje para una respuesta:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Responder siempre en formato Texto sin formato:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Responder siempre en formato HTML:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Hasta donde sabemos, podemos especificar diferentes firmas para las cuentas de correo y también establecer firmas distintas para nuevos correos y respuestas/reenvíos. Haz clic en el siguiente enlace para ver la información detallada:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically